Den store selskapsreisen #19: Regnskapet tar for mye tid

Strategi og ledelse | 15/12/2020

av Dag Henning Kleven

 

Den store selskapsreisen er en bloggserie som skal hjelpe norske gründere og bedriftseiere til en bedre og mer effektiv selskapsdrift. Gjennom 25 episoder skal vi følge det fiktive selskapet Sykkelspesialisten. Vi er med fra etableringen og igjennom hele livssyklusen. Vi følger grunnleggerne Mats og Helene, og får innsikt i alle utfordringene de møter underveis.

Målet er klart og tydelig: å hjelpe deg til å ta bedre beslutninger for selskapet ditt!

blog-post-19.jpg

Gikk du glipp av de 17 første avsnittene av Den store selskapsreisen? Her finner du dem:

Den store selskapsreisen #1: – Jeg har en idé!
Den store selskapsreisen #2: – Skal vi etablere selskap?
Den store selskapsreisen #3: Slik takler gründerne en lynrask oppstart
Den store selskapsreisen #4: På tide å skaffe finansiering
Den store selskapsreisen #5: Fra Portland til Måløy
Den store selskapsreisen #6: Hvor er selskapet vårt om 5 år?
Den store selskapsreisen #7: Sky is the limit
Den store selskapsreisen #8: – Hvem skal vi ansette? 
Den store selskapsreisen #9: – Nå skal vi bygge kultur!
Den store selskapsreisen #10: Fra gründer til etablert selskap
Den store selskapsreisen #11: Et profesjonelt styre er et verdiskapende styre
Den store selskapsreisen #12: Nøkkeltall
Den store selskapsreisen #13: Compliance, hva er det?
Den store selskapsreisen #14: Hvordan bygger vi en salgskultur?
Den store selskapsreisen #15: Hvordan sikre fremtidig vekst?
Den store selskapsreisen #16: Hvordan lede gjennom krise?
Den store selskapsreisen #17: Den gode kundeopplevelsen
Den store selskapsreisen #18: Hvordan løse vanskelige personalsaker?

 

Regnskapet tar for mye tid

Helene satt sjokkert i det store møterommet med utsikt ut over elven. Mats satt ved enden av bordet og Helene satt overfor Amrit som var på gråten.

- Jeg aner ikke hvordan jeg skal bli ferdig med alt. Mailboksen koker over, jeg er knapt ferdig med en oppgave, så dukker det opp tre nye, telefonen ringer konstant og eneste tidspunktet jeg får arbeidsro på er kvelden og utover natten. Hvordan skal jeg noen gang bli ferdig? Nå er det månedsavslutning igjen og da går denne helgen med også. Jeg får jo aldri slappet av.

- Men hvorfor har du ikke sagt noe? spurte Helene.

- Jeg har jo det. Flere ganger.

- Det er min feil, brøyt Mads inn. Du har fortalt det til meg, men jeg oppfattet det ikke som noe uoverkommelig. Jeg visste ikke at det var så tøft for deg.

- Det er ikke bare det. Jeg sitter jo på masse kompetanse jeg ikke får brukt. Jeg drukner i daglige oppgaver og tidsfrister. Får ikke brukt noe av det jeg egentlig kan. la han til. 

Helene tar en pause, mens hun ser ut av vinduet. 

- Dette skal vi selvfølgelig ta tak i og beklager at du ikke har nådd frem til oss tidligere. Ingen unnskyldning. Vi har ulike alternativer vi kan se på. Det er rom for å ansette en til for å avlaste deg på regnskap og lønn. Et annet alternativ er å se om vi har de riktige systemene og arbeidsprosessene. Rett og slett se på om vi jobber riktig og om tidsfristene er for stramme. Det siste alternativet er noe Mats og jeg egentlig har snakket om lenge. At vi finner en leverandør som kan gjøre hele regnskapet og lønn for oss eksternt.

Mats tar over og forteller videre om fordelene med å sette bort lønn og regnskap:

  1. Lønn og regnskap krever mye tid og kompetanse.
  2. Endringer skjer raskt og man må kontinuerlig holde seg oppdatert. 
  3. Det kreves et vidt spekter av kompetanse, og det kan være vanskelig å finne en som kan alt.
  4. Ved at det er færre oppgaver internt i bedriften har man mer tid til kjernevirksomheten.
  5. Et spesialisert selskap som kun jobber med regnskap og lønn kan enklere møte endringer innen faget. 
  6. Man er mindre sårbar for sykdom og fravær blant ansatte. 
  7. Lederen for økonomi kan jobbe strategisk og bidra til vekst, istedenfor å drukne i tidsfrister og rutinearbeid.

 

- Det jeg er redd for er at vi mister kontrollen og det er derfor vi også har latt dette ligge frem til nå, skyter Helen inn. 

- Vi mister ikke kontrollen hvis vi gjøre dette på riktig måte, svarer Amrit.

- Mats og jeg vil jo fortsatt sitte på kontrollen og det handler jo mest om å jobbe på en annen måte, fortsetter han. Deretter ramser han opp ting de må ha fokus på, hvis de setter bort regnskapet og lønn til en ekstern aktør:

  • Det kreves god kommunikasjon med eksperten, slik at planlegging og gjennomføring av oppgavene blir utført som avtalt. 
  • Det bringer oss over til selve avtalen. Den må være gjennomtenkt og skal regulere hva eksperten skal gjøres til hvilken tid. 
  • Det må være en god arbeidsfordeling. Hvem skal gjøre hva - og i hvilken rekkefølge. 
  • Eksperten må kunne tilpasse seg dine sesongendringer, eller den dagen du får inn drømmekontrakten og oppdragsmengden øker betraktelig. 

 

- Du kan jo mye om dette Amrit, utbryter Mats fornøyd og fortsetter.

- På denne måten kan vi bruke deg og din kompetanse på en mye bedre måte og kanskje mer i tråd med hva du var lovet når du begynte her. Vi har behov for å jobbe mer langsiktig, gjøre bedre analyser av økonomien, hvordan vi er finansiert, hvilken investeringer vi skal gjøre og hele prognose/budsjettprosesen. Dette er ting Helene og jeg heller ikke når over i dag.

Abonner på Den store selskapsreisen

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Om Dag Henning Kleven

Dag Henning har i mange år jobbet med forretningsutvikling og vekst. Han har hatt internasjonale jobber i Sony Corp og Checkpoint System før han kom til Azets i 2014 som salgssjef. I dag leder han området Forretningsutvikling i Azets hvor han jobber tett med ulike partnere og kunder for å utvikle nye forretningsområder.