Som leder eller mellomleder er du klar over at ERP-systemer er ryggraden i mange bedrifters operasjonelle og administrative funksjoner. De støtter komplekse prosesser og gir ledere innsikt til å ta informerte beslutninger. Implementering av et nytt ERP-system kan imidlertid være en stor oppgave mange virksomheter ikke er forberedt på å håndtere alene. Her kommer noen tips til hva du må tenke på når din organisasjon skal bytte ERP-system.
Du har kanskje hørt at konkurrenten har byttet til en ny moderne skyløsning og vil følge etter? Eller at de beste i bransjen bruker Microsoft Dynamics eller SAP? I en uoversiktlig ERP-verden finnes det dusinvis med ulike systemer og løsninger, så hva skal du velge? I min erfaring er det ikke ERP-løsningen som bør styre valget du tar, men hvilke behov organisasjonen din faktisk har.
ERP-systemet må tilpasses organisasjonen
Vurdering av behov og målsettinger
Reisen mot en ny løsning kan være krevende, og organisasjonen må være rigget før dere setter i gang prosessen. Samtidig er det lurt å stille seg disse spørsmålene:
- Hvorfor vil vi bytte system?
- Hva er det som ikke fungerer i dag?
- Hvorfor fungerer ikke dagens prosesser optimalt?
I noen tilfeller kan det være like stort behov for å endre organisasjonens egne prosesser, ikke bare ERP-løsningen.
Få hjelp til IT-systemer som effektiviserer
Gjennomfør prosesskartlegginger av dagens ERP-løsning og hvordan det bør se ut
Før valg av ERP-system, er det kritisk å forstå de spesifikke behovene og målene til din organisasjon. Hver enkelt virksomhet er unik, og systemene dere bruker må tilpasses dere. Dette gjelder ikke nødvendigvis bare bransje, leveranse eller kundesegment, men vel så viktig er det å forstå organisasjonens interne prosesser og strukturer. Hva er det som gjør virksomheten vår unik? Hvilke begrensninger har vi, og hvordan påvirker det organisasjonen?
Disse spørsmålene er det nødvendigvis ikke alltid så lett å svare på som beslutningstaker som typisk ser det store bildet i virksomheten. I slike tilfeller kan det være en stor fordel å foreta kartlegging av organisasjonens prosesser. Hvilke prosesser er tilknyttet dagens løsninger? Hvem påvirkes av dagens situasjon? Hvordan gjennomføres dagens prosesser, og ikke minst hvordan burde prosessene gjennomføres?
En grundig prosessgjennomgang av organisasjonen og dagens ERP-løsning kan bidra til å gi beslutningstakere og interessenter oversikten de trenger, for å se hvorfor dagens situasjon ikke fungerer. Samtidig kan det hjelpe organisasjonen å tegne et bilde på hvordan prosessene burde se ut for å unngå ineffektive løsninger og prosesser.
Få hjelp til økonomisk prosessforbedring
Har du behov for en business controller eller CFO en periode?
Hvorfor ledelsens eierskap til bytte av ERP-system er så viktig
Et skifte av ERP-system er mer enn bare et bytte av regnskapssystem; det er digital transformasjon. Det kan gi organisasjonen muligheter til å utvikle nye arbeidsprosesser og leveranser som gjør den bedre tilpasset til en stadig mer digital verden. Men, det krever at organisasjonen er moden nok for en større endringsprosess.
For at store endringsprosesser skal lykkes er det helt nødvendig å ha toppledelsen med på laget, og at de er ansvarlig for valgene som tas underveis. Dersom ERP-byttet eies av mellomledere tett opp mot ERP-løsningen kan det være vanskelig å både få allokert ressurser og tid til å gjennomføre endringen, da ledelsen ikke har nok informasjon om behovet. Samtidig mister organisasjonen muligheten til å utvikle flere deler av organisasjonen. Ofte kan et ønske om bytte av ERP-system komme av at det oppfattes som utdatert og lite moderne, med høye regnskapskostnader. Men kommer dette av en krevende bemanningssituasjon i regnskapsavdelingen, ineffektive rutiner eller et suboptimalt system? Denne vurderingen kan være vanskelig å gjøre for personer som sitter tett på det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. For å utnytte et ERP-systems fulle potensial må en også vurdere gevinster utover i organisasjonen og alle prosesser som påvirkes av kjernesystemene.
Sørg for nok ressurser til ERP-prosjektet
En annen gjennomgående utfordring knyttet til ERP-implementering er ressursallokering og kompetanse. Vi opplever alt for ofte at ledelsen undervurderer hvor krevende et ERP-bytte er for organisasjonen, og spesielt for de personene som blir berørt. Ofte vil prosjektlederansvaret falle på en økonomisjef eller regnskapssjef som allerede har sprengt kapasitet. Det er derfor avgjørende at ledelsen i organisasjonen vurderer om personene som tildeles ansvar faktisk har kapasitet til å stå i en krevende endringsprosess over lengre tid. Klarer organisasjonen å sette sammen et prosjektteam som kan prioritere arbeidet det neste halvåret, året eller lenger? I tillegg er det avgjørende for ledelsen å vurdere om organisasjonen sitter på ERP- og endringskompetanse internt. Dette kan være tilfellet, men ofte ser vi at de ressursene er kritiske for virksomhetens daglige drift eller for andre prioriterte prosjekter. Hvis dette er tilfellet i din organisasjon, kan det være en fordel å søke kompetanse utenfor selskapet.
Valg og implementering av et ERP-system er kritisk for enhver moderne virksomhet som ønsker å forbedre effektiviteten og støtte bærekraftig vekst, men ofte opplever vi at selve endringen er viktigere enn hvorfor endringen gjøres, og at det sjelden gjøres en grundig vurdering av forholdene nevnt over.
Ønsker du hjelp til bytte av ERP-system?
Vi har erfarne eksperter på ERP! Enten du trenger bistand til vurderingen av organisasjonens ERP-behov, prosesskartlegging, etablere et prosjektteam eller dere ønsker dedikerte rådgivere inn til å håndtere byttet, står vi klare til å hjelpe. Ta gjerne kontakt for en prat om hvilke muligheter og utfordringer dere opplever!
