Hvordan oppnå effektiv HR?

Blog | Lønn & HR | 10.10.2023

av Erlend Moldestad

Hva effektiv HR?

Det er en økende erkjennelse av HRs bidrag til organisasjoners vekst og suksess. Enkeltmenneskets behov har fått større plass i samfunnet, det gjenspeiles også i bedriftene. Kunnskap er et tydeligere konkurransefortrinn i utviklingen, og som konsekvens må HR-funksjonen, fagekspertene på forvaltning av menneskelige ressurser, være pådriver for at organisasjonen tilpasser seg endringene. HR må få større plass og innpass på strategisk nivå.

I mangfoldet av bedrifter og organisasjoner er det likevel svært ulikt hvordan en lykkes med å få til en fungerende HR-funksjon. Årsakene er sammensatte. Ofte er det ikke satt av nok ressurser til HR. Da blir det en utfordring selv i en stor bedrift.

Hva effektiv HR er lar seg ikke umiddelbart svare på. I studiene hadde jeg en professor som sa: “å spørre om hva som er god ledelse, er som å spørre om hva som er et godt tau! Svaret kommer an på hva du skal bruke det til. Både tauet og ledelse".

Det samme kan sies om god eller effektiv HR. Det avhenger av de konkrete behovene for den enkelte organisasjon. Samtidig er det noe grunnleggende som må på plass for at HR kan skille ut, prioritere og imøtekomme kritiske utfordringer i bedriftene.

Webinar | HR som strategisk partner

Seks forutsetninger for en velfungerende HR-funksjon

1. Det grunnleggende må være på plass

Personaladministrasjon var kjernen i HR lenge før noen kom opp med begrepet HR. Administrasjon av ansettelsesforholdet i form av et godt regel- og rutineverk som skapte orden og oversikt. HR har heldigvis utviklet seg milevis fra kun å ha dette som fokus. Samtidig dekker personaladministrasjon fortsatt de grunnleggende behovene for at ansatte i en organisasjon skal trives og ha tillit til arbeidsgiver. For å nevne noe: korrekte ansettelser, arbeidskontrakter, transparent lønnsdannelse, og riktig betaling av overtid.

Ha orden og kontroll på ovennevnte! I iveren etter å etterkomme HRs strategiske fokus er det lett å glemme. Dersom det grunnleggende ikke er på plass, etableres det raskt opplevelser blant de ansatte som at de blir oversett, urettferdig behandlet og mangel på respekt. Da er reaksjonene negative, misnøye sprer seg, tillit i organisasjonen forvitrer og resten av HR-arbeidet mister sin kraft.

Mye av det operasjonelle og administrative innen HR er regulert i lov- og avtaleverk, men det er også kommet til bedriftsinterne ordninger. Sørg for at det siste er godt gjennomtenkt med løsninger som står seg over tid. Adhoc-ordninger har en lei tendens til å komme i retur med enda mer intrikate utfordringer.

2. Bruk digitale systemer

Administrativt arbeid uten hjelp fra gode verktøy er som å be om trøbbel. Det koster deg masse tid og gir fare for at du drukner i det trivielle uten mulighet til å se de store linjene. Excel brukes flittig av mange HR-funksjoner, men dekker ikke behovet her. I markedet finnes det gode personalhåndbøker med oppdaterte lov- og regelverk, uten at du trenger å ofre det en tanke. Så har vi HRM-systemer, som holder orden på grunndata og kan styre prosesser ved endringer. Hvem du har av ansatte, hvilke stillinger de har, hvem nødkontakter er, osv.

Hvis en ansatt skal over i en annen rolle tar systemet seg av denne prosessen også, så lenge du forer det med korrekt input. Et slikt HRM-system kan også kombineres med lønnsprosessene, så da får du i tillegg oversikt over lønnsnivå og lønnsjusteringer opp gjennom årene. I tillegg kan du ha systemer som passer på input til lønn, f.eks, timefangstsystemer og fraværsregistrering.

Dagens system gir tidsbesparende HR-prosesser med god kvalitet. Likevel: legger du inn dårlig kvalitet, får du dårlig kvalitet tilbake. Da er vi over på en annen erfaring med HR-systemer: verktøyet du skaffer til din organisasjon må dekke de faktiske behovene. Verktøyet må nødvendigvis ikke være “fancy”, men forståelig for alle å bruke, og driftssikkert. Bruk derfor tid når du går til anskaffelse av HR-systemer til å analysere hva som er bedriftens faktiske behov, og sjekk ut hvordan brukeropplevelsen er for ansatte. Undersøk flere tilbydere for et godt sammenligningsgrunnlag. For store, kompliserte og dyre HRM-systemer er det dessverre mange eksempler på at bedrifter har gått til anskaffelse av. Det gir sjelden effektiv HR.

Blogg | Slik digitaliserer du HR-oppgavene
Blogg | 3 tips for å digitalisere HR-prosessene

3. Tenk strategisk

Det er i organisasjoner hvor HR har en tydelig posisjon opp mot kjernevirksomheten, at det rapporteres om virkningsfulle effekter av HR-arbeidet. Når HR prioriterer og bidrar til bunnlinjen kan vi virkelig snakke om en fungerende HR-funksjon. Dette kan høres fortryllende ut for enhver HR-ansvarlig med ambisjoner for faget sitt. Så hva er oppskriften for å få det til? Du må bevege deg ut av “HR-boksen”, kle deg i kjeledressen, stille masse spørsmål og lære deg hvordan kjerneprosessene fungerer! En god forståelse av bedriftens hovedprosesser må knyttes til tilsvarende prioriteringer innen HR. Det har HR gode forutsetninger til å gjøre. På den måten kan du etablere et sett med mål for HR, en HR-strategi, underbygget av virksomhetens strategi.

Blogg | Slik lykkes du med HR som forretningsstøtte

4. Hele organisasjonen må med

I en HR-enhet jeg jobbet i, utarbeidet vi en virkelig god HR-strategi. Vi hadde god dialog med resten av organisasjonen på prioriteringer. Vi fulgte opp med tiltak og rapporterte på tall underveis. Det vi bommet på var at vi fokuserte for mye på våre egne mål og tiltak. Da gikk vi glipp av trekkraften fra ledere og andre nøkkelansatte i organisasjonen. HR må ikke bli alene med HR-strategien, da får den et for snevert fokus og en oppnår langt mindre enn en kunne ha gjort. HR drives av alle i organisasjonen, men spesielt ledere. Derfor er det avgjørende at ledere også forstår HRs betydning for forretningen og ser sammenheng med egen utøvelse av lederrollen. Dette kan ikke HR ta for gitt.

Konkurransen om lederes tid og oppmerksomhet er stor. Skal du få bred forankring av HR-strategi krever det at du i de rette fora, spesielt ledergrupper, får synliggjort sammenhengene med forretningen, og realiserte gevinster ved å forenes om en tydelig og prioritert HR-strategi.

5. Få vist verdien av HR

Tradisjonelt har vi “HR-folk” vært opptatt av å legitimere beslutninger og prioriteringer med hjemmel i lov- og avtaleverk, og belyst det negative ved å bryte dette. For all del, lov- og avtaleverk skal følges, men jeg tror vi oppnår langt mer aksept for HR om vi fremhever gevinstene som skapes. Jeg er klar over at det kan fremstå som en komplisert øvelse til tider. Det er ikke alltid lett å påvise klare sammenhenger mellom tiltak og resultat. Mange forhold spiller inn, og resultatet er heller ikke alltid lett å tallfeste. Et eksempel er kostnadene for merbelastning på ansatte i en avdeling med høyt sykefravær. Vi vet den er der, men den er ikke like lett å få synliggjort. Det er likevel slike beregninger HR må gå inn i for å gi så reelle estimater på kost og gevinst som mulig, og dermed en bedre forståelse av å gjennomføre HR-tiltak.

Noen rynker kanskje på nesen over om det er riktig vei å gå? At det kun skal være målbare forhold som skal ha HRs fokus? Det viser en sunn skepsis til faget HR. Og jeg er enig i at HR-analyse og fokus på målbarhet ikke må ta over HR-arbeidet fullstendig. Å måle for å måle blir meningsløst. Jeg tror likevel at majoriteten av HR-spesialister mener vi har et godt stykke igjen før vi er der.

Få hjelp til HR-analyse
Blogg | Hva er HR-analyse og hva får du ut av det?

6. Spør erfarne HR-folk

Innledningsvis nevnte jeg at tilstrekkelige ressurser er nødvendig for at HR kan operere effektivt i en bedrift. Større organisasjoner har muligheter gjennom ansettelser, mens det for små og mellomstore bedrifter er tøffere å påta seg slike bindende kostnader. Behovet for en 100% ressurs er heller ikke alltid til stede. Delte roller mellom HR, finans, HMS eller IT er en løsning, men krevende for den som skal stå i det. Det blir en avveining mot kompetanse. Det er lett for at fagfeltet som ikke er “kritisk nok” blir nedprioritert. Min frykt er at det blir HR, og at virksomheten dermed ikke utnytter sitt potensial til bedre resultater.

Løsningen ligger i å søke hjelp. Det å rådføre seg med selskaper som leverer HR-tjenester gjør at du kan hente inn kompetanse og kapasitet for en begrenset periode eller i et definert omfang. Slik får du løftet HR-funksjonen til rett nivå for din organisasjon, og nødvendig drahjelp til å dekke alle grunnforutsetningene for en effektiv HR-funksjon, uten risiko med økte kostnader over tid.

HR for hire | Lei inn en ekspert på HR

Det å få til effektiv HR er altså en kombinasjon av noen grunnleggende komponenter og å finne det særegne ved virksomheten hvor HR-bidrag kan påvirke bunnlinjen. Skal du få dette til må du investere tid og ressurser, men sjansen for å lykkes er absolutt til stede. HR blir aldri kjedelig!

Trenger du hjelp til HR-oppgavene?

Azets gir deg tilgang på riktig kompetanse ved midlertidig behov, endringsprosjekter eller som permanent løsning for å sikre deg kontinuerlig oppdatert HR-kompetanse.

Azets HR-rådgivere bistår gjerne med å kartlegge din situasjon, vurdere effekten av HR for hire fra et faglig ståsted, og kan hjelpe til med alt fra daglige HR-oppgaver til større endringsprosesser. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat!

Kontakt oss

post author

Om Erlend Moldestad

Erlend er utdannet Cand.polit fra Universitetet i Bergen og har over 20 års fartstid med HR og utviklingsarbeid. Han har erfaring fra ulike bransjer og roller innen både operativ og strategisk HR. Erlend er seniorrådgiver i Azets Consulting og jobber med kunder innen lederstøtte og lederutvikling, team- og medarbeiderutvikling, og ulike endringsprosjekter. Erlend er alltid på jakt etter de praktiske og effektive løsningene.