Slik digitaliserer du HR-oppgavene

Lønn & HR | 26/05/2020

av Kine Sletten Kjerringvåg

 

Hvorfor digitalisere HR-oppgavene?

I løpet av de siste månedene har flere av oss flyttet arbeidsplassen fra kontoret til hjemmet. Som ansatt i Azets har jeg virkelig sett verdien av digitalisering i denne perioden. Arbeidshverdagen har fungert omtrent som normalt takket være skybaserte løsninger og gode kommunikasjonstjenester. Det unormale har vært mangel på kolleger som har vært fysisk til stede. Før jeg forteller om verdien av digitalisering vil jeg poengtere følgende: ingen teknologi eller digitalisering vil kunne erstatte tilstedeværelse og de gode samtalene. Digitalisering kan forenkle mange prosesser, sørge for tilgjengelighet og sikre data, men erstatter ikke det at vi snakker sammen.

Er du skeptisk til digitalisering av HR-oppgavene og tenker at dagens løsning fungerer mer enn bra nok? Ja, en implementering koster. Å endre rutiner tar tid og det kreves at man lærer seg et nytt system. På den annen side vil du spare tid og framstå som er mer profesjonell arbeidsgiver. Ikke glem at de kommende stjernene i arbeidslivet er vant til en digital verden og forventer også at disse prosessene er digitalisert.

La oss gå videre og se på hvordan du kan digitalisere og effektivisere HR-oppgavene. 

Informasjon om dine ansatte

I løpet av et arbeidsforhold vil arbeidsgiver samle inn en rekke personopplysninger fra sine ansatte. Hvor lagrer du disse opplysningene? Enten du er ansatt, leder eller HR-medarbeider, vil du ha behov for å oppdatere informasjonen gjennom et arbeidsforhold. Hvorfor ikke la de ansatte få oppdatere enkelte opplysninger selv i et digitalt HR-system? Som leder eller HR-medarbeider kan du vedlikeholde informasjon direkte i systemet og unngå unødvendig mellomlagring på e-post eller i dokumenter. Brukertilganger kan styres sentralt og på ulike tilgangsnivåer. All relevant dokumentasjon lastes opp i en digital dokumentmappe slik at alt er samlet i ett system. Ta vare på personopplysningene til dine ansatte trygt, forsvarlig og i henhold til GDPR. 


HRL20 |
Høsten 2020 arrangerer vi årets viktigste kurs for deg som jobber med lønn og HR. Les mer om HRL20 her

Vaktplaner

Effektive og fleksible vaktplaner oppstår sjeldent på papir eller i Excel. Kanskje det fungerer greit i planleggingsfasen, men hva skjer når du må rokere på ansatte ved ferieavvikling eller sykdom? Digital vaktplanlegging kan gjøre denne jobben lettere for deg, og mer oversiktlig og forutsigbart for dine ansatte. Systemet kan fortelle deg hvilke vakter som er ledige, hvilke ansatte som er tilgjengelige og viktigst av alt; sørge for at dere holder dere innenfor arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven. Optimaliser vaktplanleggingen og bruk mindre tid på administrasjon.

Håndbøker

Behovet for å finne informasjon om rutiner eller regler oppstår ofte når en ansatt står i en vanskelig situasjon som f.eks. sykefravær, usikkerhet rundt permittering eller permisjoner. Gjør disse rutinene lett tilgjengelig med digitale håndbøker. Innholdet i håndboken må enkelt kunne vedlikeholdes og tilpasses din bedrift. For at ansatte skal bruke håndboken som et oppslagsverk må den være lett å søke i og den må også være tilgjengelig på mobil. Ved å tilgjengeliggjøre informasjon vil den ansatte kunne finne ut av ting selv og belastningen på leder/HR vil reduseres.

Samtaler

Medarbeidersamtaler er en en-til-en-samtale mellom leder og ansatt. Hvor lagrer du disse samtalene og hvem har tilgang til innholdet? Benytter du et HR-system kan innsyn begrenses, og ansatt og leder kan være trygg på at samtalen fortsatt er fortrolig. En forutsetning for at en samtale skal være vellykket er at begge parter forbereder seg og at en mal for samtale er lett tilgjengelig for begge parter. I et HR-system kan både ansatt og leder forberede seg i samme skjema og begge kan godkjenne innhold etter at samtalen er gjennomført. Planlegg samtalen og inviter den ansatte direkte fra systemet. Tidligere samtaler og målsetninger vil enkelt vises i samme skjema slik at en har full oversikt over historikk og måloppnåelse.

Oppfølging av ferie og sykefravær

Hvordan fører dine ansatte fravær og hvordan følges dette fraværet opp av leder? For å redusere sykefravær er en tidlig og tett oppfølging avgjørende. I en hektisk hverdag er det lett å glemme frister og dokumentere alt som gjøres underveis. Investerer du i et HR-system kan du få en bedre oversikt over fraværet og et verktøy som kan gi deg råd og varslinger om hva som skal gjøres til en hver tid. Ferieplanleggingen vil også kunne effektiviseres dersom du flytter planlegging fra et regneark til et HR-system. La de ansatte melde inn ferieønsker og få gode rapporter som viser ferieavviklingen for hele avdelingen før ferieønskene godkjennes og evt. drøftes med tillitsvalgte.

On-/offboarding

For å oppnå en vellykket onboarding kreves det struktur og gode forberedelser. Hvordan legge til rette for en god prosess og følge opp at dette gjennomføres? Flere bedrifter har lange sjekklister som gjennomgås ved en ansettelse. Hvorfor ikke digitalisere denne sjekklista og ha full oversikt over status? Oppfølging og samtaler i prøvetid bør du også finne i et HR-system, og dette bør dokumenteres og lagres sammen med all annen ansattdata. Det samme gjelder offboarding - sjekkliste over alt som skal følges opp når en ansatt slutter, sluttsamtale og sluttattest.

Ved å digitalisere HR-oppgavene kan du samle informasjon på ett sted og følge den ansatte gjennom hele arbeidsforholdet. Du slipper å lete etter dokumentasjon om ulike prosesser på intranett, i en mappe eller på e-post. Purrejobben som HR-medarbeideren tidligere har hatt vil kunne erstattes med varslinger fra systemet som for eksempel forteller leder når det er på tide å gjennomføre samtaler eller godkjenne ferie. Et HR-system vil med andre ord bidra til en enklere og mer oversiktlig hverdag for både HR, ledere og ansatte.

Våre HR-rådgivere hjelper deg med å kartlegge behov. Vi har flere samarbeidspartnere innenfor HR-systemer og vi kan være med deg gjennom hele prosessen. Systemene er skalerbare og kan tilpasses dine behov.

 

Gatis webinar | Slik kommer du i gang med digitalisering av HR

PS! Spør oss om en uforpliktende og gratis demo av systemene vi tilbyr innen digitalisering av HR-oppgaver.

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Kine Sletten Kjerringvåg

Kine er teamleder for HR Partnerteam i Azets. Hun har bakgrunn som lønns- og HR-rådgiver, og har 13 års erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Kine bistår kunder med implementering og tilpasning av HR-systemer.