Regnskap fra A til Å – alt om regnskap og regnskapsføring

Regnskap | 31/05/2017

av Stein Morten Minstemann Søberg Olsen

 

Teksten er skrevet av Morten Olsen, Dag Henning Kleven, Richard Tandberg Olsen og Nils Kvangraven.

Næringsdrivende i Norge har en lovfestet plikt til å føre regnskap. Mange tenker kanskje på regnskapsføring og selve regnskapet nettopp som en plikt. Vi mener tvert imot at regnskapet er et av de aller viktigste styringsverktøyene du har i virksomheten din.

Regnskapet gir deg viktig kunnskap om status i bedriften din, og er i så måte et godt verktøy for økonomistyringen.

Regnskapet er et hjelpemiddel som gir deg oversikt over hva du tjener, hvor mye du bruker, eiendeler og ikke minst hva du skylder.

Skal du bedrive regnskapsføring, har du flere valgmuligheter. Du kan eksempelvis få en lokal regnskapsfører som tar seg av hele regnskapet – og som kjenner deg og markedet ditt. Det finnes også enkle pakkeløsninger med regnskapsfører på nett. Gjør du regnskapet selv, men trenger likevel hjelp og litt ekstra kunnskap i perioder, finnes det også skreddersydde løsninger for dette.

Hva er egentlig et regnskap?

Kort fortalt består regnskapet av to hoveddeler: balanse og resultat. Balansen gir en oversikt over den økonomiske stillingen ved avslutningen av en regnskapsperiode. Resultatregnskapet viser den økonomiske utviklingen i samme periode.

  • For virksomheter med økonomisk formål (overskudd) er regnskapet den endelige fasiten på hvordan virksomheten gjorde det i siste regnskapsperiode, og status ved slutten av perioden.
  • Kontroll på driften: Regnskapsanalyser forteller deg hvor du kan forbedre virksomheten din, og gir deg en status ved slutten av perioden.
  • Sammenligning med andre bedrifter sier noe om hvor du gjør det bra og om hvor du kan og bør forbedre deg.
  • For virksomheter der målet ikke er overskudd, fungerer regnskapet som underlag for å ta beslutninger. Det gir innsikt i rammene du har for å realisere formålet – du kan som kjent ikke bruke mer enn det du faktisk har tilgjengelig.

Regnskapet ditt er  nyttig for en lang rekke aktører, eksempelvis ledelse og styre, myndigheter, eiere, ansatte, leverandører, kunder, banker/finansinstitusjoner og potensielle investorer. Et regnskap som er ajourført og presentert på en god måte, vil skape tillit overfor samarbeidspartnere, banker og leverandører.

Det finnes flere ulike måter å gjøre regnskapet på. Har din bedrift det som skal til for å gjøre jobben selv?

Disse fristene må du kunne

Det er noen frister og viktige dager du virkelig bør ha god kontroll på. Det er rett og slett smart å ha oversikt over de viktigste økonomiske merkedagene i regnskapet. Feil i regnskapet og manglende overholdelse av tidsfrister kan få uheldige følger. Det er viktig å ta grep umiddelbart hvis du er ute i seneste laget. Vi har plukket ut fire sentrale områder der du bør passe særlig godt på fristene:

  1. Årsregnskapet. En oversikt over bedriftens inntekter og kostnader. Gjelder for alle bedrifter som som har plikt til å levere. Årsregnskapet, sammen med årsberetningen, er en del av årsoppgjøret. Alle regnskapspliktige  levere årsregnskapet med noter og årsberetning til Brønnøysund. Fristen er 31. juli ved levering i Altinn.no. Årsregnskapet er offentlig informasjon og tilgjengelig for alle. Her er det ikke rom for utsettelse, og en forsinkelse kan bli kostbar. Du skal sende inn: Resultatregnskap, balanse, noter til regnskapet, årsberetning, kontantstrømopplysning (kun for større foretak) og revisjonsberetning (dersom revisjonsplikt). Husk at næringsoppgaven til Skatteetaten ikke vil bli godkjent som resultatregnskap og balanse. Les mer om årsregnskap frist.
  2. Selvangivelsen. Selvangivelsen og alle skjemaer med vedlegg skal leveres elektronisk. Dette gjelder uansett selskapsform. Alle næringsdrivende må levere selvangivelse. Leveringsfristen er 31. mai. For sen levering gir ubønnhørlig forsinkelsesavgift. Du kan imidlertid søke om utsettelse. Det er din plikt å se over og sjekke at alt er på stell. Skatteetaten vil oppdage det du eventuelt ikke har ført opp. Vær oppmerksom på at du kan velge å sende inn Næringsrapport skatt. Her er det mange fordeler: Automatisk beregning av verdier underveis, hint som hjelper deg å fylle ut felter korrekt, hjelpetekster med eksempler og en forbedret rapport. Dessuten slipper du å gjenta de samme opplysningene i ulike skjemaer hvert bidige år
  3. Merverdiavgiften. Har bedriften din nadd en omsetning på over 50.000 kroner i løpet av 12 måneder? Da er det på tide å betale merverdiavgift – populært kalt moms. Dermed må bedriften din registreres i merverdiavgiftsregisteret. Omsetningsoppgaven må sendes inn 6 ganger i året for å betale moms. Ikke glem å betale til forfall, hvis ikke legges det til renter. Merverdiavgift skal betales ved omsetning av de fleste typer varer og tjenester. Generelt er satsen på 25 prosen, mens den for næringsmidler er satt til 15 prosent. For persontransport, kinobilletter og utleie av rom er satsen enda lavere – 10 prosent.
  4. Styrearbeidet. Daglig leder, styreleder og styremedlemmer i et aksjeselskap har et et viktig og lovpålagt ansvar. Ved styrearbeid er det også en rekke frister som må overholdes. Mer om styrearbeid under.

 

Styrk betalingsevnen og kjøpekraften – det kan være avgjørende for bedriften din

Likviditeten i virksomheten din er svært viktig. Faktisk like viktig som de økonomiske resultatene. En god, løpende betalingsevne og solid kjøpekraft er avgjørende for enhver bedrift.

Selv om virksomheten går så det suser, vil man samtidig kunne oppleve å ikke ha midler til å betale regninger og håndtere gjeld.

Det går fort på tilliten løs hos leverandører og banker. Derfor er det smart å iverksette tiltak og få på plass rutiner som gjør at du har kontroll på betalingsevnen og kjøpekraften – til enhver tid. Det finnes nemlig flere ting du kan gjøre for å styrke likviditeten i virksomheten din.

Gjør gode forberedelser

Foreta en skikkelig regnskapsanalyse. Slik kartlegger du status: hvor er du og hvorfor har du kommet dit? Det vil gjøre det enklere å se hvor forbedringspotensialet er størst. Det blir også lettere å identifisere tiltak for å gjøre situasjonen bedre: Øke inntektene? Redusere kostnadene? Frigjøre kapital? En regnskapsanalyse gjør at du kan ligge i forkant, stake ut en god kurs og iverksette smarte tiltak. I analysen av virksomheten din bør du fokusere på fem hovedområder:

  • Lønnsomhet – står bedriften godt rustet for å tjene penger?
  • Likviditet – kan regninger betales raskt og effektivt?
  • Finansiell struktur – hvordan er eiendelene finansiert, betales det for mye kassekreditt?
  • Soliditet – hvordan vil du tåle eventuelle tap og finnes det noe å gå på?
  • Benchmarking – hvordan går bedriften din sammenlignet med dine argeste konkurrenter?

Gjennom å få gode svar på disse spørsmålene, kan du lære mye om bedriften din. Innsikten vil garantert gi deg et løft og skape et bedre grunnlag for å ta kloke beslutninger. Det tilfører rett og slett reell verdi.

La budsjettet styre

Bedrifter styres i stor grad ved hjelp av budsjetter. Gir du et pristilbud til en kunde, så tenker du selvsagt at du må ha litt fortjeneste. Lurer du på om du har nok penger på konto til neste lønn eller leverandørbetaling? Da er du avhengig av et likviditetsbudsjett. Et likviditetsbudsjett følger pengestrømmen. Det er et oppsett over inn- og utbetalinger under planlegging. På den måten har du kontrollen på at du har nok penger til løpende utgifter og investeringer i tiden fremover. Det er også viktig å være i forkant med å skaffe finansiering til tyngre perioder med mindre tilgjengelige midler. Løpende utgifter må også kunne dekkes. Et solid budsjett kan også svare på hvordan du skal klare å finansiere store investeringer og prosjekter.

Reduser kredittiden

Foreta en gjennomgang av rutinene dine ved ordre, fakturering, betaling og registrering i regnskapet. Alle disse fasene kan som regel løses på enda litt smartere måter. En reduksjon i kredittid fra 30 dager til 14 vil for eksempel gi en umiddelbar effekt på likviditeten. Vær obs på at kunden ikke alltid evner å betale – eller mangler betalingsvilje. I slike tilfeller kommer solide rutiner for oppfølging og inndrivelse av utestående kundefordringer godt med.

Følg med på leverandørgjelden

Vare- og leverandørkreditt er i mange tilfeller mer tilgjengelig enn annen kreditt. Her gjelder i første rekke betaling til forfall og forfall så langt frem i tid som mulig. Kredittidene må også vurderes, slik at de settes i henhold til avtale med leverandør. Det kan være smart å se på den gjennomsnittlige kredittiden til leverandørene. Kredittiden burde helst ikke være for kort.

Styr lageret med jernhånd

Lagerstyring er et viktig område innenfor likviditetsstyring. Et stort varelager gir kapitalbinding. Men det gir også flere kostnader som svinn, nedskrivninger og økte driftskostnader. Dette bør strengt tatt være unødvendig. Og ikke minst: Få varene ut av lageret så fort som mulig. Pass på at nevnte varelager ikke er for lite – da kan du i verste fall miste potensielle salg som følge av varemangel.

Vurder valutarisikoen

Kjøp og salg av varer til utlandet er ikke risikofritt. Ofte er valutarisikoen betydelig. Risikoen oppstår ved ordremottak og bestillinger i andre valutaer enn norsk krone (NOK). Her bør du vurdere å ha en likviditetsreserve i den faktiske oppgjørsvalutaen. Avtale om fast kurs med kunde/leverandør og at eventuelle gevinster/tap skal deles likt, er andre faktorer som kan bidra til å dempe risikoen. Skal du selge til utlandet, bør både betalingssikkerhet og den aktuelle forretningskulturen stå høyt på agendaen din.

Slik frigjør du tid og blir mer effektiv

«Tiden strekker ikke til». En klisjé, men likevel i høyeste grad gjeldende for norske bedrifter. En av de største utfordringene til både ledere og ansatte i dag er nettopp bruken av tid – eller rettere sagt feil bruk av den. Å bruke tiden på feil ting er nemlig en av de aller største kostnadene en bedrift sitter med – og sliter med. Vokser virksomheten, blir det naturlig nok mer å gjøre. Møter den motgang, blir det også mer å gjøre: medarbeidere må gå og de som blir igjen får rett og slett mer arbeid.

Samtidig sliter bedriften med å tilpasse økonomien og administrasjonen til den nye situasjonen. Når økonomisk og regnskapsmessig arbeidsflyt utvikler seg negativt, skapes mer arbeid. Det utvikles ulike prosesser og nye manuelle rutiner som skaper flere tidstyver. Endrede regler fra myndighetene, økt oppdragsmengde og nye krav fra kunder, som elektroniske faktura, er typiske eksempler.

6 typiske problemstillinger

Hva med de eksisterende rutinene dine? Holder de stand, og klarer du å holde hodet over vannet? Vi tør påstå at du vil kjenne deg igjen i flere av disse punktene:

  1. Det blir mye manuelt- og dobbelt arbeid
  2. Prosessene dine har aldri blitt sett med effektiviserende briller på.
  3. Bedriften benytter store mengder fysisk papir som må sendes eller flyttes.
  4. Det er vrient å lete tilbake i ringpermen for å finne viktig informasjon.
  5. Dette bidrar til flere feil, det skaper merarbeid og oppleves som kontaproduktivt.
  6. Det er tidkrevende å holde seg oppdatert på økonomiske lover og regler.

Finnes det gode løsninger for å løse disse flokene? Heldigvis er svaret et klart og tydelig ja. Det handler om å effektivisere driften og sette bort oppgaver som kan gjøres bedre av andre – men samtidig beholde full kontroll. Outsourcing – å sette bort viktige forretningsprosesser – bidrar til mer fleksibilitet og gir bedre kontroll på kvaliteten. Gjennom å la eksperter ta seg av regnskapet, frigjør du verdifulle ressurser og tid til å fokusere mer på drift og utvikling av virksomheten din. Alt som har med leverandørfakturaer å gjøre, slik som skanning av bilag for å gjøre dem elektroniske, og mottak og fordeling av elektroniske fakturaer: Dette kan du sette bort. Det er også fullt mulig å sette bort bokføring av bilag og rapportering av regnskapstall.

Daglige ledere bør bruke tiden sin på å utvikle forretningen, ha kontroll på økonomien og ha dialog med nettverket rundt driften; kunder, partnere og leverandører.

En daglig leder kan fort spare inntil flere timer per uke på å outsource regnskapstjenester. Kun én time spart på å sette bort regnskapsføring – som heller kan brukes til et viktig kundemøte – gir stor verdi for enhver virksomhet.

Derfor bør styrearbeidet profesjonaliseres

Kort fortalt skal styret i hovedsak sørge for forsvarlig forvaltning av virksomheten og føre tilsyn med ledelsen og den daglige driften. Styrearbeid er en krevende øvelse. Det stilles mange krav til styremedlemmene i et selskap. Mange styremedlemmer har imidlertid begrenset oversikt over styrets ansvar og lovene og reglene som danner rammeverket for styrearbeidet. Styremedlemmet må ofte bytte hatt ettersom styret har flere roller i en virksomhet.

Styret har handlingsplikt

Handlingsplikten innebærer at styret, dersom selskapet kommer i en vanskelig situasjon, må vurdere situasjonen og aktuelle tiltak. Her må en plan for fortsatt drift etableres og dokumenteres. Hvis styret unnlater å gjøre dette, kan det faktisk oppstå erstatningsansvar for økonomisk tap. I de aller verste tilfellene er fengsel et reelt alternativ.

Som styremedlem må du ha oversikt over virksomhetens drift. Har virksomheten forsvarlig egenkapital? Foregår kjøp/salg av driftsmidler, varer eller tjenester mellom aksjonær og selskap? Er lån gitt til/fra aksjonær eller nærstående? Uklare svar på disse spørsmålene kan utløse handlingsplikten hos styremedlemmer. Det er derfor svært viktig med jevnlig rapportering av økonomiske nøkkeltall og drift fra daglig leder til styret.

Er nært alltid bra?

Nei. Nytt selskapsstyre velges på generalforsamlingen. Da bør du tenke igjennom hvorvidt virksomheten din kan ha nytte av et mer aktivt styre. Styret skal sørge for forsvarlig organisering og fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Samtidig har mange større potensiale enn det de klarer å få ut av virksomheten. Kanskje kunne et mer aktivt styrearbeid trukket selskapet i riktig retning?
Enkelte styrer fungerer rett og slett dårlig. Ofte er eier, daglig leder og styreformann én og samme person. Det kan også være en konsekvens av at styrearbeidet er blitt en kjedelig rutine – et nødvendig onde – uten mål og retningslinjer. Det kan være særlig utfordrende med virksomheter der familie og venner er satt i styreposisjoner. I virksomheter med sterke personlige bånd kan det fort bli ubehagelig for styret å utfordre ledelsen. Dermed blir det også vanskeligere å sørge for at virksomheten har en sunn og god drift.

9 krav og oppgaver til et styre i en bedrift:

  1. Avtaler om ytelser til aksjeeiere og ledere bør være skriftlige. I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig.
  2. Forberedelse av sak: Styreleder skal sørge for behandling av saker som hører inn under styret. Daglig leder forbereder saker i samråd med styreleder. En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
  3. Varsel om styrebehandling: Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Forslag til avtaler bør vedlegges.
  4. Styrebehandling: Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
  5. Protokoll over styrebehandling: Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.
  6. Redegjørelse: Styret skal sørge for at det utarbeides en redegjørelse for avtaler som skal godkjennes av generalforsamlingen.
  7. Innkalling: Generalforsamlingen innkalles av styret ved skriftlig henvendelse til aksjeeierne senest en uke før møtet skal holdes. Redegjørelsen skal vedlegges innkallingen.
  8. Protokoll for generalforsamling: Møteleder skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen.
  9. Melding til Foretaksregisteret: Redegjørelsen med bekreftelse fra revisor skal uten opphold meldes til Foretaksregisteret.

Vær bevisst styrets ansvar og profesjonaliser styrearbeidet. Slik blir det lettere å både utfordre og støtte ledelsen i selskapet. Slik kan du hente ut mer potensiale og flere gevinster fra virksomheten din.

Regnskapsføring: Behersker du regeljungelen?

Regnskapets grunnprinsipper og vurderinger kan beskrives som en jungel av lover og regler som åpner for tolkninger, men som samtidig befinner seg innenfor faste rammer. Så er spørsmålet: Hvordan klarer du å holde deg oppdatert? Er du trygg på hva som er selve fundamentet for regnskapsførsel og avleggelse av årsregnskap?

Det handler om prinsipper

I regnskapslovens kapitel 4 finner vi de grunnleggende regnskapsprinsippene. Det er disse som danner grunnlaget for mye av det regnskapsfører gjør i det daglige – uten at man nødvendigvis tenker over hva som faktisk ligger bak. Transaksjonsprinsippet, opptjeningsprinsippet, sammenstillingsprinsippet, forsiktighetsprinsippet, sikring, regnskapsestimater og kongruensprinsippet; dette er noe enhver regnskapsmedarbeider må forholde seg til og vurdere ved alle selskapets aktiviteter knyttet til regnskapsførsel.

I tillegg til regnskapsprinsippene, har vi vurderingsreglene i regnskapslovens kapittel 5 – som også står helt sentralt i den løpende registreringen og ved avslutningen av regnskapsåret. Det er stadig endringer på området og det er utarbeidet mange standarder for god regnskapsskikk som rettleder. Flere nye standarder kommer til.

Hold momsskuta på rett kjøl

På ett område er det lite rom for skjønn og egne vurderinger, nemlig merverdiavgift. Her er reglene detaljerte og Skatteetaten tillater ikke at du gjør den minste feil. Ofte kan dette koste dyrt: både tilleggsavgift og dyre renter påløper, selv om regnskapsmedarbeideren har gjort de minste feil i god tro. Her må du alltid holde stø kurs!

For små og mellomstore bedrifter kan det være vanskelig å holde seg oppdatert på alle lovene og reglene som påvirker regnskapet. Spesielt kan selskapet ditt bli veldig sårbart hvis bare én person kan dette. Konsekvensene kan bli store. Det kan for det første bli bokettersyn fra det offentlige med tilleggsavgifter og tilleggsskatt. Men feil i regnskapet kan også få andre alvorlige konsekvenser. Banker, kunder, leverandører og media er alle brukere av regnskapsmateriellet. Årsregnskap og finansiell informasjon ligger nå lett tilgjengelig på nett og blir fort offentlig informasjon.

Benytt ekspertise fra spesialister på økonomi og regnskap

Det er med andre ord svært viktig å søke støtte hos godt utdannet fagpersonell med løpende krav til etterutdanning og kurs. Det er ikke uten grunn at det er krav om at en autorisert regnskapsfører må ha hele 77 timer etterutdanning løpende innenfor en tre års periode for å beholde autorisasjonen sin.

Enten du har egen regnskapsavdeling eller kun én regnskapsmedarbeider, er kravene de samme: Medarbeiderne bør oppdateres og kurses for å holde seg oppdatertpå det nyeste innen regnskapsregler. Får du ekstern hjelp av autoriserte regnskapsførere, vil du ha en trygghet på at de er à jour på alt innen sitt fagområde – til enhver tid. Det kan lønne seg for deg og bedriften din!

En regnskapsfører fra Azets er alltid oppdatert på lover og regler som kan få betydning for regnskapet ditt.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. 

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data her. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Stein Morten Minstemann Søberg Olsen

Stein Morten er spesialrådgiver i SME-avdelingen i Oslo, med lang fartstid i selskapet. Før han begynte i Azets jobbet han 16 år i EY. Han har revisjonsutdanning fra BI.