15 ting du bør vite for å føre regnskapet selv

Regnskap | 12.05.2022

av Stein Morten Minstemann Søberg Olsen

Hvordan føre regnskapet selv?

For deg som lurer på hvordan det er å føre regnskapet selv, har vi samlet det som er viktig å vite. I flere tilfeller er det enkelt å føre et bilag, da mange regnskapsprogram kommer med eksempler på hvordan et bilag kan føres. Likevel er det mye man må være observant på som ikke er så enkelt og rett frem.

Du trenger ikke ha utdannelse i regnskap for å føre regnskapet, men det er greit å ha interesse, grunnleggende kunnskap og et realistisk syn på hvor mye tid som kreves.

1. Kontering

Kontering betyr at du må oppgi bilag med verdi for konto og kostnadssted - hvilken konto i kontoplanen skal et bilag bokføres på? Er det en inntekt eller en eiendel? Er det en kostnad eller er det gjeld? Noen regnskapsprogrammer foreslår automatisk en konto, men du bør fortsatt vite forskjellen for å få føre dette korrekt.

2. Håndtere MVA (merverdiavgift)

Du må være klar over de ulike avgiftssatser som gjelder for varer og tjenester, og hvilken fradragsrett som gjelder for de ulike utgiftene. Du må også vite hvordan ulike kjøp håndteres i forhold til MVA, og når og hvordan det skal rapporteres til skatteetaten. Det kan for eksempel dreie seg om håndtering av kjøp fra et annet land. Noen kostnader er fritatt MVA og må føres med egen kode.

3. Håndtere utgiftsgodtgjørelser (utlegg)

Du må kunne avgjøre om en utgiftsgodtgjørelse er oppgavepliktig, trekkpliktig eller arbeidsgiveravgiftspliktig. Du må også vite forskjellen mellom utgifter og viderefakturerte kostnader. Representasjon er en vanlig kostnad og du må vite hva som er fradragsberettiget og ikke fradragsberettiget.

4. Håndtere maskiner og inventar

Du må kunne bestemme når kjøp av maskiner og utstyr skal anses som en eiendel eller en kostnad, og hvordan hver type skal håndteres. Du må også holde styr på ulike typer materielle og immaterielle eiendeler (Immaterielle eiendeler er ikke-fysiske verdier i selskapet som for eksempel forskning og utvikling, varemerke, og patenter). Det skal også foretas en vurdering av utstyrets levetid for korrekte avskrivninger og at dette samsvarer med skatteregler.

5. Administrer periodiseringer

Du må vite hvordan du vurderer om noe skal periodiseres. Du må også vite hvordan man gjør selve fordelingen av inntekter og utgifter som tilhører en annen regnskapsperiode eller et annet regnskapsår enn da kjøp og salg inntraff.

6. Forståelse av kundefordringer og leverandørgjeld

Du bør kunne legge inn denne typen transaksjoner via reskontro for kjøp og salg korrekt. Du må også ha kontroll over kommende og fullførte betalinger. Med reskontro får man bedre oversikt over transaksjoner og krav samt at man kan utligne og lukke poster.

7. Avstemming av alle balanseposter

Du skal kunne avstemme balansepostene i ditt regnskap, dvs. eiendeler, gjeld og egenkapital som for eksempel bank, kasse og offentlige utgifter. Ved å avstemme balansepostene, vil du få kontroll og overblikk om mangler og feilføringer i balanseregnskapet.

8. Analysere resultatregnskapet

Det er viktig å kunne analysere resultatene – hvordan ser utviklingen ut når det kommer til kostnader, inntekter og overskudd? Er alle inntekter og utgifter med og med riktig beløp?

9. Sette sammen økonomiske rapporter

Det er fint å kunne ha rapporter, f.eks. månedlig, for en løpende oversikt over selskapets økonomi.

10. Avstemme åpne poster i kunde - og leverandørspesifikasjonen

Her innhentes kontoutskrifter fra et utvalg kunder og leverandører, og sammenholdes med egne registreringer på motsvarende kontoer.

11. Administrere lønn og frynsegoder

Du må vite hvordan du håndterer arbeidsgiveravgift, skatt, feriepenger og utgifter. Og sørge for at det blir rapportert riktig.

12. Rettelser av regnskapsposteringer

Noen ganger må allerede posterte bilag rettes, og da må du vite hvordan og når du skal gjøre dette riktig.

13. Utarbeide lovpålagte dokumenter og foreta rapportering

Du må kjenne fristene for a-meldingen, næringsoppgave, skattemelding formue og inntekt, skattemelding (MVA) og årsregnskap, og vite hvordan du fyller ut og sender dokumentene til myndighetene som for eksempel til skatteetaten.

14. Hold orden på lover og regler

Årlig kommer det nesten alltid nye lover og regler som trer i kraft som har innvirkning på bedriften. Endringene kan også medføre at regnskapsføringen må gjøres annerledes. Du må holde deg oppdatert på dette.

15. Bruke regnskapsprogrammet effektivt

Du skal kunne legge oppgavene inn i et regnskapsprogram og gjøre de endringer, analyser og rapporter du ønsker ved hjelp av systemet. Å gjøre seg kjent med mulighetene i programmet er viktig for å få en effektiv utnyttelse av systemet og din tid brukt på regnskapet.

Hvorfor skal du bokføre?

I Norge er de fleste bedrifter bokføringspliktige. Å bokføre betyr å føre regnskap. Når du har bokføringsplikt må du føre regnskap etter bokføringsloven og bokføringsforskriften. Det innebærer at de hendelser som påvirker virksomhetens økonomi skal journalføres. Har selskapet for eksempel solgt noe og dermed fått inntekt eller er det kjøpt noe inn i selskapet slik at det har oppstått en utgift? Disse hendelsene må registreres.

Primærdokumentasjon er det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende. Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

I mange tilfeller skal det utarbeides årsregnskap og årsmeldinger.

I tillegg til kravene til bokføring av regnskapet, er bokføringen nødvendig for at du skal kunne følge opp bedriftens utvikling og kunne styre virksomheten mot de målene du setter deg.

Rapporten gir en oversikt over den økonomiske situasjonen og hvordan penger har gått inn og ut av selskapet.


Å holde regnskapet oppdatert er også viktig i kommunikasjonen med eksterne parter:

  • Leverandører - for eksempel hvis du ønsker forlenget kredittid
  • Finansinstitusjoner – for eksempel hvis du ønsker å ta opp lån og skal foreta en kredittsjekk
  • Skatteetaten – for eksempel når du skal lage skattemelding


Når bør du bokføre?

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier det. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Bedrifter som ikke er MVA-pliktig og dermed ikke leverer MVA-melding og i tillegg har færre enn 600 bilag årlig har bare årlig bokføringsplikt.

Inngående og utgående fakturaer skal bokføres i riktig regnskapsperiode, som vanligvis er en måned.

Det løpende regnskapet gjøres gjennom hele regnskapsåret og når regnskapsåret er over skal det utarbeides et årsregnskap, for små virksomheter består denne av resultat, balanse, og noteopplysninger.

Et regnskapsår omfatter vanligvis tolv måneder. Enten følger regnskapsåret et kalenderår, eller det er brutt og begynner på en hvilken som helst dato i året og slutter nøyaktig tolv måneder senere. Det vanligste er at brutte år begynner den første i måneden og deretter slutter på den siste dagen tolv måneder etter (for eksempel 1. mai - 30. april). Avhengig av hvilken selskapsform du har, kan du bli pålagt å ha et bestemt regnskapsår.

Det er i tillegg en rekke andre aktiviteter, lover, forskrifter og anbefalinger som gjelder andre bedriftsstørrelser og bedriftstyper.

 

Tips!

Selv om det teoretisk er mulig å samle alle aktiviteter og gjøre disse en gang i måneden (unntatt kontantaktivitet), anbefaler vi å sette av litt tid til regnskap så snart en aktivitet har inntruffet.

Dette er dels god regnskapsskikk og dels får du alltid en oppdatert oversikt over selskapets inntekter, utgifter og likviditet. Det gjør det også enklere å holde styr på hva hvert bilag omhandler og sørge for at bilagene er i orden.


Finn regnskapsprogrammet som passer deg og ditt behov

Få hjelp til regnskapet i ditt system

Hvordan lese regnskap?

Har du tid og kunnskap til å håndtere regnskapet selv?

Dersom du ikke har tid til å ta deg av alt selv, kan Azets hjelpe deg. Du kan velge mellom full outsourcing av regnskap, eller at regnskapsfører hjelper til ved behov. Vi er eksperter på regnskap med lang erfaring i å hjelpe bedrifter fra ulike bransjer.

Vi ser frem til å høre fra deg!

Kontakt oss

post author

Om Stein Morten Minstemann Søberg Olsen

Stein Morten er spesialrådgiver i SME-avdelingen i Oslo, med lang fartstid i selskapet. Før han begynte i Azets jobbet han 16 år i EY. Han har revisjonsutdanning fra BI.