"Dette er en arbeidsplass, ikke en syklubb" var svaret jeg fikk da jeg spurte om lederen hadde fått mulighet til å bli kjent med folkene sine den første tiden i ny rolle. Etter at praten hadde gått en stund stod det klart for meg at vi hadde litt forskjellig bilde av hva det ville si å bli kjent med folkene sine, men fremfor alt så ble det tydelig at lederen ikke hadde forutsetningene for å få det til.
Hvordan skal vi designe meningsfulle og bærekraftige medarbeideropplevelser, hvis vi ikke kjenner folkene våre? Hvordan skal vi bruke tid og ressurser på verdifulle løsninger, hvis vi ikke forstår mennesket som skal skape eller oppleve verdien?
I bloggen EX-Design: Medarbeideropplevelse som konkurransefortrinn skriver jeg bl.a. at det er avgjørende “Å bli kjent med folkene, på ekte”. Nå skal vi se nærmere på hva dette betyr og hvordan det kan gjennomføres.
Hva vil det si å bli kjent?
Å bli kjent med folkene handler i dette fallet om å forstå hvilke behov, forventninger og ønsker menneskene i organisasjonen har.
For å sette det i kontekst kan vi bruke lederskap som eksempel:
Folkene våre er forskjellige, derfor er det trolig at det de forventer, trenger og ønsker fra sin leder ikke vil være helt likt. La oss si at lederen Ledersen skal bli kjent med medarbeiderne Menneskesen og Personson.
- Behov: Menneskesen trenger veiledning og tilstedeværelse fra Ledersen. Personson trenger at Ledersen utfordrer og gir frihet under ansvar.
- Forventninger: Menneskesen forventer at Ledersen som hovedregel vil være fysisk nærværende på kontoret. Personson forventer at dialog med Ledersen kan gjøres digitalt ved behov.
- Ønsker: Menneskesen ønsker å jobbe mer med systemutvikling og vil gjerne at Ledersen bidrar til at det skal skje. Personson vil bli leder en dag og ønsker at Ledersen bidrar til at det blir mulig.
Det er forskjellige faktorer som kan forme våre ønsker, forventninger og behov. For Menneskesen og Personson kan slike faktorer f.eks. være erfaringsnivå, livssituasjon, ambisjoner, arbeidsoppgaver eller personlighet. I tillegg vil dette kunne forandres over kort eller lang tid, alt ettersom at mennesker, organisasjoner og samfunn utvikles.
Men, hva vil det si å bli kjent med folkene - på ekte?
Dette betyr at du blir kjent med hele mennesket. De fleste av oss tilbringer en stor del av vår våkne tid på jobben vår. Arbeidslivet er en del av livet, de er ikke uavhengige hverandre, tvert imot så påvirker de hverandre i aller største grad.
Husk på at en del av det å bli kjent på ekte er å finne ut av hvilke behov, forventninger og ønsker folkene har i forhold til å bli kjent. Også her er vi forskjellige når det kommer til f.eks. hvordan og hva vi ønsker å dele.
Hvordan kan dette gjennomføres i praksis?
Hvordan vi blir kjent med folkene i organisasjonen vil variere, og hvilken tilnærming vi velger må gjerne tilpasses. Her ønsker jeg å trekke frem noen eksempler ut fra to forskjellige aspekter av hvordan. Det første er hvordan roller og ansvar kan fordeles og det andre er prosesser som kan implementeres.
Eksempel: Roller og ansvar
- HR -> Eierne
HR løfter og setter agendaen. De designer og implementerer prosesser og verktøy for å ikke bare muliggjøre, men optimalisere praksis. HR sikrer digitale løsninger, innhenter info, analyserer og utvikler løsninger. I tillegg utvikler, støtter og veileder de lederne i forhold til realisering. - Ledergruppen -> Ambassadørene
Ledergruppen ser verdien i det å bli kjent med folkene på ekte og vedtar, prioriterer og ikke minst etterlever agendaen for å sikre gode forutsetninger for at det skal fungere i praksis. - Lederne -> Realisererne
Lederne realiserer det å bli kjent med folkene, på ekte. De er tettest på medarbeiderne og har dermed en finger på pulsen til enhver tid. Lederne har et genuint ønske om å bli kjent med folkene og ser verdien det gir både enkeltindividet, dem selv i lederrollen, organisasjonen og kunden. - Folkene -> Verdiskaperne
Folkene har en forståelse for, og opplevelse av, at dette vil gjøre at de får et bedre arbeidsliv. De tar selv et ansvar og bruker stemmen for å bidra til utvikling og optimalisering av egen og kollegaers arbeidshverdag og mestring.
Det å bli kjent med folkene er ikke “enda et HR-tiltak” selv om det gjerne er HR som er eierne. Dette må gjennomsyre absolutt hele organisasjonen og praktiseres på alle nivåer for at det skal være verdifullt.
Eksempel: Prosesser
Pulsmålinger
Å ha korte og hyppige undersøkelser som gjerne består av få men målrettede spørsmål med fokus på spesifikke temaer så som ledelse, kultur, teknologi, miljø osv. Dette med hensikt om å kontinuerlig vurdere hvordan medarbeiderne opplever det å jobbe i organisasjonen.
Med hjelp av denne typen måling kan ledere og HR identifisere potensial og innhente informasjon som danner grunnlag for videre utvikling av verdiskapende løsninger. Her kan det dog være greit å være bevisst på risikoen for undersøkelsestretthet ved alt for mange og tidkrevende undersøkelser.
Tilbakemeldinger
Å ha kanaler hvor medarbeiderne kan gi ærlig tilbakemelding i forhold til de prosessene og verktøyene som direkte påvirker hvordan de skaper og opplever verdi i arbeidshverdagen. Dette kan sammenlignes med hvordan vi gjerne ønsker å motta for å raskt respondere og håndtere tilbakemeldinger fra kunder.
Ledere og HR trenger tilbakemeldinger i realtid, og eventuelt anonymt, for å til enhver tid designe og utvikle gode og relevante løsninger og tilrettelegge for utvikling av folkene.
Puls-samtaler
Å tilrettelegge for jevnlig dialog mellom ledere og medarbeidere med hensikt om å virkelig forstå deres behov, forventninger og ønsker, både som medarbeider og i livet ellers. Igjen handler det om å kjenne enkeltindividet og tilpasse prosessen.
For å sikre gode prosesser bidrar HR gjennom å veilede ledere og utvikle gode verktøy, mens ledere prioriterer prosessen og sørger for god gjennomføring i praksis.
Hva er forutsetningene - noen eksempler
Som nevnt finnes det mange mulige metoder og prosesser, men uansett hvilken måte vi velger å gjennomføre det på, vil noen forutsetninger påvirke i hvilken grad vi lykkes med å bli kjent med folkene, på ekte.
- Tillitsbasert lederskap: At lederne har en forståelse for at andres suksess er sin egen. At lederskapet preges av et menneskesyn som tilsier at folkene har et grunnleggende ønske om å gjøre en god jobb, mestre rollen og ansvaret, samt bidra til fellesskapet.
- Psykologisk trygghet: At det sosiale miljøet i organisasjonen preges av en felles opplevelse av trygghet i å dele tanker, meninger og være sårbar uten frykt for å bli ydmyket, avvist eller straffet. At miljøet preges av tillit, at man rett og slett stoler på hverandre.
- Teknologi: Teknologien muliggjør innsamling og håndtering av informasjon, utvikling av prosesser og implementering i praksis på en effektiv og sømløs måte. Det skaper forutsetninger for analyse av informasjon og omvandling av innsikt til handling.
Fra innsikt til handling:
Det å bli kjent med folkene handler i stor grad om å hjelpe organisasjonen med å ta mer informerte beslutninger og som dermed har større sannsynlighet for å skape reell verdi.
Hver pulsmåling, tilbakemelding og puls-samtale gir oss informasjon, utfordringen er så hvordan vi kan få informasjon og data til å gi mening. Vi må analysere for å forstå hva vi har lært. Når vi har innsikt vil den f.eks. kunne fortelle oss hvordan vi kan utvikle prosessen for offboarding, brukes som en del av vurderingsgrunnlaget i rekrutteringsprosess eller gi oss informasjon om hvilket tiltak for engasjement vi bør bruke ressurser på og ikke.
Etter at vi har spurt og lyttet, må vi anerkjenne og agere. Mangel på respons og handling fra organisasjonen etter undersøkelse, tilbakemeldinger eller samtaler vil potensielt skape en negativ opplevelse av det å dele. Det skal ikke ta lang tid fra vi får informasjon til at vi aktivt omvandler læring til handling. Det er nå vi utvikler og gjør de endringene vi trenger for å f.eks. skape bærekraftige medarbeideropplevelser og løsninger som gir reell verdiskapning for både folkene, kundene og organisasjonen.
Verdien av å bli kjent med folkene, på ekte:
Hvilken potensiell verdi ligger det egentlig i det å bli kjent med folkene?
Medarbeideropplevelse & Engasjement
Innsikt gir organisasjonen muligheten til å ta velbegrunnede valg i forhold til hva som er hensiktsmessig å møte av de forventningene, behovene og ønskene folkene faktisk har. Utfra informasjonen kan vi i tillegg beslutte hvordan og ikke minst vurdere hvorfor. Dette kan vi bruke for å utvikle og eventuelt skreddersy medarbeideropplevelse, samt å iverksette tiltak for engasjement, som reelt vil være verdifulle.
Kundeopplevelse & Branding
Tilrettelegging for tilbakemeldinger i realtid fra de som er tettest på kunden, med reell innflytelse på det de leverer, gir forutsetninger for raskere utvikling av prosesser og produkter/tjenester. Dette bidrar til forbedret kundereise og at menneskene som skaper kundeopplevelsen opplever det som meningsfullt å bidra. Folkene er gjerne virksomhetens ansikt utad og er dermed helt avgjørende i forhold til hvordan kundene opplever brandet.
Employer brand & Turnover
Økt attraktivitet overfor kandidater og medarbeidere da organisasjonen ikke bare fremstår som en arbeidsplass hvor mennesker ønsker å tilbringe arbeidsdagen, men som faktisk er en organisasjon som kandidater har lyst å bli en del av og hvor medarbeidere ønsker å bli over lang tid.
Det å bli kjent med folkene, på ekte, er å genuint bry seg og bygge tillitsbaserte relasjoner med dem, både som medarbeider og person. Det handler om å ta velbegrunnede valg for hvordan designe meningsfulle og bærekraftige medarbeideropplevelser. Det handler om å bruke tid og ressurser på løsninger som er verdifulle - for folkene, for kundene og organisasjonen.
Så, hva ville du svart om du fikk spørsmålet om du kjenner folkene dine, på ekte?
Azets har et stort team som jobber med organisajsonsutvikling med fokus på mennesker, kultur og ledelse. Les mer om hva vi tilbyr innen organisasjonsutvikling og lederutvikling.
