Saklig oppsigelse

Lønn & HR | 02/03/2020

av Marie Rosenvinge Lien

 

En av de største utfordringene du kan risikere å stå overfor som leder er når en eller flere ansatte må sies opp. Ordrenedgang, digitalisering og effektivisering kan føre til at du må skjære ned på antall årsverk, eller kanskje du har en ansatt som ikke evner å tilpasse seg arbeidet eller retningslinjene på en tilfredsstillende måte. Uansett er en oppsigelsesprosess bundet til en rekke form- og dokumentasjonskrav og brudd på disse kan få store følger for deg og din virksomhet. 

Du kjenner deg kanskje usikker på selve prosessen eller om det foreligger en saklig og god nok grunn til å kunne gi en oppsigelse? I dette blogginnlegget vil jeg gi deg føringer og tips på hvordan du bør gå frem i slike tilfeller.

Oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold

Bestemmelsene knyttet til avslutning av arbeidsforhold er regulert av Arbeidsmiljøloven kapittel 15. Loven krever at en oppsigelse skal være saklig. Dette betyr for deg at en arbeidstaker ikke kan sies opp uten at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens eller arbeidstakers forhold.

Typiske tilfeller av arbeidstakers forhold kan være:

 

  • Mangel på prestasjon/underprestasjon
  • Ulovlig fravær/skoft
  • Illojalitet og brudd på interne retningslinjer
  • Samarbeid og kommunikasjonsproblemer

Dersom du befinner deg en i en situasjon hvor du vurderer å avslutte arbeidsforholdet med en ansatt krever dette at du har en systematisk oppfølging av den ansatte – og ikke minst at du dokumenterer prosessen. Jeg vil anbefale å koble på en rådgiver som kan veilede deg og delta i beslutningen om det foreligger grunnlag for oppsigelse av den aktuelle arbeidstakeren, samt sørger for at du følger formkrav og regelverk.

 

Du må ta tak så tidlig som mulig

Dersom du har en ansatt som leverer under evne over tid vil det skape frustrasjon og irritasjon hos kolleger – og påvirker derfor resultatene til hele teamet. Underprestering er tidkrevende for deg som leder som skal følge opp, og på sikt vil det påvirke bedriftens kultur og engasjement negativt. Dette vil i neste omgang påvirke blant annet kunderelasjoner og servicenivå, og vil gi negative økonomiske resultater for virksomheten.

Når ansatte presterer for dårlig over tid vil det ha negativ innvirkning på effektivitet, resultater, og engasjement i hele organisasjonen. Derfor er det avgjørende å ta tak tidlig.

Når en ansatt presterer for dårlig på jobb er det avgjørende at du håndterer problemet før det rekker å utvikle seg. Ta derfor tak tidlig, finn årsakene til underpresteringen og vær konkret. Som rådgiver vil jeg anbefale deg å innkalle den ansatte til en samtale hvor dere gjennomgår problemet og dokumentere samtalen i etterkant med et skriftlig referat. Utarbeid helst en prestasjonsforbedringsplan/handlingsplan sammen med medarbeideren som inneholder konkrete punkter som må forbedres, hva som forventes av deg som arbeidsgiver og tidsfrister for forbedring fra den ansatte. Pass på at du holder en tett dialog i denne perioden og gi hyppige tilbakemeldinger. Sørg for å avtale et nytt oppfølgingsmøte allerede etter første samtale. Det er viktig at den ansatte gis en reell mulighet og tid til å kunne forbedre seg, og dette kan være en vesentlig faktor dersom saken eskalerer.

Du som arbeidsgiver må kunne bevise de faktiske forholdene som er med på å begrunne oppsigelsen

Du som leder eller arbeidsgiver må kunne dokumentere at den ansatte har fått riktig og tilstrekkelig opplæring og at det er gitt tilbakemeldinger på at den ansattes prestasjoner ikke er tilfredsstillende. Dersom opplæringen, oppfølgingen og forbedringsmulighetene har vært for dårlig risikerer du at oppsigelsen kan vurderes som usaklig.


HRL20 |
Høsten 2020 arrangerer vi årets viktigste kurs for deg som jobber med lønn og HR. Les mer om HRL20 her

Oppsigelse av en ansatt i prøvetiden

Dersom du har en ansatt i prøvetid som du mener ikke leverer som forventet, så er terskelen for oppsigelse ikke ubetydelig lavere i prøvetiden. Det betyr ikke at det er fritt frem for deg som arbeidsgiver å gå til oppsigelse, selv om det er flere forhold som kan medføre oppsigelse i prøvetiden enn i et fast ansettelsesforhold.

Du som arbeidsgiver må likevel foreta vurdering ut fra forutsetningene den ansatte gis for å gjøre en god jobb, og den ansatte må gis en reell sjanse for å lykkes. Saksbehandlingen her må være korrekt og tilfredsstille helt konkrete formkrav.

Saklig grunn til oppsigelse i prøvetiden er dersom det er mangler ved arbeidstakers:

  • Tilpasning til arbeidet
  • Faglige dyktighet
  • Pålitelighet

Disse oppsigelsesgrunnene skiller seg fra det ordinære oppsigelsesvernet som gjelder i et løpende arbeidsforhold 

Min anbefaling til deg som arbeidsgiver er å bruke prøvetiden aktivt for å finne ut av om den ansatte mestrer arbeidsoppgavene og at den ansatte faktisk har de faglige kvalifikasjonene for å kunne oppfylle sine plikter etter arbeidsavtalen, på en tilfredsstillende måte. Det kan være fordelaktig å ha en god opplæring og oppfølgingsplan. På denne måten sørger du for at opplæring og oppfølgingen er dokumentert slik at du vil ha en god ryggdekning for en uheldig sak i fremtiden. 

Dersom du allerede i løpet av prøvetiden kjenner at du kan ha gjort en feilansettelse, ta tak. Det kan være en vesentlig kostnadsfull affære og la være.

Oppsigelse grunnet virksomhetens forhold

Med oppsigelse grunnet “virksomhetens forhold” menes det må generelt sett begrunnes med rasjonaliseringstiltak eller driftsinnskrenkninger. Det vil si at du som arbeidsgiver må kunne vise til at det foreligger et bedriftsøkonomisk behov som tilsier at en eller flere oppsigelser er nødvendig, og at andre muligheter er vurdert. Dette kan f.eks være å tilby annet passende arbeid eller å ha vurdert permittering. Sistnevnte mulighet er kun aktuelt dersom behovet for redusert arbeidskraft anses som midlertidig. Det viktigste for deg er å vite at du i slike tilfeller bør kunne fremlegge dokumentasjon på at du har vurdert situasjonen grundig, og at du har gjort en bedriftsøkonomisk vurdering som er holdbar og viser til antatt rasjonaliseringsgevinst.

En nedbemanningsprosess kjennetegnes ofte av utvelgelsen og saklighetskravet som innebærer at utvelgelsen av ansatte er godkjent. Hvem skal sies opp – og hvordan gjør du en slik vurdering? Det er ikke alltid det er den du i første omgang tenker må gå som faktisk ender opp med å måtte sies opp.

Du må ta utgangspunkt i hele virksomheten din og velge en riktig utvalgskrets. I noen tilfeller kan det være relevant å kun vurdere ansatte i en bestemt butikk, filial eller et forretningsområde. F.eks i “Gresvig- dommen” fra 2015 hvor høyesterett aksepterte at den enkelte butikk kunne anses som utvalgkrets, og ikke hele virksomheten som sådan.

Dersom du har en virksomhet med mange ansatte bør du sammen med tillitsvalgte sette noen utvalgskriterier. Høyesterett har nylig slått fast at ansiennitetsprinsippet fortsatt skal være et like sentralt kriterium ved utvelgelse ved nedbemanning.
Andre sentrale kriterier er:

  • Kvalifikasjoner
  • Kompetanse
  • Personlig egnethet
  • Sosiale hensyn
  • Virksomhetens kompetansebehov.

Drøftelsesmøte – oppsigelsen skal drøftes med den ansatte

Uansett om du som leder eller arbeidsgiver ønsker å avslutte et arbeidsforhold med en eller flere, eller om det gjelder den ansattes eller arbeidsgivers forhold, må du følge bestemte formkrav i denne prosessen. En av disse reglene er bestemmelsene om drøftelsesmøte, eller det såkalte 15-1 møtet etter Arbeidsmiljøloven §15-1. 

Denne bestemmelsen viser til at spørsmålet om oppsigelse skal drøftes med den aktuelle arbeidstakeren før beslutningen om oppsigelse fattes. Formålet er at du som arbeidsgiver skal kunne foreta nødvendige vurderinger i forhold til saklighetskravet, og at den ansatte skal kunne komme med innspill og innvendinger som kan påvirke beslutningen.

Det er ingen formkrav til innkallingen til et slikt møte, men min erfaring er at du også her bør gå forsiktig frem for å kunne gjennomføre en god saksbehandling. Den ansatte bør få god varslingstid, mulighet til å forberede seg og tilbud om å ta med seg en rådgiver. Husk å sørge for at innkallingen er skriftlig og at du allerede her tenker på at du skal samle god bevisbyrde. Du må oppsummere møtet med en protokoll eller et referat, og jeg oppfordrer til at dette referatet bør signeres i slutten av møtet.

Når oppsigelsen blir et faktum

Når du er trygg på at det foreligger en saklig grunn, du har gjennomført drøftelsesmøtet og kan dokumentere en god saksbehandling, må du utforme en skriftlig oppsigelse. 

En slik oppsigelse skal ivareta en rekke formkrav som følger av regler etter AML§ 15-4.  Oppsigelsestiden bør være fastsatt i ansettelseskontrakten til den ansatte, men du må passe på at fristen er etter hovedreglene fra loven ift ansiennitet og alder. Det er viktig at den ansatte blir informert om sine rettigheter og at oppsigelsen blir levert personlig eller sendes rekommandert. Sørg for at du får veiledning og kvalitetssikring på oppsigelsen fra en rådgiver dersom du er usikker på formkravene. 

Azets kan hjelpe deg

Vi i Azets bistår gjerne våre kunder i personalsaker hvor det er på tide å ta fatt i en vanskelig ansatt, der en ansatt ikke fungerer, eller i situasjoner hvor du må redusere antall ansatte. Vi kan opptre som rådgiver og tredjepart, være behjelpelig med utforming av materiell og planer for opplæring og oppfølging,samt hjelpe våre kunder med å avslutte arbeidsforholdet.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er senior HR-rådgiver i Azets. Hun har teoretisk HR-bakgrunn og lang erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Marie jobber blant annet med å kvalitetssikre kundens personaladministrative rutiner, operativt personalarbeid, rådgivning i personalsaker, arbeidsrett, ledertrening mm.