Strukturert problemløsning med A3-metoden

Lean er en ledelsesfilosofi som handler om å utvikle en lærende organisasjon med fokus på kontinuerlig forbedring av prosessene sine. Når man lykkes med dette avdekkes et stort antall problemområder og forbedringsmuligheter. A3-metoden som verktøy kan brukes til å løse problemområder og realisere gevinster.

Vi har tidligere skrevet om hvordan man kan kartlegge prosesser og hvordan man kan bruke visuell styring i endringsprosesser. Arbeidet med prosesskartlegging, tavlemøter og visuell styring lar oss synliggjøre og prioritere problemer og utfordringer i prosessene og organisasjonen. At problemer og potensielle muligheter blir synliggjort gir mulighet til å skape forbedring og gevinster.

Men hvordan går vi frem i praksis for å løse problemstillingene vi har identifisert?

Problemløsning med A3-metoden

A3-metoden er en metode for strukturert problemløsning som er velegnet i arbeid med kontinuerlig forbedring. Figuren under viser en forenklet skisse av denne tilnærmingen til problemløsning. Først definerer vi problemet eller det vi ønsker å forbedre. Deretter analyseres nåsituasjonen. Neste steg er å definere ønsket fremtidig situasjon. Dette gir grunnlag for å teste og iverksette tiltak som vi basert på analyser antar at vil ha ønsket effekt, og deretter måle forbedring og justere tiltak.

A3-metoden følger forbedringssirkelen Plan - Do - Check - Adjust, og dekker alle faser i forbedringsarbeidet. Den faste strukturen gjør det enklere å løse stadig nye problemstillinger. Formatet (A3-arket) bidrar til tydelighet, oversikt og fokus på det viktigste i rapporteringen. Det gir bedre beslutningsgrunnlag, og bidrar til at det er enkelt å dele informasjon om igangsatte forbedringsinitiativer, analyser og resultater på tvers i organisasjonen.

Venstre side av A3-arket brukes til å beskrive og analysere problemet. Når vi jobber med venstresiden skal vi unngå å diskutere løsninger, men fokusere på problemer og rotårsaker. Høyre side av A3-arket brukes til å identifisere, teste og implementere løsninger.

A3-metoden steg for steg

Nåsituasjon: Neste steg er å kartlegge nåsituasjonen rundt det observerte problemet. Vi kartlegger en prosess eller delprosess, hvis dette ikke allerede er gjennomført. Utfordringer som er mulige årsaker til det observerte problemet identifiseres. En god fasilitator bør sørge for å stille de riktige spørsmålene, slik at alle relevante faktorer rundt problemstillingen belyses. For å bryte ned og prioritere den delen av problemet som er størst, kan vi se på ulike kategorier innenfor problemet, og legge dette inn i en paretoanalyse. I en butikk kan vi for eksempel kategorisere og måle hendelser knyttet til ulike varegrupper, eller forskjellige tidspunkt på dagen. Analyser og målinger i nåsituasjonen legger grunnlaget for effektmåling i senere faser av A3-arbeidet.

Spisset problem og mål: Dersom problemet er stort og komplekst bør vi spisse det med utgangspunkt i nåsituasjonsanalysen. En paretoanalyse og andre relevante data vil indikere hvilken del av problemet som har størst potensial for forbedring, og gi grunnlag for prioritering. Etter at spisset problem er formulert settes det mål for forbedringen. Det er viktig at både spisset problem og mål er tallfestet og målbart.

Rotårsaksanalyse: I nåsituasjonen identifiserte vi mulige årsaker til problemet. I en rotårsaksanalyse ser vi nærmere på det vi har identifisert, med fokus på å få oversikt over årsak og virkning. Vi bruker fiskebeinsdiagram eller en enklere struktur som “5 hvorfor”. Det vi opprinnelig trodde var en årsak til problemet kan ofte vise seg å kun være et symptom. Etter gjennomført rotårsaksanalyse vil de identifiserte rotårsakene gjøre det tydelig hvilke tiltak som kan ha effekt.

Ønsket situasjon: Med innsikten vi har opparbeidet oss i analyse av nåsituasjon og rotårsaker, skisserer vi ønsket situasjon etter gjennomførte tiltak. Det er ofte hensiktsmessig å tegne et prosesskart slik vi ønsker at prosessen skal se ut når problemer og rotårsaker er fjernet. Løsninger vi ønsker å implementere eller teste beskrives i korte trekk.

Tiltak: Vi utarbeider en handling- og tiltaksplan. Gjøremål føres opp med ansvarlig person og frist. Når det er identifisert flere rotårsaker der vi ønsker å implementere eller teste tiltak, anbefaler vi å teste et tiltak om gangen. Ved at hvert enkelt tiltak har en testperiode på noen uker eller måneder får vi målt effekten av justeringene uavhengig av hverandre. Dette gir mer innsikt og læring om årsak og virkning som kan være nyttig i videre forbedringsarbeid. Perioder for testing og tidspunkt for måling av resultater inkluderes i tiltaksplanen.

Resultater: Etter at tiltak er testet i en periode måler vi resultater. Vi vurderer resultater opp mot målet vi har satt for det spissede problemet. Målinger av den aktuelle variabelen vi ønsker å forbedre gjøres på samme måte som det ble utført i analyse av nåsituasjonen. Måling av resultat skjer i flere omganger hvis vi tester et tiltak om gangen.

Videre oppfølgingstiltak: Vi vurderer resultatene av testede og implementerte tiltak. Har vi nådd målet som ble satt for forbedringen? Har vi oppnådd ønsket situasjon? Uansett om vi har nådd målet eller ikke, bør vi reflektere over om resultatene er påvirket av eksterne forutsetninger i omgivelsene eller andre endringer. Dersom målet for forbedringen ikke er nådd kan vi justere noen av tiltakene eller gå tilbake noen steg i A3-arbeidet og foreta ytterligere analyse for å avdekke nye tiltaksbehov.

Autonome og selvgående A3-team

Et grunnleggende element innenfor Lean er involvering av medarbeidere. De som kjenner den aktuelle prosessen eller problemet best bør få myndighet til å løse det. Det er en fordel om deltakerne representerer ulike fagområder, stillinger eller deler av prosessen. Vanligvis er 3-5 personer en fornuftig gruppestørrelse for et A3-team. En fasilitator kan gjerne brukes til å støtte gruppen i arbeidet.

Et A3-arbeid kan være formelt organisert med en A3-eier som beslutter rammene for arbeidet, og som A3-leder rapporterer til. A3-eier bør følge opp og vise engasjement for arbeidet, men likevel overlate til gruppen å ta beslutninger. Det er viktig at A3-gruppen er gitt et tydelig mandat, og at de har myndighet til å teste og implementere tiltak.

Å flytte beslutningsmyndighet inn i team kan gjøre organisasjonen i stand til å håndtere økt kompleksitet. Nye utfordringer, hindringer eller muligheter blir ofte først synlige for medarbeiderne som jobber tettest på kundene eller i andre stillinger på et lavere nivå i organisasjonen. Selvgående, autonome team gjør at vi kan teste tiltak raskere, og dermed lettere håndtere utfordringer og utnytte muligheter. En utfordring med slik struktur kan være økt behov for å koordinere ulike aktiviteter og forbedringsinitiativer mot hverandre, og mot organisasjonens målsetning og strategi.

Kom i gang med A3-metoden

Mangler du struktur på forbedringsarbeidet? Bruker dere mye tid på å diskutere fremgangsmåte, eller blir halvferdige prosjekter liggende? Kanskje dukker problemer opp igjen en stund etter gjennomført problemløsning? A3-metoden er et velegnet verktøy for å gjennomføre forbedringsinitiativer, og hjelper deg å identifisere de riktige tiltakene for ønsket effekt.

A3-metoden har en enkel struktur og en praktisk tilnærming til problemløsning. Vår erfaring er likevel at det kreves trening for å beherske metoden på en god måte. Vi anbefaler at du benytter deg av en fasilitator som støtter A3-teamet i problemløsningen og veileder i metodikk og tilnærming. Støtte fra fasilitator er en god måte å skaffe intern kompetanse i A3-metoden og verktøyene som benyttes i A3-arbeidet, slik som rotårsaksanalyser, prosesskartlegging og ulike målinger.

I Azets har vi lang erfaring i å fasilitere forbedringsarbeid ved bruk av A3-metoden. Ta kontakt så hjelper vi dere i gang!

Vil du vite mer om hvordan du kan ta i bruk A3-metoden? Vi går nærmere inn på temaet i dette webinaret om A3-metoden.