Hvordan vet du at du drifter effektivt? Sammenligner du deg med andre avdelinger i organisasjonen eller med konkurrentene dine?
Bedrifter som evner å strukturere tilgjengelige driftsdata og forankre disse med hele linjeledelsen lykkes bedre med styringsdialogen mellom drift og ledelse. Tilbakemeldinger fra våre kunder tyder på at dette gir færre misforståelser i styringsdialogen og bedre oppfølging og styring av driften.
Dataoversikt → Forankring → Effektiv kommunikasjon → Effektiv drift
I denne bloggen skriver jeg om hvordan gode systemer for strukturering og analysering av styringsdata, og forankring av disse hos linjeledelsen, er en forutsetning for effektiv oppfølging av driften.
Hva er økonomi- og virksomhetsstyring?
God økonomi- og virksomhetsstyring hjelper bedriften å nå sine strategiske mål. Men hva er økonomi- og virksomhetsstyring? Kort oppsummert kan en organisasjons økonomi- og virksomhetsstyring sies å bestå av tre overlappende og gjensidig påvirkelige elementer:
- Prestasjonsstyring
- Ressursstyring
- Beslutningsstøtte
I denne bloggen fokuserer jeg på prestasjonsstyring og hvilke muligheter og utfordringer som ligger i dette komponentet.
Prestasjonsstyring: Et styringsprinsipp med muligheter og utfordringer
Figuren under gir et bilde av hvordan avstanden mellom ledernivå og utførende nivå, samt nåsituasjon og fremtidig situasjon, påvirker den enkelte leders valg av prinsipp for prestasjonsstyring.
Figur: Rammeverk for posisjonering av ulike former for prestasjonsstyring.
Mål- og indikatorstyring er en populær form for prestasjonsstyring for ledere med avstand til utførende nivå og med et målbilde som ligger noe frem i tid. Mange av Azets sine kunder faller inn under denne kategorien.
Ledere som ser nytten av å anvende mål- og indikatorstyring i sin oppfølging av driften har gjerne lite tid til å følge opp driften ved direkte observasjon. Det gjør dem avhengige av å kunne følge opp vedtatte mål med feedback til mellomledere eller teamledere.
En forutsetning for at slik kommunikasjon skal være effektiv er at indikatorer for måloppnåelse er forankret på laveste nivå i driften. Sagt på en annen måte: Ledelsen må vite hvordan driften forholder seg til dataene de styrer etter, for å ha en formening om indikatorene for måloppnåelse er effektive eller ikke. Hvordan kan man legge til rette for det?
Hvordan tilrettelegge for god økonomi- og virksomhetsstyring
Metodikken vi bruker når vi hjelper våre kunder med å strukturere data og avklare forankring i organisasjonen er ganske rett frem: Vi sammenstiller tilgjengelig styringsdata, avklarer verdi for nøkkelpersoner og overleverer innsikten til ledelsen. Ledelsen bruker så innsikten som grunnlag til å beslutte eventuelle endringer i sitt system for mål- og indikatorstyring, eventuelt endre sitt strategiske mål. Metodikken kan ses som en kontinuerlig prosess i 5 faser:
Hver fase gir kunden innsikt til å avgjøre om det er hensiktsmessig å gå videre til neste fase. Her er det avgjørende å sette av nok tid og ressurser til å gjennomføre fase 1-3, og vi anbefaler at de tre første fasene gjennomføres som en bolk.
Etter endt fase 3 mottar kunden en oversikt over hvordan organisasjonen nyttiggjør eksisterende styringsdata. Oversikten gir ledelsen verdifull innsikt når de vurderer innføring eller revidering av system for mål- og indikatorstyring.
Økonomi- og virksomhetsstyringens viktigste oppgave å legge til rette for at foretaket når sine mål. Noen ganger er det også slik at god økonomi- og virksomhetsstyring kan hjelpe deg å identifisere om det er sannsynlig at du treffer mål.
Dersom det er indikasjoner på at du ikke treffer mål, og alle tilgjengelige styringsdata brukes på en mest mulig hensiktsmessig måte, er det da kanskje målet som burde vært justert?
Få hjelp til økonomi- og virksomhetsstyring
Gevinster ved bruk av mål- og resultatstyring
Det er mange fordeler som høstes når virksomheten har et hensiktsmessig system for mål- og indikatorstyring på plass.
Gjennom å delegere myndighet til det nivået som kjenner utfordringsbildet best, kan mål og resultatstyring legge til rette for en mer treffende virkemiddelbruk.
Mål- og resultatstyring krever også at ressursbruk og måloppnåelse ses i sammenheng, og gir de som styrer, et grunnlag for å vurdere om effektene oppnås på en kostnads- og formålseffektiv måte.
Et godt system for mål- og resultatstyring gjør deg i stand til å:
- Koble sammen regnskaps og aktivitetsdata
- Budsjettere kostnader og inntekter basert på ikke-finansielle produksjonsfaktorer
- Benchmarke mellom andre avdelinger internt
Men viktigst av alt, vil systemet hjelpe deg til å svare på spørsmålet: Hvor effektivt drifter du, og er det muligheter for forbedring?
Få hjelp til KPI, målstyring og analyser
Ta grep om bedriftsstyringen!
Azets sine strategiske rådgivere har lang erfaring innen økonomi- og virksomhetsstyring. Vi kan hjelpe deg med benchmarking, forankring i ledergrupper, samhandling på tvers og en god datastruktur i bunn.
Ta kontakt for en uforpliktende prat! Vi tar utgangspunkt i bedriftens visjon, misjon og strategi, organisasjon og marked, og bruker innsikten til å tilpasse målekriteriene til hver enkelt bedrift. I samråd med bedriftens ledelse utarbeider vi KPI'er og legger til rette for rapportering og en oppfølgingsplan for økt måloppnåelse. Vi kan også utarbeide en strategi for gevinstrealisering eller videreutvikling av målstyringen ved behov.
