Du innser at bedriftens nåværende system ikke lenger oppfyller kravene til effektivisering og strømlinjeformede prosesser. Ei heller samhandling med nødvendige støttesystemer, omsetningsøkning eller økte krav til digitalisering.
Det er med andre ord på tide å ta beslutningen om å bytte ut økonomi- eller ERP-systemet ditt. Men det trenger slettes ikke å være tungt og smertefullt, slik mange frykter.
Her får du 5 konkrete råd for å komme helskinnet igjennom slik at bedriften, dine ansatte og leverandører kommer styrket ut av prosessen – samtidig som du kan fokusere på business as usual.
Se flere av våre rådgivningstjenester.
1. Gå for et ERP-system som har det du trenger
Det er en jungel av ulike systemer og muligheter der ute, og mange selgere som ønsker å selge nettopp sitt produkt. Vær nøktern når det gjelder hva din bedrift faktisk trenger. Ta hensyn til bedriftens størrelse, virksomhetsområde og interne prosesser. Tenk godt igjennom hvilke funksjonaliteter som er viktige for dere, og hvilke integrasjoner og systemer som må snakke sammen. Lag en «må ha»-liste og en ønskeliste, og hold dere til prioriteringene så godt det lar seg gjøre.
Mange av dagens systemer er så fleksible at de kan tilpasses enhver bedrift, så ikke vær redd for å kreve tilpasninger.
Husk at de fleste systemene er utviklet over tid, basert på erfaringer fra svært mange bedrifter. Selv om en løsning er uvant for din bedrift og krever en omstilling, kan den likevel være den mest lønnsomme og fornuftige på sikt.
2. Hastverk er lastverk
Godt forarbeid i prosjektfasen er nøkkelen til suksess. Sammen med prosjektleder for konverteringen, bør det lages en god og realistisk fremdriftsplan. Hvor lang tid vil de ulike fasene ta, og hva bør prioriteres? Hvilke utfordringer vil være unike for din bedrift, og hvor lang vil det ta å løse disse? Hvilke nøkkelpersoner skal være involvert, og på hvilket tidspunkt? Når må det påregnes ekstra belastning på de ansatte i bedriften i forbindelse med kartlegging, testing og klargjøring for nytt system? Hvor mye opplæring trenger den enkelte, og må noe av det fysiske miljøet endres på for å tilpasses det nye systemet? Igjen – hastverk er lastverk.
3. Rydde, rydde, rydde …
Å bytte økonomi- eller ERP-system er en gylden anledning til å bli kvitt gamle skjeletter og dårlig samvittighet. Rydd i reskontroer, sørg for at gamle avsetninger er inntektsført og at bankkonti er avstemt, og ha kontroll på varelageret. Man ønsker å starte i et nytt system med blanke ark, uten gamle og uoppgjorte saker. Dersom bedriften har et stort varelager, kan det være smart å leie inn hjelp for å få gjort en korrekt varetelling.
4. Kompetanseoverføring og opplæring
Når systemene er ferdig testet og datoen for lansering nærmer seg, er det viktig å forberede medarbeiderne på endringene.
Mange bedrifter sender sine ansatte på nødvendige kurs før innføringen av ny løsning, men det er vel så viktig å ivareta kunnskapsnivået etterpå. Det er da de virkelige spørsmålene oppstår, og det kan derfor være lønnsomt å ha en tilgjengelig ressurs for opplæring de første ukene. Det er også lurt at ressursen er tilgjengelig for leverandører, kunder og samarbeidspartnere, slik at de merker så lite som mulig til endringene internt i din bedrift.
5. Ønsk endringene velkommen
Selv om prosjektfasen var godt planlagt og forarbeidet grundig gjennomført, er det nå de store endringene virkelig gjør seg gjeldende. Et nytt økonomi- eller ERP-system vil tvinge frem nye prosesser, rutiner vil bli endret og funksjonaliteten til det nye systemet vil være annerledes enn det gamle. Dette oppleves som utfordrende for mange ansatte, de vil måtte jobbe på en annen måte og tenke nytt. Mange opplever at de får mindre mestringsfølelse og oppgaver blir i en periode ikke utført like effektivt som tidligere. En slik overgangsfase er helt normalt, men den er smertefull. Vær forberedt på en slik fase, og lei gjerne inn ekstern hjelp som kan bistå med å gjøre endringsprosessene mindre smertefulle for alle involverte.
Ønsker du å snakke med en av våre rådgivere?
Vårt team med strategiske rådgivere har ledet flere prosjekter knyttet til økonomi- og ERP-systemer. Vi kan være gode sparringspartnere for bedriften i en endringsprosess.
Ta gjerne kontakt med oss dersom din bedrift tenker på å bytte system, så loser vi deg trygt gjennom prosessen.
