Vurderer du å investere i et nytt system for organisasjonen? Da er du ikke alene. Mange bedrifter har utdaterte systemer eller systemer som ikke fungerer optimalt. Det er mye å ta stilling til ved innkjøp og implementering av nytt system, og det er mange feller å gå i. Her beskriver vi noen av fellene og suksessfaktorene.
Når skal man anskaffe et nytt system?
En belutning om å anskaffe et system bør være gjennomtenkt. Samtidig er det ofte et problem at man ikke tar den beslutningen, og greier seg med det man har. Da går man glipp av alle fordelene, og man har gjerne ikke regnet på kostnadene med å ikke skifte system.
Fordelene med nytt system kan være:
- Frigjort tid
- Økt kvalitet
- Mer innsikt
- Effektivisering
- Innovasjon
Å skifte system bør gjøres før man blir tvunget til det eller mister konkurransekraft. Organisasjonen kan bli en mindre attraktiv arbeidsplass enn konkurrentene fordi man jobber tungvint og gammeldags. Har man ikke kompetansen internt, er det en god idé å leie inn en konsulent med nødvendig kompetanse. Da er det viktig å tenke igjennom hvilken kompetanse man mangler, og å sette sammen et team som jobber på tvers av fag og avdelinger i organisasjonen.
Hvorfor ta med HR i IT-prosjektet?
Gratis mal til målstyring og prosjektledelse
Bompengeselskapet Vegamot deler sine erfaringer med IT-prosjekter:" En IT-ekspert har ikke nødvendigvis forståelse av konsekvensene et system kan ha på hele verdikjeden i en organisasjon. Det er essensielt at man jobber tverrfaglig og på tvers av ulike avdelinger i organisasjonen for å lykkes med et IT prosjekt. I fasen der man er i beskrivelsen, er det spesielt viktig at man jobber tverrfaglig og involverer fagpersoner fra ulike avdelinger. Det kan bli dyrt hvis man glemmer noe vesentlig, og man kan fort doble eller triple prosjektkostnaden, dersom man må endre noe i etterkant. Et minimum er at én person er dedikert til å ha oversikten, og ofte må flere være involvert og dedikert, alt etter hvor stort prosjektet er.” - Roy Margido Halseth, CFO for Vegamot AS |
Prosjektfasene i IT-prosjekter
Kilde: prosjektveiviseren.no
Eksempel på et IT-prosjekt med utfordringer
Her skisserer vi eksempel på et prosjekt som lenge hadde utfordringer, og som ble unødvendig dyrt. Vi ser på alle fasene i prosjektet og hvilket utfall det fikk for virksomheten.
1. Idéfase: Her identifiseres og prioriteres problemer til en sak i forbedringsøyemed.
Eksempel: Det ble identifisert et behov for å anskaffe et nytt system.
2. Konseptfase:I konseptfasen gjøres en utredning for å finne ulike tilnærminger for prosjektet. Her ser man på hvilke endringer som må til og hvilke gevinster det vil gi.
3. Planleggingfase: Her tar man stilling til ressursbehov for å gjennomføre prosjektet. Det lages en overordnet plan, og hva som skal leveres i hver fase.
Eksempel: Ressurser ble satt på prosjektet.
4. Gjennomføringsfase: Avhengig av type prosjekt og størrelse kan det være en eller flere gjennomføringsfaser. I noen tilfeller er det essensielt å bryte opp prosjektet.
Eksempel: Arbeidsoppgaver ble delegert og systemet tatt i bruk.
5. Avslutningsfase: I denne fasen foretas en evaluering av prosjektet. Her tas en avsjekk på om prosjektet har levert det det skulle.
Eksempel: De som skulle benytte systemet hadde ikke testet om det fungerte slik det skulle, og prosjekteier fikk feilaktig tilbakemelding om at alt var på plass.
6. Realiseringfase: Nå skal gevinstene nyttiggjøres. Om man ikke oppnår det man har forventet, må man tilbake i tidligere faser for å justere. Dette kan man forvente, men jo raskere det blir tatt tak i, desto bedre er det.
Eksempel: Da virksomheten skulle ta ut gevinstene, oppdaget de at mye manglet, og måtte tilbake til planleggingsfasen. Dette er vanlig, men for denne bedriften gikk det veldig lang tid før de var tilbake i planleggingen igjen, og det ble nesten som å begynne på nytt.
Læringspunkter av IT-prosjektet for bedriften
- I fasen der behovene skulle identifiseres var de for kjappe, og burde involvert flere i organisasjonen. Bedriften kom for kjapt over i gjennomføringsfasen.
- De hadde ikke involvert de som skulle bruke det nye systemet eller de som brukte det gamle systemet.
- Virksomheten undervurderte prosjektet, og var derfor ikke dedikert til prosjektet. De hadde for få/feil ressurser på prosjektet, og manglet god struktur og kommunikasjonsplattform.
- Det lønner seg å investere i nok ressurser og fagfolk som en ikke nødvendigvis har i bedriften ved å bare bruke interne ressurser, da prisen for å rydde opp er høy.
Prosjektet snudde da de startet å jobbe tverrfaglig og involverte de som jobbet med systemet ute i produksjonen. De involverte en prosjektleder som greide å kommunisere og forstod IT, og som så behovet til de som jobbet ute i produksjonen.
Skal du bytte regnskapssystem?
Det å hjelpe våre kunder med å skifte regnskapssystem er for oss i Azets en helt vanlig rutine. Vi mottar ofte regnskap på andre systemer, og tar det over til vårt system.
Når bør du skifte regnskapssystem? Hva bør du gjøre i forkant? Hvordan sikre at du ikke får trøbbel med det nye systemet?
Det første du bør gjøre er en kartlegging av eksisterende program som brukes. Gjennom en kartlegging kan man se om systemene er optimale, eller om man må bytte. Ikke minst kan du få en tilbakemelding på om systemene utnyttes godt nok. Det er ofte en god investering med grundig opplæring. Ta kontakt med systemleverandøren for å lære tips og triks. Det kan også være oppgraderinger som gjør at ting som ikke gikk før, er løst nå, så sørg for å holde deg oppdatert på systemet du bruker.
Vi vet at mange har pågående prosjekter med sine regnskapsprosesser og system. I en travel hverdag der driften er første prioritet, kan slike prosjekter bli satt til side, og det samme gjelder behovet for å endre system. Det å endre system og rigge selskapet for en mer robust IT-løsning kan være en smart investering.
Få hjelp til å velge regnskapsprogram som passer bedriftens behov
Gode råd til bytte av økonomi- eller ERP-system
|
Erfaringer fra en kunde som gikk fra et tungvindt og gammeldags system til et nytt og effektivt system: Selskapet hadde i 2018 ambisjoner om å vokse, men systemene i selskapet var ikke rigget for det. Det ble satt igang et omfattende prosjekt med å oppdatere og rigge selskapet for vekst. Det var flere som var dedikert til dette prosjektet, inkludert meg selv, fra American Car Club of Norway. Målet ble nådd, med et system som ligger i bunn for effektiv og god drift.
|
5 tips til å skifte system
- Ikke vent med å bytte system til du blir tvunget til det eller mister konkurransekraft.
- Sørg for nok ressurser til å gjøre jobben, både ved planlegging og implementering av systemet. Et grundig forarbeid kan spare bedriften for store summer.
- Jobb tverrfaglig, involver ulike fagområder og avdelingene som skal bruke systemet.
- Anskaffelse av et nytt system må være forankret i en overordnet strategi for IT-systemer, så man unngår at det blir et “lappeteppe” av systemer med økte kostnader til lisenser, drift, og vedlikehold.
- Invester i et system som snakker med andre systemer i organisasjonen og gjerne et som er tilgjengelig via app, det gir konkurransekraft og mer tilfredse ansatte.
Ønsker du å snakke med en rådgiver?
Våre strategiske rådgivere har ledet flere prosjekter knyttet til økonomi- og ERP-systemer. Vi kan være gode sparringspartnere for bedriften i en endringsprosess.
Ta gjerne kontakt med oss dersom din bedrift tenker på å bytte system, så loser vi deg trygt gjennom prosessen.
