Hos mange bedrifter ønsker økonomiavdelingen å kunne bidra mer til verdiøkende aktiviteter enn det en hektisk hverdag tillater. Men hvordan frigjøre tid og ressurser? Her får du tipsene.
At de fleste økonomiavdelinger er presset på tid i hverdagen, er ingen hemmelighet. Økonomifunksjonen i bedriften skal ha full kontroll på budsjett, regnskap og rapportering, sørge for gode, interne kontrollrutiner, og bidra med analyser og prognoser inn til resten av lederteamet. Samtidig har også de formelle kravene til rapportering blitt flere og mer komplekse.
Et korrekt og oversiktlig budsjett vil hjelpe deg med å ta beslutninger for virksomheten på riktig grunnlag. Det skal bidra til å svare på grunnleggende spørsmål, som hvor pengene kommer fra og hva de bør brukes til.
Budsjettet bør også reflektere de forventningene som eierne, styret og ledelsen har til resultat og likviditet. Derfor er budsjettet ditt viktigste virkemiddel i planleggingen av bedriftens fremtid.
– Et budsjett er et fremtidig regnskap. Derfor gir det svar på hvilke konsekvenser de ulike målene har for selskapet. Budsjettet et av de viktigste styringsverktøyene opp mot de målene selskapet har satt, sier Dag Henning Kleven i Azets.
– Selve budsjettprosessen gir stor verdi og innsikt i ulike spørsmål og endringer som kan komme. På denne måten kan selskapet tidlig sette inn tiltak ved behov, legger han til.
Azets kan hjelpe deg med både rutinearbeid og rådgivning, slik at du kan få mer ut av de interne økonomiressursene.
Høye forventninger til økonomiavdelingen
Forventningene til hva økonomifunksjonen kan levere til andre i bedriften, blir stadig høyere. Ikke bare skal økonomiavdelingen ha stålkontroll på tall og rutiner, den forventes også å kunne bidra direkte inn i verdiøkende aktiviteter.
For eksempel skal analyser og prognoser ikke bare produseres, de bør også tolkes og presenteres på en lettfattelig og oversiktlig måte. Deretter forventes det gjerne at økonomifunksjonen gir råd til ledelsen på bakgrunn av tallene som legges fram.
Du kan bli bedt om å komme med innspill til bedriftens overordnede strategi og mål, bidra med dokumentasjon for behov for eventuelle innsparingstiltak, eller identifisere mulig utfordringer og tilsvarende modeller for risikostyring.
Tallene kan blant annet brukes til:
- å sette sammen riktig kapitalstruktur for best mulig finansiering
- veivalg i en etableringsfase eller ved vurdering om kapitalutvidelse
- planlegging av omstrukturering eller nye investeringer
- å styre driften etter kjøp eller salg av bedrifter
– Spesielt på ett område ser vi at kravene til økonomiavdelingen og CFO øker; det å rapportere tall raskt etter månedsavslutning og å kunne forklare tallene. Her er budsjettet uvurderlig. Gjennom budsjettprosessen kan du se på ulike scenarioer som gir deg innsikt i de faktiske tallene. Videre vil avviket gjerne gi bedre svar enn det reelle tallet. Har du et mål, men oppnår noe annet, kan du bruke avviket til å forklare de faktiske tallene, sier Dag Henning.
Tidspress kan få store konsekvenser
Et høyt press på tid og ressurser hos økonomiavdelingen, kan dessverre bidra til at denne ikke klarer å levere budsjett og analyser av så høy kvalitet som ønsket. Dette igjen kan få store, uønskede konsekvenser.
Noen eksempler kan være:
- Beslutninger tas på feil grunnlag.
- Sviktende lønnsomhet på grunn av dårlig oversikt.
- Ineffektiv lagerstyring eller leveringsvansker.
- Sviktende risikostyring, som blant annet kan føre til akutte, uforutsette likviditetsproblemer.
- Skjev finansiering av virksomheten, hvor akutte kapitalbehov eller investeringer finansieres ved hjelp av kortsiktige og kostbare lån.
På bakgrunn av dette er det mange bedrifter som investerer i ekstern rådgivning og støtte til utarbeidelse av budsjetter, analyser og prognoser. Ekstern drahjelp kan bidra til å frigjøre tid og ressurser hos økonomifunksjonen i selskapet, og sørge for økt forutsigbarhet og oversikt.
Dermed vil det bli lettere for CFO og økonomiavdelingen å redusere risikoen for feil. Og med bedre kontroll over regnskapet, vil du kunne arbeide mest mulig effektivt samtidig som du leverer høy kvalitet.
– Vi erfarer ofte at budsjettprosessen og modellene som brukes er interne for selskapet eller bransjen, og den er ofte lik tidligere år. Som eksternt konsulent med erfaring fra flere ulike bransjer, kan vi se budsjett med nye øyne. Vi har erfart hvilken prosesser som fungerer og hvilke som ikke gjør det. Modellene vi bruker for budsjett, er utviklet og gjennomprøvd over mange år. Dermed kan selskapet ditt slippe å bruke ressurser på å utvikle et nytt verktøy, sier Dag Henning.
Hos Azets møter du høyt kvalifiserte rådgivere med lang erfaring innen budsjettering. De kan hjelpe deg med prosessen med å sette opp budsjettet, og å utarbeide prognoser i løpet av året.
