Medarbeidersamtale igjen? Slik får du mest ut av den

Lønn & HR | 17/10/2017

av Torunn Vandvik Tørstad

 

* * Oppdatert 18.06.2021

Medarbeidersamtale - et viktig verktøy for både leder og ansatt

Medarbeidersamtaler er et viktig verktøy for å øke verdiskapingen i en bedrift. En god oppfølging av medarbeidere fører til økt motivasjon og engasjement, bedre kompetanseutvikling, lavere sykefravær og turnover, samt høyere måloppnåelse. Over halvparten av norske virksomheter har medarbeidersamtaler. Noen én gang i året, andre oftere.

Assosierer du ordet medarbeidersamtale med noe negativt?  Noe du gruer deg til, noe som føles som et pliktløp og at du kaster bort tiden til både deg og din medarbeider? Eller har bedriften din funnet en oppskrift på hvordan medarbeidersamtalene kan bli verdifulle både for dine medarbeidere, for deg og generelt for virksomheten som helhet?  

Dessverre opplever mange ledere og medarbeidere disse samtalene som meningsløse og synes at det er bortkastet tid. I ytterste konsekvens opplever noen medarbeidersamtalene som direkte demotiverende. Hva er årsaken til dette? 

Tør å stille krav til dine ansatte! Få en prestasjonskultur

 

Når medarbeidersamtalen ikke fungerer

Ledernytt presenterte nylig en undersøkelse om medarbeidersamtaler som er gjennomført av Infact. Der fortelles det at kun 59 prosent av de spurte har medarbeidersamtaler minst én gang i året. Hele 48 prosent av disse sier at samtalene i liten eller svært liten grad bidrar til forbedring av arbeidssituasjonen.

Webinar: Få det beste ut av medarbeidersamtalen

Tallene lyver ikke. Men hvorfor er det egentlig slik? Det kan være flere årsaker til at medarbeidersamtalene ikke fungerer. Eksempler på dette kan være:

  • Medarbeidersamtalene har liten forankring i organisasjonen
  • Lav forståelse for hvorfor samtalene skal gjennomføres
  • Manglende innsikt hos ledere
  • Ingen kultur for toveissamtaler
  • Dårlige erfaringer
  • Manglende kapasitet
  • Lederskifter

Dette kan medføre at medarbeidersamtaler, eller Performance Management, ikke bidrar til økt jobbengasjement og forbedrede resultater. Det er derfor med på å gi samtalene et ufortjent dårlig rykte.

Problemet er ikke selve medarbeidersamtalen, men at den i mange tilfeller ikke fungerer så godt som den faktisk kan. Det er fordi den årlige samtalen følger en fast mal eller et ferdig oppsatt skjema. Dermed blir den kun et styringsverktøy for lederen - og ikke utviklende for medarbeideren.

 

Hvilke grep kan du ta for å sikre den gode samtalen? 

Potensialet for å gjøre medarbeidersamtaler til et motiverende og prestasjonsfremmende styringsverktøy er absolutt til stede. Det både leder og medarbeider ønsker å få ut av samtalene er økt motivasjon, en forventningsavklaring som munner ut i mål og tiltak for å nå de overordnede målene. Samtidig må det legges til rette for at lederen og medarbeideren blir bedre kjent. Dette bidrar til trygghet rundt egen rolle og prioritering, og skaper drivkraften for en god gjennomføring.

Hvordan gjør man så dette i praksis? Først og fremst må man begynne å se etter mulighetene for utvikling, fremfor mulighetene til å krysse av i en sjekkliste.

Rigide strukturer må erstattes av tett lederskap med daglig dialog og kontinuerlig feedback. Dette forutsetter en sunn kultur for løpende oppfølging og regelmessig evaluering. Maler, skjemaer og faste mønstre er unødvendig. Istedenfor handler det om gjensidig og kontinuerlig utvikling. Slik blir dialog og transparens naturlig. Kort sagt: Delegering av mest mulig makt til medarbeidere fører til at de utvikler seg og føler eierskap til jobben sin.

Men den ideelle verdenen som beskrives her, er nok et stykke unna virkeligheten for de fleste av oss. Erfaring tilsier derfor at man bør innføre tydelige strukturer på veien. Disse skal bygge opp under en utviklende feedback-kultur der relasjonene preges av tillit.

En stor grad av tillit mellom lederen og medarbeideren vil nemlig gjøre samtalen bedre. Samtidig kan en godt gjennomført medarbeidersamtale forsterke tilliten ytterligere - tillit er nemlig noe både medarbeider og leder gjør seg fortjent til over tid.

Medarbeidersamtaler er et verktøy for å gi medarbeiderne de beste forutsetningene for å nå sitt fulle potensiale.

I tillegg kan du sørge for at innsatsen deres er i forhold til selskapets overordnede strategi og mål. Du og din medarbeider skal avklare gjensidige forventninger til hverandre. Dialogen skal sikre at oppgaver og kompetanse stemmer overens. På bakgrunn av denne kartleggingen, samt forventningsavklaringer og målsetninger, tilrettelegger du for læring og utvikling til hver enkelt medarbeider.

Last ned en sjekkliste for gjennomføring av medarbeidersamtale

Vi har samlet noen tips til både medarbeider og leder som kan bidra til en bedre og mer givende samtale for begge parter: 

 

5 tips til medarbeidersamtalen for deg som er medarbeider:

  1. Reflekter over målene dine og hva som engasjerer deg i hverdagen. Hva skal til for at du skal få brukt evnene dine fullt ut og glede deg til å gå på jobben? Vurder dette både opp mot nåsituasjonen og de langsiktige karriereplanene du har.

  2. Kjenner du strategiene og målsettingene i bedriften du jobber i? Finn ut hvordan du kan bidra i samsvar med disse.

  3. Gjør en evaluering av kompetansen din. Hva forventes det av deg i jobben din? Hva er styrkene dine, og hvor trenger du påfyll?

  4. Vær godt forberedt på samtalepunktene dere skal gå gjennom. Under medarbeidersamtalen er det du som skal snakke mest - det betyr at dersom du stiller forberedt, er sannsynligheten langt større for at du får frem momentene som er viktig for deg.

  5. Sørg for å etablere en god plattform for oppfølging av utviklingen din. Denne bør inneholde få og konkrete handlinger med frister og ansvar. Dette gir dere en god forventningsavklaring, og får frem hvilke ressurser du behøver for å komme i mål.

 

5 tips til medarbeidersamtalen for deg som er leder:

  1. Inviter til samtalen i god tid, gjerne en til to uker i forveien. Send samtalepunktene sammen med innkallingen, og be medarbeiderne forberede seg. På denne måten gir du rom for medarbeiderne dine til å tenke gjennom hva de ønsker å snakke om, og hva som er viktig for dem og utviklingen deres.

  2. Finn et skjermet, nøytralt og uforstyrret sted. Hold av nok tid i kalenderen slik at du kan være fleksibel ved behov, og sett av tid til oppsummering i etterkant av samtalen.

  3. Som leder er det du som styrer samtalen, men det er medarbeideren som skal snakke mest. Oppgaven din er å hovedsakelig være en aktiv lytter og stille gode spørsmål, som bør være mest mulig åpne. Lytt og avklar hva dere har blitt enige om før du konkluderer.

  4. Bruk medarbeidersamtalene som et ledd i å skape en støttende feedback-kultur. Lag gjerne en “ros-liste”, og vær konkret på hva du synes er bra. Dersom du klarer å skape en kultur der det er naturlig å gi ros, vil det gi økte resultater. Dette betyr likevel ikke at du skal vente til medarbeidersamtalen med å gi ros - ser du noe du ønsker mer av, gi ros umiddelbart. Noter det ned samtidig, og ta det frem igjen under samtalen.

  5. Vær tydelig på hva du forventer, informer dem grundig og ikke unngå å ta opp eventuelle ubehagelige momenter.Positiv forsterkning er fint og flott, men en hverdag der alt går på skinner er utopi. Det er alltid rom for forbedring hos alle, og de fleste ønsker å være aktive deltagere i sin egen utvikling. Medarbeiderne dine fortjener at du er ærlig og åpen. 

 

Vi i HR-teamet til Azets har god erfaring med å følge opp medarbeidere. Kontakt oss gjerne for en uformell prat om medarbeidersamtaler. Vi hjelper deg gjerne!

Noen ofte stilte spørsmål om medarbeidersamtale

Hva er medarbeidersamtale?

En medarbeidersamtale er en planlagt, personlig og gjentakende samtale mellom ansatt og nærmeste leder. Formålet med samtalen er at leder og ansatt kan diskutere den ansattes fremdrift, mål og utvikling for å sikre trivsel, kompetanseheving og en god og åpen dialog mellom dere.

Må man ha medarbeidersamtale?

Medarbeidersamtaler er ikke lovpålagt. Men det anbefales å gjennomføre medarbeidersamtale minst én gang i året for å sikre god nok oppfølging av de ansatte. Dette vil ha innvirkning på et godt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven har et overordnet formål å sikre et godt arbeidsmiljø. Medarbeidersamtale er et viktig bidrag til dette.

Hvem deltar på en medarbeidersamtale?

Medarbeider og nærmeste leder deltar.

Hvor ofte skal en medarbeidersamtale holdes?

Minimum en gang i året er anbefalingen, men de ansatte må også følges opp underveis. Hvor ofte man bør gjennomføre en medarbeidersamtale avhenger av hvor ofte den ansatte og lederen har oppfølgingssamtaler ellers i året.

Hvorfor skal man ha medarbeidersamtale?

Det gjennomføres for å avklare forventninger, sette mål for året som kommer, styrke tillit og sørge for gode relasjoner, sikre at oppgaver og kompetanse er i overensstemmelse og tilrettelegge for utvikling og motivasjon.

 

Om Torunn Vandvik Tørstad

Torunn er senior HR-rådgiver i Azets. Hun er en løsningsorientert og analytisk HR-entusiast med lang ledererfaring som personalsjef, en sterk administrativ og relasjonsorientert siviløkonom. Hun har jobbet med det meste innen personaladministrasjon og har lang erfaring med rekruttering, onboarding, medarbeidersamtaler, lederutvikling, organisasjonsutvikling, konflikthåndtering og nedbemanning.