Innovasjon og læring på arbeidsplassen har sjeldent vært viktigere, men hvor godt tilrettelagt for kreative gruppeprosesser har arbeidslivet vært de seneste årene?
Workshop – hva er det og hva er det ikke?
Workshop er en type kreativt møte, som er et arbeidsfellesskap hvor alle er aktivt deltakende og jobber sammen mot et konkret mål. Gjerne et mål definert av gruppen selv innenfor et gitt tema.
|
Tips: Gi som første samarbeidsoppgave å svare så konkret som mulig på spørsmålet: “hva skal vi sitte igjen med i dag etter workshop som vi ikke har per nå?” |
Nøkkelen til hva en workshop er ligger i ordet, og som på et hvilket som helst verksted skal det produseres noe. Har du vært på en workshop og gått hjem “tomhendt” så kan det ikke kalles en workshop. Har du deltatt på en workshop og for det meste hørt på en person forelese så har du vært på et foredrag.
Det er heller ikke en workshop dersom deltakerne ikke har aktivt medvirket i hverken målsettingen eller i prosessen mot måloppnåelse. En workshop, i alle fall en vellykket en, har dessuten en dyktig og godt forberedt fasilitator. Jeg har selv deltatt på workshop hvor fasilitatoren i altfor stor grad gir instrukser til hvordan oppgaven skal gjennomføres og hvor oppgaven i for liten grad er tilpasset gruppens behov. Resultatet blir begrenset forståelse og engasjement for målet og veien dit.
Webinar | Workshop - en verdiskapende møteform
For å få ønsket effekt av en workshop må man
1 vite hva det er, og samtidig hva det ikke er
2 ikke undervurdere mengden forarbeid som kreves
3 fasilitere på mesterlig vis for at de gode kreative prosessene kan finne sted
En workshop skal ha tydelig hensikt
Workshops har en tydelig hensikt. Det krever forarbeid i form av en behovsanalyse, god planlegging, og skreddersydd program.
Flere kan kjenne på frustrasjon av å gå i møter for å høre om de samme problemstillingene om igjen, uten noen form for progresjon eller et skifte i fokus fra problem til løsning. En amerikansk undersøkelse fant at 75% gjorde andre ting som å ta unna uleste e-poster eller annet forefallende arbeid i møter. I likhet med frustrasjonen vi kjenner på etter et møte som var bortkastet tid er det lite som oppleves som mer meningsløst enn en workshop med et ikke-relevant tema for deltakerne. For å velge tema for workshop bør du foreta en grundig behovsanalyse i gruppen først. Hva er de opptatt av? Hva mangler de? Hvilke strategiske mål har de satt seg for fremtiden? Effektive møter krever både en tydelig hensikt og struktur – og workshop i ordets rette betydning tilbyr nettopp det.
| Tips: Hensikten med workshop bør være tydelig for alle deltakende parter før de deltar. Invitasjonen bør både tilby forutsigbarhet og skape engasjement for workshopen. For å økt engasjement kan du i invitasjonen gi alle en liten oppgave eller noe de må forberede. |
Godt forarbeid med å planlegge og skape engasjement har liten verdi dersom ingen sørger for at gjennomføringen går etter planen eller at workshopen lever opp til forventningene.
Workshopleder eier og fasiliterer møtene
Tenk på workshop, og all møtevirksomhet for øvrig, på samme måte som et utlegg for arbeidsplassen. Gjør et raskt regnestykke av hva en times samling med teamet utgjør for å bli bevisst din virksomhets faktiske møtekostnader. Når en gjennomsnittlig arbeidstaker bruker 40% eller mer av arbeidstiden sin i møter er ikke kostnadene ubetydelige. Uten en ansvarlig eier er det sjeldent noen som evner å holde gruppen tro mot hensikten, tidsrammen og målet. En god fasilitator håndterer aktivt forstyrrende atferd og avsporinger. Den som arrangerer møter bør være bevisst sitt ansvar for denne kostnaden på vegne av virksomheten.
| Tips til deg som fasilitator: Ha et stort og synlig “skriblenotat” for interessante og fruktbare digresjoner. Ideer og refleksjoner rundt nærliggende eller andre tema i workshopen er et sunnhetstegn for den kreative prosessen i gruppen, så ikke bli altfor utålmodig om det skjer. Håndter det på en effektiv måte som ikke tar livet av den kreative prosessen. |
Gå analogt – stimuler sansene i workshop
Med mengden informasjon tilgjengelig og digitale verktøy for informasjonsutveksling utgjør den digitale verdenen et hav av muligheter for kreativitet og innovasjon. Likevel har disse ressursene en tendens til å overstimulere oss. Vi frarøves muligheten til å fullføre en tankeprosess, fordøye og å fordype oss over tid. Samtidig reduserer de behovet for å være i samme rom med andre hvor vi utveksler, diskuterer og interagerer på vår naturlige måte. Det er liten tvil om at digitale verktøy er kommet for å bli, men mengden informasjon, tempoet og sosiale barrierer i den digitale verdenen er noe våre kreative evner lett drukner i.
Med andre ord; børst støvet av fargestifter, ark og andre analoge verktøy som stimulerer sansene for de kreative møtene. Dersom denne typen møter svarer til forventningene så kan innkjøp av interaktive tavler være en god investering.
| Tips: For å unngå den vante gruppedynamikken finn et nytt lokale eller gjør møterommet til noe helt annerledes estetisk sett, gjør en endring på hvordan dere sitter og verktøy dere bruker. |
Workshop er en mer verdiskapende møteform fordi den kan dekke behovet for økt:
- samarbeid, kreativitet, læring og innovasjon på arbeidsplassen
- arbeidsmiljø og arbeidsfellesskap
- merverdi på møtevirksomhet generelt ved å adoptere noen av de nevnte workshop-prinsippene i alle typer møter
Hvordan skape en lærende organisasjon
Få råd til bedre arbeidsmiljø
Merverdi i dette tilfellet refererer ikke utelukkende til en “higher payback” i kroner og ører, selv om det til syvende og sist også blir resultatet. Den største verdien av en godt gjennomført workshop ligger i at møteformen har et eksplisitt mål om at alle deltakere sitter igjen med en helt konkret “take away” til bruk i arbeidshverdagen som de ikke hadde fra før. Dette kan være nye verktøy som effektiviserer arbeidsflyten, nye produkt- og tjenesteideer, en handlingsplan mot et fastsatt mål, en konkret løsning på en problemstilling eller nye regler for mer produktiv kommunikasjon og samarbeid på arbeidsplassen.
Ønsker du hjelp med arbeidsmiljøet eller gjennomføring av workshops på din arbeidsplass?
Med ny arbeidshverdag ser vi et økende behov for at team trenes i å jobbe kreativt og i fellesskap igjen. I Azets har vi god erfaring med å veilede kreative gruppeprosesser og lede grupper mot måloppnåelse. Vi bistår med ledertrening i tråd med deres visjon og verdier. Ta kontakt med oss for å gi samarbeidsmiljøet på din arbeidsplass en kickstart.
