Likestillingsrapportering | Nye krav

Er du kjent med krav for rapportering på likestilling fra år 2?

Fra og med regnskapsåret 2020 rapporterte virksomheter på sitt arbeid rundt likestilling og antidiskriminering. Første rapportering fant sted i 2021, hvor kjønnsbalansen i virksomheten ble rapportert i årsrapporten eller et annet offentlig dokument for 2020. Fra og med år to av rapporteringen, som var 2022, skulle lønnsopplysninger og en vurdering av ufrivillig deltid legges til i rapporten.

Ved å legge til disse opplysningene gjengir den årlige redegjørelsen i enda større grad den faktiske situasjonen i et selskap, og eventuelle skjevheter kommer dermed tydelig fram for alle selskapene dette omfatter.

For deg som leder er det viktig å sikre at virksomheten samler inn opplysningene som trengs når dere skal rapportere. Har du klart for deg hvilke stillingsgrupper du skal bruke, eller er dette et arbeid du fremdeles må starte med?

Hvordan gjøre ARP til en integrert del av virksomheten

ARP = Aktivitets- og redegjørelsesplikten
Aktivitetsplikten omfatter alle arbeidsgivere, uavhengig av hvor mange ansatte virksomheten har. Alle virksomheter har en plikt til å aktivt jobbe for å fremme likestilling på arbeidsplassen og aktivt arbeide for å hindre diskriminering.

Virksomheter med flere enn 50 ansatte har i tillegg en plikt til å redegjøre for arbeidet og følge den lovpålagte fire-stegs metoden som vist nedenfor. Plikten omfatter også virksomheter som har mellom 25-50 arbeidstakere hvor en av arbeidslivets parter krever det. Det betyr at dersom en fagforening fremmer krav til en arbeidsgiver med 30 ansatte om å redegjøre for likestillingsarbeidet, vil arbeidsgiver ha plikt til å gjøre dette.

Lovpålagt fire-stegs metode for ARP-arbeidet

Modellen er basert på Bufdirs metode for ARP-arbeidet, Bufdir.no

Webinar | Likestillings­rapportering - Nye krav fra 2022

Likestillingsrapportering - en kort repetisjon:
Hva skal redegjøres og når?

Årlig rapportering startet fra og med regnskapsåret 2020, noe som innebærer at årsrapporter eller annen offentlig rapportering som ble gjort for år 2020 skulle inkludere disse opplysningene:

Årlig rapportering:

• Kjønnsbalansen totalt i virksomheten
• Kjønnsforskjeller på midlertidig ansatte
• Kjønnsforskjeller på ansatte i deltidsstillinger
• Gjennomsnittlig antall uker foreldrepermisjon for kvinner og menn

Likestillingsrapportering år 1: nye krav til årsrapporten for 2020

Den to-årlige rapporteringen startet fra og med regnskapsåret 2021, som betyr at årsrapportene som lages nå og fremover må inkludere ytterligere informasjon:

To-årlig rapportering (annenhvert år):

• Lønnsforskjeller på ulike stillingsnivå/grupper
• Lønnsforskjell totalt i virksomheten
• Kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper
• Ansatte som jobber ufrivillig deltid

I tillegg til å rapportere den faktiske tilstanden for punktene over, har virksomheter som er omfattet av redegjørelsesplikten også plikt til å beskrive hva de gjør for å oppfylle aktivitetsplikten.

Kort forklart handler det om å redegjøre for hva du som arbeidsgiver gjør for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen.

Lønnskartlegging - hvor mye og detaljert må vi rapportere?

Dette andre året skal som nevnt inneholde lønnsopplysninger. Samtidig er det viktig å presisere at kartlegging og rapportering skal anonymiseres. Arbeidstakere skal i rapporteringen deles inn i stillingsgrupper eller annet nivå, slik at rapporten gjengir et tydelig og realistisk bilde av virksomhetens faktiske “lønnstilstand”.

For selskap med mange ansatte er arbeidet med å lage gode og riktige stillingsgrupper viktig, og etter vår erfaring krever dette gjerne møter og samtaler som går på tvers i organisasjonen før endelig rapport kan lages.

Kilde: www.ldo.no

Rapportering på totalnivå når anonymisering ikke er mulig

En del virksomheter vil måtte konkludere at rapporten ikke kan anonymiseres nok til å kunne gjengi informasjon på gruppe eller enhetsnivå. Redegjørelsen skal utformes slik at den enkelte ansattes personlige forhold ikke røpes, og det må du som arbeidsgiver sikre at blir gjort. I slike tilfeller er det naturlig å rapportere på totalnivå, og legge til informasjon i redegjørelsen for hvorfor det ikke kan rapporteres på gruppe eller enhetsnivå.

Merk deg at virksomhetens ansatte og deres representanter, Diskrimineringsnemnda, Likestillings- og diskrimineringsombudet og forskere har rett til innsyn i resultatene av lønnskartleggingen, også når resultatene ikke kan anonymiseres. Opplysningene kan bare gis i den utstrekning de er nødvendige for å undersøke om det foreligger ulovlig forskjellsbehandling ved lønnsfastsettelsen. Fremsettes det krav om innsyn i lønnsopplysninger etter fjerde ledd, skal en taushetserklæring signeres i henhold til samme paragraf, femte ledd.

Hvordan gå frem for å integrere ARP-arbeidet i virksomheten?

På Likestillings- og diskrimineringsombudets hjemmesider beskrives aktivitets- og redegjørelsesplikten som “virksomhetens HMS-arbeid når det gjelder å fremme likestilling og hindre diskriminering”. Uttalelsen beskriver alvoret og viktigheten av dette arbeidet, samtidig som det knyttes bånd opp mot HMS-arbeid som for mange allerede er en etablert del av virksomheten.

Gjennom å tenke helhetlig og integrere likestillings- og antidiskrimineringsarbeidet med HMS-arbeidet, vil arbeidsgivere få større utbytte enn om arbeidet kjøres som et enkelt rapporteringsløp utenfor HMS. HMS handler i likhet med likestillings- og antidiskrimineringsarbeid om forebygging, og metodikken som brukes i godt HMS-arbeid er sentral og godt anvendelig her.

Kan mangfold og likestilling gi bedre lønnsomhet?

Vi anbefaler å integrere fire-stegs metoden som en del av HMS arbeidet når vi er ute hos våre kunder.

For det handler om å sette likestillings- og antidiskrimineringsarbeidet i system. Det handler om å sette seg klare og tydelige mål og forankre dette i styret, ledelsen, HR og hos de tillitsvalgte. Og det handler om å sikre fremdrift i arbeidet ved å bruke fire-stegs metoden til å 1. undersøke, 2. analysere, 3. iverksette tiltak og 4. vurdere resultat. Dette er en kontinuerlig oppgave som ikke slutter etter endt rapportering hvert år, og som fortsetter gjennom året og årene som kommer.

Tips til videre arbeid med ARP

• Likestilling- og diskrimineringsombudets håndbok for likestilling og mangfold inneholder sjekklister og tips til videre arbeid og nyttige lenker
• Hvordan fremme likestilling og hindre diskriminering, er en veileder fra Barne- og likestillingsdepartementet, partene i arbeidslivet og Likestillings- og diskrimineringsombudet, som beskriver arbeidsgivers ansvar, hva som skal rapporteres og tips til videre arbeid.
• Hos Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) finner du ytterligere ressurser og verktøy for ledere. Under «Inkluderingsdugnaden» finner du tips om mangfold og inkludering. Målgruppen er primært ledere i statlige virksomheter, men ledere i andre virksomheter finner også relevant stoff her. Gå til Arbeidsgiverportalen.

Kickstart på bærekraftsrapportering?

Bærekraft er mye mer enn miljø og klima. Likestilling, diskriminering og lønnsfaktorer mellom stillingskategorier og kjønn, er et vesentlig moment i bærekraftsrapportering. Ved å utarbeide informasjonsgrunnlag- og rapportere om likestilling tar du første steg mot en bærekraftsrapport for selskapet ditt. For børsnoterte, mellomstore- og store foretak, er bærekraftsrapportering noe de fleste gjør.

Fra 2022 tok flere sine første steg, og i løpet av 2024 tror vi de fleste virksomheter må dokumentere- og rapportere sin bærekraftsinformasjon på en eller annen måte. Om du er nysgjerrig på hva bærekraftsrapportering er kan du lese denne artikkelen for å komme i gang. 

Hva kan Azets hjelpe med?

• ARP rapportering i årsregnskapet
• Løfte rapporteringsarbeidet til et konkurransefortrinn gjennom handlingsplan og tiltak
• Bidra med ARP- og HMS-opplæring internt
• Fremdrift i arbeidet med likestilling og antidiskriminering
• Bærekraftsrapportering

Ønsker du å heve din kompetanse rundt mangfoldsledelse, inkludering eller rapportering av likestilling og antidiskriminering? I HR-teamet i Azets har vi ledende kompetanse innen veiledning, rådgivning og kursing av ledere, og er alltid oppdatert på lover og regler. Ta kontakt for en uforpliktende prat - vi hjelper gjerne på veien videre.