Outsourcing betyr at du lar en samarbeidspartner håndtere utvalgte forretningsaktiviteter for deg. Outsourcing av regnskap kan eksempelvis være hjelp til føring av bilag, rapporter, bedriftsøkonomisk rådgivning eller utarbeidelse av årsregnskap. Et outsourcing-samarbeid baseres på dine behov og preferanser;
Det kan være en stor beslutning for deg som virksomhetseier å legge dine forretningskritiske funksjoner som regnskap til en ekstern partner.
Her har vi samlet svarene på de oftest stilte spørsmålene vi får fra bedrifter som vurderer å sette bort regnskapet og forhåpentligvis hjelpe deg å treffe den rette beslutningen for din virksomhet.
For alle virksomheter vil det nok være naturlig å se på hva kostnaden og fordelene for deg vil være ved å inngå et slikt samarbeid. Det finnes veldig mange fordeler ved å outsource:
Du får tilgang på flere ressurser og større ekspertise
Når du får ekstern hjelp til regnskap er du garantert levering til riktig tid samtidig som du får tilgang til flere ressurser og ekspertise enn det som ofte er tilfelle i din egen interne regnskapsavdeling. Erfarne konsulenter hjelper med å effektivisere prosesser og arbeidsoppgaver samt redusere sårbarhet som oppstår ved eksempelvis sykdom blant dine medarbeidere. Du slipper også kostnader knyttet til å ha egne ansatte som pensjon, forsikringer, sykefravær og rekruttering.
Hva sparer jeg ved å outsource regnskap?
Dette er spørsmålet vi får hyppigst: Hva er prisdifferansen mellom intern ansettelse og å sette bort regnskapet. Man må ha et klart bilde av hva en medarbeider faktisk koster før man kan svare på dette. Utover lønnskostnader kommer feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift, forsikringer, sykefravær og kompetanseutvikling. Undersøkelser viser faktisk at en fulltidsansatt bruker omtrent 60 % av arbeidstiden sin på kjerneoppgaver - resten av tiden brukes til kompetanseutvikling, fravær og lignende.
Hva koster outsourcing av regnskap?
Det kan være vanskelig å gi en presis pris for outsourcing, fordi løsningen ofte er skreddersydd til dine behov og preferanser. I tillegg er det ofte en kombinasjon av fastpris og timepris. Du vil kjapt få et overslag over hva det kan koste ved å ta en samtale med leverandøren.
Det kan være mange grunner til at en virksomhet velger ekstern assistanse, og det er på bakgrunn av kriteriene man har at man burde vurdere verdien av investeringen. Vil du øke kompetansenivået og ekspertisen? Er målet innovasjon, effektivisering, et moderne system eller fleksibilitet? Eller vil du redusere administrasjonsbyrden, så du får mer tid til å drive med kjernevirksomheten?
Hvordan blir kvaliteten på samarbeidet?
Ekstern assistanse handler også om å få etablert et godt samarbeid mellom deg og din leverandør. Samarbeidet settes ut fra dine preferanser og behov, og derfor avhenger forholdet og fordelingen av interne og eksterne arbeidsoppgaver av hva du som kunde velger. Hvem som gjør hva blir satt opp i en samarbeidsmodell. Proffesjonelle outsourcingsaktører har topp kvalitetssikringssystemer og prosedyrer for levering av tjenesten.
Samarbeidet blir best om det skapes en klar og felles oppfattelse av formålet med outsourcingen, slik at man sikrer at resultatet blir som forventet. Det bør utarbeides en “Service Level Agreement”, som beskriver oppgaver, ansvar, omfang og hyppighet.
Hvor er regnskapsressursene plassert?
Et samarbeid med en ekstern leverandør kan fungere forskjellig i praksis. Med nettløsninger og virtuelle team, er det ikke lenger så viktig hvor ressursene fysisk er plassert. Den mest effektive løsningen er at konsulenten har god tilgang til sitt team av kollegaer hos regnskapsleverandøren, samtidig som god løpende dilaog med deg som kunde. Som kunde betyr det at du har mer kompetanse til rådighet. Oppgaver som løses på din adresse, kan være en god ide hvis det dreier seg om et midlertidig behov for assistanse med regnskapet ditt eller hvis du ønsker at regnskapsfører innemellom skal være tilgjengelig i ditt miljø.
Kan jeg stole på kvaliteten?
Kvalitet er ofte en bekymring. Som kunde burde du se etter en leverandør som er sertifisert og akkreditert under ISAE 3402 (tidligere SAS 70). For å sikre deg dette burde du spørre etter revisjonserklæringen av typen ISAE 3402 som dokumenter at leverandøren lever opp til lovkrav om IT-sikkerhet.
Du burde også se etter at leverandøren bruker velprøvde standarder og kontrollpunkter. Det sikrer en effektiv og ensartet drift samt muliggjør back-up av oppgavene. Leverandøren burde alltid ha dokumenterte standardprosedyrer og beskrivelser av håndtering og ansvarsfordeling av oppgaver blant konsulentene. Konsulentenes erfaring og spesialisering innen økonomi er også en kvalitetssikring i seg selv.
Det er dog vanskelig å unngå feil, og derfor er det viktig at det etableres en tydelig struktur for partnerskapet. Den skal inneholde en detaljert beskrivelse av ansvarsfordeling og samarbeidsmodell, som imøtekommer både operasjonelle og strategiske mål.
Hvordan får jeg kontroll og hvordan er kommunikasjonen ved outsourcing?
Siden regnskap er et forretningskritisk område er kontroll viktig. Frykten for kontrolltap er ofte stor når man vurderer et samarbeid med en ekstern leverandør. Men faktisk vil du ofte oppnå større kontroll ved outsourcing. Leverandøren vil forsyne deg med informasjon og rapporter som gir deg et overblikk over aktiviteter, tall m.m. Du kan skjerpe kontrollen med din leverandør ved å utarbeide en årsplan som inneholder evalueringsmøter.
Kommunikasjon er viktig for samarbeidet mellom deg og din leverandør fordi det gir deg innsikt i leverandørens arbeid. Du bør forvente løpende kontakt med en svartid på høyest 24 timer. Som kunde bør din virksomhet være tilknyttet et team av konsulenter, som alle kjenner din forretning og tilknyttede oppgaver, så det ikke oppstår problemer ved sykdom og fravær. Du får ofte tilknyttet en fast kontaktperson fra teamet.
Les mer om hva våre kunder sier samarbeidet med Azets
Hvilken kompetanse har en regnskapsfører?
En viktig fordel med å bruke en ekstern leverandør er at du får tilgang til kompetanse som er dyr å anskaffe ved en intern ansettelse. Derfor må du som kunde sikre deg at leverandøren du vurderer har tilgang til all kompetanse du trenger. Foruten regnskapsteknisk kompetanse, kan en erfaren konsulent for eksempel svare deg på spørsmål om skatt uten å hente inn eksterne ressurser.
Hvis man outsourcer, hva trengs av intern kompetanse?
Avhengig av hvor mye du velger å få ekstern assistanse til, vil behovet for interne ressurser variere. Ved en full outsourcing av økonomi vil det ofte være CEO eller en annen beslutningstager som er leverandørens kontaktperson og sørger for at leverandøren løpende mottar nødvendig data og input. Ved delvis assistanse med regnskapet, er det muligens CFO’en som har denne rollen. Velger du kun å få assistanse til for eksempel bokføring av bilag må man kanskje ha en intern regnskapsmedarbeider som løpende kommuniserer med leverandøren.
Her handler det altså om å finne ut hva som passer best for deg og din virksomhet. Alt avhenger av avtalen og omfanget av oppgaver du velger å outsource. Enkelt forklart kan man si at de kompetansene du henter inn eksternt er ikke lenger nødvendig å ha internt.
Hva skjer ved endringer i arbeidsmengde ved økt antall bilag eller strukturelle endringer i bedriften?
Fleksibilitet er en viktig faktor, da både behov og organisasjonen din kan endre seg med tiden. Hvis det oppstår et nytt behov og svar på komplekse spørsmål, er leverandøren vant til å håndtere disse problemstillingene - og kan bistå selv om det ikke er en del av den opprinnelige samarbeidsavtalen.
En leverandør vil med tiden lære din virksomhet å kjenne gjennom samarbeid og konsulentens håndtering av virksomhetens administrative oppgaver. Det betyr også, at hvis det oppstår endringer som ved eksempelvis oppkjøp av en annen virksomhet eller salg av en avdeling, så har du en samarbeidspartner som kan hjelpe din virksomhet og tilpasse seg endringene som foretas. Du kan alltid justere hvor mange oppgaver og ressurser du legger til leverandøren. På den måten er en outsourcing av regnskap alltid tilpasset din virksomhets aktuelle behov som et fleksibelt alternativ til regulering av dyre interne ansettelser.
I tillegg vil en ekstern leverandør ofte ha ekspertise og erfaring med de fleste endringer som kan oppstå i din virksomhet. Derfor har du alltid en sparringspartner som kan rådgi og hjelpe deg med å komme videre.
Hvis du som kunde har behov for en leverandør som kan levere assistanse på tvers av landegrenser, kan dere sammen utarbeide en modell for samarbeidet og en pris som gjelder for alle landene. Det er dog forskjell på ekspertise og erfaringsnivå når det gjelder internasjonalisering og du bør derfor kontrollere at din fremtidige samarbeidspartner har erfaring med økonomi i de andre landene.
Hvordan blir IT-kostnadene ved outsourcing av regnskapet?
Med en avtale om outsourcing av regnskap vil din virksomhet ofte redusere behovet for interne systemer til samme formål, og dermed spare relaterte kostnader. En outsourcingpartner vil som regel levere systemet, da de har etablerte prosedyrer og systemer.
Hvis du ønsker å fortsette å bruke virksomhetens eksisterende økonomisystem, bør det ikke være en forhindring for outsourcing, da de fleste leverandører har kjennskap til og erfaring med de fleste økonomisystemer.
Vurderer du outsourcing av regnskapet?
På et nordisk nivå assisterer Azets 22.000+ virksomheter innenfor regnskap, lønn og HR. Les gjerne mer om våre regnskapstjenester eller kontakt oss via skjemaet under.
