Feriedager til gode – skal de overføres eller utbetales?

Lønn & HR | 17/07/2019

av Marie Rosenvinge Lien

 

** Oppdatert 29.09.2020 av Siri Øyen Brekke

Har du kontroll på om dine ansatte har feriedager til gode? Har du avklart med hver enkelt hva som skal gjøres med de resterende feriedagene? Skal de avvikles senere i år, kan de utbetales eller må de overføres til neste år?

I dette innlegget vil jeg forklare deg hvorfor det er så viktig å ha en oversikt over de ansattes restferie etter sommeren, og reglene du må kjenne til ved overføring og utbetaling av ferie.

De fleste bedrifter utbetaler feriepenger i juni, samtidig med at feriedagene ble avregnet. Slutter en ansatt før all ferie blir tatt ut, vil du måtte utbetale resterende feriedager som en del av sluttoppgjøret. Det er også slik at ansatte som av ulike årsaker ikke får tatt ut ferien sin, kan kreve erstatning. Utestående feriedager kan derfor være en potensiell kostnad for deg det neste halvåret.

Disse feriereglene bør du være obs på i høst:

Ferie under permittering

Det er ikke problematisk å avvikle ferie i en periode hvor de ansatte er permittert. Det er heller ingen unntak i ferieloven som tilsier at ferien ikke skal avvikles i løpet av ferieåret på grunn av permittering. Min anbefaling er at ferie som er avtalt før permitteringsperioden startet, bør avvikles som planlagt, men du kan selvsagt bli enig med ansatte om at ferien endres og lage en plan for avvikling av ferie i løpet av høsten.

Ansatte som starter midt i året

Nyansatte som starter senest den 30. september har rett på full ferie i år. Forutsetningen er imidlertid at de ikke har gjennomført ferien hos sin forrige arbeidsgiver. Pleier du å avklare hvor mye ferie nyansatte har tatt hos sin forrige arbeidsgiver? Har de ansatte gjennomført all ferie før de begynte hos dere, har de ikke rett på mer ferie i år. Du kan selvsagt gi noen dager med ulønnet fri eller benytte ferie på forskudd, men du har også anledningen til å si at vedkommende må være i arbeid resten av året. Ansatte som starter etter den 30. september vil ha rett på kun èn uke ferie, selv om de ikke har tatt ut all ferie fra forrige arbeidsgiver.

Skillet mellom lovfestet og avtalefestet ferie

Før vi begynner å diskutere overføring av ferie og utbetaling av feriedager er det viktig at vi skiller mellom lovfestet ferie (i henhold til ferieloven) og avtalefestet ferie (i henhold til arbeidskontrakt). Ferieloven gir oss rett til 4 uker og 1 dag ferie i året. For mange har det derimot blitt vanlig med det vi kaller den “femte ferieuken” som egentlig er 4 dager ekstra ferie i året. Den femte ferieuken er avtalefestet og ikke styrt av ferieloven. Det gjør at arbeidsgiver og den ansatte kan avtale å enten overføre, ta ut som forskudd eller utbetale de 4 feriedagene etter avtale mellom begge parter. Ferieloven setter derimot begrensinger på hva en har mulighet til å gjøre med den lovfestede ferien, både i forhold til overføring og utbetaling av feriedager. 

Overføring av feriedager til neste år

Ferieloven gir oss mulighet til å avtale overføring av 2 uker lovfestet ferie til neste år. På lik linje kan vi også ta ut 2 uker lovfestet ferie på forskudd. Et spørsmål vi ofte får er hva som skjer hvis en ansatt har 3 uker lovfestet ferie til gode ved nyttår. Blir den ene uken slettet? Svaret er at feriedager ikke blir borte. Det vil si at de ansatte får med seg alle feriedagene de har igjen til neste år. Arbeidsgiver har imidlertid brutt Ferieloven i dette tilfellet. Dette bruddet vil i ytterste konsekvens føre til at dere blir pålagt å betale erstatning til den ansatte. Ferieloven sier at «Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter §14».

Har dere 5 uker ferie vil det si at den ansatte har mulighet til å få overført 2 uker og 4 dager ferie til neste år. Merk at arbeidstaker da sitter igjen med 7 uker og 4 dager ferie det neste året, noe som ofte vil skape stor ulempe for deg som arbeidsgiver. Mange utfordringer rundt ferieavvikling kan begrenses ved å ha gode rutiner for fastsettelse og oppfølging av ferie. Hva gjør dere neste år hvis alle de ansatte på en avdeling har overført 2 uker og 4 dager (den 5. ferieuken) hver? 

Husk at det er din plikt å påse at alle tar ut ferien sin, ansvaret ligger på arbeidsgiver. Her har du gode tips til hvordan du burde planlegge ferien. 

Restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Reglene for restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon er de samme som for øvrig restferie. Tidligere var det adgang til å avtale utbetaling av disse feriedagene, men denne ble tatt vekk for noen år tilbake. Du kan ikke pålegge ansatte som er i foreldrepermisjon å ta ut ferie. Ved langvarig fravær, som gjør det umulig å få gjennomført gjenstående ferie, vil dere ikke ha brutt ferieloven selv om mer enn 2 uker må overføres.

Hva gjør du om en ansatt blir syk når han er på ferie? Da kan et tilsvarende antall feriedager vedkommende har vært syk på, utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Hovedregelen er likevel at ferie gjennomføres til tross for at man er syk og at det er den ansattes ansvar å gi beskjed hvis ferien må erstattes. Du kan lese mer om sykdom i ferien og kravene til erstatningsferie i Sykdom i ferien? Disse reglene bør du kunne.

Utbetaling av feriedager

Du kan utbetale en del feriedager i stedet for å overføre dem. Dette gjelder alle de feriedagene som er avtalefestede. Lovfestede feriedager er 4 uker og 1 dag, samt en ekstra uke for de som er 60 år eller eldre. Differansen mellom den ferien dere faktisk har og den lovfestede kalles avtalefestet ferie. Det er denne ferien dere kan avtale utbetalt. For alle som har 5 uker ferie betyr det at det kan avtales utbetaling av de siste 4 dagene i den 5. ferieuken.

Du kan ikke kjøpe ut ferien til dine ansatte. Før hadde du mulighet til å betale ut ferie som ikke var benyttet. Dette er ikke lengre mulig og styres av Ferieloven. Forbudet mot kjøp og salg av ferie gjelder imidlertid kun den lovfestede delen av ferien og ikke de avtalefestede dagene.

Lovfestede feriedager er 4 uker og 1 dag, samt en ekstra uke for de som er 60 år eller eldre. Differansen mellom den ferien dere faktisk har og den lovfestede kalles avtalefestet ferie. Det er denne ferien dere kan avtale utbetalt. For alle dere som har 5 uker ferie betyr det at det kan avtales utbetaling av de siste 4 dagene i den femte ferieuken.

Det er først når et arbeidsforhold avsluttes at arbeidsgiver kan utbetale ferie som ikke er avviklet.


HRL20 |
Høsten 2020 arrangerer vi årets viktigste kurs for deg som jobber med lønn og HR. Les mer om HRL20 her

Har du spørsmål rundt reglene for ferie? Eller trenger du bistand til å få på plass gode rutiner eller systemer for oppfølging eller ferieavvikling? I Azets arbeider et team med HR-rådgivere som kan bistå deg. Ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er senior HR-rådgiver i Azets. Hun har teoretisk HR-bakgrunn og lang erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Marie jobber blant annet med å kvalitetssikre kundens personaladministrative rutiner, operativt personalarbeid, rådgivning i personalsaker, arbeidsrett, ledertrening mm.