Feriedager til gode – skal de overføres eller utbetales?

Lønn & HR | 17/07/2019

av Marie Rosenvinge Lien

 

** Oppdatert 02.07.2020

Har du kontroll på om dine ansatte har feriedager til gode? Har du avklart med hver enkelt hva som skal gjøres med de resterende feriedagene? Skal de avvikles senere i år, kan de utbetales eller må de overføres til neste år?

I dette innlegget vil jeg forklare deg hvorfor det er så viktig å ha en oversikt over de ansattes restferie etter sommeren, og reglene du må kjenne til ved overføring og utbetaling av ferie.

De fleste bedrifter utbetaler feriepenger i juni, samtidig med at feriedagene ble avregnet. Slutter en ansatt før all ferie blir tatt ut, vil du måtte utbetale resterende feriedager som en del av sluttoppgjøret. Det er også slik at ansatte som av ulike årsaker ikke får tatt ut ferien sin, kan kreve erstatning. Utestående feriedager kan derfor være en potensiell kostnad for deg det neste halvåret.

Disse feriereglene bør du være obs på i høst:

Ferie under permittering

Det er ikke problematisk å avvikle ferie i en periode hvor de ansatte er permittert. Det er heller ingen unntak i ferieloven som tilsier at ferien ikke skal avvikles i løpet av ferieåret på grunn av permittering. Min anbefaling er at ferie som er avtalt før permitteringsperioden startet, bør avvikles som planlagt, men du kan selvsagt bli enig med ansatte om at ferien endres og lage en plan for avvikling av ferie i løpet av høsten.

Ansatte som starter midt i året

Nyansatte som starter senest den 30. september har rett på full ferie i år. Forutsetningen er imidlertid at de ikke har gjennomført ferien hos sin forrige arbeidsgiver. Pleier du å avklare hvor mye ferie nyansatte har tatt hos sin forrige arbeidsgiver? Har de ansatte gjennomført all ferie før de begynte hos dere, har de ikke rett på mer ferie i år. Du kan selvsagt gi noen dager med ulønnet fri eller benytte ferie på forskudd, men du har også anledningen til å si at vedkommende må være i arbeid resten av året. Ansatte som starter etter den 30. september vil ha rett på kun èn uke ferie, selv om de ikke har tatt ut all ferie fra forrige arbeidsgiver.

Overføring av feriedager til neste år

Ferieloven gir oss mulighet til å avtale overføring av 2 uker ferie til neste år. På lik linje kan vi også ta ut 2 uker ferie på forskudd. Et spørsmål vi ofte får er hva som skjer hvis en ansatt har 3 uker ferie til gode ved nyttår. Blir den ene uken slettet? Svaret er at feriedager ikke blir borte. Det vil si at de ansatte får med seg alle feriedagene de har igjen til neste år. Har dere 5 uker ferie vil det si at den ansatte starter kommende år med 8 ferieuker. Arbeidsgiver har imidlertid brutt Ferieloven i dette tilfellet. Dette bruddet vil i ytterste konsekvens føre til at dere blir pålagt å betale erstatning til den ansatte. Ferieloven sier at «Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter §14».

Husk at det er din plikt å påse at alle tar ut ferien sin, ansvaret ligger på arbeidsgiver.

Restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Reglene for restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon er de samme som for øvrig restferie. Tidligere var det adgang til å avtale utbetaling av disse feriedagene, men denne ble tatt vekk for noen år tilbake. Du kan ikke pålegge ansatte som er i foreldrepermisjon å ta ut ferie. Ansatte som ble syke og måtte avlyse eller avbryte sin ferie har rett til erstatningsferie hvis de søker om dette.  Ved langvarig fravær, som gjør det umulig å få gjennomført gjenstående ferie, vil dere ikke ha brutt Ferieloven selv om mer enn 2 uker må overføres.

Hva gjør du om en ansatt blir syk når han er på ferie? Da må den ansatte søke om erstatningsferie i sin søknad om sykepenger. Hovedregelen er at ferie gjennomføres til tross for at man er syk og at det er den ansattes ansvar å gi beskjed hvis ferien må erstattes.

Les mer: Sykdom i ferien? Disse reglene bør du kunne.

Utbetaling av feriedager

Du kan utbetale en del feriedager i stedet for å overføre dem. Dette gjelder alle de feriedagene som er avtalefestede. Lovfestede feriedager er 4 uker og 1 dag, samt en ekstra uke for de som er 60 år eller eldre. Differansen mellom den ferien dere faktisk har og den lovfestede kalles avtalefestet ferie. Det er denne ferien dere kan avtale utbetalt. For alle som har 5 uker ferie betyr det at det kan avtales utbetaling av de siste 4 dagene i den 5. ferieuken.

Du kan ikke kjøpe ut ferien til dine ansatte. Før hadde du mulighet til å betale ut ferie som ikke var benyttet. Dette er ikke lengre mulig og styres av Ferieloven. Forbudet mot kjøp og salg av ferie gjelder imidlertid kun den lovfestede delen av ferien og ikke de avtalefestede dagene.

Lovfestede feriedager er 4 uker og 1 dag, samt en ekstra uke for de som er 60 år eller eldre. Differansen mellom den ferien dere faktisk har og den lovfestede kalles avtalefestet ferie. Det er denne ferien dere kan avtale utbetalt. For alle dere som har 5 uker ferie betyr det at det kan avtales utbetaling av de siste 4 dagene i den femte ferieuken.

Det er først når et arbeidsforhold avsluttes at arbeidsgiver kan utbetale ferie som ikke er avviklet.


HRL20 |
Høsten 2020 arrangerer vi årets viktigste kurs for deg som jobber med lønn og HR. Les mer om HRL20 her

Slik kan du håndtere ferieplanleggingen på en strukturert måte

Som rådgiver opplever jeg ofte at noen kunder glemmer at plasseringen av ferie faktisk er innenfor deres styringsrett. Lurer du på om du kan pålegge ansatte til å ta ferie? Svaret på dette spørsmålet er ja, så lenge de er friske og ikke i permisjon. De ansatte har rett til å komme med ønsket ferieperiode og til å avvikle ferie i løpet av hovedferieperioden, men den endelige avgjørelsen er det du som tar. Du skal planlegge ferien slik at den ikke går unødvendig ut over driften. Du skal imidlertid varsle om ferietidspunktet senest 2 måneder før første feriedag. Det betyr at du nå må få oversikt over resterende feriedager, be om ferieønsker og sette opp ferieplanen for resten av året.

Tenk at du deler året i tre deler, vår, sommer og høst. Etabler en fast søknadsdato for ferie i disse tre periodene og informer om denne. Det kan gjøres i håndbøker eller ved andre informasjonskanaler. Det gjør at du får inn alle søknader samtidig og ingen ferie blir etter «førstemann til mølla»- prinsippet. Du håndterer dermed ferieplanlegging tre ganger i året og på en langt mer strukturert måte.

LAST NED GRATIS GUIDE: SJEKKLISTE FOR FERIEPLANLEGGING

Dersom du kjenner at det er utfordrende å holde oversikt over hvor mange feriedager dine ansatte har brukt eller har til gode, så vil jeg tørre å gjette at dette skyldes manglende struktur eller system. Når alt føres manuelt i et excel ark, så vil det være krevende å holde en slik oversikt jo flere ansatte du har. Som oftest vil manglende system føre til at du må si deg enig med den ansatte som påstår å ha flere feriedager til gode enn det du var klar over.

Selv for små bedrifter på 5- 10 ansatte er det arbeidsomt å holde styr på at alt fravær blir ført korrekt. Administrasjon rundt registrering av timelister, sykefravær og ferie tar tid selv med få ansatte. Det finnes enkle, intuitive systemer du kan administrere via en app – som er tilpasset selv de minste virksomhetene. Her kan de ansatte selv søke ferie og registrerer sin arbeidstid. I slike systemer vil du få varsel når ansatte har brukt for mange egenmeldinger eller se deres saldo på feriedager. Dette kan lette arbeidet rundt ferieplanleggingen i din bedrift betraktelig.

Dette kan du også lese mer om i innlegget til min HR-kollega, Kine Sletten Kjerringvåg: Slik digitaliserer du HR-oppgavene

Har du spørsmål rundt reglene for ferie? Eller trenger du bistand til å få på plass gode rutiner eller systemer for oppfølging eller ferieavvikling? I Azets arbeider et team med HR-rådgivere som kan bistå deg. Ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. 

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data her. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er senior HR-rådgiver i Azets. Hun har teoretisk HR-bakgrunn og lang erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Marie jobber blant annet med å kvalitetssikre kundens personaladministrative rutiner, operativt personalarbeid, rådgivning i personalsaker, arbeidsrett, ledertrening mm.