Feriedager til gode – skal de overføres eller utbetales?

Lønn & HR

by  Marit Vistekleiven

september 3, 2018

Feriedager til gode – skal de overføres eller utbetales?

Lønn & HR

by Marit Vistekleiven

september 3, 2018

Sommerferien er over og det er på tide å få oversikt over hvor mange feriedager dine ansatte har tilgode. Lurer du på hvorfor dette er viktig?

De aller fleste bedrifter utbetaler alle feriepenger og avregner feriedagene i juni. Nå på høsten betyr dette at du må utbetale resterende feriedager til ansatte som slutter. Det er også slik at ansatte som ikke har fått tatt ferien sin kan kreve erstatning. Utestående feriedager er med andre ord en potensiell kostnad for dere.

 

Disse ferieregler bør du være obs på nå i høst:

Ansatte som starter midt i året

Nyansatte som starter senest den 30. september har rett på full ferie i år. Forutsetningen er imidlertid at de ikke har gjennomført ferien hos sin forrige arbeidsgiver. Pleier du å avklare hvor mye ferie en nyansatte har tatt hos sin forrige arbeidsgiver? Har de ansatte gjennomført all ferie før de begynte hos dere, har de ikke rett på mer ferie i år. Du kan selvsagt gi noen dager med ulønnet fri eller benytte ferie på forskudd, men du har også anledningen til å si at vedkommende må være i arbeid resten av året.

Ansatte som starter etter den 30. september vil ha rett på kun 1 uke ferie, selv om de ikke har tatt ut all ferie fra forrige arbeidsgiver.

 

Overføring av feriedager

Ferieloven gir oss mulighet til å avtale overføring av 2 uker ferie til neste år. På lik linje kan vi også ta ut 2 uker ferie på forskudd. Et spørsmål vi ofte får er hva som skjer hvis en ansatt har 3 uker ferie til gode ved nyttår. Blir den ene uken slettet? Svaret er at feriedager ikke blir borte. Det vil si at de ansatte får med seg alle feriedagene de har igjen til neste år. Har dere 5 uker ferie vil det si at den ansatte starter kommende år med 8 ferieuker. Arbeidsgiver har imidlertid brutt Ferieloven i dette tilfellet. Dette bruddet vil i ytterste konsekvens føre til at dere blir pålagt å betale erstatning til den ansatte. Ferieloven sier at «Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter §14». Husk at det er din plikt å påse at alle tar ut ferien sin, ansvaret ligger på arbeidsgiver.

 

Restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Reglene for restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon er de samme som for øvrig restferie. Tidligere var det adgang til å avtale utbetaling av disse feriedagene, men denne ble tatt vekk for noen år tilbake. Du kan ikke pålegge ansatte som er i foreldrepermisjon å ta ut ferie. Ansatte som ble syke og måtte avlyse eller avbryte sin ferie har rett til erstatningsferie hvis de søker om dette. Ved langvarig fravær, som gjør det umulig å få gjennomført gjenstående ferie, vil dere ikke ha brutt Ferieloven selv om mer enn 2 uker må overføres. Har du ansatte som var sykmeldte i sommer? Da må du sjekke om de har søkt om erstatningsferie og hva de fylte ut vedrørende ferie i sin søknad om sykepenger. Hovedregelen er at ferie gjennomføres til tross for at man er syk og at det er den ansattes ansvar å gi beskjed hvis ferien må erstattes.

 

Utbetaling av feriedager

Du kan utbetale en del feriedager i stedet for å overføre dem. Dette gjelder alle de feriedagene som er avtalefestede. Lovfestede feriedager er 4 uker og 1 dag, samt en ekstra uke for de som er 60 år eller eldre. Differansen mellom den ferien dere faktisk har og den lovfestede kalles avtalefestet ferie. Det er denne ferien dere kan avtale utbetalt. For alle som har 5 uker ferie betyr det at det kan avtales utbetaling av de siste 4 dagene i den 5. ferieuken.

 

Dette ville jeg gjort hvis jeg ledet din bedrift

Jeg tror at årsaken til at en rekke bedrifter har store restsaldoer på ferie er manglende system. Når alt skal føres manuelt er det vanskelig å holde styr på hvor mange feriedager de ansatte har og hva som er gjennomført. Som oftest vil manglende system føre til at du må si deg enig med den ansatte som påstår å ha flere feriedager til gode enn det du var klar over.

Selv for små bedrifter på 5- 10 ansatte er det arbeidsomt å holde styr på at alt fravær blir ført korrekt. Administrasjon rundt registrering av timelister, sykefravær og ferie tar tid selv med få ansatte. Det finnes enkle, intuitive systemer du kan administrere via app og som er tilpasset selv de minste virksomhetene. Her kan de ansatte selv søke ferie og registrerer sin arbeidstid. I slike systemer vil du få varsel når ansatte har brukt for mange egenmeldinger eller se deres saldo på feriedager.

Det er nok også en del arbeidsgivere som glemmer at plasseringen av ferie faktisk er deres styringsrett. Lurer du på om du kan tvinge ansatte til å ta ferie?  Svaret på det er ja, så lenge de er friske og ikke i permisjon. De ansatte har rett til å si hva som er ønsket ferieperiode, men den endelige avgjørelsen er det du som tar. Du skal planlegge ferien slik at den ikke går unødvendig ut over driften. Du skal imidlertid varsle om ferietidspunktet senest 2 måneder før første feriedag. Det betyr at du nå må få oversikt over resterende feriedager, be om ferieønsker og sette opp ferieplanen for resten av året! Et tips til slutt: tenk om du deler året i tre deler, vår, sommer og høst. Etabler en fast søknadsdato for ferie i disse tre periodene og informer om denne. Det gjør at du får inn alle søknader samtidig og ingen ferie blir etter «førstemann til mølla»- prinsippet. Du håndterer dermed ferieplanlegging tre ganger i året og på en langt mer strukturert måte.

 

Vil du ha en uforpliktende presentasjon av HR system tilpasset din bedrift eller annen bistand rundt reglene for ferie? I Azets arbeider et team med HR rådgivere som kan bistå deg, ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com.

Marit Vistekleiven

Om Marit Vistekleiven

Marit Vistekleiven er HR-rådgiver i Azets' rådgiverteam som bistår kunder i personal- og HR spørsmål. Hun har bakgrunn som HR-leder og jobber med arbeidsrett, operativt personalarbeid, ledertrening med mer.