Effektivisering er et populært ord i mange organisasjoner. For å lykkes kreves endring, men for mange ansatte og ledere blir endringer forbundet med noe “tungvint og kostbart”. Vi ser derfor at mange utsetter eller skyver på nødvendige endringer, fordi man bekymrer seg for kostnaden eller endringsprosessen.
Her får du noen punkter der det er mulig å effektivisere, uten stor innsats fra organisasjonen.
Under pandemien snakket jeg med flere bedrifter om effekten på ulike områder. En avdelingsleder som hadde permittert 50 % av staben sa han ikke forstod hvordan de skulle gå tilbake til normal organisasjon. De hadde omfordelt oppgaver, kuttet unødige ledd og effektivisert prosesser. Hjulene gikk like fort som før, og spørsmålet om hva de som ble permittert skulle bruke tiden på når kom tilbake, meldte seg. De gjennomførte altså en påtvungen endring, som ga gode resultater.
Dersom du endrer når du kan, og ikke når du må, kan du selv styre tempoet. Da kan du velge å starte med mindre endringer og få erfaringer før du begir deg ut på de større endringsprosjektene.
Automatisering av manuelle oppgaver
I Azets har vi i mange år arbeidet med å effektivisere hverdagen til våre kunder. Vi har over tid standardisert og automatisert oppgaver slik at prosesser har en fornuftig flyt og oppgaver som har vært ineffektive eller unødvendige er luket bort eller forbedret. Det har gjort at de daglige lønns- og regnskapsprosessene er optimalisert - og stadig forbedres.
Dette har gjort at de daglige lønns- og regnskapsprosessene er optimalisert - og stadig forbedres.
Standardiserte prosesser er enkle å endre med mindre justeringer i rutiner og de standardiserte prosessene har bidratt til at andre medarbeidere lett kan overta en oppgave om noen er syk eller slutter. Ikke minst har standardiseringen bidratt til at man kan automatisere og robotisere mange av oppgavene. Ved en gjennomgang av rutinene i ditt selskap tipper jeg at du ville blitt overrasket over hvor mange oppgaver dette faktisk gjelder.
Mange manuelle oppgaver som utføres av mennesker utraderes innenfor våre fagområder, og det er viktig for din bedrift å samarbeide med leverandører og partnere som har kompetanse, systemer og initiativ til å ta i bruk de nye og effektive hjelpemidlene.
Vi bruker ikke bare automatiske prosesser og digitale hjelpemidler for å effektivisere hverdagen for våre kunder. Det bidrar også til høyere kvalitet og redusert fare for feil. Ved bruk av AI kan roboter automatisere manuelle oppgaver på mange områder, og frigjøre tid som kan brukes på verdiskapende aktiviteter.
Azets ligger langt fremme og har i mange år jobbet med automatisering og effektivisering av våre prosesser.
Her er noen av oppgavene som utføres av roboter:
- Inntasting av KID-nummer, kontonummer og annen data fra faktura blir nå automatisk innlest
- Automatisk kontering og bokføring
- Automatisk bankhåndtering
- Faktura som blir innlest legger seg automatisk til betaling på forfallsdato, men blir ikke betalt før den er godkjent av deg. Du kan godkjenne via PC, mobil eller nettbrett.
Bli mer effektiv med en digital arbeidshverdag
Azets har utarbeidet gode digitale løsninger slik at mange av oppgaver som man utfører i daglig drift kan håndteres hvor som helst og når som helst via skybaserte systemer. Tidligere måtte man sette av administrasjonstid på kontoret for å få unna slike løpende oppgaver, men nå kan du enkelt utføre dette på toget til jobb eller på flyplassen mens du venter.
Vi har gode løsninger på mange områder, men typiske eksempler som våre kunder kan utføre på mobil er blant annet:
- Reiseregninger: Løsningene gjør at du ikke trenger å lagre den fysiske kvitteringen, og du får bedre oversikt over dine reiser og utlegg.
- Fakturaer: Med et enkelt klikk kan du ta bildet av faktura og videresende den til godkjenning. Du kan også selv godkjenne eller avvise fakturaer du har liggende.
- Kundefordringer: Full kontroll over kundefordringer, med innebygde purre- og inkassoløsninger
- Rapporter: Du får rapporter som gir deg rask og enkel oversikt over situasjonen til bedriften.
- Timelister: Kan legges inn og godkjennes mens du har informasjonen friskt i minnet, og slipper å logge deg inn på PC i etterkant.
- Lønnsslipper: Få full oversikt og historikk på mobil.
Bli enda mer effektiv med digitale møter
En endring de fleste bedrifter måtte gjennomføre under pandemien var overgang til hjemmekontor og digitale møter. I mange bedrifter så man at møter ble mer effektive om de ikke for enhver pris ble holdt fysisk.
Ved å holde digitale møter slipper man reisetid, møtene er normalt mer effektive, og det er enklere å holde seg til agendaen. Derfor kan det lønne seg å holde flere av møtene digitalt, også nå i ettertid. Det er så klart noen sosiale aspekter ved hjemmekontor og digitale vs. fysiske møter, der noen møter er nødvendige å ta fysisk, men vi fikk alle opp øynene for dette i langt større grad enn tidligere.
Effektiviseringen som pandemien førte med seg for blant annet møtevirksomhet og reisetid kom ikke gratis. Mange selskaper har gjort en innsats og lærte seg å bruke nye digitale verktøy. For mange var de første ukene mindre effektive, og man brukte tid på å venne seg til den nye metodikken, men nå ser vi at mange foretrekker mer hjemmekontor da de kan jobbe uforstyrret og har større rom for å styre dagen selv. Og om man likevel må reise for å avholde møter så kan reisetiden benyttes effektivt ved å bruke digitale hjelpemidler når løsningene er på plass.
For at du som kunde skal få tilgang til våre digitale hjelpemidler må du se fremover i tid. Gevinsten ved en endring ser man ofte ikke i løpet av de første månedene, men gradvis i tiden etter endringen. Om man skal over på digitale løsninger for å effektivisere driften må man altså legge ned litt innsats i en periode.
Mange kunder sier at de ansatte er “gammeldagse” og ikke ønsker å ha en app der du kan sende inn reiseregninger, eller motta lønnslipper og rapporter. Vi har full respekt for at det ukjente er krevende og at all teknologien kan bli mye for mange. Vi opplever likevel at løsningene er intuitive og enkle og bruke og at de fleste synes overgangen går lettere enn de trodde.
Tilbakemeldingene er også at hverdagen blir enklere når de først har tatt løsningene i bruk og tid spares. Vi ser også at det etterhvert innen mange områder ikke er noe reelt valg å velge bort de digitale løsningene.
Velger man bort teknologien blir man for ineffektiv i forhold til konkurrentene sine.
Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon hvordan du kan effektivisere hverdagen til din bedrift.
