Enkle grep for å bli mer effektiv med digitale verktøy

Strategi og ledelse | 11/08/2020

av Kåre Thommessen

 

Effektivisering er definitivt et populært ord i mange ulike organisasjoner. For å lykkes med effektivisering kreves en endring, men for mange ansatte og ledere blir endringer forbundet med noe “tungvint og kostbart”. Vi ser derfor at mange utsetter eller skyver på nødvendige endringer, fordi man bekymrer seg for kostnaden eller kvier seg til endringsprosessen. Jeg skal ta for meg noen punkter der det er mulig å effektivisere, uten en stor innsats fra organisasjonen. 

Gjennom corona-krisen har jeg snakket med flere bedrifter om hvilke effekter denne krisen har hatt på ulike områder. En avdelingsleder som hadde permittert ca. 50 % av staben sin sa at han ikke forstod hvordan de skulle gå tilbake til den normale organisasjonen. De hadde omfordelt oppgaver, kuttet unødige ledd og effektivisert prosesser. Hjulene gikk like fort som tidligere, og spørsmålet er da hva de som nå er permittert skal bruke tiden på når de kommer tilbake. Denne organisasjonen gjennomførte altså en påtvungen endring, og det har gitt gode resultater. Som regel er det bedre å endre når du kan, ikke når du må, for på den måten kan du selv styre tempoet prosessen. Man kan velge å starte med noen mindre endringer og få erfaringer før man begir seg ut på i større endringsprosjektene.

Automatisering av manuelle oppgaver

I Azets har vi i mange år arbeidet med å effektivisere hverdagen til våre kunder. Vi har over tid standardisert og automatisert oppgaver slik at prosesser har en fornuftig flyt og slik at oppgaver som har vært ineffektive eller unødvendige er luket bort eller forbedret. Dette har gjort at de daglige lønns- og regnskapsprosessene er optimalisert - og stadig forbedres.

Dette har gjort at de daglige lønns- og regnskapsprosessene er optimalisert - og stadig forbedres.

Standardiserte prosesser er enkle å endre med mindre justeringer i rutiner og de standardiserte prosessene har bidratt til at andre medarbeidere lett kan overta en oppgave om noen er syk eller slutter. Ikke minst har standardiseringen bidratt til at man kan automatisere og robotisere mange av oppgavene. Ved en gjennomgang av rutinene i ditt selskap tipper jeg at du ville blitt overrasket over hvor mange oppgaver dette faktisk gjelder.

Mange manuelle oppgaver som utføres av menneskehender er i ferd med å utraderes innenfor våre fagområder, og det er viktig for din bedrift å samarbeide med leverandører og partnere som har kompetanse, systemer og initiativ til å ta i bruk de nye og effektive hjelpemidlene.

Vi bruker ikke bare automatiske prosesser og digitale hjelpemidler for å effektivisere hverdagen for våre kunder. Det bidrar også til høyere kvalitet og redusert fare for feil. Ved bruk av AI kan roboter automatisere manuelle oppgaver på mange områder, og frigjøre tid som kan brukes på verdiskapende aktiviteter. 

Azets ligger langt fremme og har i mange år jobbet med automatisering og effektivisering av våre prosesser.

Her er noen av oppgavene som utføres av roboter:

  • Inntasting av KID-nummer, kontonummer og annen data fra faktura blir nå automatisk innlest
  • Automatisk kontering og bokføring 
  • Automatisk bankhåndtering
  • Faktura som blir innlest legger seg automatisk til betaling på forfallsdato, men blir ikke betalt før den er godkjent av deg. Du kan godkjenne via PC, mobil eller nettbrett.

Bli mer effektiv med en digital arbeidshverdag

Azets har utarbeidet gode digitale løsninger slik at mange av oppgaver som man utfører daglig gjennom vanlig drift lett kan håndteres hvor som helst og når som helst via skybaserte systemer. Tidligere måtte man sette av administrasjonstid på kontoret for å få unna slike løpende oppgaver, men nå kan du enkelt utføre dette på toget til jobb eller på flyplassen mens du venter. Vi har gode løsninger på mange områder, men typiske eksempler som våre kunder kan utføre på mobil er blant annet:

  • Reiseregninger: Løsningene gjør at du ikke trenger å lagre den fysiske kvitteringen, og du får bedre oversikt over dine reiser og utlegg. 
  • Fakturaer: Med et enkelt klikk kan du ta bildet av faktura og videresende den til godkjenning. Du kan også selv godkjenne eller avvise fakturaer du har liggende. 
  • Full kontroll over kundefordringer, med innebygde purre- og inkassoløsninger
  • Rapporter: Du kan få rapporter som gir deg rask og enkel oversikt over situasjonen til bedriften.
  • Timelister kan legges inn og godkjennes mens du har informasjonen friskt i minnet, og slipper å logge deg inn på PC i etterkant. 
  • Lønnsslipper tilgjengelig på mobil, med full oversikt og historikk. 

Bli enda mer effektiv med virtuelle møter

En endring de fleste bedrifter har måttet gjennomføre de siste måneder er overgang til hjemmekontor og virtuelle møter. I mange bedrifter ser man at møter blir mer effektive om de ikke for enhver pris holdes med fysisk tilstedeværelse. Ved å holde digitale møter kan man slippe mye reisetid, i tillegg til at møtene normalt er mer effektive, og det er enklere å holde seg til agendaen. Derfor kan det lønne seg å holde flere av møtene virtuelt. Det er så klart noen sosiale aspekter ved hjemmekontor og virtuelle møter, men vi har nok alle fått opp øynene for at dette er kommet for å bli i langt større grad enn tidligere. 

Denne effektiviseringen som coronakrisen har ført med seg for blant annet møtevirksomhet og reisetid har ikke kommet gratis. Mange selskaper har gjort en innsats med å oppgradere hjemmekontoret og lært seg å bruke nye digitale verktøy. For mange ansatte var de første ukene mindre effektive, og man brukte tid på å venne seg til den nye metodikken, men nå ser vi at mange foretrekker mer hjemmekontor da de kan jobbe uforstyrret og har større rom for å styre dagen selv. Likevel vil det være behov for fysiske møter også fremover og om det likevel er slik at man må reise for å avholde møter så kan reisetiden benyttes effektivt ved å bruke digitale hjelpemidler om disse løsningene er på plass. 

For at våre kunder skal få tilgang til våre digitale hjelpemidler krever det litt forarbeid og man må se fremover i tid. Gevinsten ved en endring ser man ofte ikke i løpet av de første månedene, men først gradvis i tiden etter endringen. Om man skal over på digitale løsninger for å effektivisere driften må man altså legge ned litt innsats i en periode. Vi har mange kunder som sier at de ansatte er “gammeldagse” og ikke ønsker å ha en app der du kan sende inn reiseregninger, eller motta lønnslipper og rapporter. Vi har full respekt for at det ukjente kan være krevende og at all teknologien kan bli for mye for mange. Vi opplever likevel at løsningene er intuitive og enkle og bruke og at de fleste synes overgangen går lettere enn de trodde. Tilbakemeldingene er også at hverdagen blir enklere når de først har tatt løsningene i bruk og at mye tid spares. Vi ser også at for selskaper vil det etterhvert innenfor mange områder ikke være noe reelt valg å kunne velge bort de digitale løsningene.

Velger man bort teknologien blir man for ineffektiv i forhold til konkurrentene sine.

Når vi nå er har vært igjennom noen måneder som har vært krevende for mange selskaper og bransjer er vår klare erfaring er at de kunder som hadde kommet langt i digitaliseringsprosessene sine, også er de som har taklet overgang til hjemmekontor på best mulig måte. De var allerede vant med å jobbe digitalt og hadde tilgang på alle dokumenter og systemer hjemmefra. De kunne derfor på denne måten opprettholde samme fart som før covid-19 hverdagen og mange kunne fortsette å arbeide i stor grad som tidligere.

Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon om du ønsker større innblikk i hvordan du kan effektivisere hverdagen til din bedrift.

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Kåre Thommessen

Kåre er leder for Azets' Advisory-satsing i Oslo-regionen. Gjennom kvalifisert rådgivning og engasjement leverer vi innsikt og smarte tiltak som skaper reell verdi for våre kunder. Kåre har over 15 års erfaring fra finans- og konsulentselskaper.