Hvordan gjennomføre effektive digitale møter?

Strategi og ledelse | 30/04/2020

av Marie Rosenvinge Lien

 

** Oppdatert 25.11.2020 **

 

Spørsmålet er høyaktuelt i disse tider hvor mange av oss er pålagt hjemmekontor som følge av COVID-19.. Det siste halvåret har det dukket opp mange tips til hvordan skape et effektivt hjemmekontor og hvordan du kan optimalisere din arbeidsplass hjemme, men hva med møtekulturen og selve gjennomføringen av de uendelig mange digitale møtene? Jeg mener at det er i slike situasjoner som dette du blir ekstra bevisst på møtekulturen i virksomheten din, avdelingen din eller hos kunden som du har jevnlige møter med. Dårlig møte etikette blir absolutt mer synlig i videomøter. 

Hvem har den siste tiden opplevd å ha ledet eller deltatt i et dårlig video eller telefonmøte?

Jeg vil tørre å påstå at prosentandelen her er tilnærmet 40% av alle gjennomførte møter.  Mest sannsynlig en enda større andel, da videomøter kan være ekstra krevende for både deltakere og møteleder.

Møter er en av de største tidstyvene i norske virksomheter. Undersøkelser viser at norske ledere tilbringer opptil 70-80% av arbeidsdagen sin i møter. Vanlige ansatte sitter i møter i 30-50% av arbeidstiden. En mer urovekkende faktor er at forskning også viser at nærmere 40% av møter som avholdes regnes som bortkastet fordi møtene er dårlige. Dette poengterer dermed viktigheten av at møtene som gjennomføres er nødvendige, effektive og ikke minst at de gir resultater. Hjemmekontor og digitale møteplasser har den siste tiden vært, og kan bli den nye normalen for mange. Dette forsterker behovet for å gjennomføre gode digitale møter.

Har din virksomhet eller din avdeling hatt samme møtestruktur over tid? Da bør du ta en evaluering på om møtene tjener sin hensikt. Hvordan har deres videomøter fungert på hjemmekontoret?  Er møtene deres verdiskapende og motiverende? Eller bare tidkrevende og masete?  Har dine kollegaer, kunder eller ansatte et forhold til god møteetiekette?

Årsaken til dårlige møter

Årsaken til dårlige møter kan av forskere oppsummeres i tre punkt. Det som skjer før, under og rett etter møtet. 

Den hyppigste rapporterte årsaken til dårlige møter er det som skjer før møtet og er basert på manglende forberedelser og ingen klar agenda. Hvem har ikke tenkt tanken- Hva gjør jeg i dette møtet? Hva er min rolle i dette her?

Avsporinger og dårlig styring av møteleder under møtet kan også oppleves som frustrerende og skape følelsen av et dårlig gjennomført møte. Viktigheten av oppsummering, konkludering og avklaringer for videre fremdrift i form av aksjoner, tidsfrister oppsummerer også opplevelsen av et dårlig møte.

Hva oppsummerer et godt møte?

Et godt møte er planlagt

Det hele starter med å definere hva du ønsker å få ut av møtet. Et møte uten hensikt er et møte uten mening. Det er lite som er like frustrerende som å være deltaker i et møte hvor du lukker igjen en tom notatbok og tenker – Hva fikk jeg ut av dette møtet?

Det er ikke alle type møter som egner seg like godt i alle situasjoner. Som møteleder bør du stille deg selv spørsmålet, Har jeg valgt riktig møteform? Hvilken form passer når? 

Det er stor forskjell på å gjennomføre et videomøte med få deltakere og det å gjennomføre formidling -og opplæringstiltak over digitale flater, eller kjøre kreative prosesser og arbeidsmøter. Er hensikten kun informasjonsdeling, så bør det heller deles på en felles plattform for kommunikasjon og samhandling. Teams eller google disk kan være gode eksempel på slike plattformer. Er alle deltakerne klar over hvorfor de er i møtet? Hva er deres rolle? 

Et møte uansett form bør også ha en klar agenda, etter min mening så er et møte uten agenda et møte uten styring. Et godt møte overholder også tiden og oppsummerer beslutninger og aksjoner i et referat. Alle deltakere skal ha en formening om hva som skjer videre.

 

Møtekultur eller ukultur?

De fleste bedrifter har mye å tjene på å bygge, samt fokusere på å ha en god møtekultur. Det vil gi deg en mer dynamisk, og ikke minst mer produktiv organisasjon.

Helt forenklet fortalt kan kultur forklares med kollektive vaner. Gjør vi noe mange nok ganger, så blir det en vane. Slik er det også med møtekultur. Har din virksomhet en definerbar og tydelig møtekultur eller kanskje en ukultur som har «satt seg» i organisasjonen?

I Norge oppleves det at vi har en mindre formell møtekultur som også er en naturlig følge av sosiale medier og andre digitale verktøy. Noen av oss kan til tider kjenne på at vi har kastet ut fornuften av møtene våre og sosiale normer har sklidd fullstendig ut. Er det helt stuerent å svare på mail, SMS eller andre telefoner under et møte? Føltes det helt greit å bli kjent som «han som venter til møtet starter før han henter seg en kaffe», «hun som aldri sier noe», eller «han som alltid kommer for sent»? Min opplevelse er at vi også aksepterer mer under våre digitale møter. Er det helt greit at deltakere på videomøtet muter lyden og samtidig tar av kamera? Det vil jo ikke være helt feil å sammenligne dette med at de forlater rommet under et fysisk møte uten å gi en begrunnelse. Noe som etter min mening tyder på at det er behov for bevisstgjøring på god møtekultur, men samtidig også tydeliggjøre forventninger.

Definerte forventninger fra møteleder og felles spilleregler for hvordan møtene skal være er med å sette en felles kultur ramme, men også på å sikre en mer effektiv møteledelse.

 

Spilleregler setter føringene for god møteledelse

Et sett med generelle og praktiske spilleregler gir deg forutsetningene for å kunne holde gode møter. Generelle spilleregler bør være de føringene dere setter dere for hva dere anser som et godt møte. Det kan være enkle regler som at deres møter alltid skal ha et definert formål, en agenda, et referat og at dere alltid skal møte presis og forberedt. Praktiske spilleregler kan settes opp på bedrift eller team nivå og være enda mer konkret. “Hos oss skal alle høres”, “vi tillater ikke bruk av mobiltelefon (uten forhåndsavtalt med møteleder)”, “vi starter presis”, etc.  

Slike spilleregler vil etter hvert bli bekjent for de som har samme møteleder ved flere anledninger, men det er ingenting i veien for at slike føringer kan beskrives i en møteinnkalling for nye deltakere. Du som møteleder kan være i førersetet for å implementere slike spilleregler i dine møtefora.

 

Utfordring med digital møteledelse

Felles forståelse av møtets formål og forventninger blir ekstra vesentlig når møtet ikke er fysisk. Gode forberedelser hos deg som møteleder er derfor avgjørende. Teknikken må fungere og møtet må ha en ekstra tydelig møteledelse. For å sikre en aktiv deltagelse og fremdrift så krever det at du tar i bruk funksjonaliteter for å involvere å aktivisere deltakerne

 

Det er ekstra utfordrende å få alle til å bidra i digitale møter. For at deltakerne ikke stempler ut av møtet eller blir fristet til å multitaske, så vil forhåndsdefinerte spilleregler kunne hjelpe deg med dette. Det kan være tegn deltakerne viser om de vil si noe, det kan være å gi beskjed om noe på chatten, eller at spørsmål må noteres ned og tas opp i slutten av møtet.

Den største utfordringen med digitale møter er at den non- verbale kommunikasjonen forsvinner. Ansiktsuttrykk blir flate og det er vanskelig å «lese» reaksjoner fra deltakerne. Ta avsjekker underveis, og still gjerne direkte spørsmål til de ulike deltakeren for å sikre at du har med deg alle. Det handler om å engasjere, aktivisere og involvere, og det finnes mange ulike verktøy som kan bidra til å sikre at møter og beslutningsprosesser over digitale flater blir vellykket. 

6 konkrete tips til god digital møteledelse

Forberedelser for å opprettholde en god møtekultur i videomøter er viktig. Digitale møter krever ofte mer forberedelse i form av å velge riktig teknologi og for å velge riktig verktøy for å gjennomføre dem. Du må gjøre deg kjent med verktøyet og sikre at deltakerne også vet hvordan de skal bruke dette.


1. Beregn ekstra tid og test før du starter
Du trenger mer tid enn ved et fysisk møte for å test kamera, lys, mikrofonen og at nettet faktisk fungerer.

2. Vær tydelig og direkte
Unngå å snakke i munnen på hverandre, inviter til kommentarer og henvend deg direkte til de ulike deltakerne. Bruk av chat og håndsopprekning kan være nyttige verktøy.

3. Definer spilleregler på forhånd (kultur, atferd og sosiale normer)
Generelle spilleregler (agenda, tid, referat og aksjoner)
Praktiske (unngå å avbryte, gjensidig respekt, mobilbruk)

4. Sikre engasjement og involvering
Still åpne spørsmål
Bruk hender og ansiktsuttrykk
“Runde rundt bordet”
Direkte spørsmål til deltakere

5. Korte møter
Digitale møter krever større grad av aktiv tilstedeværelse. Sikre at deltakerne ikke blir fristet til å multitaske

6. Vær obs på gruppedynamikk og feilslåtte beslutninger
Hersketeknikker
Ulike personligheter
Manglende respekt


Start allerede i dag med en evaluering av dagens møter og utbyttet av disse. Hva sitter du og dine ansatte igjen med etter møtene deres? Hva er et godt møte for deg?

Azets kan hjelpe deg

Vi i HR Advisory bistår gjerne våre kunder i arbeidet med å forbedre deres møtekultur og møteledelse. Det handler ikke nødvendigvis om de store og teoretiske tilnærmingene, men om en bevisstgjøring på en kultur eller ukultur som har satt seg i bedriften, og om å gjeninnføre fornuft og effektivitet i møtene. Vår tilnærming er at det ikke nødvendigvis kun trenger å være fokus på de store møtene med arbeidsomme presentasjoner, men det kan så vel være den korte samlingen på gulvet hver morgen, eller ti- minutters praten ved kaffemaskinen.

Uansett er du avhengig av å beherske møteformen og få frem det som skaper motivasjon, sunt press og et godt arbeidsmiljø i din virksomhet.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er utdannet fra Handelshøyskolen i København og har en Master i Human Resource Management. Hun har lang og solid erfaring fra både operativt og strategisk HR arbeid, og har jobbet som HR-rådgiver de siste 9 årene. Marie har jobbet med HR fra A til Å, og har bl.a erfaring med rekruttering, forbedring og kvalitetssikring av HR prosesser og policyer, lederveiledning, lederstøtte og lederutvikling, nedbemanning og oppsigelser, sykeoppfølging, personalsaker konflikthåndtering, arbeidsrett og arbeidsmiljø.