Høsten er tid for budsjettering: refleksjon over bedriftens prestasjoner så langt i år, og hvordan vi tror driften forløper ut året. Samtidig skal vi legge planer for neste år. Det byr på en gylden sjanse til å titte inn i glasskula: hvordan ser markedet ditt ut i dag og ikke minst i morgen, og hvilke muligheter finnes?
Hva er et budsjett?
Et budsjett er en oppstilling av fremtidige kostnader og inntekter – innenfor et begrenset tidsperspektiv.
Vi kan definere det som et forventet regnskap i kommende periode. Et regnskap er vi pliktig å føre avhengig av type selskap og størrelse på omsetning, etter gjeldende regler. Derimot er du ikke pliktig til å sette opp budsjett. Likevel gir definisjonen en indikasjon på hvor viktig budsjett faktisk er.
Hvilke typer budsjetter finnes?
Det finnes egentlig bare én type budsjett, som beskrevet i definisjonen over. Men vi snakker også om en prognose, eller forecast, som vi skal se litt nærmere på. Det representerer det samme; en fremtidig oppstilling av kostnader og inntekter. Men der vi ofte bruker begrepet budsjett, mener vi en oppstilling for en lengre periode, gjerne et år. Når det gjelder forecast og prognose, er dette begreper vi gjerne bruker om en kortere og nærere periode (som for eksempel neste måned eller neste kvartal).
Webinar | Budsjett – hvordan vi planlegger for fremtiden
Hvordan bygge opp budsjettet?
Det er mange måter å bygge opp budsjettet på:
- Budsjett på historiske tall med endringer basert på ulik input.
- Top down-budsjett, hvor vi setter rammene på toppnivå og jobber oss nedover. Her er utgangspunktet en ønsket situasjon om hvordan ting bør se ut. Vi starter med summeringen.
- Bottom up-budsjett hvor vi starter i bunnen av bassenget og jobber oss oppover mot overflaten. Alt summeres på slutten.
- En alternativ metode er mer passiv, nemlig å bruke fjorårets tall som budsjett for årets regnskap. Med eller uten en lik prosentvis endring på hele linjen.
Hva budsjettet skal brukes til, bestemmer i stor grad hvilken metode som er å foretrekke. Et kostnadsbilde kan jobbes bedre med ved bruk av historiske tall. Er utgangspunktet inntektssiden, altså topplinje, er det mer hensiktsmessig å se på hva vi kan hente ut fra markedet – gitt markedssituasjonen, og ikke historien.
Ønsker du hjelp til å sette opp bedriftsbudsjett? Vi hjelper deg gjerne!
Hva skal budsjettet brukes til?
Kort fortalt skal budsjettet danne grunnlag for forståelse. Et godt budsjett gjør det enklere for organisasjonen å sette tydelige mål. Hvis bedriften er i et raskt skiftende marked, kan det være smart å operere med løpende prognoser eller forecast. Alternativt kan du bruke reviderte budsjetter gjennom perioden for å fange opp endringer og endre målene underveis. Er selskapet påvirket av «disruptive business», kan budsjettet brukes for å synliggjøre en ramme for dramatiske endringer i driften.
Hvilke alternativer finnes?
Det finnes andre alternativer til å bruke budsjett. Én metode er å bruke prognose og endre denne fortløpende fra måned til måned. Fordelen er at organisasjonen ikke er låst til et fastsatt budsjett. Et budsjett kan låse eller legge bånd på organisasjonen i én retning, med mindre du reviderer budsjettet underveis, noe de fleste gjør. Selv om du er i et marked med fundamentale endringer, ekstrem vekst eller nedgang, kan budsjett være en måte å få orden i galskapen på og tvinge deg til å sette opp ulike scenarioer. Budsjettarbeidet blir da et verktøy til å få overblikk over økonomien.
Hva bør du velge?
Vi anbefaler en tilnærming med utgangspunkt i følgende nivåer og metoder:
- Ledelsen starter på topp og definerer hva topplinjene skal være og hva kostnadsbildet bør være, gitt topplinjen. Dette setter de øvre rammene og målet.
- Salg kan ta utgangspunkt i markedet og egen portefølje og jobbe seg oppover. Det vi kaller en «bottom-up»-tilnærming som nevnt over. Denne metoden gir en detaljert tilnærming på inntektsiden.
- Økonomi kan ta for seg historiske tall på kostnadssiden og jobbe seg oppover. Det vil si: hva var kostnadssiden og hva vil kjente endringer gjøre med kostnadsbildet for neste år?
Det mest åpenbare er å forstå den perioden vi går inn i. Her er alle bransjer ulike. Noen er mer forutsigbare enn andre og noen påvirkes mer av eksterne hendelser enn andre. Men det er ett fellestrekk: Uforutsette ting vil alltid oppstå! Nettopp derfor er det så viktig å rydde litt i fremtiden.
Store svingninger og uforutsigbarhet?
Det kan løses gjennom å jobbe med reviderte budsjetter. Alternativt kan det settes opp en modell som tar for seg svingninger og som tar høyde for flest mulige uforutsette hendelser. En annen metode er å bruke et budsjett i bunnen, men styre etter prognoser/forecast. Vi har også mange selskaper som jobber i bransjer med små svingninger og dermed ikke påvirkes av endringer på makronivå. Da kan det være hensiktsmessig å bruke fjoråret, pluss en prosentendring, som neste års budsjett.
Videre bruker vi budsjettet til mer praktiske ting, men som like fullt er svært viktige: Å sørge for at dere har penger på konto når regninger kommer. Og å kunne oppdage, vurdere og sette inn tiltak ved større avvik og dokumentasjon overfor banker, investorer og andre forbindelser.
5 steg til et godt budsjett
Et budsjett kan være gjenstand for store diskusjoner, nettopp fordi vi diskuterer fremtiden. Og et budsjett påvirker driften i stor grad, da det er et av de viktigste styringsverktøyene vi har.
- Bruk både bottom up, top-down og historiske tall
- Sørg for å ha et godt økonomisystem, slik at alle sitter med de samme tallene
- Bruk en velprøvd budsjettmodell, slik at alle ser på de samme tallene. En som tar hensyn til endringer, markedssituasjonen og ulike sesongsvingninger
- Åpne opp for reviderte budsjett og/eller prognoser for å fange opp endringer underveis
- Budsjettprosessen i seg selv gir en solid, historisk oversikt over egen drift. Den gir dessuten et klarere bilde av fremtiden opp imot de strategier og visjoner selskapet har. Så for å takle interessekonfliktene er det viktig med en åpen og faktabasert prosess. Da skapes det en felles forståelse
Har du kontroll på konkurrenter og trender?
Vi anbefaler alle kunder å ta en fot i bakken i budsjettarbeidet. Kast et blikk over til konkurrentene dine og studer hvordan markedet har utviklet seg.
Bruk budsjettprosessen til å utfordre salgssjefen:
- Leverer vi riktige produkter?
- Har vi riktige kunder?
- Leverer vi til riktig del av landet?
- Er dagens portefølje bærekraftig frem i tid?
Bruk budsjettprosessen til å utfordre produksjonssjefen:
- Vet vi hva det faktisk koster å produsere hvert produkt?
- Vil kalkylen endre seg hvis vi kan strukturere og endre prosessen?
- Kunne vi tradet hele eller deler av sortimentet?
Du som bedriftsleder har mange ting å tenke igjennom når fremtidens drift planlegges. Kanskje er det smart å ta med en erfaren rådgiver fra Azets for å sikre en god, strategisk og fremtidsrettet prosess?
Tenk på alt dere kan få ut av å bli bedre kjent med bedriften!
