Budsjetteringens rolle har endret seg gjennom årene. Konseptet "Beyond budgeting" har lagt mer vekt på prognoser, men siden tankesettet med aktiv prognose ikke fullt ut har tatt over, viser det oss at budsjettering fortsatt er nødvendig. Ved å kombinere budsjettering og prognoser, kan du legge et sterkt grunnlag for din bedrift. Men hvordan kan du fullt utnytte alt budsjettering har å tilby? I denne artikkelen utforsker vi noen punkter som vil hjelpe deg på veien.
I mange bedrifter gjøres budsjetteringsprosessen én gang før nytt regnskapsår starter. I løpet av året er det vanlig å måle mot dette budsjettet og mot fjoråret. Men er det godt nok i en verden som endrer seg i et stadig raskere tempo?
Slik gjør du budsjetteringen til et mer effektivt styringsverktøy
1. Planlegg
En bedrift skal levere på oppsatte mål og på vekst. Vekst bidrar til utviklingen av selskapet og gir større handlingsrom til videre vekst, og til å møte nedgangstider og kriser.
Ved å holde god orden på regnskap og planlegge utgifter, ligger du alltid ett skritt foran. Budsjettering gir deg oversikten du trenger, slik at du kan legge en slagplan for din bedrift. Uventede utgifter skjer stadig vekk, og da er det viktig å være forberedt. Om du har gode budsjetteringsvaner, møter du utfordringer sterkere.
2. Bruk ressursene du har
Perioden vi går inn i kan bli mer forutsigbar dersom vi setter inn tiltak så tidlig som mulig basert på tallene vi har foran oss. Dette er et kraftig styringsverktøy. Det gir en tydelig målstyring som er realistisk, oppnåelig, og som vi kan strekke oss etter. Det gjør det lettere å kommunisere internt i bedriften og å etablere en felles forståelse av hva som kreves av oss.
Budsjettering er nyttig for alle typer bedrifter, men store bedrifter har ikke de samme behovene som mindre bedrifter. Større omsetning gir mer behov for avansert budsjettering, for flere avdelinger og med flere ansatte. For en liten bedrift er prosessen den samme, men i mindre skala. Ta i bruk det som er nyttig for akkurat din bedrift og for de varer eller tjenester du selger. Det er vanlig å konsultere med de som leverer budsjetteringstjenestene, slik at du kan få gode råd fra eksperter basert på behovene til din bedrift.
3. Kommuniser!
For å levere på vekst, må vi legge listen høyt. Utfordringer kan oppstå dersom etterspørselen er langt over det vi har budsjettert for. Klarer vi da å sette listen enda høyere for å levere på mulighetene som dukker opp? Det kan også oppstå utfordringer ved kraftig fall i etterspørselen, hvor budsjettet blir urealistisk. Dette kan demotivere, og gi holdninger som «vi klarer ikke å nå budsjettet uansett», noe som igjen kan føre til at vi underpresterer. Dette er særlig en problemstilling i bransjer med store og uforutsette svingninger.
Det viktigste når problemer dukker opp er at teamet kan kommunisere godt seg imellom, at en plan kan bli lagt, og klare oppgaver gitt til alle i teamet slik at problemet blir løst. God budsjettering er å legge til rette for at ting kan gå galt. Med slike tilstander vi har hatt de siste par årene er det blitt vanskeligere å se for seg hvordan utviklingen kan gå. Å ha noe å falle tilbake på, og å vite hva som skal til om det verste skjer, oppnås ved å kommunisere grundig med teamet, og vite at dere kan stole på hverandres kunnskaper.
4. Følg og reager (ved avvik)
Vi har budsjetteringsverktøy som lar oss styre ytelsen til selskapet, i tilfelle de ulike situasjonene som er beskrevet ovenfor, oppstår. En mulighet er å bruke et revidert budsjett, enten ved en brå endring i situasjonen eller at revidert budsjett brukes systematisk ved å følge kvartal, termin eller måned. På denne måten kan det måles opp mot det opprinnelige budsjettet, fjoråret, og revidert budsjett.
5. Fortsett å se fremover
Et annet alternativ er å bruke prognoser. Da holder vi budsjettet, men bruker i tillegg automatiserte prognoser som kontinuerlig gjør arbeidet i bakgrunnen. Basert på prognosene får vi et klarere bilde av perioden foran oss og kan iverksette tiltak raskere. Kombinasjonen gir deg bedre forutsetninger til å planlegge fremover, for så å ta de valgene som best passer deg og din bedrift.
6. Ta i bruk ny teknologi og kunstig intelligens
I budsjettprosessen må det inn mye informasjon og data for å kunne forutse fremtiden best mulig. KI kan analysere store mengder data raskere og mer nøyaktig enn mennesker, og kan dermed bidra til å identifisere trender, bedre forutsi fremtidige behov og dermed være et hjelpemiddel i å styre investeringene. Ved å implementere KI i budsjettprosessen kan du øke effektiviteten, redusere feilmarginen og få verdifull innsikt som kan hjelpe deg med å ta mer informerte beslutninger.
Azets leverer både enkle budsjettverktøy til deg som klarer deg fint med kun ett budsjett gjennom året, og mer avanserte funksjoner gjennom budsjettverktøyet Navita. Programmet lar deg jobbe med reviderte budsjetter og flere versjoner av prognoser.
Azets kan hjelpe deg!
Bruk mindre tid på å lage rapporter, og mer tid på analyser. Azets Navita gir deg budsjettering og prognoser i et fleksibel skybasert program. Les mer om Navita og hvordan Azets kan hjelpe deg med budsjettering og prognoser. Vil du vite mer, eller har du spørsmål knyttet til budsjettering? Ta kontakt for en uforpliktende prat.
