Sykepenger, sykemelding og egenmelding - hvilke regler gjelder i dag?

Lønn & HR | 20/05/2020

av Siri Øyen Brekke

 

Arbeidsgivere og ledere jobber nå knallhardt i en krevende situasjon med svært mange lovendringer og mange spørsmål fra ansatte. Utfordringer knyttet til sykepenger, sykmeldinger og egenmeldinger har nok berørt de fleste bedrifter. Hvilke rettigheter har mine ansatte? Hva gjør vi med fraværet som var før alle lovendringene kom? Hva må vi ha på plass for å få refusjon av NAV? Hvordan skal vi håndtere de ansatte som er i karantene? Utfordringene er mange og det er viktig at du som arbeidsgiver kjenner til hvordan det nye regelverket slår inn. Azets bistår gjerne i spørsmål rundt dette.

En hovedregel som er grei å forholde seg til er at ansatte kun har rett på en ytelse om gangen. Enten omsorgspenger, sykepenger eller dagpenger. En kombinasjon av ytelser kan derimot inntreffe når man er delvis syk eller delvis permittert, og her er det ofte lurt å søke hjelp når man skal beregne hva arbeidsgiver plikter å betale i hvert tilfelle. 

Rett til sykepenger opptjenes

Gjennom å være medlem i folketrygden og å være i arbeid opptjener ansatte rett til å motta sykepenger fra NAV. Før sykefraværet må arbeidstaker ha vært i arbeid i minst fire uker. For at du som arbeidsgiver skal utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden (16 første kalenderdager) må arbeidstaker i tillegg ha vært ansatt hos deg i disse fire ukene. 

Har arbeidstaker byttet arbeidsgiver og blir syk i løpet av de første fire ukene, vil NAV utbetale sykepenger direkte til ansatt fra dag 1, såfremt han/hun har vært i arbeid minst fire uker før sykefraværet starter. 

Rett til å bruke egenmelding opptjenes

Også her må ansatt opptjene rett til å kunne bruke egenmelding. En nyansatt må ha arbeidet i minst to måneder før han/hun kan benytte egenmeldinger. Dette gjelder også når arbeidstaker går fra en arbeidsgiver til ny arbeidsgiver uten “opphold” mellom.

Antall egenmeldingsdager ved egen sykdom kan variere fra bedrift til bedrift. Folketrygdloven § 8-24 beskriver at egenmelding kan brukes for opptil 3 kalenderdager per gang, begrenset til max 4 ganger i løpet av en rullerende 12 måneders periode. Flere bedrifter følger det vi ofte refererer til som “IA-løpet”, med totalt 24 egenmeldingsdager hvor hvert enkelt egenmeldingstilfelle er begrenset til 8 egenmeldingsdager. 

Samtidig åpner loven for at arbeidsgiver kan akseptere utvidet bruk av egenmelding så lenge dette skjer i arbeidsgiverperioden. Egenmelding utover arbeidsgiverperioden er derimot ikke tillatt. 

Korona-relatert fravær

Når vi snakker om sykemeldinger og egenmeldinger er det viktig å skille mellom «vanlig fravær» og korona-relatert fravær. Får man en skade eller blir syk av noe som ikke er relatert til korona vil ordinære regler for sykefravær gjelde. 

Sitter man i karantene eller har blitt syk/mistenker man har blitt syk av det man tror er korona, vil egne regler tre i kraft:

  • Arbeidsgiverperioden er 3 dager. Dette betyr at det er NAV som dekker sykepengene fra dag 4. Arbeidsgiver skal likevel forskuttere sykepenger for de første 16 dagene og søke NAV om refusjon.
  • Ansatte som har vært i arbeid i minimum 4 uker kan bruke egenmelding de første 16 dagene av fraværet. Fra dag 17 må det foreligge sykemelding.
  • Ansatt må levere en egenerklæring på at sykefravær er korona-relatert til arbeidsgiver. Dette kan for eksempel gjøres ved at den ansatte krysser av et alternativ eller legger til en kommentar på egenmeldingsskjema.

Nye regler gjelder fra 16. mars 2020. Alt nytt fravær behandles etter reglene over. Merk at påbegynt fravær før 16. mars vil gå over til å gjelde samme regler som over. Det betyr at hvis en ansatt er på dag 10 i arbeidsgiverperioden den 16. mars, vil NAV dekke arbeidsgiverperioden fra dag 10 til 16. mars. Korona-relatert fravær avsluttet før 16. mars skal håndteres etter ordinære regler.

Ansatte i karantene

Ansatte som av forskjellige årsaker blir satt i smittevernkarantene som følge av korona-situasjonen, har rett til å bruke egenmelding i arbeidsgiverperioden på lik linje som om de selv hadde vært syke. Den ansatte må da levere egenmelding på at fraværet er korona-relatert for at arbeidsgiver skal få refundert sykepenger fra dag 4. Husk at det må fremkomme av egenmeldingen at fraværet er korona-relatert for at arbeidsgiver skal kunne søke om refusjon. 

14. mai kom det en endring som sier at karanteneperioden går fra 14 til 10 dager med tilbakevirkende kraft. Det betyr at ansatte som satt i karantene den 14. mai og som allerede hadde passert 10 dager i karantene, kunne avslutte før 14 dager var nådd. Karantene gjelder stort sett dem som har vært i utlandet eller har vært i kontakt med noen som er syke av korona. 

Sykepenger ved selvpåført karantene

Arbeids- og sosialdepartementet fastsatte 17. april ny forskrift hvor arbeidstakere som bryter nasjonale myndigheters reiseråd og som får karanteneplikt ved hjemkomst til Norge, kan nektes sykepenger.

Fram til 17. april har personer som pålegges karantene etter opphold i utlandet hatt rett til sykepenger. I påsken kom det fram eksempler på at folk med viten og vilje hadde trosset reiseråd fra Utenriksdepartementet og Folkehelseinstituttet og dermed pådratt seg karantene ved hjemkomst til Norge. Arbeidsgiver vil derfor ikke etter 17. april kunne søke refusjon for en selvpåført karantene og trenger heller ikke utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Ansatte som blir permittert mens de er syke

Arbeidsgiver kan også under sykefravær velge å permittere sykemeldte ansatte. Forutsetningen for å permittere må selvsagt være til stede. Varslingsperioden kan løpe samtidig med en sykemelding, men permitteringsperioden (fra og med lønnspliktdagene til arbeidsgiver og videre i permitteringsløpet) kan ikke starte før den ansatte er friskmeldt. Lønnspliktperioden skal derfor ikke utbetales av arbeidsgiver før ansatt er friskmeldt. 

Ansatte som under permitteringen blir sykemeldt skal forholde seg til NAV fullt og helt. Dagpengene stopper opp da retten til dette opphører midlertidig og i perioden man er sykemeldt vil ansatt motta sykepenger fra NAV, under forutsetning at retten til dette foreligger. 

Tillitsbasert regelverk

Nye regler for korona-relatert fravær er midlertidige og er basert på tillit til både arbeidstakere og arbeidsgivere. Ofte krever det dialog mellom arbeidstaker og leder slik at man sammen kan vurdere tiltak. Det finnes situasjoner hvor det er vanskelig å vurdere om karantene er nødvendig. Frem til i begynnelsen av mai var det svært få med symptomer som ble testet for korona, noe som har gjort at man ofte sammen har blitt enige om man skal innføre karantene eller ikke. Husk likevel at reglene rundt bruk av egenmelding i arbeidsgiverperioden er en oppfordring fra myndighetene, men ikke et krav. Hvis man som arbeidsgiver opplever tvil om rettmessigheten til et sykefravær kan man kreve sykemelding i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver har også rett til å bestride en sykmelding av samme årsak.

Hva må arbeidsgiver gjøre for å få refusjon fra NAV?

For å få refusjon av sykepenger fra NAV må man sende inntektsmelding til NAV. Normalt kan arbeidsgiver kreve refusjon for fravær opp til 3 måneder tilbake i tid. På grunn av korona er fristen midlertidig endret til 9 måneder. Det er svært viktig med gode rutiner for oppfølging av fravær og refusjoner. Inntektsmelding må være riktig og man må søke for hver enkelt ytelse. Dette kan for eksempel være  sykepenger, omsorgspenger, foreldrepenger, svangerskapspenger eller refusjon av sykepenger i arbeidsgiverperioden for kronisk syke eller gravide. Inntektsmelding må sendes NAV, refusjonsbeløp må bokføres og man må avstemme regnskapet for å kontrollere at refusjon er korrekt og komplett. Det er viktig å være klar over at refusjoner kan stoppe opp hos NAV, ofte på grunn av manglende dokumentasjon. Da må man være tidlig ute for å avdekke mangler slik at man unngår avslag på refusjon grunnet 9 (3) måneders regelen.

 

Azets kan hjelpe deg!

Har du ikke gode rutiner for registrering og oppfølging av fravær kan man potensielt tape store beløp som arbeidsgiver. Azets kan levere gode systemer for registrering og oppfølging av refusjoner. Vi kan håndtere hele prosessen fra søknad om refusjon til avstemming og oppfølging av avvikssaker. Vi kan også bistå med innføring av gode rutiner i din bedrift eller svare på spørsmål knyttet til sykepenger, sykmelding eller egenmelding. Vi i Azets har ledende kompetanse innenfor HR og lønn, og står klare til å hjelpe deg. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Om Siri Øyen Brekke

Siri Øyen Brekke jobber som rådgiver på Azets' kontor i Stavanger. Siri har jobbet innen HR de siste 9 årene og bistår kunder med spørsmål relatert til lønn og HR.