Alt du trenger å vite om sykefravær

Lønn & HR | 07/08/2020

av Marie Rosenvinge Lien

 

Sykefraværet i Norge er høyt sammenlignet med andre land. Undersøkelser viser at det er dekning for å påstå at Norge har verdens høyeste sykefravær! Tall fra SSB viser at 5,9 % av arbeidsstokken er sykemeldt til enhver tid, eller vinklet på en annen måte, at 130 000 nordmenn er sykemeldt hver dag.

Spar penger ved å redusere sykefraværet

Det er ingen tvil om at sykefravær er kostbart og krevende for deg som arbeidsgiver. Det å ha ansatte som er sykemeldt medfører en rekke pålagte oppgaver som både er tidkrevende, men også vanskelig fordi sakene kan være utfordrende og personlige. Som arbeidsgiver har du mye å spare på å drive en god og effektiv sykefraværsoppfølging, men du bør også jobbe forebyggende og forstå hvordan din rolle som leder kan være med å redusere sykefraværet.

Arbeider du med å redusere sykefraværet i din bedrift? Har du klart for deg hvilke tiltak som fungerer?

Her får du en kort innføring i reglene jeg mener du må kunne, og som vil spare deg for tid og penger. I tillegg får du noen konkrete råd til lederatferd, og hvordan du bør jobbe forebyggende med sykefravær for å skape trivsel og en sunn fraværskultur på din arbeidsplass.

Er du en leder uten formell lederutdanning?

I Norge er det vanlig at ledere er dyktige fagpersoner som trenger tid til å trene seg til å bli en god leder. Ulike kvaliteter og egnethet har du allerede med deg inn i rollen, men mange oppgaver og områder må også læres på veien. Sykefravær og sykeoppfølging er krevende, og en av forutsetningene for å kunne redusere sykefraværet på arbeidsplassen din er at du kjenner reglene, og at forholder deg riktig til regelverket.

Les også: Sykepenger, sykemelding og egenmelding – hvilke regler gjelder i dag?

Når har den ansatte krav på sykepenger?

Er det nok at den ansatte forteller at de er syk? Det er det bestemt ikke. For at ansatte skal ha rett til sykepenger så må først noen grunnleggende vilkår være oppfylt. Først og fremst må den ansatte være arbeidsufør, det vil si ute av stand til å jobbe. Denne arbeidsuførheten må skyldes sykdom eller skade, og da gjelder det kun egen sykdom eller skade.

Du har krav på sykepenger når du er skadet eller syk som fører til arbeidsuførhet og arbeidsgiver ikke kan tilrettelegge

Den ansatte vil altså ikke ha krav på sykepenger bare fordi personen ikke kan møte på jobb, eller føler at de ikke er i stand til å jobbe. Typiske eksempler på dette kan være ved sosiale problemer, konflikter, vanskelige livssituasjoner etc. I slike situasjoner så må faktisk andre ytelser vurderes. Som pleie og omsorgspenger, velferdspermisjoner, eller i en rekke tilfeller ferie, permisjon uten lønn, eller at fraværet faktisk må dekkes selv.

Det er her din jobb som leder og din oppfølging av den ansatte er spesielt viktig! Som arbeidsgiver har du ikke rett til å kjenne diagnosen bak en sykemelding, men ved  god ledelse og tett oppfølging vil du ha bedre forutsetninger for å kunne vurdere situasjonen og eventuelt hvilke ytelser som er riktige i den bestemte situasjonen. Du som arbeidsgiver har en plikt til å informere NAV om forhold/tilfeller hvor retten til sykepenger må vurderes.

Husk at det ikke er legen eller du som arbeidsgiver som avgjør retten til sykepenger, det er det NAV som gjør. Sykemelding er kun en sakkyndig uttalelse, altså en anbefaling fra en lege. Med andre ord gir ikke en sykemelding automatisk rett til sykepenger. For å ha rett til sykepenger må du være syk og det må være umulig å tilrettelegge arbeidet.

Kan jeg bestride en sykemelding? 

Ja, og det bør du også gjøre i noen tilfeller. Du må alltid vurdere den informasjonen du har tilgjengelig og har du en mistanke om at det ikke foreligger grunnlag for sykepenger, så be NAV avgjøre. Ikke for å vise mistro til den ansatte, men for å kunne veilede og eventuelt finne andre løsninger og/eller ytelser. 

Er du i tvil om det er grunnlag for sykepenger kan du ta en diskusjon med våre rådgivere som kan sparre med deg og veilede deg i prosessen for hvordan du da bør gå frem.

Forutsetninger for sykepenger

For å ha krav på sykepenger er det også en forutsetning at den ansatte er medlem av folketrygden og har en tilknytning til arbeidslivet. Den ansatte må ha vært i arbeid i minst 4 uker sammenhengende før sykemelding for å ha krav på sykepenger. Dagpenger, pleiepenger, foreldrepenger etc., likestilles med arbeid i denne sammenheng.

Når en ansatt avbryter arbeidet i mer enn 14 dager har en ikke lenger krav på sykepenger som arbeidstaker. Et eksempel på slike situasjoner er ved ulønnet permisjon.

Dekker du alltid arbeidsgiverperioden?

Som hovedregel har du en plikt til å betale sykepenger til arbeidstaker de første 16 kalenderdagene av et sykefravær. Dette er omtalt som arbeidsgiverperioden. Har du ansatte som påfører deg en ekstra stor kostnad ved mye fravær? Betaler du alltid arbeidsgiverperioden, uansett sykdom?

Dersom en arbeidstaker har en langvarig eller kronisk sykdom som medfører stor risiko for sykefravær kan og bør du søke om at NAV dekker arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for ansatte som har en spesiell sykdom som medfører risiko for gjentatte sykefravær i en begrenset periode. F.eks. i påvente av en operasjon, en gravid arbeidstaker, men også i situasjoner hvor den ansatte har unormal hyppig bruk av egenmeldinger. Er du i tvil, søk NAV om å slippe arbeidsgiverperioden. 

Min opplevelse er at flere arbeidsgivere ikke kjenner til når og hvordan de kan søke eller hva det innebærer å få innvilget en slik søknad. Innvilger NAV søknaden, kan du som arbeidsgiver kreve å få sykepengene refundert for alt sykdomsfravær uansett diagnose. Har du et par slike ansatte i din bedrift vil et slikt vedtak kunne redusere lønnskostnadene dine betraktelig.

Corona-relatert sykefravær?

Coronapandemien medførte midlertidige endringer i regelverket, og har på mange måter gjort det ekstra krevende å holde kontroll på gjeldende regler. Her får du en kort gjennomgang av reglene rundt corona-relatert sykefravær i tillegg til arbeidsgiverperiode, egenmelding og omsorgsdager for sykt barn.

Driver du effektiv sykefraværsoppfølging?

God og effektiv sykefraværsoppfølging starter først og fremst med at du har god oversikt, struktur og rutiner i ditt sykefraværsarbeid. Mange bedrifter i dag, både store og små benytter seg av digitale verktøy som hjelper dem med å holde oversikt. Dette profesjonaliserer oppfølgingen din, og sikrer at den ansatte får den oppfølgingen de har krav på. 

Les mer: Slik digitaliserer du HR-oppgavene

Jeg anbefaler at du i tillegg lager bedriftsinterne regler for når du skal ringe den ansatte som er syk og hvilke spørsmål du ønsker å stille i en slik samtale. 

Kjenner du til hvilke spørsmål du bør og kan stille når den ansatte ringer inn syk? 

Det er for eksempel ingenting i veien for å spørre om restarbeidsevne og når den ansatte ser for seg å være tilbake på arbeid. Det skader heller ikke å legge noe av ansvaret over på den ansatte, så avtal gjerne at den ansatte tar kontakt når de f.eks. har vært hos legen eller på behandling. Jevnlig kontakt er viktig og målet bør alltid være å få den ansatte snarest mulig tilbake i arbeid.

Når snakket du sist om sykefravær med dine ansatte?

I løpet av et arbeidsliv vil dine ansatte oppleve at situasjoner i livet gjør det vanskelig eller umulig å møte på jobb. Kjenner de da til hva de må gjøre i slike tilfeller? De fleste er nok enige om at de må fremskaffe dokumentasjon i form av egenmelding eller sykemelding, spesielt dersom de er syke eller har fått en anbefaling hos legen. Men hva med de tilfellene hvor en ansatt av ulike årsaker bare ikke kan eller orker å stille på jobb? Kjenner de til hvilke løsninger som kan benyttes? Reglene for sykepenger, eller hvordan sykeoppfølgingen vil være i forbindelse med fraværet fra arbeid?

Snakker du med dine ansatte om sykefraværet i bedriften din? Snakker du om reglene for sykefravær og forventningene du som leder har til dine ansatte?

Tør å sette sykefravær på agendaen på dine personalmøter, avdelingsmøter eller tilsvarende. Sykefravær er ofte noe som snakkes om kun på ledelsesnivå, og i form av mål for fraværsandel eller tiltak for å redusere allerede høyt sykefravær. Hva om du jobber enda mer forebyggende og tar opp temaet ned i organisasjonen? Min anbefaling er derfor å snakke om sykefravær, gi de ansatte opplæring om reglene, informer de ansatte om interne rutiner for oppfølging, og ikke minst snakk om arbeidsgivers plikter og den ansattes medvirkningsplikt. Slik kan du unngå mulig misbruk av ordninger som skyldes mangel på kunnskap. Du kan også forklare forventningene til at de ansatte også har en medvirkningsplikt og at dere sammen skal finne en god løsning til at de kan komme tilbake i arbeid.

Gratis webinar: Slik snakker du med ansatte om sykefravær

Er du en god leder – også i de ubehagelige sakene?

En vanskelig og utfordrende oppgave er å tørre å snakke med de ansatte om ubehagelige saker. Du vil som leder møte ansatte som opplever vanskelige livssituasjoner, eller hvor forhold på arbeidsplassen gjør det vanskelig for den ansatte å komme på jobb. I situasjoner hvor du kjenner til slike forhold, så mener jeg at du har feilet som leder om du mottar en sykemelding og tenker at «denne har jeg ventet på». For hva gjorde du i forkant av denne situasjonen? Her er det viktig at du er føre var, at du viser omsorg, veileder og tar initiativ til å stille spørsmål rundt hva du som arbeidsgiver kan gjøre.

Ukultur rundt sykefravær

Du har kanskje i en eller annen sammenheng hørt uttalelsen «jeg tar meg en tredagers» eller hva med «da sykemelder jeg meg». Du opplever kanskje også at ansatte spør om hvor mange egenmeldinger de har igjen? Slike uttalelser eller spørsmål mener jeg må skyldes manglende kunnskap om regelverket eller direkte misbruk av systemet. 

Hva gjør du i så tilfelle med en slik ukultur? Først og fremst må du tørre å ta situasjonen når den oppstår. Dersom den ansatte bruker et slikt utsagn må du være tydelig og ta tak i dette. Hva med å stille spørsmål i retur. Hva tror du jeg tenker om at du sier dette? Det er viktig at du ikke lar en slik situasjon og mulighet gå fra deg, når du da har muligheten til å sette føringene for hvilken fraværskultur du ønsker å ha, og hva som er greit og ikke greit.

Hvordan redusere sykefraværet?

Du som leder kan bidra til å redusere sykefraværet vesentlig. Gjennom målrettet arbeid skaper du grobunn for et godt arbeidsmiljø. 

Hva er det som gjør at dine ansatte velger å gå på jobb om morgenen? Hva er det som gjør at ansatt X velger å dra på jobb med litt vondt i hodet fremfor å tilbringe dagen hjemme? 

Et godt arbeidsmiljø kommer ikke av seg selv og må dyrkes frem. Alle ansatte er ansvarlige for å skape trivsel og et godt miljø. Din rolle som leder er at du må være en god rollemodell og en positiv bidragsyter for å dyrke dette miljøet. De ansatte gjør som du gjør og ikke som du sier. Du må skape en åpenhetskultur med tydelig kommunikasjon og dialog, også rundt sykefravær! Ved å drive mestringsorientert ledelse skaper du gode grunner til å møte på jobb og et mestringsklima som igjen er forbundet med lavere sykefravær.

Les mer: Slik reduserer du sykefrafæret

 

 Her er mine råd for å redusere sykefraværet i din bedrift:

  1. Du må kunne reglene for sykepenger og sykeoppfølging
  2. Du må tørre å ta tak 
  3. Du må skape trivsel og en god fraværskultur 
  4. Du må fokusere på kommunikasjon og stille krav til ønsket atferd
  5. Du må fokusere på nærværsårsakene, så vel som fraværsårsakene
  6. Du må drive mestringsorientert ledelse

 

Azets kan hjelpe deg

Vi har rådgivere med god kompetanse på lederutvikling og kulturbygging inkludert sykefravær og sykeoppfølging. Vi bistår deg gjerne med oppfølging av sykemeldte, og kan kartlegge og implementere tiltak ved høyt sykefravær eller bistå deg i arbeidet med å bygge en sunn fraværskultur.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er utdannet fra Handelshøyskolen i København og har en Master i Human Resource Management. Hun har lang og solid erfaring fra både operativt og strategisk HR arbeid, og har jobbet som HR-rådgiver de siste 9 årene. Marie har jobbet med HR fra A til Å, og har bl.a erfaring med rekruttering, forbedring og kvalitetssikring av HR prosesser og policyer, lederveiledning, lederstøtte og lederutvikling, nedbemanning og oppsigelser, sykeoppfølging, personalsaker konflikthåndtering, arbeidsrett og arbeidsmiljø.