Alt du trenger å vite om sykefravær

Lønn & HR | Oppdatert 23.01.2024

av Azets

Få ned sykefraværet med disse tipsene

Det er ingen tvil om at sykefravær er kostbart og krevende for deg som arbeidsgiver. Sykemeldte ansatte medfører en rekke pålagte oppgaver som både er tidkrevende, men også vanskelig fordi sakene kan være utfordrende og personlige. Som arbeidsgiver har du mye å spare på å drive en god og effektiv sykefraværsoppfølging, men du bør også jobbe forebyggende og forstå hvordan din rolle som leder kan være med å redusere sykefraværet.

Arbeider du med å redusere sykefraværet i din bedrift? Har du klart for deg hvilke tiltak som fungerer?

Her får du en kort innføring i reglene du må kunne, og som sparer deg for tid og penger. I tillegg får du noen konkrete råd til lederatferd, og hvordan du bør jobbe forebyggende med sykefravær for å skape trivsel og en sunn fraværskultur på din arbeidsplass.

Er du leder uten formell lederutdanning?

I Norge er det vanlig at ledere er dyktige fagpersoner og trenger trening for å bli en god leder. Ulike kvaliteter og egnethet har du allerede med deg inn i rollen, men mange oppgaver og områder må også læres på veien. Sykefravær og sykeoppfølging er krevende, og en av forutsetningene for å redusere sykefraværet på arbeidsplassen din er at du kjenner reglene, og at forholder deg riktig til regelverket.

Snakk gjerne med en rådgiver og få tips til hvordan du kan løse kritiske fraværssituasjoner.

Les også: Fem gode tips til hvordan du kan redusere sykefraværet i egen bedrift

Når har den ansatte krav på sykepenger?

Er det nok at den ansatte forteller at de er syk? Det er det bestemt ikke.
For at ansatte skal ha rett til sykepenger må først noen grunnleggende vilkår være oppfylt. Den ansatte må være arbeidsufør, det vil si ute av stand til å jobbe. Arbeidsuførheten må skyldes sykdom eller skade, og da gjelder det kun egen sykdom eller skade.

Du har krav på sykepenger når du er skadet eller syk som fører til arbeidsuførhet og arbeidsgiver ikke kan tilrettelegge

Den ansatte har altså ikke krav på sykepenger bare fordi personen ikke kan møte på jobb, eller føler at de ikke er i stand til å jobbe. Typiske eksempler på dette kan være ved sosiale problemer, konflikter, vanskelige livssituasjoner etc. I slike situasjoner må faktisk andre ytelser vurderes. Som pleie- og omsorgspenger, velferdspermisjoner, eller i en rekke tilfeller ferie, permisjon uten lønn, eller at fraværet må dekkes selv.

Som arbeidsgiver har du ikke rett til å kjenne diagnosen bak en sykemelding, men ved god ledelse og tett oppfølging har du bedre forutsetninger for å vurdere situasjonen og hvilke ytelser som er riktige i den bestemte situasjonen. Du som arbeidsgiver har plikt til å informere NAV om forhold/tilfeller hvor retten til sykepenger må vurderes.

Husk at det ikke er legen eller du som arbeidsgiver som avgjør retten til sykepenger, det er det NAV som gjør. Sykemelding er kun en sakkyndig uttalelse, altså en anbefaling fra en lege. Med andre ord gir ikke en sykemelding automatisk rett til sykepenger. For å ha rett til sykepenger må du være syk og det må være umulig å tilrettelegge arbeidet.

Tilretteleggingstiltak kan ifølge Arbeidstilsynet være:

  • Fysisk eller ergonomisk tilrettelegging
  • Endring av arbeidstid, tidskrav, tempo
  • Omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner
  • Omplassering til annet arbeid
  • Anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr
  • Endring/nye arbeidsoppgaver
  • Opplæring/omskolering

Kan jeg bestride en sykemelding? 

Ja, og det bør du også gjøre i noen tilfeller. Du må alltid vurdere den informasjonen du har tilgjengelig og har du en mistanke om at det ikke foreligger grunnlag for sykepenger, så be NAV avgjøre. Ikke for å vise mistro til den ansatte, men for å veilede og finne andre løsninger og/eller ytelser. 

Er du i tvil om det er grunnlag for sykepenger kan du ta en diskusjon med våre rådgivere som kan veilede deg i prosessen for hvordan du bør gå frem.

Forutsetninger for sykepenger

For å ha krav på sykepenger må den ansatte være medlem av folketrygden og ha en tilknytning til arbeidslivet. Ansatt må ha vært i arbeid i minst fire uker sammenhengende før sykemelding for å ha krav på sykepenger. Dagpenger, pleiepenger, foreldrepenger etc., likestilles med arbeid i denne sammenheng.

Når en ansatt avbryter arbeidet i mer enn 14 dager har en ikke lenger krav på sykepenger som arbeidstaker. Et eksempel på slike situasjoner er ved ulønnet permisjon.

Dekker du alltid arbeidsgiverperioden?

Som hovedregel har du en plikt til å betale sykepenger til arbeidstaker de første 16 kalenderdagene av et sykefravær. Dette omtales som arbeidsgiverperioden.

Har du ansatte som påfører deg en ekstra stor kostnad ved mye fravær? Betaler du alltid arbeidsgiverperioden, uansett sykdom?

Dersom en arbeidstaker har en langvarig eller kronisk sykdom som medfører stor risiko for sykefravær kan og bør du søke om at NAV dekker arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for ansatte som har en spesiell sykdom som medfører risiko for gjentatt sykefravær i en begrenset periode. F.eks. i påvente av en operasjon, en gravid arbeidstaker, men også i situasjoner hvor den ansatte har unormalt hyppig bruk av egenmeldinger. Er du i tvil, søk NAV om å slippe arbeidsgiverperioden. 

Min opplevelse er at flere arbeidsgivere ikke kjenner til når og hvordan de kan søke eller hva det innebærer å få dette innvilget. Innvilger NAV søknaden, kan du som arbeidsgiver kreve å få sykepengene refundert for alt sykdomsfravær uansett diagnose. Har du et par slike ansatte i din bedrift kan et slikt vedtak redusere lønnskostnadene dine betraktelig.

Driver du effektiv sykefraværsoppfølging?

God og effektiv sykefraværsoppfølging starter først og fremst med at du har oversikt, struktur og rutiner i ditt sykefraværsarbeid. Mange bedrifter i dag, benytter seg av digitale verktøy som hjelper dem med å holde oversikt. Dette profesjonaliserer oppfølgingen din, og sikrer at den ansatte får den oppfølgingen de har krav på. 

Les mer: Slik digitaliserer du HR-oppgavene

Vi anbefaler i tillegg bedriftsinterne regler for når du skal ringe den ansatte som er syk og hvilke spørsmål du ønsker å stille i en slik samtale. 

Kjenner du til hvilke spørsmål du bør og kan stille når den ansatte ringer inn syk? 

Det er for eksempel ingenting i veien for å spørre om restarbeidsevne og når den ansatte ser for seg å være tilbake på arbeid. Det skader heller ikke å legge noe av ansvaret over på den ansatte, så avtal gjerne at ansatt tar kontakt når den f.eks. har vært hos legen eller på behandling. Jevnlig kontakt er viktig og målet bør alltid være å få ansatt snarest mulig tilbake i arbeid.

Dine plikter som arbeidsgiver og leder ved sykefravær:

Det finnes flere lovfestede krav til hva du som arbeidsgiver må gjøre ved sykefravær hos dine ansatte. Kravene er satt opp med mål om å få den sykemeldte raskere tilbake i arbeid. Følgende punkter skal derfor være like mye til hjelp for deg, som de er plikter.

1. Du som arbeidsgiver har ansvar for forebygging og hindring av arbeidsrelatert sykdom  

Kort fortalt, å organisere arbeidet godt. Alle virksomheter må ha system og rutiner for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det skal også tilrettelegges for ansatte med ulike helseutfordringer, slik at de kan holde seg i arbeid.

2. Sett opp en oppfølgingsplan sammen med den sykemeldte så fort som mulig

Dere skal i samarbeid sette opp en oppfølgingsplan for hvordan vedkommende raskest mulig kan komme tilbake på jobb, og den skal være klart senest fire uker ut i sykemeldingsperioden.

3. Deretter er du pålagt å kalle inn den sykemeldte til et dialogmøte 

Det skal skje innen syv uker etter sykemeldingen. For at arbeidstakeren fortsatt skal ha rett til sykepenger etter åtte uker, må han eller hun forsøke seg på såkalt arbeidsrelatert aktivitet. NAV kan gi unntak fra regelen ved tungtveiende medisinske grunner eller hvis arbeidsgiver kan dokumentere at tilrettelegging ikke er mulig.

4. Senest etter 26 uker med sykemelding, vil NAV kalle inn til et dialogmøte 

Som arbeidsgiver er det ditt ansvar å sende inn en oppdatert oppfølgingsplan til NAV senest en uke før møtet. Målet med dialogmøtet, er at dere skal vurdere hvilke muligheter som finnes for enda bedre tilrettelegging på arbeidsplassen, og eventuelt hvilke andre alternativer som er aktuelle.

Maksimal tid for sykepenger er ett år. Det betyr at senest innen ett år, skal NAV ta en ny vurdering av saken.

5. Sett i gang konkrete tiltak som er realistiske for din ansatte å gjennomføre 

Tiltakene skal gjøre det mulig for ansatt å utføre oppgavene sine helt eller delvis, eller å prøve seg på andre arbeidsoppgaver.

Når snakket du sist om sykefravær med dine ansatte?

I løpet av et arbeidsliv vil dine ansatte oppleve at situasjoner i livet gjør det vanskelig eller umulig å møte på jobb. Kjenner de da til hva de må gjøre i slike tilfeller? De fleste er nok enige om at de må fremskaffe dokumentasjon i form av egenmelding eller sykemelding, spesielt dersom de er syke eller har fått en anbefaling hos legen. Men hva med de tilfellene hvor en ansatt av ulike årsaker bare ikke kan eller orker å stille på jobb? Kjenner de til hvilke løsninger som kan benyttes? Reglene for sykepenger, eller hvordan sykeoppfølgingen vil være i forbindelse med fraværet fra arbeid?

Snakker du med dine ansatte om sykefraværet i bedriften din? Snakker du om reglene for sykefravær og forventningene du som leder har til dine ansatte?

Tør å sette sykefravær på agendaen på dine personalmøter, avdelingsmøter eller tilsvarende. Sykefravær er ofte noe som snakkes om kun på ledelsesnivå, og i form av mål for fraværsandel eller tiltak for å redusere høyt sykefravær. Hva om du jobber enda mer forebyggende og tar opp temaet ned i organisasjonen? Snakk om sykefravær, gi de ansatte opplæring om reglene, informer dem om interne rutiner for oppfølging, og ikke minst snakk om arbeidsgivers plikter og den ansattes medvirkningsplikt. Slik kan du unngå mulig misbruk av ordninger som skyldes mangel på kunnskap. Du kan også forklare forventningene til at de ansatte også har en medvirkningsplikt og at dere sammen skal finne en god løsning til at de kan komme tilbake i arbeid.

Er du en god leder – også i de ubehagelige sakene?

En utfordrende oppgave er å tørre å snakke med ansatte om ubehagelige saker. Som leder møter du ansatte som opplever vanskelige livssituasjoner, eller at det er forhold på arbeidsplassen gjør det vanskelig for ansatt å komme på jobb. I situasjoner hvor du kjenner til slike forhold, i forkant av en sykemelding, bør du still deg spørsmålet "hva gjorde jeg i forkant av denne situasjonen?" I slike situasjoner må du være føre var, vise omsorg, veilede og ta initiativ til å stille spørsmål rundt hva du som arbeidsgiver kan gjøre.

Ukultur rundt sykefravær

Du har kanskje i en eller annen sammenheng hørt uttalelsen «jeg tar meg en tredagers» eller hva med «da sykemelder jeg meg». Slike uttalelser må skyldes manglende kunnskap om regelverket eller direkte misbruk av systemet. 

Hva gjør du med en slik ukultur? Først og fremst må du tørre å ta situasjonen når den oppstår. Dersom den ansatte bruker et slikt utsagn må du være tydelig og ta tak i dette. Hva med å stille spørsmål i retur. Hva tror du jeg tenker om at du sier dette? Det er viktig at du ikke lar en slik situasjon og mulighet gå fra deg, når du kan sette føringer for hvilken fraværskultur du ønsker å ha, og hva som er greit og ikke greit.

Hvordan redusere sykefraværet?

Du som leder kan bidra til å redusere sykefraværet vesentlig. Gjennom målrettet arbeid skaper du grobunn for et godt arbeidsmiljø. 

Hva er det som gjør at dine ansatte velger å gå på jobb om morgenen? Hva er det som gjør at en ansatt velger å dra på jobb med litt vondt i hodet fremfor å tilbringe dagen hjemme? 

Et godt arbeidsmiljø kommer ikke av seg selv og må dyrkes frem.
Alle ansatte er ansvarlige for å skape trivsel og et godt miljø. Som leder må du være en god rollemodell og en positiv bidragsyter for å dyrke dette miljøet. De ansatte gjør som du gjør og ikke som du sier. Du må skape en åpenhetskultur med tydelig kommunikasjon og dialog, også rundt sykefravær! Ved å drive mestringsorientert ledelse skaper du gode grunner til å møte på jobb og et mestringsklima som igjen er forbundet med lavere sykefravær.

 

 6 råd for å redusere sykefraværet i din bedrift:

  1. Du må kunne reglene for sykepenger og sykeoppfølging
  2. Du må tørre å ta tak 
  3. Du må skape trivsel og en god fraværskultur 
  4. Du må fokusere på kommunikasjon og stille krav til ønsket atferd
  5. Du må fokusere på nærværsårsakene, så vel som fraværsårsakene
  6. Du må drive mestringsorientert ledelse

 

Husk at den sykemeldte også må bidra

Din ansatte har plikt til å hjelpe deg med å sette opp og gjennomføre oppfølgingsplan. Dersom ansatt ikke gjør dette, blir du som arbeidsgiver fritatt dine plikter i forbindelse med planen. Dette er fordi planen forutsetter en dialog mellom dere.

Arbeidsplassen er det viktigste stedet for forebygging og oppfølging av sykefravær. Selv om du har ansvaret, kan du sette ut mye av papirarbeidet til andre, og frigjøre verdifull tid.

Last ned vår sjekkliste for oppfølging av sykemeldte

Azets kan hjelpe deg

Vi har rådgivere med god kompetanse på lederutvikling, kulturbygging, sykefravær og sykeoppfølging. Vi bistår deg gjerne med oppfølging av sykemeldte, og kan kartlegge og implementere tiltak ved høyt sykefravær eller bistå i arbeidet med å bygge en sunn fraværskultur.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Har du spørsmål? Ta kontakt!

post author

Om Azets

Leverandør av tjenester og programvare som gjør virksomheter mer konkurransedyktige. Azets tilbyr et bredt spekter av tjenester innen regnskap, lønn, HR, rekruttering, økonomisk rådgivning og management consulting.