Fem tips til strukturert arbeid med åpenhetsloven

Strategi og ledelse | 06.09.2023

av Karen Sæther

Åpenhetsloven har vært i kraft i litt over ett år, og første rapporteringsperiode er overstått. Enkelte bedrifter kom sent i gang og fikk erfare at arbeidet med åpenhetsloven tok lengre tid enn forventet. I 2023 gjelder det å bygge på erfaringene fra fjoråret ved å starte tidlig, samt å innlemme arbeidet som en del av selskapets daglige drift.

I denne bloggen får du fem tips til arbeidet med åpenhetsloven.

Åpenhetsloven

Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i verdikjeden, samt sikre allmennheten tilgang på informasjon.

Berørte virksomheter plikter å:

  • Gjennomføre aktsomhetsvurderinger i henhold til OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskaper
  • Redegjøre for aktsomhetsvurderinger innen 30.06 hvert år
  • Håndtere informasjonsforespørsler fra allmennheten

Loven berører store foretak som oppfyller minst to av tre kriterier:

  • Salgsinntekt:70 millioner kroner
  • Balansesum: 35 millioner kroner
  • Antall ansatte: 50 årsverk

Morselskaper regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

 

Fem konkrete tips til hvordan selskaper kan strukturere og effektivisere arbeidet med åpenhetsloven:

1. Strukturer arbeidet med åpenhetsloven

Vårt beste tips for oppfølging av arbeidet er å etablere en prosedyre for den årlige rapporteringen, samt å gi noen ansvaret for arbeidet. Dette kan gjøres ved å trinnvis beskrive prosessen med aktsomhetsvurderinger med en plan for hyppighet, prioritering, tiltak og redegjørelse. En detaljert beskrivelse, gjerne med tidsestimater for arbeidet, vil være et nyttig hjelpemiddel for den som har ansvaret for den årlige oppfølgingen. Deleger gjerne hele eller deler av det operasjonelle ansvaret til nøkkelpersoner i virksomheten. Har selskapet egen rolle eller avdeling for innkjøp kan det være naturlig å involvere disse.

Engasjer organisasjonen på flere nivå med god intern opplæring om lovkrav og tematikken rundt grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette kan for eksempel belyses gjennom dedikerte avsnitt i selskapets personalhåndbok, interne kurs, ved obligatoriske e-læringsmoduler og/eller ved dedikerte fagdager. Noen virksomheter velger å engasjere medarbeidere ved hjelp av interne bærekraftsambassadører, som på tvers av sine respektive avdelinger, tildeles ekstra ansvar for å for å formidle tematikken i organisasjonen.

Vurder behovet for å digitalisere arbeidet: et godt digitalt system måler utvikling over tid og letter oppfølgingen av verdikjeden. Begge deler er nyttige for fremtidige rapporteringer. Det finnes flere systemer for risikovurdering, verdikjedekartlegging- og oppfølging.

I dette webinaret om åpenhetsloven går vi nærmere inn på hvordan modulen for åpenhetsloven i Azets Sustainability kan benyttes for håndtering av åpenhetsloven.

2. Få kontroll på internkontrollen

Sørg for etablerte rutiner for å kartlegge, utføre, måle, evaluere og håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser internt og i verdikjeden. Sett av tid i høst til å gjennomgå eksisterende rutiner og utarbeid nye ved behov. God internkontroll bidrar til å kartlegge avvik, sikre innsyn og oppfølging av identifisert risiko. Avhengig av selskapets størrelse, art, risiko- og ambisjonsnivå, anbefaler vi å implementere leverandørkontroll- og evaluering på ulike nivå. Det kan for eksempel innebære rutiner og prosedyrer for:

  • Leverandørkvalifisering
  • Leverandørerklæring/Code of Conduct
  • Leverandørbesøk/Audit
  • Oppfølging av eksisterende leverandører og samarbeidspartnere
  • Innhold og utforming av kontrakter
  • Kvalitetskontroll av leveransen
  • Håndtering av brudd på leverandørkrav, og hvordan avtalen kan fravikes ved alvorlige brudd eller manglende evne til forbedring

I egen virksomhet er personalhåndbok, opplæring og varslingsrutiner ofte å anbefale.

Enkelte rutiner bør og må være på plass, men husk at det skal være på et tilpasset og overkommelig nivå. Det er bedre med fem fungerende rutiner, enn 30 «til pynt». God internkontroll gir bedre praksis og letter arbeidet inn mot neste aktsomhetsvurdering.

3. Identifiser risikoområder

Nå er tiden kommet for å jobbe videre med identifiserte risikoområder. Det er særlig to faktorer som påvirker selskapers prioritering av fokusområder i videre arbeid med åpenhetsloven: risiko og vesentlighetsnivå.

De aller fleste virksomheter som gjennomførte aktsomhetsvurderinger i 2022 har identifisert noen områder i sin verdikjede med høyere risiko enn andre.

Risikoen kan for eksempel være knyttet til:

  • Landtilhørighet. Det vil si risiko som ikke er spesifikt tilknyttet aktørene i din verdikjede, men som opererer i land med økt sannsynlighet for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
  • Bransje. Det vil si risikofaktorer som er spesifikke for bransjen som leverandøren eller samarbeidspartneren tilhører.
  • Spesifikk (faktisk) risiko tilknyttet en eller flere aktører i din verdikjede basert på en totalvurdering av risiko, innsamlet data og/eller kjennskap til tidligere hendelser.

Med vesentlighet menes de leverandører og samarbeidspartnerne i verdikjeden som anses som viktige for det rapporterende selskapet i kombinasjon med en vurdering av selskapets påvirkningskraft. Vår erfaring er at størrelsen på det økonomiske samarbeidet er et fint startpunkt for vurdering av vesentlighet.

Få hjelp med åpenhetsloven

4. Interaksjon med verdikjeden

Når risiko er identifisert og fokusområder er prioritert, kan selskapet jobbe videre med dokumentasjonsinnhenting gjennom aktiv interaksjon med verdikjeden. Ta kontakt med prioriterte leverandører og samarbeidspartnere, etterspør dokumentasjon på etterlevelse av loven og skaff deg gradvis bedre innsikt i hele leverandørkjeden. Dette kan gjøres ved hjelp av etablerte rutiner for leverandørkartlegging- og kontroll, ved fysiske og digitale møter og/eller i kombinasjon med uformell kontakt med leverandører og underleverandører.

Er dere flere selskaper som deler leverandører eller forretningsforbindelser, kan dere samarbeide om innhenting av dokumentasjon. Vi har jobbet med flere bedrifter som håpløst opplyser om lav påvirkningskraft i møte med store og internasjonale aktører som ikke er underlagt samme lovkrav som i Norge. Dette er heldigvis i ferd med å endre seg i takt med økt fokus på sosial bærekraft i verden og Europa, og vil forhåpentligvis lette dokumentasjonsinnhentingen i årene som kommer.

Ikke begrens verdikjeden til leverandørkjeden, men tenk helhetlig i kommunikasjon og interaksjon. Dersom ditt selskap er leverandør til andre store selskaper som er omfattet av loven, kan dere uoppfordret dele innhentet informasjon og på den måten bidra til å lette rapporteringen for deres kunder. Gjør en vurdering av hvilken informasjon som anses som sensitiv for selskapet, og søk en åpenhetskultur ut over dette.

5. Følg med på regulatoriske endringer!

Åpenhetsloven slik den er formulert i dag har fokus på respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden. Loven spesifiserer at det skal gjennomføres aktsomhetsvurderinger etter OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskaper.

OECD sine retningslinjer har fire temaområder:
1. arbeidsforhold
2. menneskerettigheter
3. ytre miljø
4. korrupsjon

Det kan være lurt å implementere samtlige temaområder allerede nå, da loven skal evalueres etter en periode, og to av punktene som skal vurderes er om loven skal utvides i omfang og innhold.

Det betyr også en mulighet for at loven utvides til å gjelde små- og mellomstore virksomheter, samt at innholdet kan utvides til fire temaområder fremfor dagens to. Vær oppmerksom på at OECD sine retningslinjer oppdateres med jevne mellomrom med siste versjon fra juni 2023.

Det skjer mye innen bærekraftsområdet i verden og Europa. Tyskland, Nederland, Australia og Storbritannia er blant landene som har lignende lover på plass allerede, og det rører seg politiske prosesser i flere andre land. I EU er det foreslått å pålegge aktsomhetsvurderinger gjennom Coorporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). I tillegg vedtok EU i 2022 et direktiv (Coorporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) som vil plikte selskaper å rapportere på bærekraft. De første 12 standardene som selskapene skal rapportere etter (ESRS) ble godkjent i juli i år, hvorav fire fokuserer på den sosiale dimensjonen til bærekraft. Åpenhet og fokus på sosial bærekraft er med andre ord kommet for å bli, og bør innlemmes som en naturlig del i selskapets virksomhetsstyring.

Mer om åpenhetsloven:

Webinar thumbnail Azets

Gratis webinar om strukturert arbeid med åpenhetsloven

I dette 30-minutters webinaret tar vi for oss erfaringer, og tips og triks i håndtering av åpenhetsloven. Vi ser nærmere på hvordan arbeidet med åpenhetsloven kan effektiviseres.
Webinar | Strukturert arbeid med åpenhetsloven download icon

Få hjelp med åpenhetsloven

Azets har metodikk, erfaring, kompetanse og system til å bistå deg slik at du er i henhold til lovkrav. Vi hjelper deg til å strukture bedriften for åpenhetsloven:

  • Analyse av leverandører og forretningsforbindelser
  • Gjennomgang av rutiner og prosedyrer for å ivareta åpenhetsloven i styringsdokumenter
  • Gjennomføre aktsomhetsvurderinger
  • Sammenstille rapport og redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
  • Legge til rette for å svare ut innsynsretten for “enhver”
  • Azets Sustainability - rapporteringsverktøy

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

post author

Om Karen Sæther

Karen arbeider som rådgiver innen bærekraft og forretningsutvikling i Azets. Hun brenner særlig for helhetlig bærekraftsarbeid, og synes det er på høy tid at den sosiale dimensjonen til bærekraft vies større oppmerksomhet i næringslivet. Miljøledelse, verdikjedekartlegging og bærekraftsrapportering er blant hennes faglige interesseområder. Karen er Miljøfyrtårnkonsulent, og har en mastergrad i Energi, Miljø og Samfunn.