Oppsigelse – reglene alle arbeidsgivere bør kunne

Lønn & HR | 01/09/2017

av Jill Andersen

 

Av: Jill Andersen og Anne Forsberg.

Har du som leder/personalansvarlig opplevd at én eller flere av dine ansatte ikke fungerer i stillingen? At de ikke presterer som forventet, kommer for sent gang på gang eller mangler evnene og viljen til å prestere som normalt?

Da kan det også tenkes at du har vært usikker på hvordan du skal gå frem. Etter å ha lest denne teksten, er du forhåpentligvis blitt litt klokere på reglene – og mye tryggere på hva du skal gjøre. 

Bestemmelsene knyttet til avslutning av arbeidsforhold er regulert i Arbeidsmiljølovens kapittel 15. Arbeidsmiljøloven krever at en oppsigelse skal være saklig (AML § 15-7), som vil si at en arbeidstaker ikke kan sies opp uten at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold.

Arbeidsgiver gis en noe videre adgang til å si opp en arbeidstaker i prøvetid (AML § 15-6) begrunnet i arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet, men også i prøvetiden skal en eventuell oppsigelse være saklig begrunnet.

Å si opp den ansatte

Som arbeidsgiver har du mulighet til å si opp en arbeidstaker grunnet “arbeidstakers forhold” (AML §15-7 (1)). Arbeidsmiljøloven krever at det foreligger saklig grunn før du som arbeidsgiver kan gå til oppsigelse av en ansatt.

Typetilfeller knyttet til “arbeidstakers forhold” kan være;

  • Underprestasjon
  • Manglende overholdelse og respekt av arbeidstiden
  • Ulovlig fravær
  • Illojalitet
  • Samarbeidsproblemer

Dersom du som leder kommer i situasjoner som beskrevet over, krever dette at du gjennomfører en systematisk oppfølging av den ansatte. Bevisbyrden ved en eventuell oppsigelse vil ligge hos deg som arbeidsgiver. Derfor må det gjøres en grundig jobb for å sikre at man har nødvendig dokumentasjon for at det foreligger grunnlag for oppsigelse av den aktuelle arbeidstakeren.

Sørg for å dokumentere prosessen

Kall inn den ansatte til en samtale hvor problemet tas opp, og dokumenter samtalen med et skriftlig referat. Utarbeid gjerne en handlingsplan som inneholder konkrete punkter som må forbedres, hva som forventes og tidsfrister for forbedring. Den ansatte må gis en reell mulighet til å kunne forbedre forholdene!

Det er viktig at du som leder tar tak i situasjonen så tidlig som mulig.

Gjør også en avtale om nytt oppfølgingsmøte i nær fremtid hvor dere gjennomgår tidligere utarbeidet handlingsplan, eventuelt redigerer denne og skriver referat. Dersom det er gitt advarsler eller kommet kundeklager, bør dette også lagres som dokumentasjon på oppfølgingsarbeidet.

I tilfeller der en arbeidstaker ikke fungerer, må arbeidsgiver kunne bevise de faktiske forholdene som begrunner oppsigelsen, at arbeidstaker har fått tilstrekkelig opplæring og at arbeidstaker underveis har fått klar tilbakemelding om at prestasjonen anses å ligge under nødvendig nivå. Dersom opplæringen har vært dårlig, tilfeldig eller sporadisk vil oppsigelsen kunne vurderes som usaklig.

Oppsigelse i prøvetid

Noe av formålet med prøvetiden er å gi arbeidsgiveren mulighet til å vurdere i hvilken grad arbeidstaker er kvalifisert for og klarer å tilpasse seg stillingen han/hun er ansatt i, før den ansatte knyttes sterkere til selskapet. Arbeidsgiver gis i tillegg en noe videre adgang til å si opp en arbeidstaker tidlig i arbeidsforholdet på grunn av arbeidstakers manglende tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet (AML § 15-6).

De tre viktigste forskjellene mellom oppsigelse gitt i og utenfor prøvetid er:

  • Terskelen for oppsigelse er noe lavere
  • Oppsigelsestiden er kortere – om annet ikke er skriftlig avtalt gjelder arbeidsmiljøloven, altså 14 dager fra dato
  • Arbeidstaker har i prøvetiden som hovedregel ikke rett til å «stå i stillingen» under domstolenes behandling av tvisten, slik arbeidstaker som hovedregel har rett til etter endt prøvetid.

Det er imidlertid viktig at du bruker prøvetiden aktivt til å få arbeidstakeren inn på rett spor ved å veilede og instruere løpende. Dette kan for eksempel gjøres ved at man har et antall oppfølgingssamtaler i prøvetiden.

Målet er å få arbeidstakeren til å bli en positiv bidragsyter for bedriften.

Dersom man ser at en ansatt ikke leverer på et akseptabelt nivå for stillingen, er det vesentlig at den ansatte følges opp tett. Det må holdes hyppigere samtaler enn det som eventuelt er satt som «standard» oppfølging i prøvetid. Og ikke minst – arbeidet må dokumenteres.

Dersom du som arbeidsgiver ikke bruker prøveperioden aktivt, men lar ting skure og gå, kan det være vanskeligere å bruke forhold under prøvetiden som oppsigelsesgrunn. Etter prøvetiden er terskelen for oppsigelse noe høyere, og det vil spille inn dersom arbeidsgiver ikke har tatt tak i situasjonen på et tilstrekkelig tidlig tidspunkt.

Drøftelsesmøtet

En arbeidsgiver som vurderer å foreta oppsigelse eller avskjed av en arbeidstaker, plikter å gjennomføre et drøftelsesmøte før det tas en endelig beslutning.

Formålet med drøftelsesmøtet er å gå gjennom de punkter som arbeidsgiver mener kan gi grunnlag for oppsigelse, samt å gi den ansatte mulighet til å kommentere og komme med sitt syn på saken. På den måten kan arbeidsgiver kunne foreta nødvendige vurderinger i forhold til saklighetskravet.

Det er ingen formkrav til hvordan innkalling til drøftelsesmøtet skal se ut, eller hvor tidlig eller sent den skal gis, men arbeidstakeren må få vite at det er snakk om et drøftelsesmøte etter aml. § 15-1 hvor hans/hennes forhold skal diskuteres. Det anbefales at innkallingen gis til arbeidstaker mellom 2-7 dager før møtet skal gjennomføres slik at han/ hun har anledning til å forberede seg.

Det vil normalt være en fordel at innkalling gjøres skriftlig, blant annet av bevishensyn. Den ansatte må informeres om at han/hun har rett til å ha med seg tillitsvalgt eller annen rådgiver om ønskelig.

Etter at drøftelsesmøtet er gjennomført skal det foretas en vurdering av om vilkårene for oppsigelse eller avskjed er til stede. Her er det sentralt å vurdere i hvor stor grad arbeidstaker kan bebreides for at han/hun ikke har oppfylt sine plikter. Det er videre viktig å vurdere om oppsigelse/avskjed vil virke urimelig overfor arbeidstakeren.

Når oppsigelsen er et faktum

Dersom man etter oppfølgingsarbeidet og gjennomført drøftelsesmøte beslutter å gi en oppsigelse, er det strenge krav til hvordan oppsigelsen skal gis og hva som må stå i den. En oppsigelse skal alltid skje skriftlig og skal leveres til arbeidstaker personlig, eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers adresse.

Når en ansatt selv sier opp, er det ingen bestemte formkrav til hva denne skal inneholde og hvordan den skal overleveres, men det anbefales at oppsigelsen leveres skriftlig.

Til daglig jobber jeg som HR-rådgiver i Azets. Der er jeg del av et ledende kompetansemiljø innenfor lønn og HR. Azets tilbyr dessuten en rekke tjenester innenfor HR-rådgivning.

Vi kan lose deg trygt igjennom oppsigelser og nedbemanning. Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat om hvordan vi kan tenkes å bidra.

 

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Om Jill Andersen

Jill er HR-rådgiver og utfører lønns- og HR-rådgivning til kunder og kan blant annet bistå med innføring av gode rutiner og prosesser.