Når du har gode økonomiske rutiner på plass i bedriften, slipper du å sove dårlig om natten.
Det å drive et foretak er krevende. Har du en pålitelig regnskapsfører som passer på at de økonomiske rutinene harmonerer med lovkrav, og ikke minst er effektive, kan du som næringsdrivende ha fokus på verdiskapende aktiviteter for din virksomhet – og du kan sove godt om natten.
Som regnskapsførere er vi pålagt å sikre at du som kunde har gode rutiner for å utarbeide input til regnskap og lønnstjenester. Vi har et ekstra ansvar for å sjekke at dokumentasjon tilfredsstiller regelverkskrav. Det å sikre samsvar med loven, handler om kunnskap og kompetanse om regelverk, og det kan vi.
Les om bærekraftsrapportering etter CSRD og ESRS
Vi ønsker også at regnskap- og lønnsrutinene skal være effektive for deg som kunde. Her er det litt verre for oss å vite hvilke behov du har. Vi ønsker derfor å komme i kontakt med deg når vi gjør vårt årlige kvalitetsarbeid og vurdering av dine rutiner, slik at vi kan sikre effektiv kommunikasjon.
Vår viktigste jobb som din regnskapsfører, er å sikre et korrekt regnskap. Inntekt – Kostnad = Overskudd/Underskudd. Kvaliteten på inputen må være god for at vi skal være i stand til å utarbeide regnskapsrapporter som kan brukes til å ta gode økonomiske beslutninger for din virksomhet. Vi skal også være i stand til å utarbeide pliktige rapporter til myndighetene basert på denne inputen.
Dokumentasjon av kostnader
Så la oss begynne med kostnadene. Hovedprinsippet er at kostnadene skal dokumenteres med utstedt salgsdokumentasjon (faktura, kvittering). Dokumentasjonen må minst inneholde de opplysningene som er nevnt i bokføringsforskiften § 5-1-1 første ledd.
Sørg for at mest mulig av kostnadene dokumenteres med inngående faktura, og at disse sendes som EHF fra leverandør. Det sikrer effektiv dokumentflyt da manuell håndtering tar tid, og tid er penger. Når du tar i bruk nye leverandører, sørg for at de får informasjon om at EHF er foretrukket mottaksform.
Når det gjelder kontantkjøp, kan det være ryddig å kjøre en ordning hvor den ansatte betaler selv og krever refusjon for utlegg mot kvittering. Noen virksomheter har eget bedriftskort, men skal man ha dette må det være strenge retningslinjer for å levere dokumentasjonen på alle kjøp som gjøres (uten at regnskapsføreren må mase).
Kredittkort på bedriften er roten til mye vondt, så la være. Mangler det kvitteringer på kjøp starter både taksameteret og frustrasjonen mellom regnskapsfører og kunde, og vi vil jo gjerne at du som kunde skal være fornøyd. Benytt gjerne et reiseregningssystem som hjelper deg med å levere både reiseutlegg og andre utlegg effektivt til din regnskapsfører.
Lønn og personal utgjør vanligvis en vesentlig kostnad i et regnskap. Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsbruk, er i henhold til bokføringsforskriften § 5-14 pliktig til å dokumentere utførte timer. Invester i gode forsystemer, hvor de ansatte kan registrere timer, og som også snakker med faktureringssystemet. Det siste vi regnskapsførere ønsker er et lønnsgrunnlag hvor vi lurer på om det er 10 eller 70 timer med lønn den ansatte skal ha. Pass på at også annet regelverk følges, som skattetrekkskonto, pensjonsregler og lovpålagt yrkesskadeforsikring.
Les også: Alt du trenger å vite om likviditet
Dokumentasjon av inntekt
I tillegg til at formaliakrav til et salgsdokument skal overholdes, er det viktig å ha et godt system for både ordreregistrering og fakturering som ivaretar formaliteter, og tilrettelegger for enkel fakturering. Det skal være enkelt å fakturere, og det er viktig å fakturere i tide, slik at man får inn penger til å dekke egne utgifter.
Hovedregelen er «Salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering». Det finnes mange gode systemer på markedet som kan gjøre underverker for bedrifter når det kommer til forbedring av faktureringsrutinen. Og hva er gevinsten? Pengene kommer kjappere inn, likviditeten sikres og kundene er fornøyde når de får gjort opp sine forpliktelser innen rimelig tid.
Har bedriften også kontantsalg, så er det strenge krav for dokumentasjon. Bruk et kassasystem med produkterklæring godkjent av skatteetaten. Noen virksomheter kan være unntatt kravene for registrering av salg på kassaapparat jfr. bokføringsforskriften delkapittel 5-4. Selv om du er unntatt krav til kasse, så må du likevel kunne skrive ut kvittering til dine kunder. Det har kommet mange fine løsninger på markedet de siste årene for virksomheter som har mindre grad av kontantsalg, som kortterminaler med kvittering. Merk at vipps er kun en betalingsform, ikke dokumentasjon på salget.
Dokumentasjon av balansen
For å sikre kvaliteten på inntekter og kostnader, så må vi som regnskapsfører også være opptatt av balansen og dokumentasjonen av denne. Justering i balansen påvirker jo resultatregnskapet.
- Levér varetellingslister i tråd med bokføringsforskriften § 6-1
- Bank og gjeld må avstemmes før rapportering. Støtter banken din elektronisk levering av transaksjoner og saldo til regnskapsssystemet så er det en effektiv måte å gi regnskapsføreren det den trenger
- Leverer du oppstilling over påløpte ikke fakturerte inntekter, hvis det er relevant?
- Kasse og betalingsløsninger må også avstemmes før rapportering når kunden har dette. Kan kasse integreres med regnskapsførererens system?
- Tar du ut midler fra selskapet til privat bruk? Ikke gjør det uten å avklare med din regnskapsfører, så vi kan sikre at uttaket behandles riktig.
- Følger du opp kundereskontroen jevnlig? En rotete kundereskontro ønsker vi helst ikke å se, og vi anbefaler regelmessig purre- og inkassoløsninger for å sikre at kunder gjør opp for seg.
- Betaler du regningene dine i tide? En rotete leverandørreskontro er heller ikke ønskelig, spør da din regnskapsfører om hjelp til å betale fakturaene. Er der ikke penger på konto? Da er driften i ubalanse og du bør av desto større grunn kontakte regnskapsføreren din for å se på rutinene, tallene og veien videre.
Vi er her for deg uansett hvor du er på bedriftsreisen din. Vi veileder deg i bilagsrutiner, systemløsninger og bryter ned tallene for deg, så du kan tenke mindre på administrasjon og mer på verdiskaping.
Ta kontakt med oss for en prat
