Hvordan sette opp budsjett og likviditetsbudsjett

Regnskap | 17/10/2017

av Dag Henning Kleven

 

** Oppdatert 10.06.2021

De fleste prøver nok å få budsjetteringen unna så fort som mulig og lar bedriften fortsette i akkurat samme retning som før. Det fører dessverre til at mange bedriftsledere går glipp av en utmerket mulighet til å løfte blikket og tenke på mulighetene for nye tjenester, produkter og markeder. 

Ta gjerne for dere behovene til eksisterende kunder og se om dere kan utvikle tjenester eller produkter som kan sørge for større leveranser til din bedrift. Eller finnes det aktører dere kan samarbeide med? Kanskje de har tjenester dere mangler, og dere har tjenester de mangler? På den måten kan dere komme inn på nye kunder gjennom samarbeide. 

Hvordan lage et budsjett

Det er flere måter å bygge opp et budsjett på:

  1. Passivt med innsikt: Budsjett med historiske tall med endringer basert på innsikt om produkter, bransjen eller annet.
  2. Passivt: Fjorårets tall som budsjett for årets regnskap, med eller uten en lik prosentvis endringer på hele linjen.
  3. Top down: Sett rammene på toppnivå og jobb deg nedover. Her er utgangspunktet en ønsket situasjon om hvordan ting bør se ut. Her starter vi egentlig med summeringen.
  4. Bottom up: Vi starter i bunnen og jobber oss oppover. Alt summeres til slutt.

Metoden du benytter bør velges ut fra hva som er hovedfokuset. Er driveren kostnader bør historiske tall brukes som utgangspunkt, men om økte inntekter på topplinjen er det avgjørende, kan det som regel være mer hensiktsmessig å se på hva som kan være mulig å hente ut av markedet uten å bare se i sladrespeilet.

Alternativt kan ulike avdelinger ha forskjellige tilnærminger: Ledelsen kan jobbe top down, salg kan jobbe bottom up og økonomi kan ta for seg historiske tall og bruke innsikt for å finne ut hvilke kjente endringer som kan påvirke kostnadsbildet til neste år.

Ønsker du hjelp til å sette opp bedriftsbudjsett? Vi hjelper deg gjerne!

Hva er et likviditetsbudsjett

Budsjett eller prognoser er noe de aller fleste bedrifter i dag forholder seg til i en eller annen form. Det gir et godt overblikk over fremtidige inntekter og kostnader. Men for å kunne sove litt bedre om natten, anbefaler vi også å lage et type budsjett som forteller deg om du greier å betale regninger gjennom året, på forfall.

Lag likviditetsbudsjettet før du havner i pengeknipe

Mange lager et likviditetsbudsjett først når banken forlanger det eller etter at bedriften begynner å få purringer og gebyrer på ubetalte regninger. Men det er gode grunner til å lage et likviditetsbudsjett før du havner i en pengeknipe. Da kan du planlegge og iverksette tiltak for de periodene det mangler penger. 

Det er ikke slik at det kun er bedrifter med problemer som i perioder ikke kan betale regningene på forfall. Også sunne og veldrevne bedrifter kan få slike problemer. Det skyldes at inntektene kommer på andre tidspunkter enn kostnadene og da kan det oppstå det vi kaller midlertidige likviditetsproblemer. Men løses de ikke, kan de føre til langt større problemer. 

Fordeler med likviditetsbudsjett:

  1. God planlegging gir bedre forståelse av fremtiden
  2. Indikasjoner på likviditetsproblemer frem i tid
  3. Mulighet for å iverksette tiltak tidlig for å bedre tilgangen til penger 

Erfaring viser at det er billigere å løse problemene før de oppstår!

Hvordan sette opp et likviditetsbudsjett?

Når du lager et likviditetsbudsjett ser vi historisk på alle inn- og utbetaling. Deretter oppdaterer du med alle endringer. Det kan for eksempel være økte lønninger, nye leverandører eller nye betalingstidspunkter for avgifter. Deretter må likviditetsbudsjettet oppdateres løpende ettersom ting endrer seg. 

Ut i fra dette vil du se hvilke perioder du med stor sannsynlighet er i minus og ikke kan betale regningene. Det er dette man søker å se etter, slik at tiltak kan settes inn tidlig. 

Mulige tiltak når du står i minus

Det er en rekke tiltak du kan sette i gang i forkant av en periode som er i minus på likviditeten: 

  1. Endre kredittiden hos leverandørene i perioder eller fast
  2. Få penger raskere inn fra kunder gjennom kortere kredittid eller bruk av purringer
  3. Ta i bruk ulike finansieringsordninger som banklån, fakturasalg og driftskreditt
  4. Gjennomgang av alle kostnadene, for se etter besparelser

Hva skal du bruke likviditetsbudsjett til?

Ingen vet hva fremtiden bringer, men du får en mye bedre oversikt over fremtiden ved hjelp av budsjett og likviditetsbudsjett. Sammen med driftsbudsjettet vil det også gi deg verdifull innsikt i kostnader og inntekter i selskapet. Har du oversikt over alle abonnenter/lisenser på software og når disse fakturaene forfaller? Trenger du alle og bør du gjøre endringer? Det kan være store besparelser å gjøre, når du har fått oversikten du trenger. Og oversikten får du fra likviditetsbudsjettet. 

Hva fører til feil i likviditetsbudsjettet?

Likviditet er komplekst av den grunn som er nevnt over. Kostnader og inntekter kommer på ulike tidspunkt og gjerne med ulik frekvens. En offentlig avgift kan komme hver termin, en lisens kan komme årlig og en inntekt kan komme måneder etter at kostnaden ved varen er forfalt. Vi ser også at mange små beløp ikke blir tatt med og vi vet at mange små beløp til slutt blir til et stort. 

Derfor kan det være lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner til å sette opp et likviditetsbudsjett, slik at alt blir tatt med - alt fra historiske tall til endringer vi vet vil komme. Ta kontakt - så hjelper vi deg gjerne!

Om Dag Henning Kleven

Dag Henning har i mange år jobbet med forretningsutvikling og vekst. Han har hatt internasjonale jobber i Sony Corp og Checkpoint System før han kom til Azets i 2014 som salgssjef. I dag leder han området Forretningsutvikling i Azets hvor han jobber tett med ulike partnere og kunder for å utvikle nye forretningsområder.