Egenmelding og syke barn – dette har dine ansatte krav på

** Oppdatert 29.06.2020

Regelverket for sykefravær og sykepenger er stort og kompleks. Nå som det også har vært innført midlertidige endringer i regelverket knyttet til coronapandemien, er det ekstra krevende å ha kontroll på gjeldende regler. Vi opplever at mange av våre kunder og dere som arbeidsgivere utbetaler sykepenger ut over det dere er pliktet til.

Her får du en kort innføring i reglene rundt egenmelding og omsorgsdager for sykt barn.

Corona-relatert sykefravær

Som en del av tiltaksplanen til regjeringen i forbindelse med coronaviruset, ble det i mars 2020 innvilget en midlertidig endring i reglene rundt egenmelding, som også omfattet en redusert arbeidsgiverperiode. Disse midlertidige endringene gjaldt til og med 31. mai 2020, og fra 1. juni gjelder nå de ordinære reglene for egenmelding etter folketrygdloven. Dette gjelder uansett fravær, også corona-relatert.

Opptjeningstid

Alle ansatte må opptjene rett til å benytte egenmelding. Når du har en nyansatt må vedkommende ha arbeidet i 2 måneder innen de kan benytte egenmeldinger, dette til tross for at de kom direkte fra en annen arbeidsgiver der de hadde denne retten.

Ansatte som har vært ute av arbeid i mer enn 14 dager, grunnet noe annet enn sykefravær eller lovfestet ferie, vil få ny opptjeningstid på sykepenger. Denne tiden varierer avhengig av årsaken til fraværet. For lovfestede permisjoner som militærtjeneste eller foreldrepermisjon er opptjeningstiden 4 uker. For en rekke andre permisjoner, som utdanningspermisjon eller ulønnet permisjon er opptjeningstiden på nye 8 uker. En del ansatte vil ha rett på sykepenger fra NAV fra første fraværsdag, selv om ikke arbeidsgiver har krav til å utbetale arbeidsgiverperioden. Dette finner man mer informasjon om på Nav sine sider.

Kun egen sykdom gir rett til å bruke egenmelding

Egenmeldinger følger de samme kravene til fraværet som sykepenger etter legeerklæring; det er kun egen sykdom som gir rett til å benytte egenmelding. Det vil si at det ikke er lov til å benytte egenmelding ved andre vanskelige livssituasjoner som samlivsbrudd, økonomiske problemer, sykdom i familien eller konflikter på arbeidsplassen. I slike tilfeller vil det kunne være helt andre ytelser fra NAV som kan dekke fraværet, eventuelt egne regler for velferdspermisjoner og lignende i bedriften.

Har du gjort noen unntak fra disse reglene og latt ansatte benytte egenmelding ved annet enn egen sykdom? Husk at du da setter presedens for lignende saker i fremtiden og ubevisst skaper du en slappere holdning hos de ansatte. Ønsker du å gi en ansatt fri med lønn i en vanskelig situasjon? Gi velferdspermisjon med lønn og forklar hvorfor dette ikke kan utbetales som sykepenger. Da har du gitt et ekstra gode som oppleves positivt for den ansatte!

Antall egenmeldingsdager

Egenmelding kan kun brukes på hele fraværsdager. Hvor mange egenmeldingsdager dine ansatte har rett på avhenger av om bedriften din følger vanlige eller IA-ordningens regler. 

Du kjenner forhåpentligvis til at regelen for egenmeldinger er 4 tilfeller à 3 løpende kalenderdager i løpet av 12 måneder. Er dere IA-bedrift er antall dager økt til 24 kalenderdager i løpet av 12 måneder.

En rekke bedrifter har valgt egne regler for egenmeldinger og undersøkelser viser at regler som ligner på IA-avtalen kan medvirke til lavere korttidsfravær. Årsaken til dette er todelt; får man en sykemelding fra lege er den ofte på en uke og de fleste benytter denne uken til tross for at de kunne vendt tilbake til arbeid tidligere eller så føler de ansatte at de må bruke «en 3-dagers» når de først er borte. Ved sykdom deler av en dag teller ikke dette som en egenmelding og er ulønnet, med mindre dere har valgt egne regler for at slike timer skal
telle som velferdspermisjon med lønn.

På tide å digitalisere oppfølgingen?

Uansett hvilke regelverk dere benytter i deres virksomhet må dere ha en struktur på hvordan dette fraværet registreres. De aller fleste bedrifter har nå en elektronisk løsning hvor leder og ansatt fyller ut fravær via et HRM- eller tidsregistreringssystem, som gjør at de får varsler om maks antall tilfeller egenmeldinger for året med mer. Slike systemer er også tilpasset små bedrifter som har behov for enkle løsninger. Fører du fortsatt sykefravær får varsler om maks antall tilfeller egenmeldinger for året med mer. Slike systemer er også tilpasset små bedrifter som har behov for enkle løsninger. Fører du fortsatt sykefravær manuelt og opplever det som krevende å ha oversikt? Da vil jeg anbefale deg å vurdere muligheten for å forbedre og effektivisere din sykeoppfølging.

Slik kommer du i gang med digitalisering av HR-oppgavene

Sykemelding etter egenmelding

Hvis den ansatte ikke er frisk etter endt egenmeldingsperiode må vedkommende oppsøke lege første dag uten rett til egenmelding. Hvis dette ikke er gjort vil den ansatte miste retten til sykepenger for de forutgående egenmeldingsdagene. Alle egenmeldinger som er brukt på gyldig grunnlag, altså grunnet egen sykdom, kan benyttes som en del av arbeidsgiverperioden. Dette betyr at du må skaffe oversikt over all brukav egenmelding de siste 16 dagene innen den ansatte ble sykmeldt. Dette vil korte ned arbeidsgiverperioden din!

Egenmelding samtidig med sykemelding

Jeg opplever at en del tror at man kan benytte egenmelding i tillegg til en gradert sykmelding. Eksempel: En ansatt er 50 % sykmeldt for en vond rygg, får influensa og blir helt borte i 3 dager. Det er ikke mulig å bruke egenmelding de 3 dagene med influensa siden egenmelding og sykmelding ikke kan kombineres på denne måten. I denne situasjonen må den ansatte kontakte sin lege og få 100 % sykmelding for de aktuelle dagene. Utbetaler dere sykepenger uten en slik sykmelding vil dere kun få refundert 50 % sykepenger disse dagene.

Miste retten til egenmeldinger

Ansatte som når maks antall egenmeldinger kan sperres for bruk av nye egenmeldinger i inntil 6 måneder av gangen. Den ansatte må få lov til å uttale seg før et slikt vedtak trer i kraft.

Dere kan også ta fra ansatte retten til å bruke egenmeldinger der dere finner rimelig grunn til å tro at den ansatte misbruker ordningen eller at fraværet ikke skyldes egen sykdom. Eksempel på dette er ansatte som arbeider hos en annen arbeidsgiver eller fikk nei på feriesøknad og bruker egenmelding i stedet. I slike tilfeller tas også retten vekk i 6 måneder i første omgang. Vær obs på at dere har rett til å forlenge dette vedtaket etter perioden på 6 måneder – dette er svært aktuelt ved grove brudd på regelverket.

Hyppig bruk av egenmelding

Noen ansatte har hyppigere sykefravær enn snittet. Når ansatte har en kronisk sykdom eller en sykdom/skade som fører til høyere risiko for fravær kan dere søke NAV om unntak fra arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for gravide ansatte. Mange er klar over disse reglene, men kanskje ikke at det også er mulig å få unntak i de tilfeller den ansatte har hyppig bruk av egenmelding. Ansatte som sliter med hodepine kan være et eksempel. Mitt tips er å ta en gjennomgang av alt fravær i din virksomhet, hvilke ansatte har gjentagende fravær, hvem er kronisk syke og er det noen som benytter egenmelding hyppigere enn normalen? Har dere unntak for arbeidsgiverperioden vil NAV refundere alt sykefravær, også fravær med egenmelding.

Omsorgsdager sykt barn eller barnepassers sykdom

Alle ansatte med omsorg for barn har rett til omsorgspenger, eller kanskje mest kjent som «hjemme med sykt barn dager» når barnet eller barnepasser er syk. Dine ansatte kan bruke omsorgsdager ut kalenderåret barnet fyller 12 år. Opptjeningstiden for å kunne benytte seg av denne muligheten er 4 uker. Hvor mange omsorgsdager den ansatte har kommer an på samlivssituasjonen til den ansatte og hvor mange barn han har.
Dager brukt hos tidligere arbeidsgiver kommer til fratrekk hos ny arbeidsgiver. Disse dagene kan også benyttes når barnet må følges til legeundersøkelse i forbindelse med sykdom.

Ansatte med inntil 2 barn har 10 omsorgsdager pr år, 15 dager gis til ansatte med mer enn 2 barn. Disse dagene følger kalenderåret, ikke løpende 12 måneder slik egenmeldinger gjør. Fra og med den 11. omsorgsdagen hvert år skal NAV refundere kostnaden til arbeidsgiver. Det betyr at du må påse at det sendes refusjonskrav fra og med dag 11. Igjen er det viktig å ha et system som tar hånd om registreringen av disse dagene.

I de tilfeller barnet har langvarig sykdom vil NAV kunne gi opptil 20 kalenderdager pr år. Her vil også NAV dekke fra og med dag 11. Foreldre i en slik situasjon vil ofte kunne ha krav på pleiepenger fra NAV i tillegg. Det er god ledelse om du i slike tilfeller bistår din ansatt med å få søkt om de korrekte ytelsene fra NAV. For foreldre som er alene om omsorgen vil det gis dobbelt opp av omsorgsdager. Er du usikker på hvor mange dager dine ansatte har krav på? Da kan du alltid sjekke med NAV – som har all informasjon og kan hjelpe deg.

For omsorgsdager er det noen ganger aktuelt å dele dagen mellom foreldre. Her er det ingen hinder for dette og det er ofte praktisk for foreldre som begge ønsker å møte deler av dagen på jobb. Et vanlig spørsmål vi får er om arbeidsgiver kan kreve at foreldre deler antall dager likt. Svaret på dette er at en slik regel ikke finnes og at foreldre derfor står fritt til å prioritere hvem som er hjemme med sykt barn. Det er likevel ingenting i veien for at du tar opp spørsmålet i samtale med foreldre, for eksempel når den ansatte kommer tilbake fra foreldrepermisjon. Det er naturlig at du bistår foreldre med forklaring på reglene og eventuell adgang til å dele dager dem imellom.

I forbindelse med coronasituasjonen er det flere midlertidige endringer av reglene

Utvidet rett til omsorgsdager i forbindelse med coronaviruset

Fra 13. mars 2020 gjelder det nye regler hvor antall dager med rett til omsorgspenger er doblet for kalenderåret 2020. Utvidelsen gjelder generelt og er ikke begrenset til fravær knyttet til coronaviruset.

29. mai meldte regjeringen likevel om enkelte forslag til nye endringer som er på trappene. Forslaget går ut på at omsorgspengekvotene nullstilles fra 1. juli, og alle foreldre får en ny disposisjon for siste halvdel av 2020. Dette vil gi de fleste foreldre 10 dager hver for perioden juli til desember. Foreldre med mer enn to barn vil få 15 dager. I tillegg gis det 10 ekstra dager for hvert kronisk sykt eller funksjonshemmet barn, mens enslige forsørgere får dobbelt antall dager. Årsaken til dette er at mange foreldre sannsynligvis også vil ha behov for omsorgsdager til høsten grunnet strenge smittevernregler for oppmøte i barnehager og på skoler. Dette vil også hindre at de foreldre som ikke har hatt bruk for de ekstra omsorgspengedagene som ble gitt i forbindelse med pandemien kan overføre en uforholdsmessig stor kvote omsorgspengedager til 2. halvår.

Har du ansatte med barn som ikke skal i barnehage/skole pga. særlige smittevernhensyn, som har hatt rett til ubegrenset antall omsorgspengedager frem til 30. juni? Denne ubegrensede retten for særlig smitteutsatte barn vil fortsatt gjelde, og er forlenget til 31. desember 2020.

Lønnstjenester fra Azets

Vi kan selvsagt sørge for at lønnen er korrekt og blir utbetalt til rett tid – hver eneste gang. Men lønn er også et fagfelt som krever gode løsninger på mer komplekse oppgaver. Opplev tryggheten fra et stort fagmiljø og få tilgang til alle tjenestene dine på nett. Finn ut mer om lønnstjenester fra Azets  og tjenester innen personaladministrasjon kan være noe for deg!