Har du noen ganger følt på stresset med å ferdigstille en kontrakt rett før fristen, for så å finne ut at en liten endring gjør at prosessen må startes helt på nytt?
Kanskje har revisor bedt om en bestemt kontrakt, som tilsynelatende mangler en signatur, men de relevante personene er ikke tilgjengelige. Kanskje selve kontrakten mangler, eller at mappen ved en feil ble slettet.
Vi vet at slike ting skjer ofte, og det er like mye arbeid hver gang.
Kontraktshåndtering er en viktig del av det administrative arbeidet i alle bedrifter, og kan være veldig tidkrevende. Ved å digitalisere kontraktshåndteringen, kan din bedrift spare timer med leting og oppfølging, samtidig som kostnadene reduseres.
Med dagens teknologi er det enkelt å lagre alle typer avtaler og konfidensielle kontrakter på et sikkert og lett tilgjengelig sted. Her er fem viktige grunner til hvorfor du bør vurdere å digitalisere kontraktshåndteringen.
1. Få full kontroll på dine kontrakter
Den tradisjonelle måten å administrere kontrakter på gjennom delte regneark, mapper på datamaskinen og fysiske arkiv, kan resultere i mangel på kontroll.
Enten du er i en stor, mellomstor eller en liten bedrift, er det alltid behov for oversikt og kontroll på kontraktene. For større virksomheter kan det store antallet kontrakter være en endeløs oppgave å vedlikeholde. Derfor er digital håndtering avgjørende for å være oppdatert. Dette gjelder imidlertid også mindre selskaper. Selv med få kontrakter kan du spare tid, kutte kostnader og redusere feil ved å bruke et kontraktssystem.
Få kontroll på lagring, kontraktsfornyelser, reforhandlinger og avtaler som skal avsluttes. Ved å bruke et kontraktsstyringssystem får du tydelig oversikt over alle kontrakter og deres status på ett sted.
2. Spar verdifull tid og reduser kostnadene
Ikke kast bort tiden på å søke etter informasjon i gamle mapper og rotete regneark. Ved å bruke et kontraktsstyringssystem kan du spare tid og ressurser som kreves for å administrere kontrakter.
Ved å ha kontrakter i et skybasert system, trenger du ikke lenger å bekymre deg for at viktige dokumenter går tapt eller blir feilplassert. Når du trenger et bestemt dokument har du en søkefunksjon som raskt hjelper deg med å finne kontrakten du leter etter.
Før eller siden opphører alle avtaler, og det kan være en omfattende oppgave å huske alle tidsfrister. Noen kontrakter utløper uten fornyelse, mens andre krever en gjennomgang. Kanskje kan du reforhandle og spare selskapet for kostnader i den nye avtalen? Ved å arkivere alle kontrakter på ett sted og bruke varsling, får du en påminnelse når kontrakter utløper. Å gå glipp av en frist kan være kostbart, og kan oppfattes som uprofesjonelt av motparten.
3. Mindre administrativt arbeid med e-signering
Utdaterte manuelle prosesser kan ta mye tid uten at vi tenker over det. Et eksempel er kontraktssigneringen. Tenk deg et typisk scenario, der du har laget en kontrakt og den er klar for signering. Du sender ut kopier for signering, og ventingen begynner. Det kan ta dager før de kommer i retur - bare for å innse at en mindre endring er nødvendig. Så starter prosessen på nytt.
For ikke å snakke om frustrasjonen over å ikke kunne sende ut signaturer mens du jobber hjemmefra eller reiser på jobb! De fleste har ikke en skriver hjemme, og det legger til enda flere forsinkelser når avtalen skal landes.
Det trenger ikke å være slik. Med en e-signering kan det løses på et øyeblikk og du sparer verdifull tid. Kom et skritt nærmere et papirløst kontor, og reduser miljøpåvirkningen mens du moderniserer kontraktsprosessen.
Gjør bedriften din en tjeneste og kvitt deg med de gammeldagse og ineffektive metodene. Kom i gang med en enklere hverdag med elektroniske signaturer.
4. Forbedre sikkerheten
Det er nesten umulig å beskytte papirdokumenter. Før eller senere er sjansen stor for at det forsvinner eller blir feilplassert. Prøv å unngå at papirer drukner i selskapets arkiv. Hva skjer hvis noe uventet rammer deg eller den som administrerer kontraktene? Dersom systemet avhenger av én nøkkelperson, har du et problem hvis han eller hun plutselig blir syk eller bytter jobb.
Ved å bruke et kontraktsstyringssystem kan du være trygg på at konfidensiell informasjon lagres sikkert. Mange løsninger tillater også ulike brukerroller for å kontrollere tilgang til dokumenter og sikkerhetsfunksjoner (slik som tofaktor-autentisering). Slik havner ingenting i feil hender, og man er ikke avhengig av én bestemt person i selskapet.
5. Vær mer forberedt på revisjon
Resultatene av den årlige revisjonen avhenger ofte av hvor forberedt du er.
Revisjon krever gjennomgang av selskapets kontrakter. Med kontrakter og annen relevant dokumentasjon lagret på ett sted kan du bidra til mindre tidsbruk. Du trenger ikke å lete i forskjellige mapper og arkiver. Et digitalt kontraktsstyringssystem hjelper deg med å være proaktiv i revisjonen. All informasjon lagres på ett sted og er tilgjengelig til enhver tid.
Hvis du vil vite mer om kontraktshåndtering og hvordan Azets kan hjelpe din bedrift med dette, kan du lese mer om kontraktssystemet Azets Agreement eller ta kontakt med oss. Se hvordan verktøyet kan hjelpe virksomheten din med å bli mer effektiv. Hvis du allerede er kunde og har tilgang til Azets Cozone, kan du starte en gratis prøveperiode i dag.
