6 tips for å bedre fakturarutinene

Regnskap | 23/02/2021

av Maren Sommervold

 

Er du usikker på om dine kunder vil betale fakturaene dine på forfall? Etter en lang periode hvor deler av norsk næringsliv har vært i knestående, kan dette bli en utfordring også for deg.

Hva skjer om de ikke betaler?

Hvis de ikke betaler til forfall, blir du sittende igjen uten penger på konto. Dette er penger du selv skal bruke til å betale dine regninger. Dette er en situasjonen du ikke vil havne i. Det handler om å ha penger på bok, eller likviditeten som vi sier på fagspråket.  

Er du en en kategori hvor du kan få kontantstøtte, vil det selvfølgelig bidra til å opprettholde kapitalen i selskapet. Hvis du ikke er det eller hvis du ser noen faresignaler fra dine kunder, bør du se på faktureringsrutiner og purrerutinene din. Gjør du riktige grep her, vil du redusere risikoen for at dine fakturaer ikke blir betalt. 

Eksempel: Er du sikker på at du sender faktura til riktig adresse, at telefon og epostadresse er oppdatert? Dette kan være en grunn for at det tar lengre tid før du får inn pengene dine. Det kan ofte være små justeringer på disse rutinene som kan gi svært gode resultater.

 

Her får du 6 tips for å bedre fakturarutinene og redusere risikoen:

 

  1. BRUK ET BRA SYSTEM: Bruk et oversiktlig system for kundedata, fakturering og en god flyt over på purretjenester. Det vil sikre deg en god, overordnet oversikt. 

  2. FAST FLYT: Vi anbefaler at dere fakturere til faste datoer hver mnd. I dag er det gode tekniske løsninger på en slik flyt, og det er fordel å sørge for å ha minst mulig menneskelig handtering. Nedenfor viser vi et eksempel på en slik flyt. 

  3. KUNDEDATA: Sørg for gode data på kundene dine med riktig adresse, riktig epost, tlf etc. Benytt deg gjerne av et godt CRM system som er integrert mot regnskapet.

  4. UTSENDELSESMETODE: Tilpass utsendelsesmetode etter dine kunder. Har kundene avglemt faktura, kan en enkel sms være fint. En bør også tenker på når disse sms bør sendes ut. Det kan for eksempel være greit å purre på ettermiddagstid til en privatperson, mens bedrifter bør ha purringen fra morgenen av. Det er lurt å ta en sjekk om epost adressene er riktig, og ha gode rutiner for å få ned riktig info på kundene.

  5. TA UT STATISTIKK: Ta ut statistikk løpende slik at du jevnlig er oppdatert på status på ubetalte faktura, og hvor mye som kommer inn via purring og inkasso. Det er viktig å sjekke løsningsgraden på inkasso altså andel oversendt til inkasso mot hva som ble innbetalt. Det kan være at flyten må justeres, utsendelsesmetode må endres, kundedata må sjekkes.

  6. GOD KUNDEHANDTERING: Vi anbefaler i de fleste tilfeller en fin og høflig ordlyd på den første påminnelsen, dette gir god kundebehandling. Vi er opptatt av at dobbeltbetalinger av faktura returneres løpende og at kunde

 

Gå inn og se på dine egne nøkkeltall fra regnskapet. Hvor mye din bedrift har utestående og hvor lang tid det tar fra en vare er sendt eller en tjeneste er levert, til faktura blir betalt? Kan disse tallene bli bedre? Eller er du i en situasjon hvor de må bli bedre? Sett nye mål for din bedrift og begynn på arbeidet i dag. 

Gode løsninger for fakturering, purring og inkasso >>

Azets kan hjelpe

Azets kan hjelpe dere med å få på plass gode rutiner for fakturering, og sørge for at purring og inkassoløpet blir tilpasset din bedrift. Vi har gode tekniske løsninger som gjør oppfølgingen av dette effektivt og profesjonelt. Vi er her for å hjelpe, og ønsker å bidra til at nettopp din bedrift lykkes med dette. Les mer om hvordan vi kan bistå.

Om Maren Sommervold

Maren jobber som senior advisor og har solid kompetanse og erfaring med regnskapsføring, årsoppgjør fra A-Å med fokus på effektivitet, kontroll og kvalitetshevende arbeidsprosesser. Regnskapsopprydding og strukturering av kontoplaner, IT-prosesser inn mot økonomi- og regnskapsstyring.