Selv om lønnsavdelingen i mange selskaper er relativt liten, med få ansatte, kan man oppnå store fordeler ved å optimalisere lønnsadministrasjonen. Hvis man reviderer prosedyrer og arbeidsoppgaver, kan lønnsavdelingen bli mer effektiv, slik at man får mer tid til verdiskapende oppgaver innenfor lønn og HR som det ellers kan være vanskelig å få tid til.
I noen bedrifter består lønnsavdelingen av bare én person. I andre bedrifter er det bare lønnsansvarlige som har tilgang til lønnssystemet. De samme oppgavene utføres måned etter måned, år etter år, uten at noen spør hvorfor de utføres på den bestemte måten – fordi det viktigste er at lønningene blir betalt ut i tide. Men hva om vedkommende blir syk eller slutter i jobben? Hvordan kan en vikar eller en nyansatt vite hvilke prosedyrer bedriften deres normalt følger, og hva vil da skje med de ansattes lønninger?
TA TESTEN | Hvor effektiv er din lønnsadministrasjon?
Kartlegg arbeidsprosessene deres
Det første skrittet mot å effektivisere lønnsadministrasjonen, er å kartlegge de eksisterende prosessene innenfor lønn og HR. Det kan virke tidkrevende å gå gjennom hver eneste arbeidsoppgave i prosessen, og de kan lett bli nedprioritert, siden det er så mye annet man skal få tid til. Men hvis man setter til side nok tid til å gå kritisk gjennom alle arbeidsoppgavene til lønnsavdelingen, vil det komme tydelig frem hvilke oppgaver som kan utføres mer effektivt, og hvor man kan frigjøre tid. Dessuten vil dere bli mindre sårbare ved en sykemelding eller dersom lønnsansvarlige slutter.
Kartleggingsprosessen kan bestå av dette:
- Gå gjennom dagens prosedyrer, prosesser og dokumentasjon
- Finn ut hvilke systemer som finnes, både i lønnsavdelingen og ellers i organisasjonen
- Identifiser utfordringer ved lønnskjøringen
- Identifiser forbedringsmuligheter ved lønnskjøringen
- Identifiser de ansattes kompetanse
Mer effektive datastrømmer
En viktig tidstyv i lønnsavdelingen er å samle inn og deretter administrere ulike data. Hvis timelister, reiseregninger og andre bilag sendes fra de forskjellige avdelingene i ulike formater som ikke er strukturert slik at de kan skannes rett inn i lønnssystemet, blir det mye manuelt arbeid på den lønnsansvarlige. Man kan spare mye tid på å gå gjennom og forbedre den måten dataene rapporteres til lønnsavdelingen på, og hvordan de deretter mates inn i lønnssystemet. Denne tiden kan man i stedet bruke på viktigere oppgaver.
Kommuniser tydelige prosesser
Sørg for at alle ansatte vet når de skal rapportere inn timer, og at de gjør det på akkurat samme måte. Hvis man er tydelig på hvordan lønnen kjøres, vil de ansatte bli mer motivert for å rapportere inn timer og annet i tide, slik at lønnsansvarlige slipper å svare på de samme spørsmålene om og om igjen.
Oppretthold ferdigheter som sikrer kvalitet på arbeidet
Det er en rekke eksterne faktorer innen lønn og HR som endres hele tiden. Derfor er det viktig å holde rede på lover og forskrifter, slik at arbeidet alltid blir korrekt utført. Sørg for å prioritere kompetanseutvikling for lønnspersonalet i selskapet ditt.
Revider lønnssystemet
Hvis dere bruker et gammel lønnssystem, bør dere vurdere om det er på tide å bytte det ut. Selv om mye kan optimaliseres gjennom korrekt bruk og full utnyttelse av et systems kapasitet, er det noen ganger mer praktisk å bytte til en nyere og mer moderne løsning som er bedre rustet til å støtte selskapets integrasjon med andre systemer.
Trenger lønnsadministrasjonen en overhaling?
Lønnsadministrasjonen tar mye tid og er et komplisert arbeidsfelt. De fleste selskaper kan bli mer effektive og oppnå bedre kvalitet på lønnskjøringen dersom den støttes av effektive prosedyrer og systemer. Azets kan gjerne hjelpe dere ved å analysere hele lønnsprosessen deres. Dette inkluderer en kartlegging av dagens prosess for å finne ut hvilke utfordringer dere har, og foreslå forbedringer.
Du kan også teste din lønnsadministrasjon – og motta en gratis guide full av gode råd.
