Hva er robotic process automation (RPA)

Teknologi

by  David Månsson

november 29, 2017

Hva er robotic process automation (RPA)

Teknologi

by David Månsson

november 29, 2017

Enkelte frykter at robotene vil ta over verden. Heldigvis er konsekvensene av såkalt robotic process automation, RPA, noe mindre dramatiske. Men hva er egentlig RPA, hvem er det for og hvilke fordeler vil det gi? Her får du en enkel introduksjon som forhåpentligvis gir deg noen av svarene.  

Målet med denne artikkelen er å avmystifisere RPA, forklare hva det er, gjøre rede for fordelene og hvordan vi i Azets jobber med det.

RPA – et mystisk begrep

Men aller først vil jeg gjerne slå ihjel en vanlig misforståelse om robotisering. Vi vil ikke se horder med fysiske roboter som vandrer rundt i kontorlandskap. R2D2 vil ikke servere kaffe eller lufte hunden. Tenk heller på RPA som en programvare på en PC som etterligner jobben et menneske gjør på PCen, steg for steg, klikk for klikk. RPA har mer til felles med Excel-makroer enn med IBMs Pepper.

Som navnet tilsier, er RPA-verktøy designet for å automatisere forretningsprosesser.

Den viktigste og mest åpenbare grunnen til å implementere RPA, er å redusere kostnader.

Men det handler også om økt datakvalitet, redusert prosesstid og raskere kundetilbakemeldinger.

RPA vs. tradisjonell automatisering – hva er forskjellen?

Robotisering skjer uavhengig av underliggende systemer. Derfor krever den ikke systemintegrasjoner eller strømlinjeformede prosesser for å fungere. 80 prosent redusert tid på en ineffektiv prosess kjørt av mennesker, er fortsatt 80 prosent redusert tid. Ikke optimaliser for roboten, roboten klager ikke, roboten er fortsatt billigere enn mennesker.

Mantraet er følgende: “implement for adoption, not perfection”.

Store fordeler

RPA kan gjenskape den menneskelige arbeidsflyten, bevege seg sømløst fra Excel til et ERP-system og sende en bekreftelses-e-post til involverte konsulenter. For en erfaren utvikler, kan det ta ned mot to uker å få satt en prosessautomatisering i produksjon. Denne hastigheten gjør at virksomheter umiddelbart kan høste fruktene av sine investeringer. En tommelfingerregel er å se etter oppgaver som er regelbaserte, i høyt volum og stadig tilbakevendende. Men RPA er ikke egnet for å håndtere varierte oppgaver, lavt volum eller ustrukturerte data, slik som fritekst. For selskaper som Azets, som sitter med et stort antall repetitive og regelbaserte oppgaver, er fordelene ved bruk av RPA ganske åpenbare.

Er RPA relevant for selskapet mitt?

For mange virksomheter vil svaret være ja. Men det avhenger i stor grad av hvilke typer oppgaver selskapet ditt løser.

Jeg vurderer RPA som en rask og god løsning, når man kjører mange prosesser i tunge og lite fleksible systemer.

Med mange og hurtige automatiseringer, gir RPA mer eller mindre umiddelbar tilbakebetaling av investeringen. På den annen side: RPA vil ikke være verdt investeringen for mindre selskapet og selskaper født i nettskyen.

I dag brukes RPA vanligvis for å løse administrative oppgaver “back office”. Men mer drevne selskaper er i ferd med å flytte RPA i front, for å understøtte kundeinteraksjoner. Dette er selskaper med noen års erfaring innenfor selskaps-RPA, eller selskaper som har utviklet en betydelig robotpark.

Jeg anbefaler i utgangspunktet RPA uavhengig av bransje, selskap eller administrativ funksjon, forutsatt at selskapet ditt kjenner seg igjen i beskrivelsene over.

Mitt estimat er at 30-40 prosent av store, Nordiske selskaper har startet sin RPA-reise, med om lag 1-10 roboter i produksjon. Estimatet støttes av utallige RPA-kongresser og relevante forskningsartikler.    

En fleksibel tilnærming: Det er lov å feile

Ny teknologi med betydelig innvirkning på daglige operasjoner, betyr gjerne en rekke uforutsette utfordringer og fallgruver. Med det i bakhodet, har Azets utviklet en “gå bredt før du går dypt”-strategi innenfor RPA. Tanken er å gjennomføre mindre RPA-prosjekter i Norden og i Romania, der vi er til stede i dag, for å bygge en bred kunnskapsbase. Alternativet ville vært å investere tungt i ett domene og med det plassere alle eggene i én kurv. Azets’ fleksible strategi gir oss rom for å feile, utveksle erfaringer og (med høy fart) implementere RPA i hele organisasjonen, istedenfor å bygge bevissthet og kunnskap innenfor et begrenset rom.

Et tett samarbeid mellom IT- og forretningsdelen er avgjørende for RPA-suksess i enhver virksomhet.

Azets er intet unntak. Forretningsdelen avdekker prosesser med potensiale for automatisering. Deretter blir disse evaluert og utviklet sammen med RPA-utviklere, for å forstå hverandres forventninger og gjøre tilpasninger. Et manglende samarbeid mellom IT og forretningen fører til forsinkelser, sprikende forventninger og manglende kommunikasjon, som i verste fall fører til at automatiseringer ikke blir tatt i bruk.

I praksis vil typisk organisasjoner som Azets velge å samarbeide med en leverandør, for å fasilitere et robotverktøy som utvikler og implementerer automatiserte prosesser.

RPA-suksess i Finland

Til slutt ønsker jeg å dele en liten solskinnshistorie fra Azets og Finland, for å illustrere hva RPA kan bidra med. En automatisert prosess kjører i vårt finske lønnssystem, Personec W. Her automatiserer roboten lønnsavstemminger og ser etter forskjeller mellom utbetalinger fra forrige måned og denne måneden. Enhver forskjell av betydning vil bli oppdaget, og deretter undersøkt videre av lønnsspesialister.

Å se etter slike feil manuelt stjeler mye av våre spesialisters tid. Å delegere det til roboter, hjelper dem til å skifte fokus fra gjentakende feilsjekking til kundeoppfølging, problemløsning og verdiøkende tjenester. Som om ikke det er nok, gjør robotene så godt som ingen feil, noe som betyr at vår robot raskt fanger opp alle feil og med det effektiviserer øker kvaliteten på hele prosessen.

Vil du utforske mulighetene dine?  

Jeg håper at denne introduksjonen var nyttig for deg og selskapet ditt. Det er liten tvil om at RPA har et stort potensiale for økt effektivitet og mindre styr. I Azets har vi de rette menneskene og de rette løsningene for å avdekke potensialet for RPA i virksomheten din. Du kan for eksempel starte med en digital kartlegging av selskapet ditt

David Månsson

Om David Månsson

David Månsson works as Nordic Project Manager at Azets. He is currently managing the robotics process automation setup for Azets. Previously, David has worked as a management trainee in Visma, with software development at Ericsson, mobile application development at IBM and in B2B sales. David has a Master of Science in Information Systems from Lund University, Sweden.