En medarbeiders ulike livshendelser vil uunngåelig prege den ansattes jobbsituasjon, og dermed også arbeidsplassen. Typiske eksempler er langtidsfravær fra jobb når ansatte får barn eller blir syk. Reboarding satt i system vil sikre god forretningskontinuitet, kvalitet i arbeid og god ivaretakelse av humankapitalen til tross for plutselig eller planlagt fravær.
Hva er reboarding?
Et reboardingsprogram skal gjøre deg som arbeidsgiver alltid klar til å både sende avgårde, og å ta i mot ansatte på en smidig måte. Derfor hviler det på prinsipper fra både offboarding og onboarding.
Les mer om onboarding | Sjekkliste for onboarding av nyansatte
Hvorfor er reboarding viktig?
Reboarding gjør seg gjeldende i de tilfellene ansatte av ulike årsaker skal være borte fra arbeidsplassen over lengre tid.
Reboarding sikrer god overføring og arbeidsflyt i overgangsfasene, og rask reintegrering ved tilbakekomst. En forberedt og tilpasset plan vil skape en opplevelse av å være nyttig, savnet og velkommen tilbake. Samtidig er det tilretteleggingsarbeid i praksis.
Gevinstene av reboarding er derfor mange og ikke ubetydelige:
- positiv effekt på de ansattes psykologiske trygghet, trivsel og helse
- redusert tap i produksjon og arbeidskvalitet
- bedre samhørighet og arbeidsmiljø
- redusert risiko for turnover og fremtidig sykefravær
Reboarding er en viktig, men ofte oversett, del av en virksomhets strategiske talent management-arbeid.
Få hjelp til oppfølging av sykefravær
Reboarding starter før første fraværsdag
De ansattes oppgaver og ansvarsområder skal midlertidig overtas av noen andre og da er det særlig to ting du må legge til rette for:
1) God forretningskontinuitet og arbeidsflyt til tross for rotasjoner i arbeidsstokken. Du må se på bemanningssituasjonen, arbeidsfordelingen og legge til rette for god overføring.
2) Trygging av den ansatte. I forskjell til offboarding har du i dette tilfellet en ansatt som skal komme tilbake og som kan kjenne på et spekter av følelser knyttet til det å være lenge borte fra arbeidsplassen. Alt fra frykt for å bli glemt, tilsidesatt, å gå glipp av ting til dårlig samvittighet for å forlate kolleger og kunder. Dersom punkt 1 ikke er ivaretatt kan den ansatte dessuten ha en følelse av at forholdene ikke er lagt til rette for å forlate arbeidet. Dette skaper stress, og kan gjøre at den ansatte heller ikke i praksis blir fristilt arbeidet.
Reboardingsprogrammet må altså kunne forsikre alle parter om at jobben vil bli godt ivaretatt mens ansatte er midlertidig borte. Ikke minst må den kunne gi de ansatte helt og holdent fred og ro under fraværet ved å ta fullstendig kontroll før første fraværsdag i de tilfellene det er mulig.
Tips! Skaff deg et verktøy som fungerer både til overføring av arbeidsoppgaver før exit, som en huskeliste/sjekkliste underveis i fravær, og som en re-opplæringsplan ved tilbakekomst.
En tommelfingerregel er at jo lengre fravær, og jo større endringer som har skjedd (både på jobb og på privaten), desto viktigere vil en systematisk, planlagt og tilpasset tilbakekomst være. |
Ansatte som har vært borte lenge vil i likhet med nyansatte være spent på oppstart, og ha spørsmål om stort og smått. Ikke minst vil de ha et like stort ønske om å prestere og bidra til fellesskapet så raskt som mulig. Målet i et reboardingsprogram må være at den ansatte reintegreres på arbeidsplassen for å finne sin rolle, og raskest mulig bli en medarbeider som opplever trygghet, tilhørighet og mestring. Når det nærmer seg oppstart kan du sende den ansatte en spesialtilpasset plan for den første uken tilbake i jobb. Med utgangspunkt i et godt reboardingsverktøy gjør du det enkelt for deg selv ved å planlegge første uke og koordinere praktiske ting. Med det skaper du forutsigbarhet, trygghet, engasjement og en opplevelse av å være velkommen.
Tips! Ikke glem det sosiale. Planlegg noen sosiale sammenkomster som sørger for at den ansatte får hilst på alle og reintroduseres i miljøet.
Et reboardingsprogram bør i likhet med onboarding også ha en lengre tidshorisont. Det er paradoksalt at sykefraværsoppfølging i mange tilfeller stopper ved første arbeidsdag, når langtidssykdom sjeldent er borte over natten. Like fullt er det fort gjort å undervurdere omveltningen av å få barn. Ansatte som er nybakte foreldre har vært frakoblet jobben og faget sitt over lang tid. Videre oppfølging i et reboardingsprogram må derfor tilpasses individuelt og til årsaken til fraværet. Hver enkelt ansatt har sin unike rolle og behov. Den ansattes livssituasjon har endret seg som du som arbeidsgiver bør ha oversikt over. Din tidligere ansatt kommer i ny drakt og du må på mange måter bli kjent med din ansatt på ny. Sammen bør dere ta en forventningsavklaring, kartlegge behov, definere mål og avtale noen faste oppfølgingssamtaler for den kommende tiden.
Tips! Fokuser dialogen og oppfølgingen på 1) hvordan den ansatte opplever sin nye hverdag, 2) opplever jobb-hjem dynamikken (tenk 24 timers mennesket), 3) behov for (re)opplæring, 4) tilrettelegging og 5) målsetting.
Dette må reboardingsplanen sikre
- At du alltid er forberedt på plutselig eller planlagt fravær (ha et verktøy klart på lik linje som du har verktøy for onboarding, opplæring og offboarding)
- Trygging av den ansatte både på vei ut, og på vei inn
- At “ansatt i ny drakt” reintegreres på arbeidsplassen
Trenger du hjelp til HR-oppgaver?
Azets kan hjelpe med å etablere onboarding- offboarding og reboardingssrutiner, implementere digitaliserte onboardingsprosesser, etablere maler for oppfølging i prøvetid, og gi opplæring av ledere i prosessen. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat!
