Er disse utsagnene kjent for deg? Mange ledere fortviler over dette i større eller mindre grad i egen hverdag. Noen trekker raske konklusjoner om problemet, og forklaringene rettes gjerne mot forhold ved den ansatte: “hen holder ikke mål”, “hen lærer for sent”, “dette er jo grunnleggende”, “det går litt sent med vedkommende”, “hen stiller ingen spørsmål”, “hen passer ikke inn i stillingen” osv. Oppsummert legges gjerne årsaken til at ansatte ikke fungerer, eller at ansattes egenskaper ikke holder mål.

Men hva er det som faktisk ligger til grunn for disse opplevelsene? Og hva kan du som leder gjøre for å møte slike situasjoner?

Graden av arbeidstakeres motivasjon kan være en forklaring på dette. Ved en rask undersøkelse av stillingsutlysninger på finn.no, er det tydelig at en ettertraktet kvalifikasjon er at den som søker er motivert for stillingen. Human kapital er et konkurransefortrinn, og motiverte arbeidstakere er viktigere enn noensinne. Min påstand er at nyansatte som utgangspunkt er motiverte for å jobbe der. Forholdene de møter kan imidlertid justere motivasjonsgraden opp eller ned. Motivasjon er ikke noe vi har eller ikke har, men et flyktig fenomen som varierer i styrke og retning. Vi har alle perioder hvor vi er mer motivert enn andre, og slik skal det også være. Men om de ansattes motivasjon over lengre tid er lav, må vi ta grep før det er for sent.

Webinar | Hvordan motivere dine ansatte?

Hva er motivasjon?

Motivasjon kan defineres som psykologiske prosesser som igangsetter, styrer og opprettholder atferd. Motivasjon handler om forholdet mellom hva arbeidstakere selv ønsker å gjøre, og hva organisasjonen på sin side ønsker at de skal gjøre. Visste du at en ansatt som er motivert er mer engasjert, positiv og utholdende, og har lettere for å gjennomføre en handling? Du som arbeidsgiver bør derfor etterstrebe denne attraktive energien.

Vi skiller gjerne mellom indre og ytre faktorer som driver motivasjon:

Indre motivasjon forstås som atferd med bakgrunn i indre belønninger. Det kan være tilfredshet, interesse, glede eller mening knyttet til oppgavene vi utfører. For eksempel å hjelpe en kunde med å løse et problem som gjør kundens hverdag lettere.

Ytre motivasjon forstås som atferd hvor kilden til motivasjonen ligger utenfor det å utføre jobbaktiviteten, men i stedet er knyttet til resultatet. For eksempel status, lønn, bonus, frynsegoder og ros.

Forskning viser at motiverte mennesker skaper bedre resultater, er mer lojale og skaper mer trivsel rundt seg. Det er således i bedrifters interesse å ha motiverte ansatte som leverer det som skal til for å oppnå gode resultater og organisasjonens mål. Likevel kan vi ikke pålegge noen å være motiverte. Motivasjon kommer fra en indre drivkraft som hver enkelt kjenner på i ulik grad i ulike situasjoner. Det leder imidlertid kan gjøre, er å tilrettelegge for at motivasjonen skal blomstre hos den enkelte – og på den måten påvirke medarbeideres arbeidslyst- og innsats.

Hva motiveres vi av og hvordan kan vi tilrettelegge for indre motivasjon?

Her er det hensiktsmessig med forståelse for hva som ligger til grunn for arbeidstakeres jobbmotivasjon.

Tidligere var man overbevist om at det var penger (ytre motivasjonsfaktorer) som hovedsakelig motiverte ansatte til å jobbe, og at tilstrekkelig lønn førte til økt produktivitet og trivsel (Taylor om “Scientific management”). Til tross for at penger er en motivasjonskilde, og en nødvendighet, ble det senere stilt spørsmål til om dette var den eneste motivasjonsfaktoren. De kjente Hawthorne-studiene (fra 1920 tallet) viste at penger ikke hadde så stor betydning som tidligere antatt, verken med hensyn til motivasjon eller trivsel. Tilfredstillelse av sosial annerkjennelse på arbeidsplassen ble løftet frem som svært viktig. For de fleste handler derfor motivasjon om å oppleve en god følelse og å gjøre noe meningsfullt (indre motivasjonsfaktorer).

Forskning på tematikken er enorm, og det finnes en rekke ulike teorier og perspektiv. Motivasjonsteoretikere er enige om at det er mest å hente i den indre motivasjonen, og at arbeidsgiver derfor bør fokusere på å tilrettelegge for dette. Allerede på 70-tallet fikk psykologiske jobb-behov stor betydning, og det ble pekt på en rekke jobbkrav som burde oppfylles dersom man ønsket motiverte medarbeidere som opplevde mening i sin jobbhverdag (Thorsrud).

Menneskers tre grunnleggende psykologiske behov som styrer atferd og gjør at indre motivasjon oppstår når disse er oppfylt:

- Deci og Ryan (2000) sin “selvbestemmelsesteori”, som revolusjonerte motivasjonsforskningen.

1. Autonomi

For enhver arbeidstaker er det viktig å oppleve en form for selvstendighet, både i avgjørelser, fremgangsmåte, når ting gjøres, samt hvem de gjør det sammen med. Det skaper en opplevelse av ansvar og mening, samtidig som det man gjør, oppleves som frivillig.

2. Mestring

Dette behovet dreier seg om å oppleve effektivitet og mestring i ens handlinger. Å motta anerkjennelse, engasjement og tilbakemeldinger bidrar til at ansatte føler at de er kompetente og utvikler seg.

3. Tilhørighet

Refererer til menneskets ønske om å føle seg som en del av noe større. For eksempel å ha sosiale relasjoner på jobb, føle seg inkludert, få støtte og å samarbeide om mål.

Hva er ditt menneskesyn og hvordan påvirker det ansattes motivasjon?

Det er ikke lett å vite om de ansatte får tilfredsstilt sine behov eller om de er motiverte i den grad du ønsker. Vurderinger du gjør, skjer ofte ubevisst og uten særlig refleksjon. Ledere har imidlertid en betydningsfull makt i det å få fram det beste i sine folk.

I tråd med MacGregor sin teori X og Y finnes det to ulike tilnærminger ledere har til sine ansatte:

Det er viktig å være bevisst på hvordan du som leder ser på dine ansatte og hvordan du vurderer deres iboende potensial. Antagelser basert på raske vurderinger; førsteinntrykket av en ansatt, enkeltstående observasjoner, hendelser og uttalelser, er elementer som påvirker hvordan du ser på den ansatte. Dette farger helhetsinntrykket ditt av personen og kan utarte seg til en selvoppfyllende profeti.

Dersom du antar at en person er demotivert, kan du forsøke å nullstille og lete etter de positive tingene arbeidstakeren har gjort i det siste. Møt heller personen med en forventning om atferd i tråd med Y, og det ansatt kan bidra med. Gi ansvar, utfordringer og tillit. Ved å følge opp på denne måten, føler den ansatte seg sett og opplever tillit fra leder. Atferden følger som regel etter.

Å få mennesker til å blomstre og å skape relasjoner, er langt vanskeligere enn å få et excel ark til å gå opp. Tall og bunnlinje er svart-hvitt. Å jobbe med mennesker som direkte påvirker denne bunnlinjen, er mer dynamisk og komplekst.

Har du noen gang som leder sagt til en ansatt: “si ifra hvis det er noe” eller “ikke nøl med å ta kontakt”? Dersom du ikke hører noe fra den ansatte, er det da riktig å anta at alt er greit?

Å fange opp den subjektive følelsen av motivasjon hos en annen person er ikke så lett. Det krever et samspill mellom leder og medarbeider, hvor partene kommuniserer og sammen streber etter å optimalisere motivasjonsgraden. En høykvalitetsrelasjon er nødvendig, men er tidkrevende å bygge opp, og forutsetter investering i arbeidet.

Sørg for å forstå hvem de ansatte er, hva de står for og hva de drives av. En trygg og nær relasjon sikrer at ansatte føler seg sett på ekte og ikke bare overfladisk. Gode relasjoner åpner dører, gir psykologisk trygghet og tilrettelegger for deling. Når relasjonen er bra, er det lettere å korrigere og hjelpe den ansatte på veien til å utvikle seg og nå sitt potensiale. Husk, ansatt plukker raskt opp om du genuint bryr deg eller om du “bryr deg” bare fordi det ligger i din rollebeskrivelse.

Har du reflektert over at for å motivere andre, er det viktig at du kjenner deg selv og egne sterke og svake sider? Med dette klart for deg er det lettere å fremme de positive sidene, og tone ned sider som ikke gagner seg i gitte situasjoner.

Evnen til å utvise empati er en avgjørende egenskap og handler om å forstå og leve seg inn i andres følelser og tanker. Det innebærer å lytte og forstå andres perspektiver.

En dyktig leder med empati evner å

1. finne frem og dyrke de positive sidene hos hver enkelt medarbeider
2. koble de riktige arbeidsoppgavene sammen med de riktige personene
3. koble de riktige personene sammen

Les også: Hvorfor og hvordan lede med empati

Konkrete råd til deg som leder for å øke motivasjonen hos de ansatte:

1. Informer: Sørg for at medarbeiderne hele tiden har tilstrekkelig informasjon om hva som foregår i organisasjonen, planer, satsinger, endringer og målsetninger. Folk liker å være orientert og ikke forbigått.
   
   
2. Ha fokus på arbeidets betydning: Synliggjør bedriftens verdier og hvorfor vi gjør som vi gjør, fremfor bare hva vi skal gjøre. Fortell og involver de ansatte i hvorfor det de gjør er verdifullt. Det kan gi økt forståelse og opplevelse av at arbeidet er meningsfullt og betydningsfullt.
   
   
3. Vis personlig interesse: Bli kjent med de ansatte, og få tak på hva den enkelte setter pris på. Vis respekt, ta deg tid, still spørsmål, lytt til hva de har å si, og kom med oppfølgingsspørsmål. De fleste liker at en viser interesse og bryr seg om hvordan de har det, og hva de mener. Ved å fange opp nyanser og bygge tette bånd er det mulig å oppdage atferdsendringer, og ta grep før det er for sent. For eksempel dersom en ansatt normalt deltar aktivt, etter hvert endrer atferd og fremstår mer passiv, er det hensiktsmessig å få tak på hva som ligger bak.
   
   
4. Gi ros og anerkjennelse: Skryt av de ansatte når de har gjort en god jobb. Se det lille ekstra, oppdag det geniale og vis at du la merke til det. Det er motiverende å oppleve at en har lyktes. Positiv tilbakemelding funker hvis det blir gitt på riktig måte, og fungerer best når den er spesifikk mot hendelsen. Den forsterker atferd som er positiv og forbedrer lite konstruktiv atferd.
   
   
5. Gi tillit: Gi de ansatte rom, støtte, myndighet og ressursene som er nødvendig for å ta beslutninger. Å oppleve at noen tror på at du er egnet til å løse en oppgave gir en driv til å gjennomføre og løse den på en god måte. Mange arbeidstakere opplever dessverre “micromanagement”, altså å bli detaljstyrt, overvåket og delegert. Da mister den ansatte gjerne ansvarsfølelsen og eierskapet til oppgavene. Det kan demotivere og gi en opplevelse at man er tvunget til å gjennomføre noe, fremfor at det er et eget valg.
   
   
6. Gi medarbeiderne ansvar: Et utvidet ansvar og utfordringer som skiller seg fra de daglige oppgavene er ofte motiverende. Det gir mulighet for å strekke seg og skaper spenning. Det trenger ikke å være avansert, for eksempel:
   
   
   1. gi ansvar for det som omhandler det tekniske
   2. gi ansvar for å arrangere en sosial sammenkomst
   3. gi ansvar for å holde et internt kurs i et tema viktig for organisasjonen
      
      Ansvaret som gis kan begrunnes med at den ansattes ekspertise eller egenskaper som egner seg for dette. Dette gir en opplevelse av å være en viktig og ønsket ressurs som tilfører verdi, men også personlig vekst og utvikling. På den måten unngår også du at den ansatte kjeder seg, og i verste fall begynner å se seg om etter ny jobb.
      
      
7. Del materiell: Sørg for en delingskultur i hele verdikjeden. For eksempel at faglig materiell ligger tilgjengelig for alle og at det er kultur for å dele erfaringer, dokumenter og kunnskap. Gi en opplevelse av innsikt, sosial støtte og sørg for at det er lav terskel for å be om hjelp. Det gir en opplevelse av samhold. “Våre kunder” fremfor “min kunde” og “vår leveranse” fremfor “min leveranse”. Dette skaper opplevelse av å kunne lære og utvikle seg i fellesskap. Dersom leder skjuler informasjon gir det fort mistillit, og kan ende opp med at den ansatte skjuler ting for sin leder, som igjen gir grobunn for ukultur.
   
   
8. Klargjør forventinger: Synliggjør hva som forventes og konkretiser hva du legger i gode prestasjoner. En kan ikke forvente at den ansatte skal gjette seg frem til dette selv. Her bør det til en forventningsavklaring fra start, med gjensidig forståelse. Det er hensiktsmessig å gjøre dette skriftlig, og gjerne som et levende arbeidsdokument som dere vedlikeholder.
   
   
9. Etabler klare mål: Både langsiktige og kortsiktige. Ha en gjennomtenkt tilnærming til bruk av mål og målsetninger. Det er hensiktsmessig å tilpasse målene til den enkelte i stedet for standardiserte mål. La den ansatte være med å utarbeide målene selv og sørg for at de er realistiske og relevante. Målene er også mer motiverende når ansatt opplever eierskap til dem. Begrens målepunkter, slik at en ikke gaper over for mye på en gang.
   
   
10. Sett motivasjon på dagsorden: Synliggjør at bedriften er opptatt av folka sine. Bruk gjerne selvbestemmelsesteorien som et malverk og samtaleverktøy, slik at både ansatte og ledere blir mer bevisst på å jobbe mot og opprettholde de tre psykologiske behov. Det kan gjøre terskelen lavere for å ta grep og gi beskjed, fra både leder og den ansattes hold.
    
    
11. Verdsett konstruktiv tilbakemelding: Vær takknemlig når ansatte deler at de ikke trives. Å motta en slik beskjed bør ses på som en tillitserklæring, og tolkes i den forstand at den ansatte er interessert og ønsker å finne løsninger sammen. Alternativet kan være at den ansatte skjuler sin misnøye og ender med å si opp arbeidsforholdet.
    
    
12. Vær en god rollemodell og sørg for å være motivert selv: De ansatte bruker ofte lederen sin som eksempel i egne avgjørelser. Dersom lederens atferd, handlinger og valg avviker fra det som forventes av ansatte, er det også vanskelig å oppnå ønsket atferd hos nettopp dem. Underordnede vil etablere samme holdninger og praksis, og dersom de konfronteres med dette oppfattes det raskt som hierarkisk struktur og forskjellsbehandling. Det kan med tiden svekke motivasjon og trivsel.
    
    
13. Bygg et prestasjonsklima som står sterkere enn et resultatklima: Ved å etablere et prestasjonsklima står den enkeltes mestring, læring og utvikling sterkt. Her konkurrerer den ansatte med gårsdagens utgave av seg selv, snarere enn med andre kollegers prestasjoner og nivå (resultatklima). Dette bidrar kontinuerlig til å opprettholde motivasjon, snarere enn å redusere den ved å undergrave den ansattes selvtillit på bakgrunn av sammenligninger med kollegaer.

Rådene lagt frem her kan anvendes i enhver organisasjon som ønsker fokus på motivasjonsarbeidet. Da motivasjon er “ferskvare” kan ikke tiltakene implementeres bare én gang med forventet effekt. Fenomenet krever kontinuerlig arbeid, og organisasjonen må gå systematisk til verks og tilpasse arbeidet til sin virksomhet.

Videre er det hensiktsmessig med en konkret plan, hvor en også foretar målinger underveis, der en bør fange opp:

1. Har tiltakene faktisk blitt gjennomført, evt. Hvilke?
2. Har de ansatte opplevd at tiltakene er igangsatt, og hvilke?
3. Opplever de ansatte økt motivasjon?

Gratis webinar om hvordan du kan motivere dine ansatte

I dette 30-minutters webinaret tar vi for oss hvordan du som leder kan legge grunnlaget for motiverte ansatte, hvordan du jobber med det, og hvor du bør starte. Få konkrete råd om hva som påvirker motavsjon og hva du som leder kan gjøre for å øke motivasjonsgraden.

Gratis webinar om hvordan du kan motivere dine ansatte

Azets Consulting kan hjelpe deg!

Ønsker du å fokusere på økt motivasjon hos ansatte i din organisasjon og arbeide med dette systematisk og målbart? Azets Consulting gir deg tilgang på riktig kompetanse, og hjelper deg å implementere metoder for å oppnå høyere motivasjon i din organisasjon. Vi har HR-eksperter innen organisasjonsutvikling, lederutvikling og prestasjonsledelse, og kan bistå med alt fra daglige HR-oppgaver, prosjekt, og større endringsprosesser. Ta kontakt for en uforpliktende prat.