Digitaliseringen skjer fortsatt i et rasende tempo, og i de fleste organisasjoner prioriterer man stadig mer å optimalisere bruken av digitale løsninger. Dette inkluderer også mer intelligent bruk av data. Vi effektiviserer, automatiserer og streber etter å redusere manuelle og ineffektive arbeidsoppgaver så mye som mulig.
Men når ledelsen skal planlegge neste optimaliseringsprosjekt, overser den ofte en enkel, men svært viktig ting, nemlig lønnsfunksjonen. Lønnsfunksjonen håndteres gjerne av en av de minste avdelingene, som kanskje består av 1–3 ansatte. Likevel er den en betydelig utgiftspost.
TA TESTEN | Hvor effektiv er lønnsadministrasjonen i selskapet ditt?
Lønnsfunksjonen deres har helt sikkert et stort forbedringspotensial. Her er det fordeler å hente som er minst like store som ved optimalisering av andre administrative områder. Og når det er så mye penger å spare, hvorfor ikke gi optimaliseringen av din lønnsfunksjon høyeste prioritet? Kanskje du kjenner igjen én eller flere av følgende dårlige, men klassiske unnskyldninger:
1. Hva om det oppstår en feil med lønnskjøringen?
Dette er den mest vanlige unnskyldningen og den største hindringen mot å optimalisere en lønnsadministrasjon. Hva om det oppstår en feil mens vi holder på å endre ting? Hva om de ansatte får utbetalt feil lønn – eller ingen lønn i det hele tatt?! Hva gjør vi da, og hvem blir ansvarlig for det?
Det er naturlig å være redd for dette. Man får lett sommerfugler i magen når man skal tukle med noe som er så viktig som lønnsfunksjonen. Den minste feil kan få store konsekvenser, så det er viktig at bedriften får på plass optimale kontrollprosedyrer før den kritiske lønnskjøringen. Har man det, er risikoen for feil minimal. Hvis man ikke har en god kontrollprosess, bør man starte optimaliseringen nettopp der.
En god måte å unngå feil på er å hente inn ekstern hjelp, for eksempel fra Azets. Vi har lang erfaring med lønn og er objektive, og kan sikre at det tas hensyn til hver eneste detalj, uten at noe blir oversett. Dermed kan du og kollegene dine føle dere trygge under hele prosessen.
2. Lønnsutbetalingene går greit
Så lenge det funker, trenger man ikke å fikse det! De ansatte får betalt til rett tid, og det oppstår ingen feil. Siden en lønnsfunksjon utgjør en så liten del av virksomheten, er det vel ikke så mye å vinne på å optimalisere den? Hvorfor bruke masse tid på å endre noe som funker fint?
Det enkleste for alle parter er å holde seg til den etablerte prosessen – særlig hvis den fungerer godt. Men gjør det egentlig det? I en finjustert lønnsfunksjon kan hver heltidsansatte lønnsmedarbeider håndtere mellom 1000 og 2000 lønnsslipper per måned. En lønnsmedarbeider som jobber 50 % deltid, bør derfor kunne håndtere 500–600 lønnsslipper per måned, og så videre. Hvordan ser deres lønnsfunksjon ut? De fleste bedrifter har rom for forbedringer, og det gjelder sikkert også dere.
Rutiner er ikke alltid noe positivt. Det er de ikke nødvendigvis i lønnsavdelingen heller. Mange lønnsmedarbeidere har hatt en bestemt oppgave i mange år, og blitt svært dyktige i jobben. Det har både sine fordeler og sine ulemper. Det er naturligvis en fordel for bedriften at de ansatte er spesialisert, og at de har en god forståelse av virksomheten og bedriftens administrative prosesser og behov. Men i en så kritisk funksjon som lønn kan noen få spesialiserte medarbeidere raskt bli uunnværlige, fordi ingen andre kjenner arbeidsprosessene de bruker. Det kan bli et problem den dagen de ikke kommer på jobb.
Vi i Azets blir stadig kontaktet av bedriftseiere som har et akutt behov for hjelp til sin lønnsfunksjon fordi nøkkelpersoner plutselig har sluttet eller er blitt sykmeldt.
Dessuten kan lønnsmedarbeiderne bli sittende fast med ineffektive rutiner fordi de aldri er blitt oppfordret eller motivert til å tenke nytt. Dermed utfører de lønnskjøringen på den samme gamle måten, fordi det funker. Dessuten er den ansvarlige lederen ofte ikke klar over at ting kan gjøres på en annen måte. Hvis du for eksempel ber en regnskapsfører eller lønnsanalytiker om å beskrive nøyaktig hva han/hun gjør, og hvorfor, vil du oppdage at mange prosedyrer er en ren vane, ikke et bevisst valg.
3. De ansatte blir nervøse
Det er menneskelig å føle ubehag når kjente omgivelser og rutiner blir endret. Det gjelder oss alle og er ikke unikt for lønnsfunksjonen. Derfor vil det straks komme spørsmål: Hvorfor må vi forandre på ting? Er det noen som ikke gjør en god nok jobb? Vil noen miste jobben som følge av dette?
Måten man reduserer unødvendig usikkerhet på, er gjennom dialog og god kommunikasjon. Involver de ansatte og vær åpen om det som skal skje. Gjør det klart at optimaliseringen også vil være gunstig for lønnsmedarbeiderne, og forsikre dem om at endringene vil gjøres i tett dialog med dem.
4. Optimalisering? Det er det vel opp til lønnsavdelingen selv å drive med
Det er åpenbart at lønnsmedarbeiderne dine har god kontroll på både oppgavene og prosessene. Men alt må gjøres raskt, og kollegene deres må få lønn i tide. Har du kontroll på lønnsfunksjonene? Vet du hvor mange og hvilke prosesser som går forut for den egentlige lønnskjøringen, og er du klar over at lønnsavdelingens arbeid for en stor del er avhengig av input fra andre avdelinger?
For å kunne se optimaliseringspotensialet må man først ha en viss forståelse for, og innsikt i, dagens prosesser. Men så lenge det ikke oppstår feil, og ting går som de skal, er det vel bare å sitte stille i båten?
Hvis du bruker noen timer på å gjøre deg kjent med alle faktorene som påvirker lønnskjøringen, og alle arbeidsoppgavene som går på tvers av avdelingene, vil du nok oppdage enkelte ting som kan effektiviseres og optimaliseres. De fleste lønnsmedarbeidere vil for eksempel heller ha noe så enkelt som en Excel-fil med timetall fra hver avdeling enn 30 separate timelister.
5. Vi har ikke tid til det
Lønningene må kjøres korrekt og i tide hver måned. I de fleste lønnsfunksjoner har man ikke tid til å analysere den eksisterende arbeidsflyten og tenke ut nye og smartere måter å utføre den på.
De daglige oppgavene tar mye tid, og det blir lite tid til nytenking. En optimaliseringsprosess må planlegges og prioriteres, og enda viktigere: Den må få støtte og oppmerksomhet fra ledelsen.
Når du setter i gang, vil du raskt finne ting det kan spares inn på, ting som kan gjøres bedre, og systemer som kan samkjøres. En optimaliseringsprosess vil ofte føre til at lønnsmedarbeiderne bruker mindre tid på oppgavene sine. Det frigjør tid som lønnsavdelingen kan bruke på mer produktive oppgaver, for å støtte de rutinemessige oppgavene, og det vil være en utvikling de fleste nok vil ønske velkommen.
Ta vår test og motta gratis råd
Prøv får enkle test og få en pekepinn på hvordan det står til med lønnsadministrasjonen i selskapet ditt. Når du fullfører testen, kan du laste ned en gratis guide full av gode tips til en mer effektiv lønnsfunksjon:
TA TESTEN | Hvor effektiv er lønnsadministrasjonen i selskapet ditt?
Lønn og HR fra Azets
Lang erfaring, spisskompetanse og smart teknologi. Vi tilbyr lønnstjenester, outsourcing og rådgivning til alle typer bedrifter.
