Kutte IT-kostnader? Her er alt du trenger å vite

Teknologi | 31/03/2020

av Petter Løken

 

For mange bedrifter handler det nå om å kutte til beinet og stoppe blødningen for enhver pris. Når inntektene stuper over natten og de store kostnadene fremdeles ligger fast befinner du deg plutselig i en krisesituasjon.

Myndighetene har varslet forskjellige redningspakker som vi håper kan hjelpe både virksomheter, deres ansatte, samt selvstendig næringsdrivende og frilansere. Det er også mange nyttige kriseråd i disse dager som fokuserer på hvordan du kan bedre likviditeten og utøve god kriseledelse. Vi gjør alle det vi kan for å hjelpe. 

IT-kutt til beinet? 

Et område som derimot ikke får like stor oppmerksomhet i krisetider er IT, en sentral del av enhver virksomhet. Uten teknologi stopper Norge, coronavirus eller ikke. 

Hva er egentlig IT-kostnadene i din virksomhet? Hvor mye kan dere kutte over natten og fremdeles opprettholde driften? Og hva med digitaliseringsmulighetene som alle snakker om? Fra programvare og roboter til skyløsninger og IT-integrasjoner som kutter manuelle prosesser, skalerer tjenester og kostnader opp - og ned - i takt med behovet. Kan datamaskiner og automatisering ivareta mer av driften, og verdiskapningen, i din virksomhet allerede nå? 

Alt dette avhenger først og fremst av hva slags IT-løsning du har, hvilke avtaler du har med dine IT-leverandører, og naturligvis den spesielle situasjonen din bedrift befinner seg i akkurat nå. Kjemper du for å overleve i dag er det kun tiltak som kan gi umiddelbar effekt som teller. Har du noen ukers, eller kanskje til og med måneders, pusterom kan du også legge grunnlaget for mer varige og lønnsomme endringer. 

Uansett hva situasjonen din er, så må du først: 

  1. Få oversikt over IT-kostnadene
  2. Sjekke avtalene du har med IT-leverandørene dine

Svarene på dette gir deg innsikt i hva slags IT-kutt du kan gjøre nå, og hvor mye. 

Hvor mye bruker du på IT i dag?

Det høres kanskje enkelt ut, men mange virksomheter mangler en klar formening om hvor mye de egentlig bruker på IT. Det er kanskje ikke så rart siden IT-kostnader griper inn i alle deler av virksomheten. Nettopp derfor er det vanskelig å ha en fullstendig oversikt over hvor mye dette egentlig koster.

Det enkleste er å se på fjorårets tall, da kan du se på året som helhet for å være sikker på at du får med alt - sjekk leverandørreskontro for å få oversikt. Du burde også se nærmere på de enkelte fakturaer.

Det er som regel flere leverandører som leverer en eller annen form for IT: lisenser, forskjellig IT-utstyr, forhandler av økonomi- og/eller fagapplikasjon, leverandør av drift- og supporttjenester, konsulenttimer, og så videre. Hvis du har IT-ansatte, eller noen hos deg som jobber “litt med IT” hos dere må dette naturligvis også med i oversikten. Listen kan være lang, men skaff deg en komplett oversikt snarest mulig - her kan det være mye å spare!

Et kritisk blikk på IT-avtaler og bindingstid

IT er i stadig endring. Det blir bedre, raskere og mer fleksibelt. Og ikke minst, det blir billigere. Dette taler til din fordel, og er noe du burde utnytte for å kutte i dine IT-kostnader. Det er ikke lenger nødvendig å binde seg til lange avtaler for å få best mulig pris fra din IT-leverandør - uansett om det er programvare (økonomi- eller fagapplikasjon) eller leverandør av drifts- og supporttjenester. Den tiden er forbi.

Hvordan er situasjonen hos deg nå, er du bundet av avtaler med lang bindingstid? Når går avtalene dine ut? Har du sjekket alternativer? 

Hvis du har kjøpt en IT-løsning som virket gunstig for noen år siden så kan jeg nesten garantere deg at det finnes tilsvarende IT-løsninger som er rimeligere, og trolig også bedre, i dag. Med skybaserte alternativer betaler du som regel løpende med svært kort oppsigelsestid. Det er også mye rimeligere, totalt sett.

Reduser dine IT-kostnader med disse tre grepene:

  • Flytt mest mulig ut i nettskyen
  • Kjøp abonnement og tilhørende tjenester
  • Automatiser, automatiser, automatiser

 

Nettskyen er ditt nye hjem. Flytt ut mest mulig så snart du kan 

De aller fleste applikasjoner er nå fullt ut tilpasset internett og tilbys som såkalte SaaS-tjenester (SaaS - Software as a Service). Det betyr at de leveres som tjenester direkte over nettet – fra applikasjonsleverandørene selv. Ingen servere eller installasjoner. Du logger deg på fra nettleseren din, og så er du igang. 

Vi har vurdert mange bedrifter som kan halvere IT-kostnadene sine ved å bytte til slike skyløsninger. For i en SaaS-verden er drift, back-up, oppgraderinger og oppetidsgarantier allerede inkludert i abonnementet fra applikasjonsleverandørene selv.

Det betyr at virksomhetene kan kvitte seg med all IT-infrastruktur og tilhørende driftsbehov, enten om maskinparken befinner seg i egne lokaler eller inngår i et datasenter hos en ekstern IT-leverandør som en leieordning. Borte. 

Leie, ikke eie

Dette er trolig den sterkeste drivkraften i IT-bransjen for tiden. Vi snakker om skytjenester hvor programvareleverandøren selv tilbyr sin programvare som en tjeneste via internett. Det vil være en bedre løsning for deg, ikke minst i kroner og øre. I tillegg flyttes den økonomiske risikoen fra deg til leverandøren. 

Istedenfor at du kjøper og eier programvaren, og alt hva det innebærer av oppgraderinger, vedlikehold, drift, support og så videre, så leveres dette i sin helhet fra programvareleverandøren selv. Det er en tjeneste, tilgjengelig fra nettleseren din. Du leier istedenfor for å eie, fra kapitalinvesteringer (capex) til driftsutgifter (opex). 

Du slipper forhåndsbetaling og faktureres som regel per bruker, per måned. Du forholder deg til et abonnement som løper til du sier det opp. Antall brukerlisenser i bedriften tilpasses fortløpende, i takt med behov dere har (vekst eller reduksjon). Vi har sett eksempler på bedrifter som har halvert de totale IT-kostnadene ved å flytte hele, eller deler av, IT-løsningen opp i skyen.

Alle programvareleverandører har en skystrategi for sine løsninger, og de fleste tilbyr nå sin programvare som skytjeneste. Men vær på vakt, noen leverandører har nemlig børstet støv av eldgamle IT-løsninger og pakket det inn som moderne og fleksible nettsky løsninger.

Automatiser, automatiser, automatiser

DIn virksomhet kan begynne å høste de virkelig store gevinstene etter skystrategi er valgt og implementert. Skybaserte applikasjoner integreres slik at kjernesystemer og andre tjenester fungerer i samspill. Fra timeføring og annen datafangst til fakturering, betaling og rapporteringsløsninger, mest mulig automatisert. 

Alle applikasjonsleverandører har en erklært strategi for å levere sine applikasjoner som skytjenester. Svært mange tilbyr sky-versjoner allerede selv om det ikke alltid er like godt kjent. 

På sikt vil det være mulig for alle å “flytte ut alt” i nettskyen. Der treffer vi sannsynligvis våre kunder og leverandører som også bruker skytjenester. Det åpner opp for enda større grad av automatisering og effektivisering av arbeidsprosesser. Bedre kvalitet, færre manuelle rutiner og unødig dobbeltarbeid, bedre kundebehandling og leverandøroppfølging. Kostnadseffektiviteten kan bli betydelig.

Dette vil også påvirke din egen organisasjon og dine medarbeidere. Det vil bli endringer, nye og mer effektive måter å jobbe på, som igjen gir mer tid og fokus på egen kjernevirksomhet. Økt bruk av nettskytjenester muliggjør datamaskinbasert automatisering av ulike arbeidsoppgaver som du og dine medarbeidere bruker tid på i dag.

Gratis IT

I disse vanskelige tider med høy grad av hjemmekontor tilbyr mange større IT-leverandører gratis IT-løsninger som kan være verdt å se nærmere på:

Microsoft

Microsoft har gjort sitt samhandlingsverktøy Teams gratis i de neste seks månedene. Mer informasjon finner du her. For bedrifter tilbyr Microsoft nå seks måneders gratis-abonnement på Office 365, spesifikt Office 365 Enterprise E1. Bedrifter blir bedt om å kontakte sin Microsoft-forhandler for å benytte seg av dette tilbudet.  

Microsoft har også lagt ut tips om hvordan du kan implementere Teams, samt hvordan du kan forberede dine ansatte på å bruke Teams, se denne linken for mer informasjon.

LinkedIn

Mange av oss bruker LinkedIn til å knytte kontakter med andre profesjonelle i næringslivet og offentlig sektor, finne riktig jobb, styrke faglige relasjoner, eller rett og slett lære nye ferdigheter vi trenger for å lykkes i vår karriere. LinkedIn har gjort 16 tidligere betalbare nettkurs som fokuserer spesielt på hjemmekontor-situasjoner tilgjengelig gratis. Klikk her for mer informasjon.

Google

Google annonserte nylig at avanserte funksjoner i deres videokonferanseløsning i G Suite, Hangouts Meet, nå blir gratis for G Suite og G Suite Education-brukere. Det betyr at kunder kan delta i virtuelle møter med opptil 250 deltakere, eller direktestrømme med opptil 100 000 seere, helt gratis. Brukerne kan også lagre opptak av møtene uten at det koster noe. Mer informasjon her.

Slack

Slack er en lynmeldingstjeneste laget først og fremst for team og virtuelt samarbeid. Slack er et populært bedriftsalternativ til Googles Hangouts Meet og Microsoft Teams, men kan også benyttes som supplement til disse løsningene. Slack har alltid hatt en gratisversjon, men det finnes også prøveversjoner av de betalbare alternativene de tilbyr. Som følge av Corona-utbruddet tilbyr de nå også gratis webinarer med live Q&As, konsultasjoner på telefon, og “best practice” informasjon på å jobbe hjemmefra. Mer informasjon i denne bloggartikkelen (skroll ned til slutten av artikkelen for webinarer og påmeldinger).

Quinyx

Quinyx er en skytjeneste for vaktlisteplanlegging, skift- og turnusplanlegging med timefangst som i dag benyttes av ca. 500.000 brukere. Quinyx tilbyr nå sin kommunikasjonsmodul på web og som mobillapp gratis de neste 6 månedene uten noen forpliktelser. Med denne modulen kan du kommunisere raskt med dine medarbeidere og sende viktige beskjeder via en mobilapp. Mer informasjon finner du her.

Digital hurtigsjekk

Usikker på hvordan det egentlig står til med IT-kostnadene i egen virksomhet, hvor mye dere kan kutte og hvordan dere kan jobbe mer kostnadseffektivt med IT? Azets tilbyr en digital hurtigsjekk som gir deg svarene: 

  • Kan du kutte IT kostnader neste 1-3 mnd, og i så fall hvor mye?
  • Er din virksomhet klar til å hente omsetning digitalt? 
  • Hvordan kan dere jobbe mer effektivt med IT? 

Klikk her for mer informasjon om undersøkelsen.

Om Petter Løken

Petter er ansvarlig for forretningsområdet Business Technology i Azets. Som entreprenør, bedriftsleder og rådgiver brenner han for digitalisering og ledelse.