Julebord og andre velferdstiltak

Når er velferdstiltak som julebord og andre tilstelninger skattefrie?

Nå nærmer det seg jul og mange arbeidsgivere har som tradisjon å gi de ansatte litt ekstra goder mot slutten av året, som en påskjønnelse for innsatsen som er nedlagt i løpet av året. 

Det vanlige er at ansatte får julegaver av arbeidsgiver, samt at de ansatte blir invitert med på julebord.

I dette innlegget skriver jeg litt om reglene for når velferdstiltak, som julebord og andre tilstelninger, er skattefrie. Du må også være klar over reglene for de skattefrie gavegrensene, og jeg gir deg noen tips avslutningsvis som du bør være oppmerksom på. 

Nå er det tid for julebord! Hva er skattereglene?

November og desember er høytid for julebord. De fleste arbeidsgiver har julebord i en eller annen form for sine ansatte. Noen har påkostede arrangementer som for eksempel en helgetur, reiser til utlandet eller i Norge, mens andre har julebord i en noe enklere form, f eks på en restaurant. 

Det som er klart er at vilkårene for skattefritak i utgangspunktet er de samme. 

Julebord faller inn under reglene for velferdstiltak for ansatte. For at velferdstiltak skal være skattefrie er det stilt opp noen vilkår: 

• Tiltaket må være i form av fellesarrangement
• Tiltaket må tilbys alle eller en betydelig gruppe av de ansatte
• Tiltaket fremstår som rimelig

Må alle være med? 

Det er et krav for skattefritak at velferdstiltaket, herunder julebordet, er et fellesarrangement. 

I utgangspunktet betyr det at alle eller en betydelig gruppe ansatte må få tilbud om å delta.

Hvor mange av de ansatte som faktisk deltar er ikke avgjørende for skattefritaket, det er muligheten til å delta på arrangementet som er er det viktige. 

Kravet om fellesarrangement er ikke til hinder for at velferdstiltaket, f eks julebord, arrangeres avdelingsvis. 

Under pandemien var det på grunn av smittevernhensyn mulig å arrangere julebord i mindre grupper. Denne muligheten gjelder nok ikke lenger når pandemien er over, og det generelle kravet til at det må være et fellesarrangement gjelder. 

Hva menes med at tiltaket må være “rimelig”? 

Skattereglene stiller ikke opp noen konkret skattefri beløpsgrense til dette rimelighetskravet. De totale kostnadene ved arrangementet må vurderes, og det er arbeidsgivers ansvar å påse at de totale kostnadene holdes innenfor et rimelig nivå. 

I mange tilfeller tenker jeg at det kan være utfordrende å vurdere om tiltaket er rimelig eller ikke, men arbeidsgiver må vurdere om 

• velferdstiltaket er vanlig i arbeidslivet
• verdien av det enkelte velferdstiltak fremstår som rimelig 
• om summen av de enkelte velferdstiltak i året som er av mindre økonomisk verdi

Type arrangement vil kunne påvirke rimelighetskravet. En “julebordstur” med overnatting på hotell har nødvendigvis en høyere grense enn om julebordet arrangeres på en restaurant nær arbeidsgivers kontor. Begge disse er likevel velferdstiltak som anses som rimelige. 

Tar du ansatte med på “julebordstur” er det enkelte forhold du bør være klar over!

For reiser med overnatting settes det en grense på to overnattinger, og det har ikke noen betydning om turen er knyttet til en helg eller ukedager. Lengre opphold anses som ferie, og er skattepliktig i sin helhet, men det finnes unntak som jeg omtaler nedenfor. 

Det er de totale kostnadene i forbindelse med turen som bestemmer om reisen er “rimelig” eller ikke. Tar du ansatte med på en slik “julebordtur” til utlandet, må kostnadene ikke overstige det som ville vært om turen hadde vært i Norge.

Det er også skattefritak for ledsager på julebordet eller julebordsturen! 

Skattefritaket for velferdstiltak gjelder også for kostnader som faller på ansattes ledsagere, som ektefelle, partner, samboer og barn. 

Hva skjer om “julebordsturen” er på mer enn to overnattinger? 

Lengre opphold enn to overnattinger er som nevnt å anse som ferie og ikke som et skattefritt velferdstiltak. Det er i utgangspunktet ikke anledning til å dele oppholdet i to, en velferdsdel og en utvidet feriedel. Hele oppholdet sees under ett. 

Det har heller ikke noen betydning at en forlenget reise blir rimeligere, enn en reise med to overnattinger. 

Vurderingen tas i forhold til de totale kostnadene, noe som betyr at eventuelle egenandeler fra ansatte ikke tas i betraktning. Likevel vil en egenandel imidlertid redusere den skattepliktige fordelen.

Når det er sagt, så finnes det likevel et unntak her, og det er om den utvidede reisen er av faglig karakter og ikke en feriereise. Skattedirektoratet har uttalt i Skatte-ABC at om en reise består både et velferdstiltak og en tjenestereise, så må hver del vurderes isolert. Dersom kravene til skattefritak for henholdsvis velferdstiltaket og tjenestereisen er oppfylt, må utgangspunktet være at hele turen er skattefri. 

Her bør du være klar over at det kan være et “lite skjær i sjøen”, og det er om dere får ta med ledsagere på hele reisen både den faglige delen og velferdsdelen. I et slikt tilfelle blir kostnadene som faller på ledsagerne i sin helhet skattepliktig. Dette gjelder selv om ansattes kostnader ikke er skattepliktig. Det er de ansatte som skattlegges for kostnadene som gjelder ledsagerne.  

Her bør du huske på at skattefritak likevel kan gis innenfor gavereglene. I denne bloggen om de nye gavereglene kan du lese mer om dette.

Julegaver og andre gaver til ansatte 

Gaver til ansatte er etter hovedregelen skattepliktig for de ansatte og verdien av gaven skattlegges på samme måte som øvrige lønnsytelser. Skatteloven har imidlertid åpnet for at gaver kan være skattefrie i noen anledninger. Blant annet er det en generell grense for gaver i løpet av året på kr 5.000. 

Se nærmere i dette blogginnlegget om reglene for skattefrie gaver.

Når det nå nærmer seg slutten av året kan de være et tips å holde et lite øye på hvilke gaver ansatte har fått i løpet av året. Julegaver faller inn under beløpsgrensen for gaver “uten spesiell anledning”, hvor grensebeløpet er på kr 5.000 i året pr ansatt. 

Får den ansatte gaver med høyere verdi enn disse beløpene, er det overskytende skattepliktig.

Husk også at ansatte kan ha fått gaver og andre fordeler fra dine forretningsforbindelser! 

En ting du må huske på er at de årlige gavene ansatte kan få skattefritt gjelder samlet for gaver både fra egen arbeidsgiver og tredjeparter. Tredjeparter er typisk arbeidsgivers forretningsforbindelser, f eks kunder og leverandører. 

Det er derfor viktig at du holder oversikt over hva de ansatte mottar av gaver fra tredjeparter, på grunn av at du som arbeidsgiver har plikt til å trekke skatt av, beregne arbeidsgiveravgift av og rapportere skattepliktige ytelser fra tredjeparter i a-meldingen.

Reglene for tredjepartsytelser er også omtalt nærmere i dette blogginnlegget