Hvordan beholde og ivareta dine ansatte i en uforutsigbar hverdag

Lønn & HR | 01/09/2020

av Linda Dullum

 

Som et resultat av Covid-19 kan det nå være utfordrende for mange ledere å få vaktplaner som er fastsatt én eller to uker i forveien, til å matche dagens behov. Åpningstider endrer seg, barnehager stenger, flere har ikke mulighet til å gå på jobb på grunn av symptomer på Covid-19 eller karantene. Alt dette resulterer i økt administrasjon og frustrasjon for både ledere og ansatte. Ledere sliter med å finne balansen mellom å ha nok folk på jobb, samtidig som de skal holde lønnskostnaden nede, mens ansatte må forholde seg til en mer uforutsigbar arbeidshverdag som skaper ubalanse i livet. Kjenner du deg igjen?

Urovekkende mange vurderer å si opp jobben på grunn av mangelfull kommunikasjon og informasjon om når de skal jobbe

Ifølge en ny rapport fra Quinyx, “State of the deskless workforce”, kommer det frem at hele 64% mener at mangelfull kommunikasjon og informasjon om når de skal jobbe, har hatt så negativ effekt på balansen mellom jobb og fritid, at de har valgt å si opp jobben. 

Dette er urovekkende mange, og kan koste organisasjoner dyrt. Rekruttering krever ofte mer tid og ressurser enn man tror. Annonsering, gjennomgang av søknader, intervjuer og referansesjekker tar tid. Når en medarbeider slutter, taper organisasjoner i tillegg ofte taus kunnskap, og turnover kan fort smitte over på kolleger.

64% sier mangelfull kom..PNG

Vaktbytter skaper stor frustrasjon både for leder og ansatt

Rapporten viser videre at svært mange ansatte opplever det som vanskelig å bytte vakt. Hele 42 % sier at de ikke har mulighet til å bytte vakt med en kollega på grunn av restriksjoner i systemet. Dette er ganske overraskende, da Norge i utgangspunktet er et land som har kommet ganske langt i bruken av digitale løsninger. Videre kommer det frem at 68% har følt seg presset til å ta en vakt de egentlig ikke ville ha, og at 65 % har følt seg straffet av arbeidsgiveren fordi de ikke ville ta en vakt. Alt dette resulterer i at stadig flere søker seg over i ny bransje, med bedre arbeidsforhold og større jobbsikkerhet. 

vanskelig å bytte vakt.PNG

Dårlig kommunikasjon = Økt misnøye!

Videre fremkommer det av rapporten at kommunikasjonen mellom arbeidsgiver og medarbeider har flere problematiske sider. Medarbeidere forventes hele tiden å være forberedt på å dekke behov som måtte oppstå. 83 % blir kontaktet av arbeidsgiver når de har fri, og de blir kontaktet på de samme kanalene som de bruker til privat kommunikasjon. Dette resulterer i at det oppleves som vanskelig å skille mellom jobb og fritid, og er nok en grunn til at flere ønsker å bytte jobb. God kommunikasjon er helt avgjørende for god ledelse, og for at de ansatte skal trives på jobb. Ved å være tilgjengelig og tilrettelegge for tydeligere kommunikasjon, vil du som leder oppnå økt tillit, og bedre samarbeid. 83% blir kontkatet av arbeidgiver.PNG

Fleksibel arbeidshverdag verdsettes høyere enn lønn

Rapporten viser tilslutt at 42 % av de ansatte foretrekker mer fleksibel arbeidshverdag fremfor høyere lønn. De ønsker mer kontroll over eget liv og flere søker seg bort fra arbeid som går utover fritiden og viktige hendelser i livet. 

Den siste tiden har vi sett at kontormedarbeidere har mye bedre mulighet for å tilpasse arbeidshverdagen med hjemmekontor og fleksibel arbeidstid. Skiftarbeidere derimot må forholde seg til en bestemt vakt og kan ikke gå før de blir avløst av noen andre. Hele 81 % av skiftarbeiderne hevder at de går glipp av sosiale tilstelninger og høytider, som f.eks. 17. Mai og julaften på grunn av jobb, og dette er nok et moment som skaper frustrasjon. Her er det avgjørende at leder ikke bygger rigide vaktplaner som er "hugget i stein" men isteden tilrettelegger for at det er enkelt å tilpasse vaktplanen etter de ansattes behov.

vaktplan påvirker privatlivet.PNG

Vaktliste i Excel tilhører fortiden 

Pandemien vi nå står i har brakt med seg store omveltninger i måten vi jobber på, og vi kan trygt si at en mer fleksibel arbeidshverdag er viktigere enn noensinne. Vaktlister i Excel skaper stor frustrasjon både blant ledere og ansatte, og prosessen er rett og slett ikke effektiv nok. Et godt verktøy som støtter muligheten for enkle vaktbytter og mer fleksible arbeidsrutiner er i ferd med å bli uvurderlig.

 

Takket være Quinyx bruker vi nå mye mindre tid på vaktplanlegging og administrere endringer i bemanning fra dag til dag. Våre medarbeidere synes det er mye enklere å søke om ferie og bytte en vakt, og alle er svært fornøyd med hvor enkelt det var å ta i bruk.

 

Daniel Håland, Best Skjeberg

 

Så hva kan du gjøre for å beholde dine ansatte?

Tenk langsiktig! 

  • Invester i et digitalt tidsregistreringssystem, som er lett tilgjengelig for de ansatte, slik at de til enhver tid har en god oversikt over når de skal jobbe og hvem de skal jobbe sammen med.
  • Engasjer dine ansatte ved å gi dem verktøyene de trenger for å kommunisere bedre med deg som leder og med hverandre.
  • Unngå å ta unødvendig kontakt når dine medarbeidere har fri, og ikke benytt deg av privat kommunikasjonsmiddel som f.eks SMS når du har en ledig vakt du trenger å bemanne. Bruk heller et smart system som kan si noe om hvem som mest sannsynlig har mulighet for å ta vakten, og henvend deg kun til dem via f.eks en app på mobil. 
  • Gjør det enkelt for dine ansatte å søke om vaktbytte, ferie og registrere/melde fra om fravær, slik at du unngår at vaktbytter skaper stor frustrasjon innad i teamet. Skap i stedet en kultur der det er OK å bytte vakt og at det er lov å si nei! 
  • Finn ut hvordan de ansatte egentlig har det på jobb. Lytt aktivt, og tilrettelegg for en mer fleksibel arbeidshverdag.

Følger du disse rådene vil du få bedre forutsetninger for å ivareta og beholde dine medarbeidere, og dermed øke produktiviteten og få bedre lønnsomheten til din virksomhet. 

 

Om Quinyx

Vår samarbeidspartner Quinyx, er en markedsledende skytjenesten for vaktliste- og skiftplanlegging med timefangst. De har i dag cirka 500 000 brukere og er stolt leverandør til kunder som Burger King, Mester Grønn, Vinmonopolet, SATS, Rema Distribusjon, Boots Apotek, Compass Group og Verizure.

Sett av 2 minutter av tiden din til å se hvordan Quinyx forenkler hverdagen til deg som leder og samtidig ivaretar dine ansattes interesser og behov:

Kort oppsummert hjelper Quinyx oss utrolig mye med å danne et ordentlig system for vaktplanlegging, godkjenning av arbeidede timer, registrering av fravær, kommunikasjon med ansatte med mer.(...) Samtidig hjelper det oss å øke tilstedeværelsen i restauranten og vi har redusert lønnskostnadene.

Ran Liu, Restauranthuset Malin AS

Ønsker du å gjøre arbeidshverdagen til både deg og dine medarbeidere bedre? Book en uforpliktende og gratis demo av Quinyx i dag og se hvilke muligheter som finnes!

Workforce Management Day 29. og 30. oktober gir deg en rekke foredrag om hvordan du kan ta best mulig vare på dine ansatte, samtidig som du optimaliserer virksomheten. Rapporten “The deskless workforce” vil bli gjennomgått der. Meld deg på - og bli inspirert!

 

Hva kan vi hjelpe deg med?

Overgang til et nytt system, enten det er nytt HR system eller system for tidsregistrering og vaktplan, krever god planlegging. Her er Azets blant de beste i markedet! Vi sørger for at du får  en sømløs overgang, at systemet blir satt opp riktig i forhold til både deres ønsker og behov, samt at vi er innenfor lover og regler. 

 

Kontakt oss

Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon om hvordan kartlegge deres behov og finne systemløsningen som passer best for deg. Vi hjelper deg gjerne!

Om Linda Dullum

Linda jobber som HR-rådgiver i Azets. Hun har master i Strategisk HR fra Copenhagen Business School, og har lang erfaring med operativ HR-rådgivning. Linda bistår i dag våre kunder med implementering og tilpasning av HR- og vaktplanleggingssystem.