Azets ble etablert som et nytt og uavhengig selskap i desember 2016, etter et salg av BPO-divisjonen i Visma. I flere år hadde vi levert regnskap, lønn, HR, bemanning og rådgivning i de nordiske landene. I dag betjener 2.500 ansatte i Azets mer enn 22.000 kunder.
Nettsidene er viktige for å etablere Azets brandet. I tillegg leverer de forretningskritiske funksjoner for salg, marketing og kommunikasjon.
Derfor var det et mål å gå fra ingenting i desember 2016 til 6 solide nettsteder i løpet av tre måneder. Og jeg er glad for å kunne konstantere at vi lanserte i alle land første mars!
Hvordan klarte vi det?
1 Klare mål
I desember satt vi mål for antall konverteringer og søkemotoroptimalisering på de nye nettsidene. Målet var å ha like mange konverteringer etter migrering på Azets-domenene som vi hadde på Visma-nettsidene. For hvert land definerte vi en liste på 10 nøkkelord hvor Azets skulle ranke som nummer 3 eller høyere.
Disse målene hjalp oss å prioritere oppgavene i prosjektet. Når vi evaluerte resultatene i mai var vi fornøyd. På de områdene vi ikke nådde målet, visste vi hva vi måtte endre for å nå det i juni.
2 Start med det du har
Tidligere delte Azets nettsteder og CMS (Episerver) med Visma. Azets var så heldig å ha et godt samarbeid med Visma. Vi fikk lov til å bruke deres maler som et utgangspunkt for egen utvikling og kunne migrere mesteparten av vårt eksisterende innhold.
Noen design-endringer var likevel nødvendig. Og migrering av innhold til en ny nettside er aldri så smertefritt som det burde være. Men ved å ta utgangspunkt i det som var tilgjengelig, ble prosessen enklere.
En ny nettside er en god anledning til gjøre en opprydning ved å fjerne gamle maler, stramme opp retningslinjer, bedre styringen med scripts og kutte gammelt innhold. Å gjøre disse forenklingene gjør prosjektet større, men det vil kunne spare tid senere.
3 Bestem og tilpass omfanget av prosjektet til det er realistisk
Å etablere en ny nettside skaper fort en ønskeliste som krever utvikling. Med en stram tidsfrist på 3 måneder ble det nødvendig å ta noen snarveier.
Når migreringen viste seg å bli mer kompleks og kreve mer manuell jobb enn først antatt, ble det nødvendig å kutte på andre oppgaver. Resultatet ble at internt søk først ble klart to uker etter lansering av nettsiden. Og bloggen kom først på plass i begynnelsen av juni.
Men prioriteringen vi hadde gjort i mandatet om å få ut nettsiden raskt gjorde det lett å fatte beslutningen om å kutte features. Å komme ut 1. mars trumfet ønske om å levere et komplett prosjekt.
4 Velg skyløsning
I Azets ber vi kundene våre om å outsource regnskap, lønn og HR-tjenester til våre spesialister. Så når vi så etter en løsning for å hoste nettsider, var det naturlig å følge eget råd. Istedenfor å bygge opp egen ekspertise og hardware, la vi nettsidene i skyen.
Utgangspunktet var en kravspesifikasjon fra marketing og IT. Da var det lett å se at pris, sikkerhet og fremtidig fleksibilitet tilsa at en skyløsning var best for Azets.
5 Åpen prosjektledelse og erfarne nettredaktører
Azets har et team med 1 – 2 nettredaktører i hvert land som ledet prosjektet i sitt land. De var ansvarlig for å forberede og legge ut innhold på sitt domene. Alle deltagerne var erfarne nettredaktører som var i stand til å jobbe selvstendig. Uten dette teamet ville det ikke vært mulig å levere nettsider på tiden.
Vi delte en felles prosjektpla. Dette er et nyttig prosjekt-verktøy som gjør det enkelt å presentere oppgaver i Gantt-diagram. Alle deler dokumentasjon, kommentarer og spørsmål på samme sted. Alle ledere som ønsker det hadde også tilgang til den oppdaterte prosjektplanen. Det gjør det enkelt å dele og samarbeide i gruppen.
Kombinert med faste møter gjorde dette det enkelt for alle å få en god oversikt over prosjektet når de måtte ønske det.
3 tabber
Ikke alt gikk etter planen. Problemer med migreringen er ikke mer enn man må gjøre regning med, så jeg regner ikke det som en tabbe. Det vil alltid komme overraskelser. Da er det mer spørsmål om det finnes systemer for å håndtere forsinkelser. Derfor er det viktig å være forberedt på å justere omfanget av prosjektet og eventuelt utsette oppgaver.
Her er tre tabber utover det jeg regner som en del av det jeg kunne forvente:
1 For liten oppmerksomhet på grafisk materiale
Jeg har vært der i tidligere web-prosjekter: Arbeidet med å forberede grafisk materiale har blitt grovt undervurdert.
Denne gangen følte jeg meg vel forberedt. Et bibliotek med ikoner, et sett med illustrasjoner og noen fotografier var på plass. Ganske fort viste det seg at vi gikk tom for relevante fotografier.
Selv med erfaringen fra tidligere prosjekter, klarte vi ikke å levere så godt som jeg hadde håpet på. I evalueringer av prosjektet i ettertid er dette det elementet som først bli kommentert.
2 Bloggen som en teknisk risiko
Vi visste at vi ønsket å bruke WordPress som blogg-plattform og sørge for at den var en del av det nasjonale domenet for å bygge synlighet i søkemotorene. Det burde vært mulig å forutse at dette ville kunne skap problemer når vi flyttet til en ny hosting-løsning i skyen.
For å lykkes måtte utviklerne skape en ny proxy, noe som forsinket bloggen med to måneder. Hvis vi hadde undersøkt dette tidligere og researchet en løsning i oppstarten, kunne vi sikkert redusert forsinkelsen med et par uker. Vi hadde i det minste redusert usikkerhet om når vi kunne få bloggen på plass.
3 Kommunikasjon med resten av organisasjonen
Utenfor markedsorganisasjonen er det også forventninger til nettsidene. Webredaktørene hadde informasjon om grafikk og bloggen underveis, men i fremtiden vil jeg se på hvordan det kan være mulig å kommunisere bedre til resten av organisasjonen. Det ville være synd om noen få spesifikke forsinkelser ville etterlate et inntrykk av at et ellers vellykket prosjekt er mislykket.
Konklusjon
Å lansere flere store nettsteder på 3 måneder var en ambisiøs plan.
Noen av forutsetningene som måtte være tilstede var det eksisterende materialet vi baserte prosjektet på og en vel forberedt organisasjon. Tips som kan være til nytte i alle prosjekter er å sette klare mål, ha en fleksibel innfallsvinkel til omfanget, bruk av sky-tjenester og en åpen prosjektplan. Og i fremtiden vil jeg sette av mer tid til grafikk, vurdere teknisk risiko mer grundig og kommunisere bedre til organisasjonen utenfor web-teamet.
Jeg anbefaler også blogg-artikkelen Veien til god prosjektledelse.
