Hvor mye av reiseoppgjøret er skattefritt?

Lønn & HR | 02.05.2022

av Tormod Johansen

Hva kan ansatte få skattefritt på reise? Og hvordan regne det ut?

Reiseregler oppfattes ofte som kompliserte og uoversiktlige. Det er lett å trå feil for både ansatt og arbeidsgiver, og er man “uheldig” å få kontroll kan det få konsekvenser.

To forhold rundt reiseoppgjør det er viktig å ha kontroll på:

  1. Hva skal ansatte ha utbetalt når de er på tjenestereise?
  2. Hvor mye av utbetalingen er trekkfri og skattefri?

Endringer i statens særavtaler

Jeg har tidligere skrevet en blogg om endringene i særavtalene og statens satser fra 2022. Statens særavtaler gjelder i utgangspunktet for de som er ansatt i staten, men også mange arbeidsgivere i privat sektor bruker særavtalene.

Har du avtale med dine ansatte om å betale godtgjørelser etter statens satser må du være klar over at de skattefrie satsene i hovedsak er lavere enn statens satser. Konsekvensen er at en del av reiseoppgjøret blir skattepliktig. Blir det skatteplikt på deler av reiseoppgjøret må du trekke skatt av overskuddet.

Hva arbeidsgiver skal betale i godtgjørelser til ansatte som er på tjenestereise reguleres av avtalen. Noen arbeidsgivere har avtale med sine ansatte om at det ytes godtgjørelser i tråd med det som til enhver tid er skattefritt.

I dette innlegget gir vi en oversikt over hvordan trekk-og skattereglene påvirker reiseoppgjøret til dine ansatte.

Webinar | Nye reiseregler fra 2022

Hvor mye av reiseoppgjøret kan utbetales trekkfritt?

Det er skattebetalingsloven som bestemmer hvor mye som kan utbetales trekkfritt når ansatte er på reise. Reglene er ulike avhengig av type godtgjørelse som utbetales.

Diettgodtgjørelse

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, og det skilles på reiser med og uten overnatting, jf § 2 og § 3.

Reiser med overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på reiser med overnatting, avhenger av hvor den ansatte har overnattet i løpet av tjenestereisen:

Overnattingssted Trekkfri sats pr døgn 2022
Hotell kr 617 pr døgn
Pensjonat og hybel/brakke uten kokemuligheter kr 172 pr døgn
Hybel/brakke med kokemuligheter og privat kr 95 pr døgn


Den samme trekkfrie satsen gjelder også for påbegynte døgn.

Eksempel

Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 13.
Det betales diett etter statens satser.
Den ansatte bor på hotell.
Måltidstrekk er utelatt i eksempelet, det omtales nærmere nedenfor.

Krav på diett etter statens satser. 

  Døgn 1
Utbetalt diett etter statens satser kr 825
Trekkfritt kr 617
Trekkpliktig diett kr 208
I det første døgnet er det et “overskudd” i dietten på kr 208, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.


Eksempel

Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 17.
Det betales diett etter statens satser.
Den ansatte bor på hotell.
Måltidstrekk er utelatt i eksempelet, det omtales nærmere nedenfor.

Krav på diett etter statens satser.

  Døgn 1 Påbegynt døgn
Utbetalt diett etter statens satser kr 825 kr 324
Trekkfritt kr 617 kr 324
(kunne vært kr 617)
Trekkpliktig diett kr 208 kr 0

I det første døgnet er et “overskudd” i dietten på kr 208, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

I døgn 2 ser vi at den trekkfrie satsen er høyere enn statens sats.

I og med at de her har avtale om å betale diett etter statens satser, er utbetalingen kr 825 + k 324 = kr 1.149.
Hadde de i stedet hatt avtale om å betale ut det som er trekkfritt og skattefritt hadde utbetalingen vært kr 617 + kr 617 = kr 1.234. Dette er kr 85 mer enn etter statens satser.


Reiser uten overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på dagsreiser avhenger av hvor mange timer tjenestereisen varer.

Satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:

Fravær Trekkfri sats 2022
Fra og med 6 og til og med 12 timer kr 200
Fravær over 12 timer kr 400


Eksempel

Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til mandag kl 17.
Det betales diett etter statens satser.

Krav på diett etter statens satser.

     Diett  kr   324
-   Trekkfritt kr   200
=  Trekkpliktig andel kr   124

Måltidstrekk på reiser

Det følger av satsforskriften at de trekkfrie satsene reduseres dersom det i tillegg til dietten er dekket måltider på reisen:

“Får skattepliktig i tillegg dekket ett eller flere måltider, må den trekk- og skattefrie godtgjørelsen reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag (beløpene skal rundes av til nærmeste hele krone).”


Måltidstrekket beregnes av den aktuelle trekkfrie satsen.
Les mer om måltidstrekk etter særavtalene i denne bloggen.

Måltidstrekk på dagsreise

Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til mandag kl 17.
Det er dekket lunsj.
Det betales diett etter statens satser.

Krav på diett etter statens satser.

Diett  kr 324
Lunsj kr 324 * 30% kr -97
Utbetalt  kr 227
   
Trekkfri andel  
Diett  kr 200
Lunsj kr 200 * 30% kr -60
Trekkfritt  kr 140
Trekkpliktig andel kr 87

Måltidstrekk på overnattingsreise

Eksempel

Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 13.
Det betales diett etter statens satser.
Den ansatte bor på hotell.

Krav på diett etter statens satser.

Diett etter statens satser kr  825
Trekk for frokost 20% kr -165
Utbetalt etter statens sats kr 660
   
Herav trekkfritt kr  617
Trekk for frokost 20% kr -123
Trekkfritt kr 494
Trekkpliktig kr 166

Eksempel - påbegynt døgn

Ansatt er på reise som varer fra mandag kl 8 til tirsdag kl 17.
Det betales diett etter statens satser.
Den ansatte bor på hotell.

Krav på diett etter statens satser.

  Døgn 1 Påbegynt døgn
Diett etter statens satser kr 825 kr 324
Trekk for frokost 20% kr -165  
Trekk for lunsj 30%   kr - 97
Utbetalt kr 660 kr 227
     
Herav trekkfritt kr 617 kr 324
Trekk for frokost 20% kr -123  
Trekk for lunsj 30%   kr - 97
Trekkfritt kr 494 kr 227
Trekkpliktig kr 166 kr 0
I det påbegynte døgnet er maksimal trekkfri diett:
Trekkfritt kr 617
Lunsj - kr 617 x 30%  kr -185
Trekkfritt kr 432
I og med at det her kun betales kr 227 er hele dietten for det påbegynte døgnet trekkfri.


Bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, jf § 4.

De trekkfrie satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:

  Trekkfri sats 2022
Ordinær bilgodtgjørelse kr 3,50 pr km
Tillegg til bilgodtgjørelse:  
Passasjertillegg pr passasjer pr km kr 1,00 pr km
Kjøring på skogs- og anleggsveier kr 1,00 pr km
Tilhengertillegg/utstyrstillegg kr 1,00 pr km


Eksempel

En ansatt er på yrkesreise.

Hun har avtale om å få bilgodtgjørelse etter satsene i statens særavtale.
Denne dagen har hun kjørt 225 km.

Statens sats: 225 km x 4,03 pr km kr 906,75
Trekkfritt: 225 km x 4,03 pr km kr 787,50
Trekkpliktig kr 119.25

Kjøring med andre transportmidler

Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er det trekkfritak for følgende satser:

Andre transportmidler Trekkfri sats 2022
Motorsykkel over 125 ccm Kr 2,95 (uendret)
Snøscooter og ATV Kr 7,50 (uendret)
Båt med motor Kr 7,50 (uendret)
Moped, motorsykkel opp til og med 125 ccm og andre motoriserte fremkomstmidler Kr 2,00 (uendret)


Merk at de trekkfrie satsene er like som statens satser, med unntak av kjøring med snøscooter og ATV. Her er statens sats kr 10 pr km, mens trekkfri sats er kr 7,50. Dvs at det er trekkplikt med kr 2,50 pr km dersom det ytes godtgjørelse etter statens sats. Det er foreløpig ukjent om dette er tilsiktet.

Hva må en reiseregning inneholde?

For at utgiftsgodtgjørelser skal utbetales uten at det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift, må det skrives en god nok reiseregning. Hva en reiseregning skal inneholde er bestemt i skattebetalingsforskriften,§ 5-6-12.

Innholdskravene er litt forskjellig avhengig av hvilken type godtgjørelse som utbetales.

Les gjerne også bloggen om konsekvenser av feil i reiseregningene.

Diettgodtgjørelse

Ved utbetaling av diett må dette minst fremgå i reiseregningen, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 3. og nr 4:

Diett på dagsreiser Diett på overnattingsreiser
Arbeidstakers navn og adresse Arbeidstakers navn og adresse
Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
Formålet med reisen Formålet med reisen
Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på
  Navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene
  Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet
Underskrift - signatur Underskrift - signatur


Bilgodtgjørelse

Ved utbetaling av bilgodtgjørelse må reiseregningen minst inneholde, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 6:

Arbeidstakers navn og adresse
Dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
Formålet med reisen
Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på
Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
Totalt kjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
Navn på passasjer(er) det kreves passasjertillegg for
Underskrift - signatur

Hva menes med formål og arrangement i reiseregningen?

Alle reiseregninger må inneholde et formål. Hensikten er å verifisere at reisen er jobbrelatert og ikke av privat karakter.

Formålet skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Ved kontroll sjekker skattemyndighetene alltid om formål er angitt.

Har ansatt deltatt på et arrangement foreligger ofte et program, slik som ved deltakelse på kurs, seminar eller konferanse. På reiseregningen må navnet på arrangementet fremgå.

Reiserute når det kreves bilgodtgjørelse

Krever du bilgodtgjørelse må du være nøye med å angi reiserute. I regelverket står det at man skal angi utgangspunkt og endepunkt for reisen.

Skatteetaten legger til grunn at en reiserute må være nøyaktig, slik at det er praktisk mulig å sjekke at antall kilometer angitt på reiseregningen er korrekt. Derfor kreves opplysning om adresser, altså på hvilken adresse reisen starter, adresse på de ulike oppdragsstedene på reisen og adressen der reisen avsluttes.

ForedragsholderWerbinar

Gratis webinar | Nye reiseregler fra 2022

I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over gjeldende reiseregler og hva de nye reglene betyr for deg. Vi tar for oss de nye bestemmelsene om måltidstrekk i dietten og de skattefrie satsene og hvordan de påvirker reiseoppgjøret. 

Finn ut mer om webinaret

Sitter du med flere spørsmål?

Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder for skattetrekk? Ta kontakt for en uforpliktende prat. Azets har ledende rådgivere innen lønn, og er klare til å hjelpe.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Om Tormod Johansen

Tormod arbeider som senior rådgiver i Azets og er ekspert på lønns- og skattespørsmål. Han har lang fartstid som rådgiver og kursholder – og er kjent for sitt gode humør, kompetanse og engasjement.