Hva kan ansatte få skattefritt på reise? Og hvordan regne det ut?
Reiseregler oppfattes ofte som kompliserte og uoversiktlige. Det er lett å trå feil for både ansatt og arbeidsgiver, og er man “uheldig” å få kontroll kan det få konsekvenser.
To forhold rundt reiseoppgjør det er viktig å ha kontroll på:
- Hva skal ansatte ha utbetalt når de er på tjenestereise?
- Hvor mye av utbetalingen er trekkfri og skattefri?
Endringer i statens særavtaler
Jeg har tidligere skrevet en blogg om endringene i særavtalene og statens satser fra 2022. Statens særavtaler gjelder i utgangspunktet for de som er ansatt i staten, men også mange arbeidsgivere i privat sektor bruker særavtalene.
Har du avtale med dine ansatte om å betale godtgjørelser etter statens satser må du være klar over at de skattefrie satsene i hovedsak er lavere enn statens satser. Konsekvensen er at en del av reiseoppgjøret blir skattepliktig. Blir det skatteplikt på deler av reiseoppgjøret må du trekke skatt av overskuddet.
Hva arbeidsgiver skal betale i godtgjørelser til ansatte som er på tjenestereise reguleres av avtalen. Noen arbeidsgivere har avtale med sine ansatte om at det ytes godtgjørelser i tråd med det som til enhver tid er skattefritt.
I dette innlegget gir vi en oversikt over hvordan trekk-og skattereglene påvirker reiseoppgjøret til dine ansatte.
Webinar | Nye reiseregler fra 2022
Hvor mye av reiseoppgjøret kan utbetales trekkfritt?
Det er skattebetalingsloven som bestemmer hvor mye som kan utbetales trekkfritt når ansatte er på reise. Reglene er ulike avhengig av type godtgjørelse som utbetales.
Diettgodtgjørelse
Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, og det skilles på reiser med og uten overnatting, jf § 2 og § 3.
Reiser med overnatting
Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på reiser med overnatting, avhenger av hvor den ansatte har overnattet i løpet av tjenestereisen:
Overnattingssted | Trekkfri sats pr døgn 2022 |
Hotell | kr 617 pr døgn |
Pensjonat og hybel/brakke uten kokemuligheter | kr 172 pr døgn |
Hybel/brakke med kokemuligheter og privat | kr 95 pr døgn |
Den samme trekkfrie satsen gjelder også for påbegynte døgn.
Eksempel
Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 13. Krav på diett etter statens satser. |
Døgn 1 | |
Utbetalt diett etter statens satser | kr 825 |
Trekkfritt | kr 617 |
Trekkpliktig diett | kr 208 |
I det første døgnet er det et “overskudd” i dietten på kr 208, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. |
Eksempel
Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 17. Krav på diett etter statens satser. |
Døgn 1 | Påbegynt døgn | |
Utbetalt diett etter statens satser | kr 825 | kr 324 |
Trekkfritt | kr 617 | kr 324 (kunne vært kr 617) |
Trekkpliktig diett | kr 208 | kr 0 |
I det første døgnet er et “overskudd” i dietten på kr 208, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. I døgn 2 ser vi at den trekkfrie satsen er høyere enn statens sats. I og med at de her har avtale om å betale diett etter statens satser, er utbetalingen kr 825 + k 324 = kr 1.149. |
Reiser uten overnatting
Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på dagsreiser avhenger av hvor mange timer tjenestereisen varer.
Satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:
Fravær | Trekkfri sats 2022 |
Fra og med 6 og til og med 12 timer | kr 200 |
Fravær over 12 timer | kr 400 |
Eksempel
Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til mandag kl 17. Krav på diett etter statens satser. |
Diett | kr 324 |
- Trekkfritt | kr 200 |
= Trekkpliktig andel | kr 124 |
Måltidstrekk på reiser
Det følger av satsforskriften at de trekkfrie satsene reduseres dersom det i tillegg til dietten er dekket måltider på reisen:
“Får skattepliktig i tillegg dekket ett eller flere måltider, må den trekk- og skattefrie godtgjørelsen reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag (beløpene skal rundes av til nærmeste hele krone).” |
Måltidstrekket beregnes av den aktuelle trekkfrie satsen.
Les mer om måltidstrekk etter særavtalene i denne bloggen.
Måltidstrekk på dagsreise
Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til mandag kl 17. Krav på diett etter statens satser. |
Diett | kr 324 |
Lunsj kr 324 * 30% | kr -97 |
Utbetalt | kr 227 |
Trekkfri andel | |
Diett | kr 200 |
Lunsj kr 200 * 30% | kr -60 |
Trekkfritt | kr 140 |
Trekkpliktig andel | kr 87 |
Måltidstrekk på overnattingsreise
Eksempel
Ansatt er på reise fra mandag kl 8 til tirsdag kl 13. Krav på diett etter statens satser. |
Diett etter statens satser | kr 825 |
Trekk for frokost 20% | kr -165 |
Utbetalt etter statens sats | kr 660 |
Herav trekkfritt | kr 617 |
Trekk for frokost 20% | kr -123 |
Trekkfritt | kr 494 |
Trekkpliktig | kr 166 |
Eksempel - påbegynt døgn
Ansatt er på reise som varer fra mandag kl 8 til tirsdag kl 17. Krav på diett etter statens satser. |
Døgn 1 | Påbegynt døgn | |
Diett etter statens satser | kr 825 | kr 324 |
Trekk for frokost 20% | kr -165 | |
Trekk for lunsj 30% | kr - 97 | |
Utbetalt | kr 660 | kr 227 |
Herav trekkfritt | kr 617 | kr 324 |
Trekk for frokost 20% | kr -123 | |
Trekk for lunsj 30% | kr - 97 | |
Trekkfritt | kr 494 | kr 227 |
Trekkpliktig | kr 166 | kr 0 |
I det påbegynte døgnet er maksimal trekkfri diett: |
Trekkfritt | kr 617 |
Lunsj - kr 617 x 30% | kr -185 |
Trekkfritt | kr 432 |
I og med at det her kun betales kr 227 er hele dietten for det påbegynte døgnet trekkfri. |
Bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler
Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, jf § 4.
De trekkfrie satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:
Trekkfri sats 2022 | |
Ordinær bilgodtgjørelse | kr 3,50 pr km |
Tillegg til bilgodtgjørelse: | |
Passasjertillegg pr passasjer pr km | kr 1,00 pr km |
Kjøring på skogs- og anleggsveier | kr 1,00 pr km |
Tilhengertillegg/utstyrstillegg | kr 1,00 pr km |
Eksempel
En ansatt er på yrkesreise. Hun har avtale om å få bilgodtgjørelse etter satsene i statens særavtale. |
Statens sats: 225 km x 4,03 pr km | kr 906,75 |
Trekkfritt: 225 km x 4,03 pr km | kr 787,50 |
Trekkpliktig | kr 119.25 |
Kjøring med andre transportmidler
Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er det trekkfritak for følgende satser:
Andre transportmidler | Trekkfri sats 2022 |
Motorsykkel over 125 ccm | Kr 2,95 (uendret) |
Snøscooter og ATV | Kr 7,50 (uendret) |
Båt med motor | Kr 7,50 (uendret) |
Moped, motorsykkel opp til og med 125 ccm og andre motoriserte fremkomstmidler | Kr 2,00 (uendret) |
Merk at de trekkfrie satsene er like som statens satser, med unntak av kjøring med snøscooter og ATV. Her er statens sats kr 10 pr km, mens trekkfri sats er kr 7,50. Dvs at det er trekkplikt med kr 2,50 pr km dersom det ytes godtgjørelse etter statens sats. Det er foreløpig ukjent om dette er tilsiktet.
Hva må en reiseregning inneholde?
For at utgiftsgodtgjørelser skal utbetales uten at det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift, må det skrives en god nok reiseregning. Hva en reiseregning skal inneholde er bestemt i skattebetalingsforskriften,§ 5-6-12.
Innholdskravene er litt forskjellig avhengig av hvilken type godtgjørelse som utbetales.
Les gjerne også bloggen om konsekvenser av feil i reiseregningene.
Diettgodtgjørelse
Ved utbetaling av diett må dette minst fremgå i reiseregningen, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 3. og nr 4:
Diett på dagsreiser | Diett på overnattingsreiser |
Arbeidstakers navn og adresse | Arbeidstakers navn og adresse |
Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise | Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise |
Formålet med reisen | Formålet med reisen |
Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på | Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på |
Navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene | |
Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet | |
Underskrift - signatur | Underskrift - signatur |
Bilgodtgjørelse
Ved utbetaling av bilgodtgjørelse må reiseregningen minst inneholde, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 6:
Arbeidstakers navn og adresse |
Dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise |
Formålet med reisen |
Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på |
Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer |
Totalt kjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram |
Navn på passasjer(er) det kreves passasjertillegg for |
Underskrift - signatur |
Hva menes med formål og arrangement i reiseregningen?
Alle reiseregninger må inneholde et formål. Hensikten er å verifisere at reisen er jobbrelatert og ikke av privat karakter.
Formålet skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Ved kontroll sjekker skattemyndighetene alltid om formål er angitt.
Har ansatt deltatt på et arrangement foreligger ofte et program, slik som ved deltakelse på kurs, seminar eller konferanse. På reiseregningen må navnet på arrangementet fremgå.
Reiserute når det kreves bilgodtgjørelse
Krever du bilgodtgjørelse må du være nøye med å angi reiserute. I regelverket står det at man skal angi utgangspunkt og endepunkt for reisen.
Skatteetaten legger til grunn at en reiserute må være nøyaktig, slik at det er praktisk mulig å sjekke at antall kilometer angitt på reiseregningen er korrekt. Derfor kreves opplysning om adresser, altså på hvilken adresse reisen starter, adresse på de ulike oppdragsstedene på reisen og adressen der reisen avsluttes.
Gratis webinar | Nye reiseregler fra 2022
I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over gjeldende reiseregler og hva de nye reglene betyr for deg. Vi tar for oss de nye bestemmelsene om måltidstrekk i dietten og de skattefrie satsene og hvordan de påvirker reiseoppgjøret.
Sitter du med flere spørsmål?
Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder for skattetrekk? Ta kontakt for en uforpliktende prat. Azets har ledende rådgivere innen lønn, og er klare til å hjelpe.