Hvor mye av reiseoppgjøret er skattefritt?

Hva kan ansatte få dekket på reiser, hva er skattefritt, og hvordan regne det ut?

Reiseregler oppfattes ofte som kompliserte og uoversiktlige. Det er lett å trå feil for både ansatt og arbeidsgiver, og er man “uheldig” å få kontroll kan det få konsekvenser.

To forhold rundt reiseoppgjør det er viktig å ha kontroll på:

1. Hva skal ansatte ha utbetalt når de er på tjenestereise?
2. Hvor mye av utbetalingen er trekkfri og skattefri?

Webinar | Hvordan beregne diett

Statens særavtaler

Statens særavtaler gjelder i utgangspunktet for de som er ansatt i staten, men også mange arbeidsgivere i privat sektor bruker særavtalene.

Har du avtale med dine ansatte om å betale godtgjørelser etter statens satser må du være klar over at de skattefrie satsene i hovedsak er lavere enn statens satser. Konsekvensen er at en del av reiseoppgjøret blir skattepliktig. Blir det skatteplikt på deler av reiseoppgjøret må du trekke skatt av overskuddet. Jeg sier mer om dette nedenfor.

Hva arbeidsgiver skal betale i godtgjørelser til ansatte som er på tjenestereise reguleres av avtalen. Noen arbeidsgivere har avtale med sine ansatte om at det ytes godtgjørelser i tråd med det som til enhver tid er skattefritt.

Satsene i særavtalene

Satsene i statens særavtaler justeres stort sett hvert år. Her er de satsene som gjelder fra og med 1. Januar 2023 for reiser i Norge.

Diettgodtgjørelse - reiser uten overnatting

Diettgodtgjørelse - reiser med overnatting

Bilgodtgjørelse

Kjøring med andre transportmidler enn egen bil

Hvor finner du satsene i statens særavtaler?

Særavtalene i staten er publisert i Statens Personalhåndbok. Du finner særavtalene her:

• “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands”
• “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge”

Hvor mye av reiseoppgjøret kan utbetales trekkfritt?

Det er skattebetalingsforskriften som bestemmer hvor mye som kan utbetales trekkfritt når ansatte er på reise. Reglene er ulike avhengig av type godtgjørelse som utbetales.

Diettgodtgjørelse

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift fastsatt av Skattedirektoratet om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2023”.

Reiser med overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på reiser med overnatting, avhenger av hvor den ansatte har overnattet i løpet av tjenestereisen:

Den samme trekkfrie satsen gjelder også for påbegynte døgn.

Eksempel

I det første døgnet er det et “overskudd” i dietten på kr 238, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

Eksempel

I det første døgnet er et “overskudd” i dietten på kr 238, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

I døgn 2 ser vi at den trekkfrie satsen er høyere enn statens sats. Det er på grunn av at den ansatte bodde på hotell første natten.

I og med at de her har avtale om å betale diett etter statens satser, er utbetalingen kr 872 + kr 342 = kr 1.214.
Hadde de i stedet hatt avtale om å betale ut det som er trekkfritt og skattefritt hadde utbetalingen vært kr 634 + kr 634 = kr 1.268. Dette er kr 54 mer enn etter statens satser.

Reiser uten overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på dagsreiser avhenger av hvor mange timer tjenestereisen varer.

Eksempel

Måltidstrekk på reiser

Det følger av satsforskriften at de trekkfrie satsene reduseres dersom det i tillegg til dietten er dekket måltider på reisen:

“Får skattepliktig i tillegg dekket ett eller flere måltider, må den trekk- og skattefrie godtgjørelsen reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag (beløpene skal rundes av til nærmeste hele krone).”

Måltidstrekket beregnes av den aktuelle trekkfrie satsen.
Les mer om måltidstrekk etter særavtalene i denne bloggen.

Måltidstrekk på dagsreise

Eksempel

Måltidstrekk på overnattingsreise

Eksempel

Eksempel - påbegynt døgn

Bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift fastsatt av Skattedirektoratet om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2023”, § 4.

De trekkfrie satsene er ikke endret i 2023, og er fortsatt:

Eksempel

Kjøring med andre transportmidler

Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er det trekkfritak etter de samme satsene som er i statens særavtaler, se tidligere i innlegget.

Hva må en reiseregning inneholde?

For at utgiftsgodtgjørelser skal utbetales uten at det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift, må det skrives en god nok reiseregning. Hva en reiseregning skal inneholde er bestemt i skattebetalingsforskriften, § 5-6-12.

Innholdskravene er litt forskjellig avhengig av hvilken type godtgjørelse som utbetales.

Les gjerne også bloggen om konsekvenser av feil i reiseregningene.

Reiseregning diettgodtgjørelse

Ved utbetaling av diett må dette minst fremgå i reiseregningen, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 3. og nr 4:

Reiseregning bilgodtgjørelse

Ved utbetaling av bilgodtgjørelse må reiseregningen minst inneholde, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 6:

Hva menes med formål og arrangement i reiseregningen?

Alle reiseregninger må inneholde et formål. Hensikten er å verifisere at reisen er jobbrelatert og ikke av privat karakter.

Formålet skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Ved kontroll sjekker skattemyndighetene alltid om formål er angitt.

Har ansatt deltatt på et arrangement foreligger ofte et program, slik som ved deltakelse på kurs, seminar eller konferanse. På reiseregningen må navnet på arrangementet fremgå.

Reiserute når det kreves bilgodtgjørelse

Krever du bilgodtgjørelse må du være nøye med å angi reiserute. I regelverket står det at man skal angi utgangspunkt og endepunkt for reisen.

Skatteetaten legger til grunn at en reiserute må være nøyaktig, slik at det er praktisk mulig å sjekke at antall kilometer angitt på reiseregningen er korrekt. Derfor kreves opplysning om adresser, altså på hvilken adresse reisen starter, adresse på de ulike oppdragsstedene på reisen og adressen der reisen avsluttes.

Gratis webinar om beregning av diett på reiser

I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over hvordan beregne diett og hva de ansatte har rett på.

Webinar | Hvordan beregne diett?

Sitter du med flere spørsmål?

Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder for skattetrekk? Ta kontakt for en uforpliktende prat. Azets har ledende rådgivere innen lønn, og er klare til å hjelpe.