Hvor mye av reiseoppgjøret er skattefritt?

Hva kan ansatte få skattefritt på reise? Og hvordan regne det ut?

Reiseregler oppfattes ofte som kompliserte og uoversiktlige. Det er lett å trå feil for både ansatt og arbeidsgiver, og er man “uheldig” å få kontroll kan det få konsekvenser.

To forhold rundt reiseoppgjør det er viktig å ha kontroll på:

1. Hva skal ansatte ha utbetalt når de er på tjenestereise?
2. Hvor mye av utbetalingen er trekkfri og skattefri?

Endringer i statens særavtaler

Jeg har tidligere skrevet en blogg om endringene i særavtalene og statens satser fra 2022. Statens særavtaler gjelder i utgangspunktet for de som er ansatt i staten, men også mange arbeidsgivere i privat sektor bruker særavtalene.

Har du avtale med dine ansatte om å betale godtgjørelser etter statens satser må du være klar over at de skattefrie satsene i hovedsak er lavere enn statens satser. Konsekvensen er at en del av reiseoppgjøret blir skattepliktig. Blir det skatteplikt på deler av reiseoppgjøret må du trekke skatt av overskuddet.

Hva arbeidsgiver skal betale i godtgjørelser til ansatte som er på tjenestereise reguleres av avtalen. Noen arbeidsgivere har avtale med sine ansatte om at det ytes godtgjørelser i tråd med det som til enhver tid er skattefritt.

I dette innlegget gir vi en oversikt over hvordan trekk-og skattereglene påvirker reiseoppgjøret til dine ansatte.

Webinar | Nye reiseregler fra 2022

Hvor mye av reiseoppgjøret kan utbetales trekkfritt?

Det er skattebetalingsloven som bestemmer hvor mye som kan utbetales trekkfritt når ansatte er på reise. Reglene er ulike avhengig av type godtgjørelse som utbetales.

Diettgodtgjørelse

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, og det skilles på reiser med og uten overnatting, jf § 2 og § 3.

Reiser med overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på reiser med overnatting, avhenger av hvor den ansatte har overnattet i løpet av tjenestereisen:

Den samme trekkfrie satsen gjelder også for påbegynte døgn.

Eksempel

Eksempel

Reiser uten overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på dagsreiser avhenger av hvor mange timer tjenestereisen varer.

Satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:

Eksempel

Måltidstrekk på reiser

Det følger av satsforskriften at de trekkfrie satsene reduseres dersom det i tillegg til dietten er dekket måltider på reisen:

Måltidstrekket beregnes av den aktuelle trekkfrie satsen.
Les mer om måltidstrekk etter særavtalene i denne bloggen.

Måltidstrekk på dagsreise

Måltidstrekk på overnattingsreise

Eksempel

Eksempel - påbegynt døgn

Bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2022”, jf § 4.

De trekkfrie satsene er ikke endret i 2022, og er fortsatt:

Eksempel

Kjøring med andre transportmidler

Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er det trekkfritak for følgende satser:

Merk at de trekkfrie satsene er like som statens satser, med unntak av kjøring med snøscooter og ATV. Her er statens sats kr 10 pr km, mens trekkfri sats er kr 7,50. Dvs at det er trekkplikt med kr 2,50 pr km dersom det ytes godtgjørelse etter statens sats. Det er foreløpig ukjent om dette er tilsiktet.

Hva må en reiseregning inneholde?

For at utgiftsgodtgjørelser skal utbetales uten at det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift, må det skrives en god nok reiseregning. Hva en reiseregning skal inneholde er bestemt i skattebetalingsforskriften,§ 5-6-12.

Innholdskravene er litt forskjellig avhengig av hvilken type godtgjørelse som utbetales.

Les gjerne også bloggen om konsekvenser av feil i reiseregningene.

Diettgodtgjørelse

Ved utbetaling av diett må dette minst fremgå i reiseregningen, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 3. og nr 4:

Bilgodtgjørelse

Ved utbetaling av bilgodtgjørelse må reiseregningen minst inneholde, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 6:

Hva menes med formål og arrangement i reiseregningen?

Alle reiseregninger må inneholde et formål. Hensikten er å verifisere at reisen er jobbrelatert og ikke av privat karakter.

Formålet skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Ved kontroll sjekker skattemyndighetene alltid om formål er angitt.

Har ansatt deltatt på et arrangement foreligger ofte et program, slik som ved deltakelse på kurs, seminar eller konferanse. På reiseregningen må navnet på arrangementet fremgå.

Reiserute når det kreves bilgodtgjørelse

Krever du bilgodtgjørelse må du være nøye med å angi reiserute. I regelverket står det at man skal angi utgangspunkt og endepunkt for reisen.

Skatteetaten legger til grunn at en reiserute må være nøyaktig, slik at det er praktisk mulig å sjekke at antall kilometer angitt på reiseregningen er korrekt. Derfor kreves opplysning om adresser, altså på hvilken adresse reisen starter, adresse på de ulike oppdragsstedene på reisen og adressen der reisen avsluttes.

Sitter du med flere spørsmål?

Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder for skattetrekk? Ta kontakt for en uforpliktende prat. Azets har ledende rådgivere innen lønn, og er klare til å hjelpe.