Hvor mye av reiseoppgjøret er skattefritt?

Reiseregler oppfattes ofte som kompliserte og uoversiktlige. Det er lett å trå feil for både ansatt og arbeidsgiver, og er man “uheldig” å få kontroll kan det få konsekvenser. Hva kan ansatte få dekket på reiser, hva er skattefritt, og hvordan regner man det ut?

To forhold rundt reiseoppgjør det er viktig å ha kontroll på:

1. Hva skal ansatte ha utbetalt når de er på tjenestereise?
2. Hvor mye av utbetalingen er trekkfri og skattefri?

SE WEBINAR: Utgiftsdekning og refusjon på reise

Avtaler om utgiftsdekning

Utgifter kan dekkes både som godtgjørelser, eller som reiseutlegg etter bilag (refusjoner).

Hvordan og hvor mye de ansatte skal få dekket på reiser for arbeidsgiver, er opp til avtale. Det finnes ingen regler på dette, men det må avtales hos hver enkelt arbeidsgiver.

I virksomheter som har tariffavtaler fremkommer dette ofte av tariffavtalen. I andre tilfeller fremgår det av arbeidsavtale, personalhåndbok, reglement, eller lignende.

Mange arbeidsgivere i privat sektor velger å gi godtgjørelser etter statens særavtaler, “statens satser”. Disse avtalene er i utgangspunktet laget for de statlige ansatte, men mange private arbeidsgivere tar de i bruk.

Det er også en del arbeidsgivere som velger å dekke utgifter etter de satsene som kan gis skattefritt.

Hvorvidt dine ansatte skal få dekket utgifter på reise med utgiftsgodtgjørelser eller som utlegg, er som sagt opp til avtale.

Nedenfor skriver jeg først litt om reglene for utgiftsgodtgjørelser, herunder om statens særavtaler. Avlsutningsvis i innlegget viser jeg deg hva som skal til for at utlegg skal kunne refunderes trekkfritt.

FÅTT MED DEG? Nye regler på lønnsområdet i 2024

Statens særavtaler

Statens særavtaler gjelder i utgangspunktet for de som er ansatt i staten, men også mange arbeidsgivere i privat sektor bruker særavtalene.

Mange arbeidsgivere velger å bruke statens særavtaler, “statens satser”, når de betaler godtgjørelser til sine ansatte som er på reise.

Har du avtale med dine ansatte om å betale godtgjørelser etter statens satser må du være klar over at de skattefrie satsene i hovedsak er lavere enn statens satser. Konsekvensen er at en del av reiseoppgjøret blir skattepliktig. Blir det skatteplikt på deler av reiseoppgjøret må du trekke skatt av overskuddet. Jeg sier mer om dette nedenfor.Hva arbeidsgiver skal betale i godtgjørelser til ansatte som er på tjenestereise reguleres av avtalen. Noen arbeidsgivere har avtale med sine ansatte om at det ytes godtgjørelser i tråd med det som til enhver tid er skattefritt.

Satsene i særavtalene

Satsene i statens særavtaler justeres stort sett hvert år. Her er de satsene som gjelder fra og med 1. januar 2023 for reiser i Norge.

Diettgodtgjørelse - reiser uten overnatting

Diettgodtgjørelse - reiser med overnatting

Bilgodtgjørelse

Kjøring med andre transportmidler enn egen bil

Hvor finner du satsene i statens særavtaler?

Særavtalene i staten er publisert i Statens Personalhåndbok. Du finner særavtalene her:

• “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands”
• “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge”

Hvor mye av godtgjørelsene kan utbetales trekkfritt?

Det er skattebetalingsforskriften som bestemmer hvor mye som kan utbetales trekkfritt når ansatte er på reise. Reglene er ulike avhengig av type godtgjørelse som utbetales.

Diettgodtgjørelse

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2024”.

Reiser med overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på reiser med overnatting, avhenger av hvor den ansatte har overnattet i løpet av tjenestereisen:

Den samme trekkfrie satsen gjelder også for påbegynte døgn.

Eksempel

I det første døgnet er det et “overskudd” i dietten på kr 282, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

Eksempel

I det første døgnet er et “overskudd” i dietten på kr 282, som det må trekkes skatt av. Beløpet inngår også i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

I døgn 2 ser vi at den trekkfrie satsen er høyere enn statens sats. Det er på grunn av at den ansatte bodde på hotell første natten.

I og med at de her har avtale om å betale diett etter statens satser, er utbetalingen kr 940 + kr 369 = kr 1.309.
Hadde de i stedet hatt avtale om å betale ut det som er trekkfritt og skattefritt hadde utbetalingen vært kr 658 + kr 658 = kr 1.316. Dette er kr 7 mer enn etter statens satser. I praksis har det ingen betydning i dette eksemplet om man bruker statens satser eller de trekkfrie satsene.

Reiser uten overnatting

Hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk på dagsreiser avhenger av hvor mange timer tjenestereisen varer.

Satsene er ikke endret i 2024, og er fortsatt:

Eksempel

Måltidstrekk på reiser

Det følger av satsforskriften at de trekkfrie satsene reduseres dersom det i tillegg til dietten er dekket måltider på reisen:

“Får skattepliktig i tillegg dekket ett eller flere måltider, må den trekk- og skattefrie godtgjørelsen reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag (beløpene skal rundes av til nærmeste hele krone).”

Måltidstrekket beregnes av den aktuelle trekkfrie satsen.
Les mer om måltidstrekk etter særavtalene i denne bloggen.

Måltidstrekk på dagsreise

Eksempel

Måltidstrekk på overnattingsreise

Eksempel

Eksempel - påbegynt døgn

Bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler

Hvor mye som kan betales uten skattetrekk følger av “Forskrift om satser mv. til bruk for forskudd og skattefastsetting for 2024”, § 4.

De trekkfrie satsene er ikke endret i 2024, og er fortsatt:

Eksempel

Kjøring med andre transportmidler

Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er det trekkfritak etter de samme satsene som er i statens særavtaler, se tidligere i innlegget.

Hva må en reiseregning inneholde?

For at utgiftsgodtgjørelser skal utbetales uten at det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift, må det skrives en god nok reiseregning. Hva en reiseregning skal inneholde er bestemt i skattebetalingsforskriften, § 5-6-12.

Innholdskravene er litt forskjellig avhengig av hvilken type godtgjørelse som utbetales.

Les gjerne også bloggen om konsekvenser av feil i reiseregningene.

Reiseregning diettgodtgjørelse

Ved utbetaling av diett må dette minst fremgå i reiseregningen, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 3. og nr 4:

Webinar | Hvordan beregne diett

Reiseregning bilgodtgjørelse

Ved utbetaling av bilgodtgjørelse må reiseregningen minst inneholde, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12, nr 6:

• Arbeidstakers navn og adresse
• Dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
• Formålet med reisen
• Hvilke arrangement arbeidstakeren eventuelt har deltatt på
• Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• Totalt kjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
• Navn på passasjer(er) det kreves passasjertillegg for
• Underskrift - signatur

Hva menes med formål og arrangement i reiseregningen?

Alle reiseregninger må inneholde et formål. Hensikten er å verifisere at reisen er jobbrelatert og ikke av privat karakter.

Formålet skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Ved kontroll sjekker skattemyndighetene alltid om formål er angitt.

Har ansatt deltatt på et arrangement foreligger ofte et program, slik som ved deltakelse på kurs, seminar eller konferanse. På reiseregningen må navnet på arrangementet fremgå.

Reiserute når det kreves bilgodtgjørelse

Krever du bilgodtgjørelse må du være nøye med å angi reiserute. I regelverket står det at man skal angi utgangspunkt og endepunkt for reisen.

Skatteetaten legger til grunn at en reiserute må være nøyaktig, slik at det er praktisk mulig å sjekke at antall kilometer angitt på reiseregningen er korrekt. Derfor kreves opplysning om adresser, altså på hvilken adresse reisen starter, adresse på de ulike oppdragsstedene på reisen og adressen der reisen avsluttes.

Reiseutlegg – refusjoner

Når ansatte legger ut for utgifter på reise må det som hovedregel leveres bilag som dokumentasjon på utgiftene. Bilaget må være i tråd med bokføringsreglene, jf bokføringsforskriften § 5-1-1, og må minst inneholde:

• Nummer og dokumentasjonsdato
• Angivelse av partene
• Ytelsens art og omfang
• Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• Vederlag og betalingsforfall
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

I tillegg til at bilaget må leveres stiller også skattebetalingsreglene krav til ytterligere opplysninger, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-11:

• Navn på den ansatte som skal ha utlegget refundert
• Formål med utlegget
• Hvilket arrangement den ansatte har deltatt på

Disse opplysningene må den ansatte angi i tillegg til at bilaget leveres. Normalt opplyses dette på en reiseregning, hvor bilaget vedlegges.

Utlegg for andre

Det forekommer at ansatte også legger ut for flere enn seg selv. I slike tilfeller må det også opplyses om hvem det er lagt ut for. Gjelder utlegget bevertningsutgifter eller representasjon, må det også gis opplysninger om hvilken virksomhet de det er lagt ut for representerer.

Husk at dette er opplysninger den ansatte må angi i reiseoppgjøret. Gis ikke slike opplysninger er konsekvensen at det må trekke skatt av reiseutlegget. Det er derfor viktig at arbeidsgiver kontrollerer dette, før utbetaling av reiseoppgjøret.

Småutlegg og utlegg til reiser med kollektiv transport

Utgangspunktet som jeg har nevnt over er at det må leveres bilag for å dokumentere reiseutlegget. Men, ved reise med kollektiv transport og ved refusjon av småutlegg har skatteetaten “firet” på dette kravet. Her er det faktisk nok å skrive en reiseregning hvor utgiftene er spesifisert, uten at bilaget leveres. Det stilles krav til at spesifiseringen på reiseregningen er god nok.

De generelle kravene til navn, formål og arrangement gjelder også her, men noen tilleggsopplysninger må gis.

Småutgifter må spesifiseres og angis enkeltvis på reiseregningen. Det er altså ikke nok å oppgi et beløp som gjelder alle småutlegg samlet. Hva som menes med småutgift er ikke definert i regelverket, men vi kan nok legge til grunn at enkeltutgifter ikke bør overstige kr 100.

Skal du ha refundert utlegg til reiser med kollektive transportmidler må det i tillegg opplyses om:

• Type kommunikasjonsmiddel
• Strekning
• Billettpris på strekning

Vær klar over at arbeidsgiver ikke får fradrag for merverdiavgift om bilaget på transporten ikke leveres. Derfor er det noen arbeidsgivere som likevel ønsker at bilaget skal leveres. Dette er da strengere enn det trekkreglene legger opp til.

Gratis webinar om utgiftsdekning og refusjon på reiser

I dette 30 minutters webinaret tar vi for oss hva ansatte har rett på og kravene til reiseregninger og bilag.

Webinar | Regler reiseregninger

Gratis webinar om beregning av diett på reiser

I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over hvordan beregne diett og hva de ansatte har rett på.

Webinar | Hvordan beregne diett?

Sitter du med flere spørsmål?

Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder for skattetrekk? Ta kontakt for en uforpliktende prat. Azets har ledende rådgivere innen lønn, og er klare til å hjelpe.