Alt du må vite om fraværs­rapportering gjennom a-meldingen

Veiledning til rapportering i a-meldingen

Det er vanlig at ansatte har fravær fra jobben i kortere eller lengre perioder. Årsaken er ulik, men som oftest er det snakk om sykefravær, foreldrepermisjoner og andre permisjoner. Dette er lovlige fravær, og selv om det nok forekommer sjeldent, kan det også hende at ansatte har ulovlig fravær fra jobben.

Rapportering av fravær foretas i utgangspunktet i a-meldingen. Jeg forklarer derfor også litt generelt om a-meldingen og hva denne innebærer.

A-meldingen: En komplett oversikt

A-meldingen er en felles og samordnet rapportering av inntektsopplysninger og ansattopplysninger til skatteetaten, NAV og SSB. Plikten til å sende a-melding gjelder arbeidsgivere, pensjonstilbydere samt øvrige som utbetaler lønn og ytelser.

• Det som skal rapporteres i a-meldingen er:
• Inntektsopplysninger
• Trekkopplysninger
• Arbeidsforholdsopplysninger

I tillegg skal det rapporteres opplysninger om arbeidsgiveravgift og finansskatt.

Rapportering skal foretas hver måned og fortrinnsvis skal rapporteringen gjøres i et lønnssystem. Det er likevel åpnet for å rapportere direkte i Altinn i visse tilfeller. Det siste gjelder normalt for arbeidsgivere med få ansatte.

Fristen for rapportering er den 5. i måneden etter at ansatte har mottatt lønn og andre ytelser, eller det er opprettet et ansettelsesforhold. Det er viktig å huske på at det skal sendes a-melding også i måneder hvor det ikke er betalt lønn, så lenge arbeidsforholdet består.

Webinar | Har du kontroll på fraværsrapporteringen?

Inntekts- og fradragsopplysninger skal rapporteres

Det skal gis opplysninger om ytelser ansatte har mottatt fra arbeidsgiver, herunder

• Kontantytelser
• Naturalytelser
• Utgiftsgodtgjørelser

For disse ytelsene må det også angis om ytelsen er arbeidsgiveravgiftspliktig og trekkpliktig (at det skal trekkes skatt av ytelsen).

For en del av ytelsene er det også krav til å gi tilleggsopplysninger ut over beskrivelse og beløp. Blant annet skal antall opplyses i flere tilfeller.

Enkelte fradrag som er gjort i lønnsutbetalingen skal også rapporteres. Fradrag som skal rapporteres er blant annet:

• Forskuddstrekk
• Fagforeningskontingent
• Premie til fond og trygd
• Premie til pensjonsordning

Hvilke arbeidsforholdsopplysninger skal rapporteres?

Opplysninger om arbeidsforholdet skal registreres i Arbeidstakerregisteret (AA-registeret). AA-registeret henter opplysningene fra a-meldingen, hvor alle opplysningene om arbeidsforholdet fremkommer.

Opplysninger som skal rapporteres er:

• Arbeidsforholds-ID
• Startdato på arbeidsforholdet
• Sluttdato på arbeidsforholdet
• Årsak til sluttdato
• Yrkeskode
• Antall timer pr uke som en full stilling tilsvarer
• Stillingsprosent
• Siste dato for endring av stillingsprosent
• Arbeidstidsordning
• Siste lønnsendringsdato
• Ansettelsesform
• Lønnsansiennitet
• Lønnstrinn
• Permisjoner
  • Herunder skal langvarig sykdom over 12 måneder også opplyses som permisjon i a-meldingen
• Permitteringer

Nedenfor tar vi nærmere for oss de to siste opplysningene, permisjoner og permitteringer.

Få backup på lønnsoppgavene når du trenger det!

Permisjoner og Permitteringer: Hvordan rapportere korrekt 

Korrekt rapportering av permisjoner

En permisjon er en rett for arbeidstaker til å være borte fra arbeidet sitt i et begrenset tidsrom. Permisjon kan være helt eller delvis lønnet, eller ulønnet. En permisjon er et midlertidig fravær fra arbeidet.

Det betyr derfor at arbeidsforholdet består, og den ansatte både har en rett og en plikt til å komme tilbake til stillingen sin når permisjonen er over.

Det er mange ulike permisjoner, noen er lovregulert mens andre følger av avtale. Eksempler på permisjon kan være:

Når skal du opplyse om permisjoner i a-meldingen?

Permisjoner skal opplyses om i a-meldingen dersom en ansatt har hel eller delvis permisjon fra arbeidsforholdet i mer enn 14 dager. Dette gjelder både sammenhengende og ikke sammenhengende permisjonsdager, lønnede og ulønnede permisjoner.

Ved flere korte permisjoner som hver for seg er under 14 dager, skal dette likevel opplyses dersom de til sammen varer mer enn 14 dager i løpet av 12 måneder.

Det er imidlertid ikke noe i veien for å rapportere alle permisjoner, også kortere permisjoner enn 14 dager, men dette er ikke et krav.

Permisjoner skal rapporteres i a-meldingen fra den måneden permisjonen starter, og gjentas hver måned til og med den måneden permisjonen avsluttes.

Rapporteringen skiller på lovfestede permisjoner og ulovfestede permisjoner

Permisjoner skal rapporteres med ulike permisjonsbeskrivelser:

• Permisjon med foreldrepenger
• Permisjon ved militærtjeneste
• Utdanningspermisjon (lovfestet)
• Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)
• Andre lovfestede permisjoner
• Andre ikke-lovfestede permisjoner

For hver av disse skal det gis noen opplysninger:

• Permisjonsbeskrivelse (som angitt over)
• PermisjonsID
• Startdato på permisjon
• Sluttdato på permisjon
• Permisjonsprosent

Spesielt om sykefravær og rapportering i a-meldingen

Sykefravær anses i utgangspunktet ikke som permisjon, men skal likevel opplyses som permisjon i noen tilfeller. Ved langvarig sykdom skal også sykdom opplyses som permisjon i a-meldingen.

Det skilles på sykdom som er over og under 12 måneder:

Ved sykdom over 12 måneder må du altså rapportere den ansatte med permisjon i a-meldingen. Det er ingen egen permisjonsbeskrivelse, så du må benytte «Andre ikke-lovfestede permisjoner».

Har en ansatt fått permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver?

Dersom en ansatt får innvilget permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver, skal dette ikke meldes som permisjon. Den ansatte skal i stedet meldes som sluttet i a-ordningen, og du skal opplyse sluttdato.

I et slikt tilfelle er arbeidsgiveransvaret overført fra den opprinnelige arbeidsgiveren, til den nye arbeidsgiveren, og dette anses ikke som permisjon ift rapporteringsplikten i a-meldingen.

Korrekt rapportering av permitteringer

Permittering er et midlertidig opphør av arbeidsforholdet. Ved permittering blir arbeidstaker helt eller delvis fritatt for arbeidsplikt i forbindelse med midlertidig driftsinnskrenkning eller driftsstans, samtidig som arbeidsgiver blir helt eller delvis fritatt for lønnsplikt.

Formålet med permitteringsordningen er å unngå oppsigelser i en periode med mangel på arbeid.

Permitteringer skal rapporters i a-meldingen uavhengig av lengde. Det er altså en forskjell her fra permisjoner som rapporteres når denne er over 14 dager.

Ved rapportering av permittering skal det gis noen opplysninger:

• Permitteringsbeskrivelse
• Permitterings-ID
• Startdato på permitteringen
• Sluttdato på permitteringen
• Permitteringsprosent

Startdato i a-meldingen for permitteringen skal være første lønnspliktdag, som også er første permitteringsdag. Varslingsperioden rapporteres altså ikke.

Det hender at ansatte kalles tilbake for å jobbe hos arbeidsgiveren under permitteringen. Dette avbryter i utgangspunktet ikke permitteringen, og den ansatte skal fortsatt være registrert med samme permitterings-id. Men, om den ansatte jobber mer enn 6 uker anses permitteringen som avbrutt.

Permitteringen må i slike tilfeller avbrytes og det må settes sluttdato for permitteringen i a-meldingen. De ukene den ansatte har jobbet skal ikke være med i permitteringsrapporteringen, noe som betyr at sluttdato i slike tilfeller er første arbeidsdag i 6 ukersperioden.

Hva med ulovlig fravær?

Ulovlig eller ugyldig fravær anses i utgangspunktet som et brudd på arbeidsavtalen og skal ikke rapporteres som permisjon.

Sanksjoner og konsekvenser av feil rapportering

Ved manglende eller forsinket levering kan skatteetaten ilegge tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr.

Dette kan være aktuelt ved brudd på opplysningsplikten etter A-opplysningsloven og forskrift om AA-registeret. Dette kan være aktuelt ved feil eller mangler i rapportering av permisjoner og permitteringer.

Rapportering av sykefraværsstatistikk

I henhold til folketrygdloven § 25-2 plikter arbeidsgiver å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Detaljer om hvem og hva som skal rapporteres er inntatt i «Forskrift om statistikk over sykefravær».

Formålet og bakgrunnen for denne statistikken er ihht NAV følgende:

«Statistikken skal belyse utviklingen i sykefraværet totalt sett og fordelt på næring, sektor, og ulike personlige kjennemerker ved de sykmeldte. Dette skal bla. danne grunnlag for å utvikle og evaluere tiltak mot sykefravær. Statistikken er sentral i evalueringen av Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv».

Gratis webinar om fraværsrapportering i a-meldingen

I dette 30 minutters webinaret tar vi for oss fraværsrapportering i a-meldingen, herunder permisjoner og permitteringer. Vi gir deg oversikt over regelverket for registrering av ulike typer fravær.

Gratis webinar om nye lønnsregler fra 2023

Lønnstjenester hos Azets

Få hjelp til lønnskjøringen og tilgang til et stort fagmiljø. Hos oss kan du være trygg på at riktig lønn blir levert til rett tid. Ta kontakt for tilbud på lønn eller for en uforpliktende prat.

Foreslåtte endringer i A-ordningen fra 2025

A-ordningen vurderer å innføre en mer omfattende opplysningsplikt for permitteringer fra 2025. De opplysningene som ønskes rapportert er flere opplysninger om permittering, nye punkter fremhevet:

• Permitteringsbeskrivelse
• Permitteringsårsak
• PermitteringsID
• Varslingsdato
• Første varslingsdag
• Siste varslingsdag
• Startdato på permittering
• Siste lønnspliktdag (siste dag i arbeidsgiverperioden)
• Sluttdato på permittering
• Årsak til at permitteringen er over
• Permitteringsprosent

De punktene som er uthevet er de som kommer i tillegg til dagens opplysningsplikt. I tillegg er det et ønske om å rapportere egenmeldt fravær i a-meldingen.