Særavtalene i staten gjelder for ansatte i statlig sektor. Likevel benytter mange private arbeidsgivere særavtalene. Noen bruker alle bestemmelsene, mens andre kun tar i bruk satsene. Hva som gjelder i din bedrift avhenger av avtalen dere har med de ansatte.
Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) og hovedsammenslutningene ble 3. februar 2022 enige om nye reiseavtaler i staten. Både “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands” og “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge” er endret.
Avtalene videreføres med relativt få endringer. Det er litt rart ettersom det er lenge siden det er gjort endringer i særavtalene og at de tidligere har antydet at særavtalene skulle få en større revidering.
I dette innlegget omtaler jeg kun særavtalene. Vær klar over at du også må forholde deg til skattetrekksreglene, hvor det er egne satser og bestemmelser.
Grønt skifte i særavtalene
I de nye særavtalene er det lagt opp til at reisene skal ha en “grønnere profil” enn tidligere. Det er i avtalene tatt inn følgende for at en reise skal være miljøvennlig:
| “§ 3 Generelt Ut fra klimahensyn skal nødvendigheten av en reise alltid vurderes før den foretas. Reisen skal etter en samlet vurdering foretas på den for staten hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen.” |
Tanken er at det skal foretas færre reiser enn tidligere, og at man i større grad bruker offentlig transport i stedet for egen bil.
Med hensyn til bruk av egen bil på tjenestereiser skal det nå alltid sjekkes om det der mulighet for samkjøring når flere ansatte skal på samme oppdrag:
| “§ 6 Bruk av egen bil 1. Det skal innhentes godkjenning fra arbeidsgiver dersom egen bil, herunder el-bil, skal benyttes som transportmiddel på reisen. Muligheten for samkjøring med andre arbeidstakere på samme oppdrag må undersøkes.” |
Det er ikke gjort noen miljømessige vurderinger av satsene for bilgodtgjørelse, for eksempel ulik sats for elbil og biler med fossilt brennstoff. Se nedenfor om satsene for bilgodtgjørelse.
Før en reise gjennomføres, skal det altså ut fra klimahensyn alltid vurderes om reisen er nødvendig, og det oppmuntres til samkjøring.
Webinar | Nye reiseregler fra 2022
Reiseregning – gjør du disse feilene?
Virkningstidspunkt for endringer i særavtalene
Avtalen gjelder med virkning fra og med 1. januar 2022 til og med 31. desember 2024.
I protokollen er det tilført et avsnitt om bilgodtgjørelse:
| “Partene vil i god tid før avtaleperiodens utløp foreta en helhetlig gjennomgang av godtgjørelsen for bruk av bil. Partene skal herunder se på alternative modeller for beregning av kilometer for ulike typer kjøretøy, miljø- og klimaaspektet” |
Dette er i mine øyne litt defensivt, da den aktuelle særavtalen gjelder ut 2024. Det ser derfor ut til å bli lenge til det gjøres endringer av betydning i bilgodtgjørelsen.
Man kan jo stille seg undrende til at de ikke allerede nå gjør noe med bilgodtgjørelsen for i større grad å understreke den grønne profilen.
Diettgodtgjørelse
Satsene for diett på reiser i Norge og for reiser i utlandet er justert fra 1. januar 2022. Satsene i Norge er:
| Dagsreiser | Sats fra 2022 |
| Fra og med 6 og til og med 12 timer | Kr 324 |
| Over 12 timer | kr 603 |
| Overnattingsreiser | |
| Overnattingsreiser over 12 timer | Kr 825 |
| Påbegynt døgn på 6 timer og til og med 12 timer | Kr 324 |
| Påbegynt døgn på over 12 timer | kr 603 |
Satsene i utlandet fremkommer av “Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge”, pkt 9.3.18.
Måltidstrekk
Den største endringer i dietten fra 2022 er hvordan måltidstrekkene skal beregnes. Til og med 2021 skulle måltidstrekk alltid beregnes av døgnsatsen. Det var også tilfelle for dagsreiser, hvor satsene er lavere.
Fra 2022 skal måltidstrekket regnes av “den aktuelle satsen som tilstås”, jf særavtalens § 9, nr 1. Det gir en høyere utbetaling enn fram til 2021. Regelen gjelder både for reiser i Norge og for reiser i utlandet.
Måltidstrekket beregnes slik:
- Frokost 20 % av faktisk sats
- Lunsj 30 % av faktisk sats
- Middag 50 % av faktisk sats
Eksempel - dagsreise med lunsj inkludert
| Måltidstrekk 2021 | Måltidstrekk 2022 |
|
Ansatt er på reise som varer fra mandag kl 8 til mandag kl 17. Krav på diett: |
Ansatt er på reise som varer fra mandag kl 8 til mandag kl 17. Krav på diett: |
| Som vi ser i eksemplet blir det en høyere utbetaling i 2022 enn i 2021. |
Reglene for måltidstrekk i aktuell sats gjelder også på overnattingsreiser, og hvor det betales diett for påbegynte døgn.
Eksempel - overnattingsreise
En ansatt har vært på en reise med overnatting. Reisen varer fra mandag kl 10 til tirsdag kl 18, dvs 1 døgn + 8 timer.
Den ansatte bor på hotell med frokost inkludert og har fått påspandert lunsj av en forretningsforbindelse på tirsdagen.
Diett etter statens særavtale:
| Døgn 1 | Døgn 2 påbegynt døgn | |
| Diett | Kr 825 | Kr 324 |
| Frokost 20% | Kr -165 | |
| Lunsj 30% | Kr -97 | |
| Utbetalt | Kr 660 | Kr 227 |
Totalt får den ansatte utbetalt kr 660 + kr 227 = kr 887, dersom de har avtale om å betale diett etter statens satser.
I hvilket døgn skal det trekkes for frokost?
Jeg får rett som det er spørsmål om hvilket døgn frokosten skal trekkes fra.
Det kan høres ut som et merkelig spørsmål, men det kan faktisk ha betydning for dietten den ansatte får. Spesielt nå fra 2022, hvor måltidstrekket regnes av faktisk diettsats.
Dette er spesielt aktuelt på overnattingsreiser hvor døgnskillet går før det normalt spises frokost. Tenk deg at du reiser hjemmefra mandag kl 05, og du er på en tjenestereise som varer til tirsdag. Du bor på hotell med frokost inkludert i overnattingsprisen. Frokosten inntas på hotellet kl 8 på tirsdagen. Skal du trekke frokosten i dietten for det første døgnet, eller for det påbegynte døgnet? Eller for å sette det enda mer på spissen; hva om det ikke gis noe diett for tirsdagen pga at det ikke er noe påbegynt døgn? Kan du da unnlate å trekke for frokosten?
Her har både Kommunal- og distriktsdepartementet og skatteetaten uttalt at frokosten må trekkes i overnattingsdøgnet. Dette selv om den ansatte faktisk spiser måltidet på det neste døgnet.
Eksempel
En ansatt har vært på reise med overnatting. Reisen varer fra mandag kl 06 til tirsdag kl 14, dvs 1 døgn + 8 timer. Den ansatte bor på hotell med frokost inkludert. Frokosten inntas tirsdag mellom kl 07 og 08.
Diett etter statens særavtale:
| Døgn 1 | Døgn 2 påbegynt døgn | |
| Diett | Kr 825 | Kr 324 |
| Frokost 20% | Kr -165 | |
| Utbetalt | Kr 660 | Kr 324 |
Frokosten trekkes på døgn 1, selv om den i realiteten er spist på tirsdagen. Totalt får den ansatte utbetalt kr 660 + kr 324 = kr 984, dersom de har avtale om å betale diett etter statens satser.
Eksempel
En ansatt har vært på reise med overnatting. Reisen varer fra mandag kl 06 til tirsdag kl 11, dvs 1 døgn + 5 timer. Den ansatte bor på hotell med frokost inkludert. Frokosten inntas på tirsdag mellom kl 07 og 08.
Diett etter statens særavtale:
| Døgn 1 | Døgn 2 påbegynt døgn | |
| Diett | Kr 825 | Kr 0 |
| Frokost 20% | Kr -165 | |
| Utbetalt | Kr 660 | Kr 0 |
Frokosten trekkes på døgn 1, selv om den i realiteten er spist på tirsdagen hvor det ikke gis noen ekstra diett. Totalt får den ansatte utbetalt kr 660, dersom de har avtale om å betale diett etter statens satser.
Bilgodtgjørelse
Det er ikke gjort endringer i satsene for bilgodtgjørelse. Det er altså også i 2022 kr 4,03 pr km som kan betales når ansatte benytter egen bil på tjenestereise.
Som nevnt innledningsvis skal man i større grad sjekke muligheter for samkjøring, når ansatte skal på samme oppdrag.
Tillegg til bilgodtgjørelse og kjøring med andre transportmidler
Tilleggene til bilgodtgjørelse er heller ikke justert, men det er presisert at passasjertillegget på kr 1,00 pr km gis for hver passasjer.
Ved kjøring med andre transportmidler enn bil varierer satsene avhengig av type transportmiddel. Disse er også uendret, med unntak av kjøring med snøscooter og ATV. Her har satsen økt fra kr 7,50 pr km til kr 10,00 pr km.
Det er ikke gitt begrunnelse for at kilometersatsen for kjøring med ATV og snøscooter er så høy som kr 10.
Satsene for tillegg til bilgodtgjørelse er i 2022:
| Tillegg | Sats pr. km. |
| Passasjertillegg pr passasjer pr km | Kr 1,00 (uendret) |
| Kjøring på skogs- og anleggsveier | Kr 1,00 (uendret) |
| Tilhengertillegg/utstyrstillegg | Kr 1,00 (uendret) |
Ved kjøring med andre transportmidler enn bil er i 2022:
| Andre transportmidler | Sats pr. km. |
| Motorsykkel over 125 ccm | Kr 2,95 (uendret) |
| Snøscooter og ATV | Kr 10,00 (økt fra Kr 7,50) |
| Båt med motor | Kr 7,50 (uendret) |
| Moped, motorsykkel opp til og med 125 ccm og andre motoriserte fremkomstmidler | Kr 2,00 (uendret) |
Vær klar over at elsykkel og elsparkesykler ikke faller inn under “andre motoriserte fremskomstmilder”. Det vil si at det ikke gis kilometergodtgjørelse om disse benyttes på tjenestereiser.
Overnatting
Det er ikke foretatt endringer i satser og regler for overnatting. Ulegitimert nattillegg er fortsatt på kr 435 pr døgn. Nattillegget kan kun betales på tjenestereiser i Norge.
Ulegitimert tillegg utbetales uten at den ansatte behøver å redegjøre for hvor overnatting har funnet sted. Overnatting kan imidlertid ikke skje i eget hjem, herunder hybel eller hytte.
Det er ikke uvanlig å betale nattillegg der hvor den ansatte overnatter privat under tjenestereisen, for eksempel hos venner eller familie.
Kompensasjonstillegget på reiser i utlandet
- Kompensasjonstillegget er på kr 563 pr. døgn fra 1.januar 2022 (økt fra kr 548 i 2021). Dette tillegget betales kun på tjenestereiser i utlandet.
- Tillegget beregnes for hele reisen fra avreise arbeidssted/bosted til retur arbeidssted/bosted.
- For reiser som varer under ett døgn, utbetales kompensasjonstillegget etter 12 timer.
- For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 12 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn, og det betales kompensasjonstillegg for det påbegynte døgnet.
- Kompensasjonstillegget anses som lønn og inngår også i grunnlaget for feriepenger.
Gratis webinar | Nye reiseregler fra 2022
I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over gjeldende reiseregler og hva de nye reglene betyr for deg. Vi tar for oss de nye bestemmelsene om måltidstrekk i dietten og de skattefrie satsene og hvordan de påvirker reiseoppgjøret.
Sitter du med flere spørsmål?
Trenger du hjelp til å forstå satsene og hvilke regler som gjelder? Azets har et ledende kompetansemiljø innenfor lønn og HR, og vi står klare til å hjelpe. Ta kontakt for en uforpliktende prat.
