Hvordan forvalte virksomhetens humankapital?

Slik kan du forvalte virksomhetens humankapital i dagens arbeidsmarked

Nå er det rekordlav arbeidsledighet og kompetansekravet for å opprettholde konkurransekraft øker. Hva er ditt produksjonstap når ansatte slutter? Har du råd til dette? Og hva kan du gjøre for å redusere tapet?

Tall fra NAV viser at arbeidsledigheten er redusert fra ca 400 000 i april 2020 til under 100 000 idag. Den lave arbeidsledigheten og et næringsliv som går godt, skaper stor konkurranse om arbeidskraft. Lønnspresset gjør at mange sitter løsere i stolen. Høy turnover av ansatte er dyrt for bedriftene og mange av kostnadene er skjulte. I denne virkeligheten er det to områder du bør få kontroll på. Hva er kostnadene ved uønsket turnover i din bedrift og hvilke tiltak kan du iverksette for å redusere uønsket turnover. 

Vanlig turnover er på mellom 12 % og 20 %. Dette inkluderer også avgang med pensjon. 

Uønsket vs. akseptabel turnover i kostnadsberegningen

Når vi snakker om turnover i kostnadsberegningen tar vi utganspunkt i det vi kaller “uønsket turnover” og skiller på dette og “akseptabel turnover”. Uønsket turnover er når medarbeidere som fungerer i arbeidsmiljøet og presterer på, eller over forventet nivå sier opp. Det er her de store kostnadene ligger. Når de som ikke presterer slutter, kan det på den andre siden ofte være positivt for medarbeideren og virksomheten

Produksjonstap = kostnader

For å forstå kostnadene forbundet med uønsket turnover av ansatte må vi først se på hva det er som skjer nå en ansatt slutter og skal erstattes. Ofte kan vi tenke på dette som et 1-1 forhold, der man bytter ut en dyktig ansatt med en like god eller bedre ansatt gjennom en rekrutteringsprosess og det er slik det ofte ser ut i regnskapet. Det kan til og med se ut som en besparelse da du har lavere lønnskostnader i en periode!  Men, det du da glemmer er produksjonstapet. Dette kan fordeles på 3 faktorer: 

1. Lavere motivasjon og engasjement hos den som er i oppsigelsesfasen fører til lavere produktivitet frem mot fratredelse
2. “Time to hire”, altså tiden det tar å få en ny medarbeider på plass, gir også et vesentlig produksjonstap i tiden mellom fratredelse og oppstart
3. Den gradvise prestasjonsgraden og tiden det tar før en nyansatt kommer i flyhøyde, gir et stort gap opp mot forventet prestasjonsnivå for en normal ansatt. Ofte tar det mellom 12 - 24 mnd. for en nyansatt å prestere på normaltfungerende nivå. 

Produksjonstapet kan illustreres slik:

Dette produksjonstapet dukker kun opp i regnskapet på topplinjen og er dermed godt kamuflert og er ikke tatt med i økonomisk rapportering vanligvis, men burde det vært det? 

Hvis man har høyere turnover på grunn av dårlig ledelse, et dårlig employer brand, arbeidsmiljø eller andre faktorer som det kan gjøres noe med så bør det regnes som en kostand?

Så mye koster det å miste EN (1) ansatt

For å synliggjøre kostnaden ved turnover så har vi i Azets utviklet en modell der vi ser på ulike kostnadsfaktorer forbundet med 3 hovedelementer:

1. Produksjonstap for aktuell stilling
2. Produksjonstap hos ledere og kolleger som bruker tid på opplæring fremfor egen produksjon
3. Direkte rekrutteringskostnader

I dette oppsettet har vi tatt utgangspunkt i en “vanlig produsent” og en “viktig produsent” siden kostander og potensiell inntjening varierer stort basert på dyktigheten og produksjonspotensialet . En “viktig produsent” er ofte de som er toppspillerne i en virksomhet, de beste selgerne, de beste programmererne, de beste konsulentene etc. Når en av de slutter så ønsker vi å erstatte de med noen på likt nivå da de omsetter vanligvis for flere ganger egen inntekt. Topptalentene vet vi er vanskelig å få tak i og de koster ofte mye mer enn det en “vanlig produsent” gjør. Beregningen her blir derfor mer kostbar. 

For å finne produksjonstapet har vi lagt inn noen forutsetninger i kalkylen. 

• Hva er produksjonstapet for leder og kolleger basert på timer som brukes på onboarding og oppfølging istedenfor i produksjon?
• Hvor mange ganger egen årslønn forventes det at de produserer?
• Hvor mange arbeidsdager tar det før de produserer som de skal (230 dager i dette eksempelet, men det varierer basert på arbeidets art og kompleksitet. Ofte vil det være mellom 12 - 24 mnd) 
• Hvor lenge før fratredelse dropper produksjonsnivået til den ansatte som slutter?
• Hva er de direkte rekrutteringskostnadene? 

Det vi ikke har med er kostnaden og besparelsen i lønn forbundet med “time to hire” da den er kompleks å kalkulere ut ifra at andre i teamet kan overta oppgaver i mellomfasen og at man har en besparelse ifm. lønn. 

Det vi ser ut fra beregningen er at kostnaden forbundet med at en vanlig ansatt slutter er mer enn årslønnen for vedkommende og at for en viktig produsent så så ligger den opp imot 3 ganger årslønn. I studier som er gjort på dette har man funnet ut at kostnaden kan være opp mot 10x årslønn for enkelte yrker. Tenk da om dette er en kostnad som har kommet som en faktura? Hva hadde da virksomhetens ledelse gjort? Antageligvis ville man ha sett nærmere på hva som gjøres for å få denne kostnaden ned. 

Reduser kostnader ved å investere i Employer Branding!

I dagens marked er det avgjørende å redusere uønsket turnover, men også å sikre at du fremstår som en attraktiv arbeidsgiver. Et sikkert virkemiddel er å jobbe med å bevisstgjøre markedet om hvem du er som arbeidsgiver, også kalt Employer Branding. Gjennom strategisk fokus på employer branding vil du redusere uønsket turnover og gi bedriften din et bedre utgangspunkt når du skal rekruttere. 

Når du har et sterkt employer brand som de ansatte kjenner seg igjen i, er det stor sannsynlighet for at du ansetter 1-2 ganger raskere, og 3 av 4 ansatte vil anbefale deg som arbeidsgiver. At dine ansatte anbefaler deg som arbeidsgiver er en nøkkel i dagens marked. Employer branding vil gjøre din bedrift mer synlig i markedet. Dette er også en nøkkel for å få inn gode kandidater. Undersøkelser viser at det største hinderet for at kandidater ikke søker er fravær av informasjon om bedriften. Halvparten vil sjekke din nettside og sosiale medier for å vurdere deg som arbeidsgiver. Employer branding er derfor en strategisk måte å aktivt styre informasjonen om hvem du er som arbeidsgiver. Risikoen ved å ikke gjøre dette er at du kan få et dårlig omdømme i arbeidsmarkedet. En slik situasjon  vil være et stort hinder for deg ved rekruttering da halvparten av søkerne vil velge deg vekk selv om du tilbyr høyere lønn enn konkurrentene og det kan øke turnover blant eksisterende ansatte.

Årlig undersøkes det hvordan markedet definerer en attraktiv arbeidsgiver og hva som er mobiliteten mellom arbeidsgivere. Hele 50 % rapporterer at de har byttet jobb det siste året eller har planer om å bytte jobb. Denne andelen inkluderer ansatte du ønsker å beholde og et potensielt produksjonstap. Det er også her du finner dine “quiet quitters”. De som ikke har sluttet, men kun leverer til minimumskrav og ikke bidrar utover dette. 

Gjennom employer branding kan du redusere denne andelen. Undersøkelser viser at årsaken til at ansatte begynner å vurdere jobbytte er at deres forventning til deg som arbeidsgiver ikke møtes. Kun en av fem opplever at det arbeidsgiver selv sier om arbeidsplassen samsvarer med egen erfaring som ansatt. De ansattes forventninger til arbeidsgiver rangerer slik (kilde, finn.no 2021):

På topp kommer godt arbeidsmiljø, attraktiv lønn og goder. Manglende opplevelse av dette er også hovedårsaken til at ansatte slutter. Avstanden mellom forventning og opplevelse kan du kontrollere og redusere via employer branding. 

For å oppnå et sterkt employer brand så kreves det at du er autentisk. Det er den eneste måten å  skape et realistisk bilde av deg som arbeidsgiver som også dine ansatte kan kjenne seg igjen i. Stegene for å jobbe med employer branding starter derfor med kartlegging som er første av fire steg:

Start arbeidet med ditt employer brand i dag

Overordnet handler det om bevisstgjøring og å investere i tiltak der du kan bli bedre som arbeidsgiver. I tillegg bør du investere i deling av informasjon på bedriftens nettside. Investeringene er raskt inntjent når det reduserer uønsket turnover med 5 %, og du sparer produksjonstapet på 1,5 millioner.

Kort oppsummert om forvaltning av humankapitalen!

I et arbeidsmarked som det vi har i dag der det er lav arbeidsledighet og stor etterspørsel for kompetanse, øker kostnaden kontinuerlig for de som ikke forvalter humankapitalen effektivt. Disse virksomhetene mister konkurranseevnen sin, slutter å utvikle seg og klarer ikke å henge med i innovasjonsløpet i dagens næringsliv. 

Effekten av employer branding bør monitoreres og jobbes med på lik linje med effekten av kundeorientert markedsføring. Organisasjonskultur og ledelse kan kvantifiseres i form av inntekt og kostnad hvis man kalkulerer turnoverkostnaden og jobber med rotårsakene. 

Så her er utfordringen! Hva kan din bedrift gjøre for å bedre forvalte humankapitalen og bygge opp konkurransekraften i tiden fremover?