Skrevet i samarbeid med Tormod Johansen, Senior Advicer i Azets. 

Per har kjøpt seg hus og vil kun ha 3 uker ferie, slik at han får litt mer å rutte med. Hva kan du som arbeidsgiver avtale med Per? Utbetaler du bonus og andre godtgjørelser uten å gi feriepengeopptjening på det? Her er reglene du må forholde deg til – og konsekvensene av å ikke følge dem.

Når den ansatte ikke ønsker full ferie

Du har sikkert opplevd ansatte som ikke tar ut ferien sin, fordi de ikke tar seg tid eller ønsker ferie. Hvor ligger ansvaret for at ferie blir tatt ut, og er det så farlig om du avtaler noe kortere ferie når ansatte ønsker dette?

Ferieloven skal sikre at arbeidstakere årlig får ferie og feriepenger. Loven er det vi kaller en minimumslov som ikke kan fravikes til skade for den ansatte.

Det er lett å tenke at det ikke er til skade for Per når du avtaler 3 ukers ferie i år, slik at han slipper hele ferietrekket på 5 uker. Formålet med ferieloven er å påse at alle ansatte i Norge får minimum 4 uker og 1 dag ferie hvert kalenderår. Av hensyn til den ansatte, bedriften og samfunnet er det pliktig at alle har denne fritiden. Når du avtaler kortere ferie for Per, bryter du faktisk dette formålet og bedriften din har faktisk brutt ferieloven.

Du sitter med ansvaret

Det er arbeidsgivers hele og fulle ansvar å påse at alle tar full ferie. Derfor er det også slik at styringsretten på når ferien tas ligger hos arbeidsgiver. Arbeidstakere kan kreve varsel om fastsatt ferie senest 2 måneder før ferien tar til. Ferieloven gir oss 4 uker og 1 dag ferie hvert år. Har dere 12 prosent feriepenger, er det 5 ukers ferie i bedriften. De siste fire dagene vil være avtalefestet ferie og omfattes ikke av ferieloven.

Får du kontroll fra Arbeidstilsynet vil de kunne be om oversikt over gjennomført ferie i din virksomhet.

Har du 10 ansatte eller flere, vil jeg sterkt anbefale et elektronisk system for å motta feriesøknader og holde styr på antall feriedager.

Mange misforstår og tror at ledere og andre med særlig uavhengig stilling er unntatt fra feriereglene, men slik er det ikke. Disse ansatte kan være unntatt fra de fleste arbeidstidsreglene i Arbeidsmiljølovens kapittel 10, men Ferieloven gjelder som for alle andre.

Det finnes noen få tilfeller hvor ansatte har rett til å ta færre feriedager. Dette gjelder ansatte som ikke opparbeidet seg fullt ut med feriepenger året før. Her skal det sees på totalt opparbeidede feriepenger både hos nåværende og eventuell tidligere arbeidsgiver. At den ansatte har mottatt og brukt opp feriepenger fra tidligere arbeidsgiver har ingen betydning.

Du kan avtale kortere ferie i følgende tilfeller:

● Ansatte som ikke var i inntektsgivende arbeid hele fjoråret
● Ansatte som var i permisjon eller sykmeldte uten full feriepengeopptjening
● Ansatte som hadde betydelig lavere inntekt i fjor

Har du nyansatte i år? Da skal antall feriedager avviklet hos tidligere arbeidstaker gå til fratrekk. Ansatte som starter etter 30. september har rett til kun 1 uke ferie etter ferieloven. Husk at alle dine ansatte har rett til 3 uker sammenhengende sommerferie i perioden juni- september.

Utbetaler du bonus «inklusiv» feriepenger?

Mange bedrifter betaler ut bonuser uten opptjening av feriepenger. De mest alminnelige bonusordningene bygger på den ansattes arbeidsinnsats og resultatoppnåelse, det er disse vi ser på her. Reglene kan fremstå som litt kompliserte, jeg skal forsøke å forklare hva du må forholde deg til.

Ferieloven sier at du er forpliktet til å la alt arbeidsvederlag inngå i feriepengegrunnlaget.

Unntakene er:

  • Utbetalinger som skal dekke utgifter den ansatte har i forbindelse med jobben (diettgodtgjørelse, bilgodtgjørelser, etc.)
  • Naturalytelser (fri telefon, firmabil etc.)
  • Andel av nettoutbytte (fordeling av resterende midler i bedriften)
  • Faste godtgjørelser som utbetales uavhengig av fravær og ferie

Det siste unntaket bygger på at feriepenger skal dekke inntektstapet når vi tar ferie. Løper godtgjørelsene videre til tross for at den ansatte er borte fra arbeid, er det ikke behov for feriepenger på denne ytelsen. I forarbeidene til ferieloven har lovgiver forsøkt å forenkle tolkningen av denne regelen. De sier at unntaket kun kan benyttes på faste ytelser, altså ytelser som ikke varierer og som utbetales til tross for fravær. Det er dermed slik at alle variable bonuser, for arbeidsinnsats eller resultat, skal inngå i feriepengegrunnlaget.

Utbetaler du bonuser som er faste, og som løper i alle årets 12 måneder uavhengig av fravær, kan du benytte unntaket fra feriepengeopptjeningen.

Som du ser, vil de fleste bonusene bedriften din utbetaler gi rett til feriepengeopptjening. Dette trenger ikke å bety at dere får en ekstrakostnad. Det er selvsagt fullt mulig å avtale en maksimal bonusoppnåelse, for så å dele utbetalingen slik at netto bonus utbetales på avtalt tidspunkt og feriepengene av bonus i påfølgende år.

Rettspraksis viser at en avtale mellom arbeidsgiver og den ansatte om å betale bonus inkludert feriepenger, er et brudd på ferielovens bestemmelser. Ta tak i avtalene du har i dag og få en presisering av nettobonus og feriepenger i påfølgende år.

Brudd på ferielovens bestemmelser kan medføre erstatningsansvar for arbeidsgiver.

Azets kan hjelpe deg

Vi har verktøyene du trenger for holde oversikt over feriedagene til dine ansatte og bred erfaring med å utarbeide bonusavtaler og interne ferieregler som tilfredsstiller lovkravene.
Azets’ team med eksperter kan hjelpe deg med dette og en rekke andre HR-relaterte spørsmål.

Få hjelp til HR-administrasjon
Se hva vi tilbyr innenfor lønn og HR

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Privacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Marit Vistekleiven

Om Marit Vistekleiven

Marit Vistekleiven er senior HR-rådgiver i Azets' rådgiverteam. Marit bistår kunder i personal- og HR-spørsmål. Hun har bakgrunn som HR-leder og jobber blant annet med arbeidsrett, operativt personalarbeid, ledertrening og mye mer.