** Oppdatert 28.08.2020**
2020 har så langt vært et spesielt år for de fleste bedrifter og mange av oss har opplevd utfordringer vi ikke har vært forberedt på. Bedrifter opplever store endringer i arbeidsstokk og flere ansatte har fått endret arbeidshverdagen sin. For en del av oss er vi kanskje enda mindre rustet nå enn før til å ha god kontroll på arbeidstider og overtid. Da er det særlig viktig å ha klart for seg hva du som arbeidsgiver må passe på. Media har de siste årene flere ganger omtalt eksempler på brudd på arbeidstidsreglene. Konsekvensene av å bryte reglene kan være store bøter, føre til stopp i arbeidet og i verste fall fengsel.
Arbeidstidsreglene kan oppfattes som et noe innviklet lovverk, og det er lett å se seg blind på disse over tid. Etter å ha lest dette innlegget vil du forhåpentligvis sitte igjen med større kjennskap til lovverket – og fått noen gode råd til hvordan dere kan sikre kontroll på arbeidstiden fremover. Det er mange tariff- og særavtaler som har egne bestemmelser for arbeidstidsregler – grunnet begrenset plass vil ikke disse bli gjennomgått her.
Reglene som brytes oftest:
Alminnelig arbeidstid:
Det skilles mellom alminnelig arbeidstid og avtalt arbeidstid. Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 9 timer i løpet av 24 timer, og 40 timer i løpet av 7 dager. I praksis betyr dette at den ansatte ikke kan bemannes slik at arbeidet går ut over disse grensene. Arbeid utover dette vil anses som overtid og følger reglene for overtid som forklart under. Avtalt arbeidstid er den arbeidstiden som følger av ansettelsesavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker – typisk 37,5 timer pr. uke.
De ordinære grensene for alminnelig arbeidstid er:
- maks 9 timer pr. dag og 40 timer pr. uke for de som arbeider dagtid
- maks 9 timer pr. dag og 38 timer pr. uke for de som blant annet arbeider døgnkontinuerlig skift, regelmessig helgearbeid eller nattarbeid
- maks 9 timer pr. dag og 36 timer pr. uke for de som blant annet arbeider helkontinuerlig skiftarbeid
Det er viktig å huske at dette gjelder uavhengig av hvor mye en ansatt ønsker å jobbe.
Overtid:
Arbeid utover alminnelig arbeidstid er å anse som overtid. I tilfeller der arbeidsavtalen definerer overtid som utover avtalt arbeidstid vil dette være ansett som overtid.
Vi ser ofte at reglene for overtid brytes i form av:
- manglende behov for overtid
- brudd på antall overtidstimer
- brudd på utbetaling av overtidstillegg
Loven viser til at arbeid utover avtalt arbeidstid ikke må gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov. Det er dermed ikke lov å avtale overtid som en fast del av arbeidstiden.
Denne vurderingen av behovet for overtid gjøres sjeldent, og overtid benyttes i for stor grad. Det er definert klare rammer for maks antall timer overtid:
- 10 timer i løpet av en periode på 7 dager
- 25 timer i 4 sammenhengende uker
- 200 timer i løpet av en periode på 52 uker
All overtid skal kompenseres med et tillegg på minimum 40% av den ansattes timelønn. Ved ulike løsninger for fleksitid kan det avtales at den arbeidede tiden kan avspaseres på et senere tidspunkt, men selve tillegget må alltid utbetales. Eksemplene der det ikke blir utbetalt overtidstillegg er mange – blant annet i de sakene nevnt over.
Overtid er ikke alltid overtid
For ansatte som har avtalt arbeidstid på eksempelvis 7,5 timer per dag vil man avhengig av vilkårene i arbeidsavtalen motta overtidsbetaling når man overstiger avtalt arbeidstid. Da er det viktig å huske på at arbeidsmiljøloven ikke regner overtid før det har gått 9 timer. At en betaler overtidstillegg etter 7,5 timer er en gode for de ansatte og selvsagt helt i orden. Men når man skal følge opp antall overtidstimer i uken/måneden/året kan det være avgjørende at en har god kontroll på faktiske overtidstimer. Pass på at dere har rutiner som skiller avtalt overtid fra overtid i henhold til arbeidsmiljøloven slik at dere har mulighet til at ansatte faktisk kan jobbe overtid hvis behovet skulle dukke opp.
Visste du at arbeidsgiver kan bli skyldig manglende utbetaling av overtidstillegg til den ansatte, med tilbakevirkende kraft i inntil 3 år? Dette kan resultere i store kostnader og vil komme i tillegg til eventuelle bøter. Merk at minimumstillegget er 40%, men i mange arbeidsavtaler og tariffer er det ofte 50% eller høyere!
Maksimal samlet arbeidstid, summen av alminnelig arbeidstid og overtid, kan ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av 7 dager, om det ikke foreligger særlige avtaler for det. Dette vil være brudd på loven uavhengig av hvilken kompensasjon den ansatte mottar!
Daglig og ukentlig arbeidsfri
Med arbeidsfri menes tiden den ansatte har fri fra jobb. I tillegg til reglene for alminnelig arbeidstid og overtid er dette regelen som brytes hyppigst. Hovedreglene er:
- I løpet av 24 timer skal den ansatte ha minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri.
- I løpet av en periode på 7 dager skal den ansatte ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer. Denne arbeidsfrie perioden på 35 timer skal helst omfatte søndag.
I sakene nevnt tidligere ser vi at brudd på hviletid fremheves for å begrunne sanksjonene som gis. Vi ser en trend der virksomheter som opererer i utsatte bransjer (hotell, restaurant, retail og helse mv.) ofte bryter hviletiden. Det kan være vanskelig for en bedrift å bemanne korrekt ut i fra sesong, skiftende arbeidsmengde og lignende. Ofte ser vi eksempler der en ansatt går av vakt klokken 23.00, for så å starte på vakt igjen klokken 08.00. Selv om det praktiseres slik er det et klart brudd arbeidstidsreglene, og vil være noe arbeidstilsynet slår hardt ned på.
Helge- og nattarbeid
Det er mange eksempler på virksomheter som ikke kjenner til at det er regler for arbeid på søndager og helligdager, samt nattarbeid. Hovedregelen er at arbeid ikke er tillatt på disse dagene med mindre arbeidets art gjør det nødvendig. Arbeidsgiver må drøfte det faktiske behovet med arbeidstakernes tillitsvalgte før tiltaket iverksettes.
Det skal være arbeidsfri fra kl. 18.00 dagen før en søndag eller helligdag og til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Generelt er arbeid mellom kl. 21.00 og kl. 06.00 å regne som nattarbeid.
Tidspunkt for arbeid
Jeg hører ofte spørsmålet “Hva skjer med arbeidstidsreglene hos de ansatte som jobber klokken 08.00-16.00, og deretter noen timer på kvelden etter at barna sover?”
Det er mange av dere som gjerne gjør siste rest av arbeidet mellom kl. 21.00 og 23.00, for så å være på plass kl. 08.00 dagen etter. Dette er brudd på hviletiden. Det forekommer ofte at ansatte med friere stillinger praktiserer å jobbe slik – og er fornøyde med det. Det er arbeidsgivers ansvar å ha kontroll på hvor mye, samt til hvilke tider den ansatte jobber. Dette gjenspeiler seg i lovverket for alminnelig arbeidstid, hviletid og nattarbeid.
Muligheter for å følge andre arbeidstidsregler enn hovedregelen
Det finnes flere muligheter for å avvike fra lovens hovedregel.
Det er åpninger for at du skriftlig avtaler gjennomsnittsberegning av den ansattes alminnelige arbeidstid. Dette betyr at den ansatte i perioder følger andre maksimumsgrenser for alminnelig arbeidstid, og følgelig at maksimal samlet arbeidstid blir utvidet. Gjennomsnittsberegning er et nyttig verktøy for mange virksomheter, og et verktøy som ville løst mange av bruddene som fanges opp av arbeidstilsynet i dag. Det er viktig å være klar over at den totale arbeidstiden over 1 år fortsatt gjelder, og dermed må det jobbes færre timer en periode om det jobbes flere en annen. Alle som skal ha slike gjennomsnittsberegninger må ha arbeidsplaner – og disse bør være digitaliserte.
Arbeidsmiljøloven har definert særskilte unntak fra bestemmelsene i arbeidstidskapitlet for ansatte i ledende stilling og ansatte i særlig uavhengig stilling.
Det er viktig å huske på at stillingstittelen ikke avgjør om stillingen defineres som ledende eller særlig uavhengig – det er den faktiske jobben og funksjonen den ansatte har i virksomheten som gjelder.
Søk ekspertenes råd
Ønsker du å få avklart hvilket spillerom din bedrift har for gjennomsnittsberegning av arbeidstid, eller trenger du en gjennomgang av overtidsbruk og hvilke muligheter som ligger der? Azets’ team med rådgivere kan hjelpe deg med dette og andre HR-relaterte spørsmål – kontakt oss for en uforpliktende prat.
