Hvordan kan ekspertbistand bidra i komplekse ­­sykefraværs­saker?

Lønn & HR | 18.03.2022

av Ingrid Petterson

Fastlåst sak om sykefravær?

Hender det at du står fast i sykefraværssaker? Opplever du avstand til den ansatte i kommunikasjon og samarbeid? Du kan få tilskudd til ekspertbistand ved sykefravær.

Hvert år bevilges 50 millioner kroner til NAV for ekspertbistand til å løse komplekse sykefraværssaker. Hver enkelt sak kan støttes med inntil kr 20 000. Men NAV brenner inne med mye av støtten fordi arbeidsgivere ikke er godt nok kjent med tilskuddsordningen.

Eksperten skal bistå på arbeidsplassen for å gi bedre samarbeid mellom ansatt og leder og finne frem til velfungerende løsninger. Å få inn en tredjepart i seg selv kan være positivt.

Husk at det er du som arbeidsgiver som beslutter hvem du ønsker å bruke som ekspert.

Avdeling med sykefravær på 12%

En avdeling i en større produksjonsbedrift slet med vedvarende høyt sykefravær. Sykefraværet var på 12%, uten at de kom til bunns i det. Selv med koronarelatert fravær, alvorlig syke og kronikere, gjensto en gruppe tilbakevendende tilfeller.

Hvordan jobber dere med disse, spurte jeg, da jeg kom inn i virksomheten som innleid HR rådgiver. De følges opp etter NAV’s veileder, var svaret jeg fikk. Slik mange andre arbeidsgivere også gjør det.

Her vil jeg påpeke at veilederen bare er en veileder, og sier noe om de absolutte kravene til deg som arbeidsgiver. Slik som frist for dialogmøte 1, hvem som skal kalles inn osv. Mulighetsrommet du som arbeidsgiver har er større enn som så! Bedrifter som lykkes med sin håndtering av sykefravær er både tettere på og gjør gjerne litt ekstra.


"Som leder kan man føle seg utrygg på sykefraværsoppfølging. Situasjonen for hver enkelt ansatt er unik, selv om handlingsrommet for leder stort sett er likt fra gang til gang. Det er begrenset hva vi kan spørre om, og det er opp til den ansatte hvor mye den vil dele, som avgjør hvor godt samarbeid vi får til med tilrettelegging.

Min erfaring er at det i tyngre saker er en stor fordel å ha med bistand utenfra i samtalen. Det er trygt som leder å ha noen å sparre med i samtalen når den går i lås. I tillegg er det godt å ha noen som nødvendigvis ikke kjenner den ansatte til å komme med utfyllende spørsmål og utfordre. Leder skal stå i den daglige aktiviteten, mens den som bistår kan være med å utfordre ytterligere. Det gir en god balanse i møtene."

- Leder ved produksjonsbedriften


Hva kjennetegner velfungerende håndtering av sykefravær?

Studier har identifisert kjennetegn for sykefraværshåndtering som fungerer godt, og sykefraværshåndtering som ikke fungerer like godt.

Velfungerende sykefraværsoppfølging kjennetegnes av:

  • at formelle og uformelle spilleregler følges av den sykmeldte.
  • at dialogen mellom leder og sykmeldte er åpen og preget av tillit.
  • at det er mulig å tilrettelegge på arbeidsplassen.

I det samme studiet peker lederne på at det er lettere å følge opp medarbeidere som forstår betydningen av eget fravær for virksomheten.

Vanskelig sykefraværsoppfølging kjennetegnes av:

  • brudd på formelle og uformelle spilleregler (leverer ikke sykmelding i tide, stiller ikke til avtalte møter)
  • utilstrekkelig dialog (tar ikke telefonen, informerer ikke leder før sykemelding foreligger)
  • utfordringer ved tilrettelegging (følger ikke opp, begrenset ivaretakelse av egen helse)

Kilde: psykologtidsskriftet.no


Webinar | Smartere sykefraværsoppfølging

Hvordan forebygge sykefravær?

Det er krevende å stå i sykefraværssaker

Å følge opp komplekse sykefraværssaker kan være krevende, og av og til føler man at man har forsøkt “alt.” Da kan det være nyttig med bistand utenfra, enten ved innleie av HR-rådgiver, eller ekspertbistand i individuelle saker.

Som ekstern rådgiver følger vi opp forhold rundt sykefravær, kartlegger hvorfor regler ikke etterleves, stimulerer til dialog og ser på hvorfor tiltak bommer.

Ekspertbistand med kompetanse på sykefravær og arbeidsmiljø

Som et svar på NHOs oppfordring om bistand i komplekse sykefraværssaker i 2018, kom Ekspertbistand som et tilbud fra NAV.

Man må ikke lenger være IA-bedrift for å få tilgang til midlene. Fra 2019 defineres alle virksomheter som IA-bedrifter.

Står man med lange saker eller hyppig gjentakende sykefravær, og kan dokumentere at man har forsøkt eller vurdert bedriftsinterne tiltak og relevante offentlige støtteordninger, kan man kvalifisere. I tillegg må arbeidsgiver, NAV og arbeidstaker være enige om at det er hensiktsmessig med ekstern ekspertbistand.

Eksperter i denne sammenheng er en nøytral person utenfra som har kompetanse på sykefravær og arbeidsmiljø. Ekspertens oppgave er å løse/avklare bakgrunnen som fører til sykefravær, og foreslå aktuelle tiltak som kan gjøre arbeidstakeren i stand til å utføre arbeidet sitt.

Det er du som arbeidsgiver som beslutter hvem du ønsker å bruke som ekspert.


"I fremtidige saker vil jeg være tydeligere fra start når vi går i dialog med ansatt, og tydeligere på hva som forventes av både arbeidsgiver og arbeidstaker. Jeg vil også sette meg bedre inn i saken i forkant, ettersom alle samtaler jeg har hatt har sykefraværshistorikk som går tilbake år før jeg overtok lederansvaret. Det er svært viktig at all dokumentasjon på sykefraværssamtaler er samlet sentralt. Det skiftes ledere som igjen og igjen må starte med blanke ark."

- Leder ved produksjonsbedriften

 

Sykmeldtes tilfredshet med ledelsens sykefraværshåndtering har større betydning for tilbake­føring til arbeidet enn det tilfredshet med helsevesenet har

Butler, Johnson & Côté, 2007

Hva gjorde vi i avdelingen med 12% sykefravær?

Vi gikk systematisk til verks for å få oversikt. Kunne vi se et mønster i fraværet? Deretter gikk vi i dialog med den enkelte. Hva tenkte de selv rundt fraværet? Sammen la vi opp et individuelt løp for å få den enkelte tilbake, om ikke helt, så gradert.

En slik kartlegging inneholder:

  • Kartlegging av sykefravær på gruppenivå
  • Historikk
  • Dialog
  • Individuelt løp
  • Tilrettelegging
  • Tettere oppfølging
  • Rett arbeidsbelastning
  • Forebyggende grep

Det er ikke alltid at løsningen er å komme tilbake i 100%. Kanskje er redusert arbeid eller å søke seg videre svaret.


"Fokuser på nærvær, de som alltid kommer på jobb. Det er unntakene som krever oppfølging. Vi har mye å gå på ved å starte dialogen tidlig med ansatte om hvorvidt arbeidsforhold skal avsluttes hvis det ikke er forenelig med helse eller manglende motivasjon. Det er til det beste både for ansatt og selskapet til slutt."

 - Leder ved produksjonsbedriften


Arbeidsgivers mulighetsrom ved sykefravær

  • Skaff oversikt over totalt sykefravær. Sett mål for hvor dere ønsker å være. Hvor er dere i forhold til egen bransje?
  • Kartlegg sykefraværet på teamnivå og individuelt. Er det et mønster?
  • Hvordan ser arbeidsmiljøkartleggingene ut? Hva kan man si om trivsel og motivasjon på arbeidsplassen? Arbeidsmiljøkartleggingene kan indikere arbeidsmiljøproblematikk, som igjen kan gi utslag i sykefravær.
  • Øv på å ta opp vanskelige tema. Det er lov å stille krav, også fra deg som arbeidsgiver.
  • Dialogmøter kan gjennomføres før uke 7. Ofte er det en fordel å kalle inn til tidligere møter ved gjentakende fravær.
  • Følg opp vage forklaringer og fokuser på løsninger som gagner alle parter. Ikke glem kollegaene. Vi ønsker å skape forutsigbarhet for alle involverte.
  • Vær tett på. Ha løpende dialog. Skap trygge relasjoner og oppfordre til å si ifra før sykemelding foreligger.
  • Som arbeidsgiver har du lov til å gi informasjon direkte til sykmelder, slik som tilretteleggingsmuligheter på arbeidsplassen.

Da produksjonslederen oppsummerte sine erfaringer, fokuserte leder sterkt på å ta med ekstern bistand i tyngre saker. I en av sakene så arbeidsgiver for seg en oppsigelse på sikt. Her skulle vi avklare stillingsvern under sykefravær, samt hvor viktig dokumentasjon av tiltak er underveis i sykefraværsarbeidet, men også i oppsigelsessaker. Som leder beskrev er det lett å gå i en runddans hvor man ser an til neste oppfølgingsmøte om det er bedring.


"De eksterne jeg har hatt med i samtaler er dyktige til å ansvarliggjøre arbeidstaker med for eksempel å bringe planer tilbake til neste møte, og å utfordre på ekstern hjelp som psykolog og fysioterapi. Jeg opplever at samtalen blir bedre for bedriften og ansatt og at vi hurtigere nærmer oss målet."

- Leder ved produksjonsbedriften


I dag jobber avdelingen tett og aktivt med tiltakene vi ble enige om, og vi har alle stor tro på at de når målene sine i inneværende periode.

Vil du lese mer om håndtering av sykefravær?


Azets kan hjelpe

Skal du benytte deg av ekspertbistand fra NAV eller lurer på om dere kvalifiserer til støtte? Har du utfordringer med høyt sykefravær, ønsker bistand til kartlegging av sykefravær, eller ledertrening? Ønsker du at vi deltar som eksperter? Ta kontakt for en uforpliktende prat.

Våre rådgivere hjelper med kartlegging av sykefravær på gruppe- eller individnivå, slik at du kan ta faktabaserte beslutninger. Vi kan støtte deg i oppstarten, være en sparringspartner eller gi råd i komplekse sykefravæssaker.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Om Ingrid Petterson

Ingrid har sin fagkrets fra psykologi og helsevitenskap og har erfaring fra både privat og offentlig sektor, nå sist i Coperio Bedriftshelse. Hun har hele tiden jobbet med HR, og har sin styrke innen systematisk HMS, sykefravær, organisasjonsutvikling og arbeidsmiljø. Ingrid startet sommeren 2020 som Seniorrådgiver i HR Advisory hvor hun jobber med å levere raskere merverdi til våre kunder gjennom innovativ HR og HMS.