Hva er den optimale kontorløsningen?

Lønn & HR | 29.08.2022

av Ingrid Petterson

Den klassiske kontorarbeidsplassen har endret seg de siste årene. Cellekontor er erstattet med kontorlandskap for noen, og kontorarbeid har blitt til hybride løsninger for andre. Teknologien gjør oss i stand til å jobbe sikkert og effektivt fra andre steder enn kontoret, med mer hjemmekontor og fjernarbeid enn før.

Alternative arbeidsarenaer påvirker arbeidet og arbeidsmiljøet både for oss som individer, men også virksomhetene som helhet. Dette reiser nye problemstillinger, slik som areal per ansatt, stilleromsbehov, og hvorvidt kontorlandskap er riktig for arbeidet. I dette blogginnlegget ser vi på valg av kontorløsning og på hvilke hensyn du bør legge til grunn for valget av arbeidsplass.

67% arbeider på kontor hele eller deler av dagen. Av disse sitter 3 av 5 i kontorlandskap eller delt kontor.

(noa.stami.no)

Kontorlandskap - fordeler og ulemper

Arbeid i kontorlandskap kan være gunstig om du har oppgaver som krever løpende interaksjon med andre, men forskning viser at det fungerer dårligere om du har konsentrasjonsoppgaver. Arbeid i landskap med lite muligheter til å skjerme seg kan gi flere forstyrrelser, lavere tilfredshet, større kognitiv belastning og redusert ytelse og produktivitet.

Studier viser at ansatte som jobber i åpne landskap har høyere sykefravær enn de som har cellekontor. Men fortsatt vet man for lite om konsekvensene åpne landskap har for arbeidsmiljøet.

Videre viser studier at de fleste som jobber på kontor har høy grad av jobbtilfredshet, høy motivasjon og sterk tilhørighet til arbeidsplassen. Samtidig tydeliggjøres noen arbeidsmiljøutfordringer slik som rolleuklarhet, sosial støtte, omstilling og forstyrrelser. (Stami.no)

Hele 94% av alle kontorarbeidere jobber med pc mer enn 4 timer - hver eneste dag

(stami.no)

Repeterende armbevegelser og mye stillesittende arbeid gir økt risiko for nakke og skulderplager av statisk belastning. For å forebygge sykefravær er det viktig å legge til rette med ergonomisk utstyr som kan tilpasses den enkelte.

Arbeidsmiljø­portalen | En kunnskaps- og verktøysbank i forebyggingen av sykefravær

Cellekontor, teamkontor, kontorlandskap, aktivitetsbaserte arbeidsplasser eller hjemmekontor?

Hvilken løsning skal du velge? Hvilken kontorløsning ivaretar både arbeidsmiljølovkrav og er forenelig med typen virksomhet, arbeidsoppgaver og ansatte? Arbeidstilsynet lanserte nylig en ressursside om kontorløsninger, som tydeliggjør hvilke hensyn du som arbeidsgiver bør ta, for å finne rett løsning for dine medarbeidere.

Et godt utgangspunkt er å se på om de ulike løsningene passer arbeidsoppgavene dere skal løse, arbeidsformen dere har og medarbeiderne som arbeider der. Et annet viktig hensyn er hvordan de ulike løsningene kan påvirke de ansattes helse.

Kontorløsningen skal

  • sørge for at arbeidet ikke går ut over helsen og sikkerheten til de ansatte
  • være tilpasset det arbeidet som skal utføres på arbeidsplassen
    være tilpasset arbeidstakerne og deres behov
  • ta høyde for særskilte risikoforhold på arbeidsplassen
  • oppfylle lovkrav, f.eks. generelle krav til arbeidsmiljøet (arbeidsmiljøloven) og krav til individuell tilrettelegging (likestillings- og diskrimineringsloven, lovdata.no)
    (Kilde: Arbeidstilsynet.no)

Fra et arbeidsmiljølovsperspektiv er kravene de samme uansett hvilken løsning man går for, og gjelder enten de ansatte jobber hele eller deler av dagen på kontoret.

Å treffe riktig løsning kan være krevende, men ved å foreta en god behovsanalyse, med tilhørende risikovurdering, er dere atskillig bedre rustet for å ta et godt valg.

Kartlegg behov innen dere velger kontorløsning

Før valg av kontorløsning, gjør en grundig kartlegging av potensielle utfordringer. Dette er med på å sikre et godt arbeidsmiljø for hver enkelt, god håndtering av arbeidsoppgavene og er positivt for felles arbeidsmiljø. Et godt valg av kontorløsning skal være basert på denne kartleggingen og risikovurderingen.

Har du for eksempel tenkt på at faktorer som samarbeidsform (fysisk og digitalt), dagslys og utsyn samt introverte/ekstroverte personligheter, alle er aspekter ved arbeidsmiljøet? Eller at astma/allergi/inneklimaproblematikk og krav til generell tilrettelegging og personlig tilretteleggingsutstyr er tema dere må vurdere? Har stillerommene tilstrekkelig luftgjennomstrømming? Er møterommene utstyrt med god nok belysning til å fungere ved digitale møter? Det er ikke bare for medarbeidere med funksjonsnedsettelse man tilrettelegger, det kan like gjerne være for han som er 2,05 på strømpelesten som sliter med ryggplager eller hun med nakkevondt foran PC’n. Og hva skjer om de skifter plass en dag, dersom dere har fritt setevalg?

Valget av kontorløsning er avhengig av faktorer som

  • ansattes egenskaper og sammensetning
  • hvilket arbeid som skal utføres
  • hvordan arbeidet skal utføres
  • krav i lover og forskrifter
  • virksomhetens størrelse
  • hva som skal til for å drive et godt forebyggende HMS-arbeid
    (Kilde: Arbeidstilsynet.no)

Still dere følgende spørsmål

  • Hvilke arbeidsoppgaver skal dere utføre?
  • Hvordan skal løsningen ta utgangspunkt i menneskene som arbeider der og møte kravene til tilrettelegging?
  • Hva er de viktigste organisatoriske og psykososiale premissene i virksomheten?
  • Og dekker kontorlokalene fremtidige behov?

Bruk resultatene fra risikovurderingen til å sette krav til gode arbeidsplasser. Sammenlign resultatene av kartleggingen og risikovurderingen med eier eller styrets rammeplan. Er det samsvar? Hvis ikke, hva kan dere gjøre for å optimalisere kontorløsningen? Og hold medarbeidere og ledelse informert gjennom prosessen.

Involvering av ansatte i prosessen

Ingen kjenner behovene bedre enn de som utfører oppgavene. Ofte kommer medarbeiderne inn i bildet når valget er tatt, med begrensede muligheter for påvirkning. Så oppfordre arbeidstakerne til å peke på utfordringer og komme med forslag til løsninger tidlig, og inviter vernetjeneste og tillitsvalgte med i prosessen.

Svaret på spørsmålet om den optimale kontorløsningen er like mangfoldig som det er typer virksomheter og arbeidsoppgaver. Poenget er å velge det som passer deres behov. Men dere har bedre forutsetning for å ta gode valg med en grundig kartlegging i forkant.

Ønsker du flere tips om arbeidsmiljøet på kontoret?

Vi i HR-teamet i Azets har erfaring med arbeidsmiljøutfordringer, og vet hvordan man kan få på plass de gode løsningene. Vi rådgir daglig våre kunder i arbeidsmiljørelaterte spørsmål, enten det gjelder omstillingsprosesser, kultur eller HMS-arbeid på arbeidsplassen. Kontakt oss gjerne for en uformell prat!

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Ingrid Petterson

Ingrid har sin fagkrets fra psykologi og helsevitenskap og har erfaring fra både privat og offentlig sektor, nå sist i Coperio Bedriftshelse. Hun har hele tiden jobbet med HR, og har sin styrke innen systematisk HMS, sykefravær, organisasjonsutvikling og arbeidsmiljø. Ingrid startet sommeren 2020 som Seniorrådgiver i HR Advisory hvor hun jobber med å levere raskere merverdi til våre kunder gjennom innovativ HR og HMS.