Prosessforbedringsarbeid bidrar til å sikre en bedre utnyttelse av ressursene, som igjen vil redusere eller fjerne unødvendig arbeid. Bedre prosesser gir forhåpentligvis en høyere kvalitet på leveransene selskapet har. Altså skaper det en merverdi for selskapet uten at organisasjonen nødvendigvis trenger å bruke flere ressurser for å få det til.
Definer nåsituasjonen
Det er viktig å bruke god tid på å definere prosessen sammen med en gruppe som representerer ulike deler av prosessen. Når starter denne prosessen og når slutter den? Når prosessen er tydelig definert kan en gå videre til neste steg. Beskrive nåsituasjonen, hvordan er det denne prosessen faktisk er i dag, ta med alle steg (også de som ikke er slik de burde være).
Det er hele tiden viktig å huske på hva resultatet av prosessen skal være. Kunden kan være ekstern, eller det kan være en intern leveranse til en annen avdeling. Du må alltid tenke at alle steg i prosessen må være verdiskapende for leveransen.
Underveis i dette arbeidet kan det også være nyttig å se på hva som kan være styrende elementer for den aktuelle prosessen, som for eksempel lovkrav. Det er også nyttig å definere eventuelle støttende elementer. Er det noen delleveranser til denne prosessen? Dette må også med.
La oss ta et eksempel:
Klargjøring av et oppdrettsanlegg før utsett av ny fisk (smolt).
Vi samlet en tverrfaglig gruppe for å se på prosessen. Alle de viktigste bidragsyterne og mottakerne var representert. Vi skulle starte med å beskrive nåsituasjonen. Vi tenkte at det skulle være en grei sak å få unnagjort kjapt, før vi skulle videre på den virkelige oppgaven: beskrive ønsket situasjon.
Det viste seg raskt at allerede da vi skulle definere start og sluttidspunkt fikk vi den første utfordringen. Det var stor uenighet rundt når denne prosessen faktisk starter, eller burde starte. Vi fikk en god diskusjon der alle fikk komme med sine innspill. Vi endte med å endre startpunktet og dette førte til endrede rutiner og tidsfrister for flere av stegene.
Selv om vi på den avsatte dagen ikke fikk kommet i gang med det vi trodde vi skulle gjøre fikk vi tatt en viktig diskusjon og vi fikk forståelse for hverandres perspektiv. Den avdelingen som skal ha nøtene klare i god tid før smolten kommer trenger tidlig å få et svar på hvor stor smolten antas å være når den skal settes i sjø. Dette er helt avgjørende for å kunne bestemme hvor stor maskeåpning nøtene skal ha. Altså starter et viktig steg i denne prosessen mye tidligere enn det som først virket som et naturlig startpunkt.
Det finnes mange flere slike eksempler de aller fleste steder. Det er derfor viktig å ta seg god tid til å diskutere dagens situasjon, kartlegge nåsituasjonen og få en forståelse for de ulike stegene i prosessen og hva som er viktig for de ulike involverte. Først når det er en enighet rundt dette kan en gå videre og forsøke å tegne opp ønsket situasjon.
Hvordan er den optimale prosessen?
Nå er tiden kommet for å begynne å tegne opp ønsket situasjon. Her er det viktig å hele tiden gjenta spørsmålet; hva er viktig for kunden/mottaker?
Resultatet av å skissere ønsket situasjon og tegne opp den prosessen kan eksempelvis være enklere ting som å fjerne dobbeltarbeid, unødvendige steg, eller det kan være større grep som å helt eller delvis automatisere steg som i dag utføres manuelt. Eller det kan komme forslag til større endringer i for eksempel rutiner, prosedyrer og roller.
Når den utvalgte arbeidsgruppen har et forslag til ny og forbedret prosess må denne presenteres for aktuelle beslutningstakere. Det er naturlig at prosesseier, om denne ikke var del av gruppen, avgjør om dette er en prosess som nå er klar for testing i organisasjonen.
I den første tiden bør det følges opp jevnlig med tilbakemeldinger fra de involverte og kunder om hva som fungerer bra eller dårlig. Det er vanlig at det må gjøres justeringer før det er helt klart for overføring til drift.
Om og om igjen - prosess for prosess
Og slik er det bare å ta for seg prosess for prosess, det er et nyttig arbeid som bør gjøres med jevne mellomrom. Det gir verdifull informasjon om arbeidet som utføres i bedriften og sikrer at leveranser blir best mulig for kunden. Samtidig får man en flott mulighet til å arbeide tverrfaglig og få forståelse for andres kollegaers arbeidshverdag og perspektiv.
Visualiser, vær presis og mål resultat!
Azets kan hjelpe
I Azets har vi flere dyktige rådgivere som fasilitere prosessforbedringsarbeid i din bedrift. Med bred bakgrunn fra ulike bransjer, f.eks havbruk, olje og gass, næringsmiddel, kraftselskap, bank og finans har vi jobbet med prosessforbedring i ulike sammenhenger. Vi har en strukturert og pedagogisk tilnærming og kan være en god sparringpartner og støttespiller om dere ønsker å gå i gang med prosessforbedringsarbeid i din bedrift. Vi kan også bistå med prosjektledelse og sørge for implementering og etterlevelse av endringene. Rådgiverne våre har lang erfaring med å måle effekt av endringer og at man oppnår målene for et forbedringsprosjekt.
