Hvordan forbedre prosesser?

Strategi og ledelse | 18/02/2021

av Siri Secher Myrmel

 

Prosessforbedringsarbeid bidrar til å sikre en bedre ressursutnyttelse, redusere/fjerne unødvendig arbeid og gir forhåpentligvis en høyere kvalitet på leveransene. Altså skaper det en merverdi for kunden uten at organisasjonen nødvendigvis trenger å bruke flere ressurser for å få det til. 

Definer nåsituasjonen

Erfaring fra arbeid med prosessforbedring i ulike organisasjoner er at det er viktig å bruke god tid på å definere prosessen sammen med en gruppe som representerer ulike deler av prosessen; når starter denne prosessen og når slutter den. Det er overraskende vanskelig å bli enige om når en prosess faktisk starter og slutter. Når prosessen er tydelig definert og det er enighet rundt dette kan en gå videre til neste steg. Beskrive nåsituasjonen, hvordan er det denne prosessen faktisk er i dag, ta med alle steg (også de som ikke er slik de burde være). 

Det er hele tiden viktig å ha leveransen i fokus, hva skal denne prosessen levere. Hvem er kunden? Kunden kan være ekstern, eller det kan være en intern leveranse til en annen avdeling, da er det denne avdelingen som er kunden. Du må alltid tenke at alle steg i prosessen skal være verdiskapende for leveransen til kunden. 

Underveis i dette arbeidet kan det også være nyttig å se på hva som kan være styrende elementer for den aktuelle prosessen, som for eksempel lovkrav. Det er også nyttig å definere eventuelle støttende elementer, er det noen støttefunksjoner som leverer delleveranser til denne prosessen? Da må dette også med. Det er også viktig å definere tilstøtende prosesser som kan være viktige for den aktuelle prosessen. 

Eksempel: Klargjøring av et oppdrettsanlegg før utsett av ny fisk (smolt).

Vi samlet en tverrfaglig gruppe for å se på prosessen og alle de viktigste bidragsyterne og mottakerne var representert. Vi skulle starte med å beskrive nåsituasjonen. Vi tenkte at det skulle være en grei sak å få unnagjort kjapt, før vi skulle videre på den virkelige oppgaven: beskrive ønsket situasjon. 

Men det viste seg raskt at allerede da vi skulle definere start og sluttidspunkt fikk vi den første utfordringen. Det var stor uenighet rundt når denne prosessen faktisk starter, eller burde starte og vi fikk en god diskusjon der alle fikk komme med sine innspill. Vi endte med å endre start-punktet for denne prosessen og dette førte til endrede rutiner og tidsfrister for flere av prosesstegene. 

Dette viste seg å være en viktig diskusjon å ta, selv om vi på den avsatte dagen ikke fikk kommet i gang med det vi trodde vi skulle gjøre fikk vi tatt en viktig diskusjon og vi fikk forståelse for hverandres perspektiv. Den avdeling som skal ha  nøtene  klare i god tid før smolten kommer trenger tidlig å få et tydelig svar på hvor stor smolten antas å være når den skal settes i sjø, dette er helt avgjørende for å kunne bestemme hvor stor maskeåpning nøtene skal ha (for liten størrelse kan føre til dårlig vannkvalitet etterhvert og for stor størrelse kan føre til at fisken rømmer). Altså starter et viktig steg i denne prosessen mye tidligere enn det som først virket som et naturlig startpunkt. 

Det finnes mange flere slike eksempler de aller fleste steder. Det er derfor viktig å ta seg god tid til å diskutere dagens situasjon, kartlegge nåsituasjonen og få en forståelse for de ulike stegene i prosessen og hva som er viktig for de ulike involverte. Det er først når det er en enighet rundt dette at en kan gå videre å forsøke å tegne opp ønsket situasjon. 

Hvordan burde det være?

Nå er tiden kommet for å begynne å tegne opp ønsket situasjon. Nå tegnes prosessen opp på nytt slik dere mener den bør være.

Her er det viktig å hele tiden gjenta spørsmålet; hva gir verdi for kunden/mottaker? Vi prøver å få frem hovedprinsippene i prosessen og ikke bruke for mye tid på detaljene i denne fasen. 

Resultatet av å skissere ønsket situasjon og tegne opp den prosessen kan eksempelvis være enklere ting som å fjerne dobbeltarbeid, unødvendige steg, eller det kan være større grep som å helt eller delvis automatisere steg som i dag utføres manuelt. Eller det kan komme forslag til større endringer i for eksempel rutiner, prosedyrer og roller. 

Når den utvalgte arbeidsgruppen har klart et forslag for ny og forbedret prosess må denne presenteres for aktuelle beslutningstakere. Det er naturlig at prosesseier, om denne ikke var del av gruppen, tar en beslutning på om dette er en prosess som nå er klar for uttesting i organisasjonen. 

Den første tiden prosessen er i bruk bør det følges opp jevnlig med tilbakemeldinger fra de involverte og kunder på hva som fungerer bra og om det eventuelt er flere justeringer som må til. Det er vanlig at det må til noen siste justeringer før det er helt klart for overføring til drift. 

Om og om igjen

Og slik er det bare å ta for seg prosess for prosess, det er et nyttig arbeid som bør gjøres med jevne mellomrom, det gir verdifull informasjon om arbeidet som utføres i bedriften og sikrer at det er arbeid som gir verdi for kunden. Og forhåpentligvis er det gøy underveis og dere får en flott mulighet til å arbeide tverrfaglig og få forståelse for andres kollegaers arbeidshverdag og perspektiv. 

Visualiser, vær presis og mål resultat! 

prosessforbedring.png

Azets kan hjelpe

I Azets har vi flere dyktige rådgivere som fasilitere prosessforbedringsarbeid i din bedrift. Med bred bakgrunn fra ulike bransjer, f.eks havbruk, olje og gass, næringsmiddel, kraftselskap, bank og finans har vi jobbet med prosessforbedring i ulike sammenhenger. Vi har en strukturert og pedagogisk tilnærming og kan være en god sparringpartner og støttespiller om dere ønsker å gå i gang med prosessforbedringsarbeid i din bedrift. Vi kan også bistå med prosjektledelse og sørge for implementering og etterlevelse av endringene. Rådgiverne våre har lang erfaring med å måle effekt av endringer og at man oppnår målene for et forbedringsprosjekt.

Om Siri Secher Myrmel

Utdannet Sivilingeniør i Bioteknologi. Har mange års erfaring fra Næringsmiddelsindustrien, start-up og oppdrettsbransjen, jobbet med produkt- og prosessutvikling og prosjektledelse. Har vært produksjonssjef i et oppdrettsselskap og jobbet mye med prosessforbedringsprosjekter.