Hvorfor skal bedriften min bruke outsourcing? Er ikke outsourcing fryktelig dyrt? Som eksperter på outsourcing av regnskap og lønn får Azets mange spørsmål av denne typen. Vi har derfor samlet seks av de vanligste spørsmålene - og til slutt avslører vi hemmeligheten som gir deg suksess.
1) Hva er de største fordelene med å sette bort hele eller deler av økonomifunksjonen?
Dette er det flere fordeler med:
-
Du kan forvente garantert levering, og tilgang til flere ressurser og mer ekspertise. Det gir dere redusert sårbarhet.
-
Prosedyrer og prosesser blir som regel mer effektive, siden de er basert på årevis med erfaring og beste praksis fra en lang rekke virksomheter.
-
Du trenger ikke å bruke tid og penger på rekruttering eller kjøp og drift av IT-systemer.
-
Du får en fleksibel og rimelig økonomifunksjon med full kontroll og lav risiko, som dermed kan skaleres opp og ned etter behov.
-
Både CFO-er og HR-sjefer får bedre tid og mulighet til å jobbe strategisk og utvikle kjernevirksomheten.
-
Outsourcing frigjør verdifull tid!
2) Hva kan en ekspert på outsourcing av økonomi og lønn hjelpe meg med?
En profesjonell partner som leverer økonomi- og lønnstjenester til flere kunder har solid kunnskap om prosesser, og gir deg samtidig stordriftsfordeler. Siden tjenestene og løsningene ytes til en rekke virksomheter, kan partneren på outsourcing for eksempel gjøre store investeringer innen IT og prosesser. Det betyr at selv en stor organisasjon, som har spesialister på flere områder, opprettholdes og videreutvikles.
Partneren din kan og bør i tillegg være ekspert på å drive økonomi- og lønnsfunksjonen for deg på flere områder; organisering, ledelse, rekruttering, IT-rådgivning, endringsprosesser og kontroll på driften.
3) Er det ikke mye dyrere å outsource enn å ansette?
Nei! Og det er fordi en medarbeider koster mye penger. Kostnadene til lønn, det sosiale, feriepenger og pensjon er omtrent det samme for en konsulent som for dine ansatte.
Flere undersøkelser viser at en heltidsansatt bruker cirka 60 prosent av arbeidstiden sin på kjerneoppgavene. Resten går med til annet arbeid, kompetanseutvikling og så videre. Når du outsourcer til en ekstern tilbyder betaler du kun for tjenestene som skal utføres.
Det er også flere andre utgifter ved å ha ansatte. Personalledelse og -oppfølging, forsikringer, systemer, PC og mobil, rekruttering, ekstra ressurser ved lengre fravær, leie av kontorer og diverse utstyr. Og dette er bare noen av dem.
Når du skal sammenligne bør du derfor beregne kostnadene ved en intern avdeling, før du gjør det samme med en outsourcet løsning. Det viser seg nemlig svært ofte at å outsource økonomi- og lønnsfunksjonen er den mest kostnadseffektive løsningen.
4) Hvilke kostnader kan vi kutte gjennom outsourcing?
Det er ganske mange! Personalkostnader som pensjon, forsikringer og sykefravær er én ting. I tillegg kommer veiledning, ledelse, vedlikehold og utvikling av kompetanse. Tenk også på IT-kostnader som vedlikehold, drift av systemer, oppdateringer, servere og lisenser.
Rekruttering koster både tid og penger - det er dyrt å ansette, og det tar tid å få en nyansatt til å bli fullt ut operativ i stillingen sin. Ifølge rekrutteringsselskapet Randstad koster en feilrekruttering over 500 000 kroner!
I tillegg kommer mangelen på tid til å løfte blikket og jobbe strategisk. Dette er noe som bør stå høyt på agendaen, og outsourcing frigjør tid til dette viktige arbeidet.
5) Hvordan vet jeg hva totalsummen blir?
Kostnadene som ligger i en avtale om outsourcing er vanligvis av en rekke faste og volumbaserte priser, og en mengde ytelser som avregnes per time. Tidsforbruket kan være vanskelig å vurdere før samarbeidet starter, men som kunde bør du få et estimat over forventede kostnader for hele perioden.
Før samarbeidet starter er det viktig å avtale hvordan oppgavene skal fordeles mellom dere og leverandøren. Det gjør det enklere for deg å få et tydelig bilde av hvor mye tid og kostnader som blir igjen i bedriften din.
Kostnadene kan være noe høyere i startfasen, men etter hvert som rutinene sitter og samarbeidet går på skinner, blir nivået lavere. Har du jevnlige oppfølgingsmøter med leverandøren din kan du samtidig sørge for å følge med på kostnadsutviklingen.
6) Hvordan vet vi når investeringen er tilbakebetalt?
Hvorfor velger du å outsource? Dette er spørsmålet du må stille deg selv. Store og hyppige endringer i markedet stiller stadig større krav til bedriftenes økonomi- og lønnsavdelinger. Man må jobbe effektivt og smidig, samtidig som kostnadene kuttes.
Hva handler outsourcing om for deg? Ønsker du å outsource fordi du vil øke kompetansen, har høyt sykefravær eller redusere sårbarheten? Eller er det på tide med økt effektivisering, mer innovasjon, moderne systemer eller større fleksibilitet? Økonomi- og HR-ledere trenger gjerne å frigjøre mer tid til å engasjere seg i virksomheten og den strategiske utviklingen.
Kartlegg det nåværende nivået ditt, og så ønskesituasjonen din - det er nettopp her du kan få svaret på hva du mener bør tilbakebetales gjennom outsourcing. Noe vil du tjene inn i løpet av et par måneder, mens du på andre områder har et lengre perspektiv.
Finn ut mer om outsourcing
18 SPØRSMÅL OG SVAR OM OUTSOURCING AV ØKONOMI OG LØNN
Hemmeligheten bak en vellykket outsourcing
Suksess med outsourcing handler om å tenke riktig og fornuftig helt fra starten. Gi deg selv, medarbeiderne dine, selskapet ditt og outsourcingspartneren din de beste forutsetningene for å lykkes. Det gjør du ved å sette de riktige medarbeiderne og den rette kompetansen inn i prosjektet fra dag én. Forvent også at leverandøren din gjør det samme. Da unngår dere begge at den søte kløen blir til sur svie senere i samarbeidet.
Mange selskaper velger outsourcing når økonomisjefen allerede har sagt opp. Ulempen er at da er tiden for knapp til å umiddelbart lande en godt gjennomtenkt og god avtale om outsourcing. Det kan likevel være smart å finne en fleksibel leverandør, som hjelper deg med en midlertidig løsning frem mot eventuelle kontraktsforhandlinger. På den måten får du tid til å finne og velge løsningen som passer best for deg og din bedrift. En midlertidig løsning gir også leverandøren du har valgt en unik mulighet til å bli kjent med bedriftens behov, marked, omgivelser - og deg. Det gir et mye bedre grunnlag når en eventuell avtale om outsourcing skal inngås.
Outsourcing er et strategisk valg med et langsiktig perspektiv. Det er med andre ord ingen hasteavgjørelse. Outsourcing handler om å bevisstgjøre organisasjonen og tenke annerledes. Det er en stor omstilling og krever at du setter av godt med tid. Fra å gjøre mye eller alt selv, blir du den som stiller krav og jobber med nye mennesker, prosesser og tekniske løsninger. Outsourcing handler til syvende og sist om effektivisering. Du som kunde og leverandøren din går sammen gjennom prosessene for å avdekke hva som kan og bør forandres - og forbedres.
Sist, men ikke minst: Still krav til outsourcingspartneren din. De er eksperter og har gjennomført lignende prosjekter mange ganger. En profesjonell aktør leverer en standardisert oppstart, og vil presentere en klar og tydelig plan for alle trinnene fra start til slutt.
Her kan du lese mer om mulighetene ved outsourcing
